Hybrid-Lösungen kombinieren Cloud-ERP und on-premise

Die Akzeptanz für Cloud-basierte ERP-Software wächst. Allerdings möchten viele Unternehmen nicht gleich komplett auf die Cloud setzen. Sie bevorzugen Hybrid-Lösungen.

Akzeptanz je nach Bereich unterschiedlich

Laut der Abas-Anwenderstudie 2017 lehnen nur noch 28 Prozent der Unternehmen den Einsatz eines Cloud-ERP ab. Zwei Jahre zuvor waren es noch 64 Prozent!

Doch die Cloud-Affinität ist nicht in jeder Abteilung gleich groß. In Vertrieb und Kundenmanagement würden mehr als die Hälfte der Unternehmen eine Cloud-Lösung einsetzen. Immerhin 44 Prozent sprechen sich für Cloud-basiertes Dokumentenmanagement aus.

Die Finanz- und Lohnbuchhaltung ist da zurückhaltender: Nur zehn bis 15 Prozent würden eine Cloud-Software in Betracht ziehen.

Dieser Befund ist erklärlich. Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer sind oft auf Reisen. Sie profitieren von der Standortunabhängigkeit der Cloud. Die eher stationär arbeitenden Buchhalter interessieren sich weniger für überörtlichen Zugriff. Dagegen möchten sie – und der Administrator – die schutzwürdigen Steuer- und Finanzdaten lieber auf dem eigenen Server halten.

Hybrid-Lösung bevorzugt

Kaum ein Unternehmen möchte von heute auf morgen seine gesamte IT in die Cloud verlagern. Die meisten pflegen einen ganz pragmatischen Ansatz: die Cloud als Erweiterung der vorhandenen IT zu begreifen. Nach und nach werden verschiedene Cloud-ERP-Anwendungen hinzugenommen und über Schnittstellen in die lokale IT-Landschaft integriert.

Die Abas-Anwenderstudie zeigt, wie beliebt dieser Ansatz ist: 63 Prozent der befragten Firmen können sich eine Hybrid-Lösung unter bestimmten Voraussetzungen vorstellen, fünf Prozent gar ohne jeden Vorbehalt.

Die meistgenannten Bedingungen für den Ausbau der lokalen IT zu einem Hybrid-ERP sind:

• Die Daten sollen in einem Rechenzentrum in der EU gehostet werden.
• Die funktionale Kompatibilität von Cloud-basiertem ERP und Inhouse-IT ist wichtig.

Unter diesen Voraussetzungen sind fast drei Viertel der mittelständischen Unternehmen offen für eine Hybridlösung aus Cloud-ERP und On-Premise-IT.

Hybrid: Das Beste aus beiden Welten

Hybrid-Lösungen kombinieren das Beste aus beiden Welten: der Cloud-basierten und der On-Premise-IT.

Die moderne IT-Landschaft ist agil und anpassungsfähig. Software-Komponenten lassen sich nach Bedarf integrieren. Zum Beispiel können CRM und Dokumentenmanagement Cloud-gestützt sein, während die Fertigungssteuerung, Disposition, Ein- sowie Verkauf und Finanzbuchhaltung vorläufig noch weiter im Hause stattfinden.

Wenn sich aber durch die digitale Transformation neue Technologien und Geschäftsmodelle etablieren – Stichwort Industrie 4.0 – können weitere Funktionen in die Cloud verlagert werden.

So stellt Abas beispielsweise eine REST-API bereit, eine Webschnittstelle für die Vernetzung von Werkzeugen, Datencockpits und Maschinen. Zugleich wird aber auch ein Message-Bus als Middleware-Komponente für die Kommunikation mit Robotern angeboten.

IoT idealer Kandidat für die Cloud

Im Internet der Dinge (Internet of Things, IoT) wachsen das Datenaufkommen und die Vernetzung enorm. In der Fabrik der Zukunft kommunizieren smarte Werkstücke und Maschinen miteinander. Zugleich müssen unterschiedliche Partner – Hersteller, Dienstleister, Zulieferer, Logistiker – sich untereinander auf einer gemeinsamen Plattform vernetzen.

Für die Anforderungen der Industrie 4.0 ist ein Cloud-ERP-System wie geschaffen, weil seine Speicher- und Rechenkapazitäten skalierbar sind.

Auch bei großen Projekten, an denen interne und externe Beteiligte an verteilten Standorten zusammenarbeiten, kann die Cloud ihre Vorteile ausspielen – Flexibilität, Standortunabhängigkeit, Skalierbarkeit.

Buchhaltung und Rechnungswesen on-premise

Buchhaltung ist nicht gerade eine Reisetätigkeit. Das Personal ist konstant, das Datenvolumen überschaubar, der Workflow eingespielt – hier spricht nichts dagegen, diese Funktion im Hause zu behalten.

Das Gleiche kann auch für andere Unternehmensfunktionen gelten, die schutzwürdige Daten produzieren und wenig Mobilität sowie Flexibilität erfordern.

Vor- und Nachteile der On-Premise-Lösung

Was man hat, hat man. Das ist die so genannte „Normative Kraft des Faktischen“. Viele Firmen haben ein mit den Jahren gewachsenes, bewährtes ERP-System, das auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist und auf eigenen, dedizierten Servern läuft. Die Lösung ist stabil sowie zuverlässig und wird von einem Entwicklerteam nach Bedarf erweitert.

Die Finanzbuchhaltung wird ebenfalls mit lokal installierten Lösungen und eigener Datenhaltung abgewickelt. Steuerrelevante Daten, F&E-Ergebnisse sowie Personalakten halten manche Administratoren lieber auf dem eigenen Server, als sie in fremde Hände zu geben.

Auf der anderen Seite ist eine eigene IT eine kostspielige Angelegenheit. Sie benötigen Hardware, Software, Administratoren, Entwickler, Infrastruktur. Das sind hohe Investitionen. Und da Sie Ihre Ressourcen nie zu hundert Prozent belasten können, halten Sie immer einen Sicherheitspuffer vor – an Speicherplatz, Rechenkapazität, Personal. Sie investieren also in Ressourcen, die nie genutzt werden. Warum? Weil die Inhouse-Lösung nicht flexibel skalierbar ist.

Bei einer selbst erstellten Lösung kommt außerdem hinzu, dass Sie sich von einigen wenigen IT-Experten abhängig machen.

Vorteile eines Cloud-ERP-Systems

Volle Funktionalität ohne Hardware-Kosten

Ein Cloud-ERP-System kann sich hinsichtlich der Funktionalität mit jedem Inhouse-ERP messen. Doch das Beste ist: Das Cloud-ERP benötigt keine Hardware und keine IT-Administratoren vor Ort. Das schont die Liquidität und macht Sie schnell arbeitsfähig.

Natürlich zahlen Sie auch beim Cloud-ERP mit der Software-Miete einen Kostenanteil für Server, Infrastruktur und Administration. Dieser Aufwand reicht jedoch nicht an die Kosten heran, die bei einer On-Premise-Lösung anfallen.

Ressourcenplanung entfällt

Wenn Sie eine Inhouse-Lösung bevorzugen, müssen Sie im Voraus schätzen, welche Ressourcen Sie in einem halben Jahr, in einem Jahr, in zwei Jahren benötigen werden.

Ein Cloud-ERP schützt Sie vor folgenschweren Fehleinschätzungen, denn es ist unbegrenzt skalierbar. Sie brauchen keine Kapazitäten "auf Verdacht" vorzuhalten. Ihrem Expansionsdrang sind keine Grenzen gesetzt.

Einfaches Datenhandling

Da alle Daten in einem Cloud-basierten ERP-System zentral gespeichert werden, entfallen Kosten und Fehlerquellen beim Datenhandling.

Üblicherweise haben Sie in einem Cloud-ERP-System nicht nur Anwendungen, sondern auch ein Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses integriert außerdem Dokumente, die vom System automatisch generiert wurden – zum Beispiel Abrechnungsbelege, Lieferscheine oder Tourenlisten.

Datenschutz und Compliance

Cloud-ERP-Systeme werden jeden Tag sicherer und zuverlässiger. Sicherheitslücken entstehen nicht erst oder werden schneller geschlossen, als es das einzelne Unternehmen vermag. Neue Regularien und Compliance-Anforderungen werden sofort in der Cloud-ERP-Software umgesetzt und für alle Nutzer ausgerollt.

Standortunabhängigkeit

Angenommen, Sie möchten eine weitere Niederlassung gründen oder ein Unternehmen kaufen, vielleicht sogar im Ausland.

Natürlich sollten alle Ihre Business Units vernetzt sein – gleichgültig, wo sich diese befinden. Ihre standardisierten Prozesse und Best Practices sollen im gesamten Unternehmen gelten. Das kann nur funktionieren, wenn das ganze Unternehmen auf dieselbe, konsistente Datenbasis zugreift. Dieser Anspruch ist heute nur mit einem Cloud-ERP realisierbar. Sie können Ihre Prozesse wie Apps unternehmensweit ausrollen, überall auf der Welt.

Ein kompetenter Hersteller von Cloud-ERP-Software wird auch Ihre Internationalisierung unterstützen. Dazu gehören nicht nur Benutzeroberflächen in der jeweiligen Landessprache. Auch die Buchführungs- sowie Bilanzierungsstandards und Compliance-Anforderungen sind von Land zu Land unterschiedlich.

Mobilität

Mit einem Cloud-basierten ERP können Ihre Mitarbeiter auch mit dem Laptop oder Tablet-Computer auf eine "Single Source of Truth" zugreifen: Eine einheitliche Datenbasis, die Prozesse aus dem gesamten Unternehmen vernetzt, in Echtzeit Informationen liefert und Tools bereitstellt.

Angenommen, Ihr Kundenbetreuer möchte am Flughafen den aktuellen Projektstatus abrufen oder ein Service-Mitarbeiter möchte Einblick in die Support-Anfragen des Kunden. Oder Ihr Betriebsleiter verbringt viel Zeit in der Fertigung, um dort die Prozesse zu überwachen und zu optimieren. Das Cloud-ERP-System ist immer dabei.

Informationen sind für autorisierte Nutzer abrufbar, aber nur für diese. Sollte einmal ein Laptop im ICE abhanden kommen, kann der "Finder" nicht auf Ihre proprietären Informationen zugreifen. Denn diese liegen nicht auf der Festplatte, sondern zugriffsgeschützt in der Cloud.

Auswertungen

Weiter oben wurde die ERP-Software bereits als "Single Source of Truth" bezeichnet. Heute existiert in vielen Betrieben noch ein Wildwuchs von Silo-Lösungen. Excel-Tabellen und unterschiedliche Programme, die nicht miteinander vernetzt sind, führen zu Inkonsistenzen in der Datenbasis. Wenn ein Manager zwei verschiedene Abteilungen um dieselbe Auskunft bittet, erhält er vier Antworten.

Ein Cloud-ERP-System bildet Ihre einheitliche, überörtliche Datenbasis. Sie erhalten Auswertungen in Echtzeit und belastbares Datenmaterial, wenn Sie es benötigen. Viele Standardauswertungen sind bereits ab Werk vordefiniert, andere können Sie nach Bedarf erstellen. Und zwar funktions- und abteilungsübergreifend, ohne tiefergehende Excel-Kenntnisse und ohne Programmierung.

Fazit: Hybrid-Lösung am beliebtesten

Ein Cloud-ERP-System bietet Ihnen viele Vorteile. Investitionen in Hardware, Personal und Schulungen entfallen. Die Implementierung ist schnell und kostengünstig. Sie müssen keine ungenutzten Ressourcen mehr vorhalten, weil Cloud-Anwendungen skalierbar sind.

Doch auch die lokale IT hat weiter ihren Platz in mittelständischen Betrieben. Die meisten Firmen setzen zurzeit auf hybride Lösungen: Ein Teil der IT bleibt vor Ort, ein Teil wird in die Cloud ausgelagert. Über Schnittstellen können die verschiedenen Systemkomponenten verbunden werden.

Die hybride IT ist zurzeit die pragmatischste Lösung für Unternehmen. Sie vereint das Beste aus beiden Welten – stabile und bewährte, traditionelle Soft- sowie Hardware einerseits und flexible, zukunftsfähige Cloud-ERP-Anwendungen andererseits.