Lagerbestand berechnen – wie hilft mir eine Software dabei?

Die Kunst der Lagerplanung besteht darin, nicht zu viel und nicht zu wenig „auf Lager“ zu haben, also den Lagerbestand zu berechnen - so genau wie möglich. Das ist besonders für Fertigungsunternehmen eine Herausforderung. Anders als Handelsbetriebe lagern sie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Halbfertigerzeugnisse und fertige Erzeugnisse. 

Für jede dieser Kategorien müssen sie gewährleisten, dass die Vorräte für einen reibungslosen Produktionsprozess ausreichen und am besten just-in-time in der richtigen Menge und am richtigen Ort bereitstehen.

Lagerbestand berechnen unter verschiedenen Blickwinkeln

Der durchschnittliche Lagerbestand ist keine monolithische Größe. Fertigungsunternehmen haben sehr unterschiedliche Vorräte, die jeweils individuell gemanagt werden sollten. Dank fortschrittlicher ERP- und Warenwirtschafts-Software sind Bestandsanalysen und Lagerplanung heute auf den verschiedensten Ebenen möglich. 

Bestandsführung

Anhand von Artikelnummern, Chargen-Nummern, QR-Codes und RFID-Chips kann eine ERP-Software die Materialbewegungen über mehrere Lagerorte nachvollziehen. Die Bestandsanalyse kann nach Sonderbeständen, zum Beispiel auftragsbezogenen Beständen, differenzieren. 

Eine ERP-Software kann Ihnen nicht nur über Gesamtbestände Auskunft geben, sondern auch ausweisen, welche Teile an welchem Ort und an welchem Punkt im Produktionsprozess bereitstehen: Vom Wareneingang über die Fertigungsorte, eventuelle Vergaben an Subunternehmer (verlängerte Werkbank) bis hin zur Qualitätskontrolle und dem Versand der Fertigware. 

Lagerbewegungen

Lagerzugänge und -abgänge halten die Bestände immer in Bewegung. Darüber hinaus gibt eine Vielzahl von Dokumenten Aufschluss über Bestandsveränderungen. Solche Dokumente sind zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsstücklisten, Entnahmelisten, Bestandskorrekturen. Viele dieser Dokumente werden heute automatisiert oder softwaregestützt erstellt. 

Eine ERP-Software, die über alle diese Informationen verfügt, kann in Echtzeit den Lagerbestand berechnen. Nach einer Auftragsfreigabe können die zugehörigen Materialanforderungen im ERP-System generiert und weiterverarbeitet werden.

Auswertungen

Ein ERP-System, das für Sie den Lagerbestand berechnet und nachvollzieht, liefert Ihnen präzise Antworten auf Ihre Bestandsabfragen. Sie können anhand der Artikelnummer abfragen, welcher Bestand an welchem Ort verfügbar ist. Auch über gesperrte oder reservierte Bestände und Lagerbewegungen gibt Ihre ERP-Anwendung Auskunft. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Inventur. Ihre ERP-Software kennt alle Soll-Bestände, die körperliche Bestandsaufnahme liefert die Ist-Bestände. Diese Bestandsaufnahme funktioniert übrigens auch schneller und präziser, wenn einfach nur Codes eingescannt werden müssen, als wenn einzelne Positionen auf einer ausgedruckten Liste abgehakt werden müssen.

Die anschließende Abweichungsanalyse, der Ausweis von Inventurdifferenzen und die Bestandskorrektur sind dann wieder Paradedisziplinen für Ihr ERP-System. 

Bewertung

Zur Bestandsanalyse gehört auch die Bewertung. Wenn eine ERP-Software den durchschnittlichen Lagerbestand berechnet, dann kann sie das mit verschiedenen Wertansätzen tun: zum Durchschnittspreis, Standardverrechnungspreis oder letzten Einkaufspreis, zu Herstellungskosten oder sogar zu Verkaufspreisen, etwa um Deckungsbeiträge zu ermitteln. 

Damit haben Sie ein mächtiges Controlling-Werkzeug für Ihre Lagerplanung und Steuerung Ihrer Materialflüsse.

Warum gerade den Lagerbestand berechnen?

Der Lagerbestand spielt für die Unternehmenssteuerung im Bereich Warenwirtschaft und Logistik eine große Rolle. Mehrere grundlegende KPIs basieren darauf, dass Unternehmen ihren durchschnittlichen Lagerbestand berechnen. 

Wenn es gelingt, die Bestände niedrig zu halten, sinken die Lagerkosten und das Unternehmen kann wirtschaftlicher arbeiten. Bestände werden schneller liquidiert, Kapital wird nicht langfristig in ungenutzten Beständen gebunden, sondern kann arbeiten. Ein Unternehmen mit einem hohen Lagerumschlag ist liquider und arbeitet wirtschaftlicher als eines mit einem niedrigen Lagerumschlag. Bestandsoptimierung lohnt sich.

Ein höherer Bestand kann in bestimmten Situationen auch sinnvoll sein. Das ist beispielsweise bei unklarer Versorgungslage und häufigen Lieferverzögerungen der Fall, oder wenn aufgrund volatiler Rohstoffpreise oder Devisenkurse größere Mengen günstig gekauft werden konnten.

Wie wird der Lagerbestand berechnet?

Es existieren zwei klassische Methoden, den durchschnittlichen Lagerbestand zu berechnen. 

Die pauschalisierte Berechnung addiert den Anfangsbestand und den Endbestand einer Periode und teilt das Ergebnis durch zwei.

Die genaue Berechnung (unter der Annahme, dass die Periode ein Jahr beträgt) lautet: (Anfangsbestand + 12 Monatsendbestände) : 13

Die hierfür benötigten Werte können nur aus einer ERP-Software oder einem Warenwirtschaftssystem entnommen werden. Wichtig ist dabei auch die Bewertung der Vorräte, wie oben bereits angedeutet.

Durchschnittlicher Lagerbestand ist Grundlage für viele KPIs

Mehrere Kennziffern (Key Performance Indicators, KPIs) für die Unternehmenssteuerung basieren auf der Ermittlung des durchschnittlichen Lagerbestands. Im Folgenden stellen wir einige davon vor und erklären ihre Bedeutung.

Durchschnittliche Lagerdauer = 360 Tage x durchschnittlicher Lagerbestand / Verbrauch pro Jahr 

Diese Kennziffer gibt an, wie lange eine Ressource im Schnitt am Lager ist. Eine kürzere Lagerdauer bedeutet, dass die gelagerten Erzeugnisse schneller in Liquidität umgewandelt werden.

Über die Lagerdauer können unter Umständen Ladenhüter ausfindig gemacht werden. Wichtig ist dies insbesondere für Branchen, deren Produkte schnell unmodisch werden oder veralten, etwa in der Fashion Logistik oder bei Produkten mit schnellem Innovationszyklus (Consumer Electronics, Computer, Smartphones usw.). 

Umschlagshäufigkeit der Vorräte = Lagerabgänge bzw. Verbrauch (Periode) / durchschnittlicher Lagerbestand 

Diese KPI, auch „Lagerumschlag“ genannt, sagt aus, wie häufig Lagerbestände innerhalb einer Periode durch neue ersetzt wurden.  Unternehmen streben eine möglichst hohe Umschlagshäufigkeit an. Das ist zum einen gut für die Liquidität der Firma, zum anderen für die Frische und Aktualität der Erzeugnisse.

Erzeugnisse mit einem zu geringen Lagerumschlag sollten durch Waren mit höherem Lagerumschlag ersetzt werden. So werden Lagerflächen frei und die Lagerkosten sinken. Soviel zur Theorie. In der Praxis bleiben Erzeugnisse unter Umständen doch länger im Lager, etwa wenn sie schwer beschaffbar sind, günstig gekauft werden konnten oder für den Bestand des Unternehmens existenziell sind.

Fehlt zum Beispiel ein Ersatzteil für eine Produktionsanlage, droht ein Produktionsstillstand mit entsprechenden Fehlmengenkosten. Da ist es schon besser, die relevanten Ersatzteile langfristig im Bestand zu halten.

Ein hoher Lagerumschlag steht andererseits auch für niedrige Sicherheitsbestände. Das wiederum kann zu Lieferproblemen führen. Daher findet Bestandsoptimierung auch immer im Spannungsfeld zwischen Rentabilität und Sicherheit statt.

Wareneinsatz = Anfangsbestand (Periode) + Zugänge – Jahresendbestand (Periode)

Diese Kennzahl kann in Menge oder Geld ausgedrückt werden. Sie sagt aus, welche Menge eines Artikels oder Rohstoffs im Laufe einer Periode verbraucht wurde. Sie können den Wareneinsatz pro Produkt oder Produktgruppe kalkulieren und damit den Aufwand für die Herstellung eines Produktes berechnen. 

Mit Bezug auf den Verkaufspreis gibt der Wareneinsatz wiederum Aufschluss über den Deckungsbeitrag und beantwortet die Frage, welche Produkte sich in der Herstellung mehr lohnen und welche weniger. Das ist ein wichtiger Input für die Preiskalkulation, die Ausrichtung der Produktpalette und die Sicherung der Liquidität.

Lagerkostensatz, Lagerreichweite, Lagerschwund, Lieferbereitschaft – eine Fülle weiterer Kennziffern verwendet Bestände als Parameter. Viele Unternehmen haben ausgefeilte Reportings für die Lagerplanung und Bestandsanalyse entwickelt. Die Grundlage ist in allen Fällen ein ERP, das ihnen ermöglicht, Ihren Lagerbestand zu berechnen und auszuwerten.