ERP Software im Handel: 12 beliebte Abas Features

Kann die angefragte Ware innerhalb von 48 Stunden geliefert werden? Und wenn nein, wann kommt Nachschub? Welcher Lieferant bietet den Artikel aktuell am günstigsten an und welche Preisstaffel gilt für den Kunden? Handelsunternehmen müssen schnell Antworten auf verschiedenste Fragestellungen parat haben und agil auf Kundenwünsche reagieren. Dabei steht der Handel vor großen Herausforderungen: Die Digitalisierung, immer engere Margen sowie wachsende Ansprüche an Lieferzeiten und Qualität machen die Automatisierung der Prozesse zu einem entscheidenden Faktor für wirtschaftliches Arbeiten. Handelsunternehmen sind deshalb zunehmend auf professionelles Enterprise Resource Planning angewiesen – für maximale Datentransparenz und nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Das richtige ERP System für den Handel

Aber welche ERP-Funktionen sind für den Handel Pflicht, welche Kür? Diese Frage lässt sich nicht allgemein beantworten, denn trotz vieler Gemeinsamkeiten sind die betrieblichen Abläufe in Handelsunternehmen äußerst heterogen. Beispielsweise stellt der Großhandel höhere Anforderungen an elektronische Datenstandards als Einzelhändler, und die Warenwirtschaft im Versandhandel unterscheidet sich deutlich vom stationären Handel. Die „beste“ ERP Software für den Handel ist deshalb ein System, das sich optimal und mit möglichst geringem Aufwand an die individuellen Prozesse anpassen lässt.

Für einen ersten Überblick haben wir 12 Lieblingsfunktionen unserer Abas Handelskunden zusammengestellt – von A wie automatischer Bestellvorschlag bis Z wie Zollabwicklung.

#1: Automatische Bestellvorschläge

Abas ERP erkennt Bedarfe auf Basis von Stücklisten und generiert automatisch Bestellvorschläge inklusive Mengen und benötigten Lieferterminen. Auch wenn definierte Mindestbestände im Lager unterschritten werden, unterstützt das ERP System die Warenwirtschaft mit automatisierten Bestellvorschlägen. Per Knopfdruck können Einkäufer offene Vorschläge in Bestellungen umwandeln – das spart Zeit und vermeidet Fehler. Clever ist die integrierte Ausschreibungs­verwaltung: Zu jedem Bestellvorschlag können Anfragen an Lieferanten verschickt und miteinander verglichen werden.

#2: Chargen-/Seriennummernverwaltung

Die Chargen-/Seriennummernverwaltung der ERP Software ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung jedes einzelnen Artikel-Exemplars vom Lieferanten bis zum Kunden. Bei Garantieansprüchen und Reklamationen ist so jedes Produkt oder jedes Ersatzteil eindeutig identifizierbar – in vielen Handelsunternehmen unabdingbar. Sämtliche Informationen über Chargenbewegungen werden im Lagerbewegungsjournal nach internationalen Zertifizierungsstandards dokumentiert.

#3: CRM

Wissen, was der Kunde will: Voll integrierte CRM-Funktionen sind in einem ERP System für den Handel Pflicht. Ob Kundendaten und Notizen, Termine und offene Aufgaben oder archivierte Dokumente – Abas ERP bietet mit der „Kundenakte“ einen 360°-Überblick über jeden Kontakt. Die „Vertriebspipeline“ analysiert Verkaufspotenziale und bietet einen Überblick über den Status Quo sämtlicher Vertriebsprojekte.

#4: EDI

Nicht nur in der Automotive-Branche, sondern auch für immer mehr Handelsketten ein Muss: der papierlose Datentransfer per EDI (Electronic Data Interchange). Abas ERP integriert den international etablierten elektronischen Standard und ermöglicht so die maximale Transparenz des Waren-, Daten- und Geldflusses. EDI automatisiert und beschleunigt Bestellungen, Lieferungen, Rechnungs- und Zahlungsläufe innerhalb des Partnernetzwerks deutlich, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen. Unter anderem vereinfacht EDI die Verwaltung kritischer Abrufe, beispielsweise Abrufe mit Rückstand oder Sofortbedarf – in Abas ERP übersichtlich dargestellt im „Abrufmonitor“. 

#5: Einkaufsübersicht

Die Abas Einkaufsübersicht bündelt in einer rollenbasierten „Zentrale“ alle relevanten Vorgänge. Auf einen Blick hat der Einkäufer im ERP System die ihm zugeordneten Rahmenaufträge, Anfragen, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen im Blick und kann diese mit wenigen Klicks filtern, analysieren und weiterbearbeiten – beispielsweise Bestellvorschläge in Aufträge umwandeln.

#6: Kennzahlen

Welche Artikel tragen zum Unternehmenserfolg bei – und welche Ladenhüter erhöhen nur die Lagerkosten? Welche Lieferanten liefern am zuverlässigsten? Business Intelligence (BI) macht aus Daten entscheidungsrelevante Informationen. Abas ERP integriert BI-Berichte direkt in die Dashboards der Mitarbeiter – individuell abgestimmt auf deren Rollen und Rechte. Im Finanzcockpit beispielsweise stehen dem Management auf Knopfdruck aktuelle Kennzahlen zu Umsatz, Überschuss, Rentabilität und Liquidität zur Verfügung.

#7: Mindestbestandsliste

Unscheinbar, aber wichtig: Für rechtzeitigen Nachschub können im Artikelstamm Mindestbestandsmengen hinterlegt werden. Das ERP System meldet Artikel, die den definierten Level unterschreiten und löst automatische Bestellvorschläge aus.

#8: Mobile Anwendungen

Mobile Sales, Mobile Service, Mobile Purchase, Mobile Warehouse: Zwar sind mobile Anwendungen nicht handelsspezifisch, doch gewinnt der mobile Zugriff auf ERP Daten auch für den Handel immer mehr an Bedeutung. Mit wenigen Klicks werden per Smartphone und Tablet Kundendaten abgerufen, Einsatzpläne von Servicetechnikern verwaltet oder Bestellungen bei Lieferanten ausgelöst. Auch die moderne Lagerverwaltung setzt zunehmend mobile Apps, um Lagerbestände von unterwegs zu kontrollieren oder Artikel umzulagern.
 

#9: Preisfindung

Die Reaktionszeit auf Anfragen ist ein wichtiger Faktor für die Kaufentscheidung. Immer schneller muss die Kalkulation erfolgen – niedrig genug, um für den Kunden attraktiv zu sein, und hoch genug, um Erträge zu erwirtschaften. Die Preisauskunft von Abas ERP liefert auf Knopfdruck verlässliche Daten zu Rabattstaffeln, kundenindividuellen Preisvereinbarungen und Preishistorien. So stehen alle relevanten Informationen für Angebote und Bestellungen transparent zur Verfügung.

#10: Verfügbarkeitsprüfung

Immer wissen, was da ist: Mit Abas ERP ist die Verfügbarkeit von Artikeln jederzeit abrufbar, auch für virtuelle Set-Artikel ohne eigenen Lagerplatz – wichtig für schnelle Auskünfte zur Lieferfähigkeit und zur Planung der Auftragsabwicklung. Dabei berücksichtigt das ERP System neben Bestellungen auch Reservierungen und zeigt verfügbare Teilmengen für einen Auftragssplit an.

#11: Webshop

Für Handelsunternehmen immer wichtiger: E-Commerce-Lösungen für B2B und B2C. Direkt integriert in Abas ERP sind professionelle, mehrsprachige B2B-Webshops, in denen Geschäftskunden zeit- und ortsunabhängig nach Produkten suchen, Verfügbarkeiten sowie individuelle Preise und Rabatte abfragen und Bestellungen aufgeben können. Die CI lässt sich mit wenigen Mausklicks individualisieren und SEO-Funktionen unterstützen eine optimale Google-Platzierung. B2C-Webshops werden mit Hilfe der standardisierten XML-Schnittstellen openTrans oder BMEcat angebunden: Bestellungen aus einem Online-Shop werden so ganz unkompliziert an Abas ERP übertragen und als Webaufträge importiert.

#12: Zoll- und Exportabwicklung

Abas ERP unterstützt ATLAS, ein EDV-Verfahren der deutschen Zollverwaltung zur Automatisierung und Beschleunigung der Zollabwicklung. Vorteil: Der manuelle Aufwand für die Erstellung schriftlicher Dokumente der Zollabwicklung werden durch elektronische Nachrichten im EDIFACT-Format ersetzt. Die Pflege der benötigten Daten erfolgt im ERP System. Die Konvertierung in EDIFACT-Nachrichten, die elektronische Datenübermittlung an das zuständige Zollamt und die Archivierung der Ausfuhranmeldungen übernehmen zertifizierte Softwarepartner.

Und wo liegen Ihre Schwerpunkte?

Selbstverständlich können bei der Auswahl einer ERP Lösung für den Handel weitere individuelle Geschäftsprozesse oder spezielle Anforderungen eine Rolle spielen wie z.B. ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Multisite-Fähigkeit. Prüfen Sie deshalb bei der Auswahl einer neuen Software genau, ob der Anbieter exakt die Features „auf Lager“ hat, die Sie benötigen.

Gerne beraten wir Sie bei der Konfiguration eines für Sie geeigneten ERP Systems - fragen Sie uns, zahlreiche Handelsunternehmen arbeiten bereits erfolgreich mit Abas ERP!