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ERP Software: Definition und Herausforderungen
Mit dem simplen Begriff "Enterprise-Resource-Planning (ERP)" werden Software-Lösungen zur Planung, Steuerung und Kontrolle der unternehmerischen sowie betrieblichen Abläufe bezeichnet. Dazu gehört insbesondere die bedarfsgerechte Planung von Ressourcen wie beispielsweise: etwa Kapital, Personal, Material und Betriebsmitteln. Verbreitete Funktionsbereiche oder Module, aus denen moderne ERP Lösungen bestehen, sind beispielsweise:
- CRM
- Materialwirtschaft und Disposition
- Einkauf
- Absatzplanung und Vertrieb
- Produktionsplanung und Feinplanung
- Finanzwesen
- Projektmanagement
- Betriebsdatenerfassung
Was ist ERP Software?
Ein ERP System ist eine Software-Lösung, mit der Unternehmen die Ressourcenplanung vereinfachen können. Ziel von ERP ist dabei immer, die Ressourcen möglichst effizient einzusetzen, um Kosten zu sparen. Zu den wichtigsten Ressourcen gehören:
- Mitarbeiter
- Material
- Kapital
- Betriebsmittel
Darüber hinaus sollen mit ERP Software wiederkehrende Prozesse automatisiert werden. Alle relevanten Abläufe und Daten werden mittels der Software in einem zentralen System abgebildet, wodurch sich letztlich Effizienzvorteile ergeben.
Je nach Branche und Anforderungsprofil können im ERP System verschiedene Module und Funktionen wie CRM, Materialwirtschaft oder Finanzbuchhaltung integriert sein. Mittlerweile werden die verschiedenen Module und damit auch die gesamten ERP-Lösungen als Standardlösungen angeboten. Dabei ergeben sich zwischen den verschiedenen Software-Lösungen und den Anbietern eben dieser Systeme jedoch große Unterschiede, die Unternehmen bei der Implementierung ihres ERP Systems beachten müssen:
- BrancheUnterschiedliche Wirtschaftszweige benötigen verschiedene ERP Lösungen, die auf die individuellen, branchenspezifischen Bedürfnisse eingehen. So setzt das produzierende Gewerbe fast immer auf die Implementierung eines Systems für die Materialwirtschaft, das hingegen in Banken nicht benötigt wird. Auch für beispielsweise die Elektroindustrie, die Einzelfertigung, Automotive, Komponentenfertigung oder den Maschinen- und Anlagenbau sind jeweils angepasste Branchenlösungen von Vorteil, die das Branchen-Know-how des ERP Anbieters widerspiegeln.
- Skalierbarkeit
Welches ERP System zum Einsatz kommt, hängt auch von der Unternehmensgröße ab, beispielsweise im Hinblick auf die Anzahl der benötigten Nutzer, die Zahl der Unternehmensstandorte oder der internationalen Einsatzfähigkeit. Zudem sollte die Software auch mit dem Unternehmen mitwachsen können, sowohl was die Anzahl der Mitarbeiter als auch neue Produktlinien oder Geschäftsbereiche betrifft. - Preise
Nicht zuletzt unterscheiden sich die Preise der ERP Lösungen voneinander. Hierbei sollten Unternehmen allerdings nicht nur die Anschaffungskosten im Blick haben, sondern auch die sogenannten Total Costs of Change (TCC). Neben den Aufwendungen für die Implementierung der ERP Software beinhalten diese ebenfalls Wartungskosten und insbesondere Anpassungskosten. Anpassungskosten entstehen, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens weiterentwickeln - etwa, wenn sich Abläufe ändern oder ein neuer Geschäftsbereich aufgebaut wird.
Welche Anforderungen an ERP Software bestehen von Unternehmensseite?
Was ein gutes ERP System einem Unternehmen grundsätzlich bieten muss, ist eindeutig: vergleichsweise geringe Betriebskosten, intuitive Bedienbarkeit der Anwendungen, Optimierung der Prozesse, Anpassbarkeit und geringe Wartungsintensität. Beim Definieren der Anforderungen muss das für die ERP Einführung zuständige Projektteam vor allem entscheiden, welche Funktionen oder Module im gesamten Unternehmen benötigt werden oder ob zusätzliches Customizing erforderlich ist, um die individuellen Bedürfnisse abzudecken. Wird ein CRM-System benötigt? Welche Funktionalitäten werden im Finanzwesen erwartet? Sollte die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) um eine Feinplanung erweitert werden?
ERP Systeme kommen mittlerweile in annähernd allen Unternehmensbereichen zum Einsatz. Einige Beispiele für gängige ERP Funktionen oder Module sind:
- CRM
Im CRM-System (CRM = Customer Relationship Management) werden alle kundenrelevanten Daten dokumentiert. Dazu gehören beispielsweise bisherige Umsätze, das Datum der letzten Bestellung und eine Aufzeichnung des Kundenkontakts. Auf dieser Basis lassen sich künftige Verkaufsgespräche deutlich zielgerichteter und effizienter führen. - Materialwirtschaft & Disposition
Produzierende Unternehmen nutzen das ERP-System, um den kompletten Produktionsprozess von der Beschaffung über die Bedarfsentwicklung bis hin zur Disposition und Lagerhaltung zu unterstützen. Die Software sorgt dafür, dass die Produktion nicht stillsteht, gleichzeitig aber auch kein zu hoher Lagerbedarf entsteht. - Produktionsplanung und Fertigung
ERP Software unterstützt Fertigungsunternehmen von der Produktionsplanung und –steuerung (PPS) bis zum Fertigungsauftrag und zur Feinplanung. Damit können Unternehmen den kompletten Produktionsprozess von der Planung und Simulation und Steuerung optimieren. - Finanzwesen
Klassische Anwendungen einer ERP Lösung im Finanzwesen sind Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kalkulation und Kostenrechnung. Aber auch Controlling, Risikomanagement sowie Reports und Analysen werden von der Software unterstützt.
Hinzu kommen weitere Einsatzgebiete wie beispielsweise der Vertrieb, Service, Kalkulation, Dokumentenmanagement, Business Intelligence, EDI oder mobile Anwendungen.
Was kostet ERP Software?
Die Kosten einer ERP Einführung sind unternehmensspezifisch und hängen von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von der Anzahl der Nutzer, dem Funktionsumfang der Software, dem Betriebsmodell (On Premise, Cloud oder hybrid) sowie dem Aufwand für individuelle Anpassungen. Bereits während eine neue ERP Software gesucht wird, entstehen dem Unternehmen interne Kosten, da Ressourcen der Mitarbeiter beansprucht werden, um die Anforderungen zu analysieren oder mögliche ERP Lösungen zu recherchieren. Zu den Anschaffungskosten der ERP Software gehören beispielsweise Lizenzen, Zusatzlösungen und Hardware. Für die Implementierung fallen Projektkosten sowie Kosten für Beratungsdienstleistungen, Datenmigration, Konfiguration und Anpassungen an. Nicht außer Acht lassen sollte man bei der Frage nach den Kosten einer ERP Software die langfristigen Betriebskosten. Dazu gehören unter anderem die Kosten für Wartung und Support, Updates, Dienstleistungen, Anpassungen und Customizing sowie Schulungen.
ERP für den Mittelstand
ERP hielt in den 1990er Jahren in die meisten Unternehmen Einzug und ist damit - vor dem Hintergrund des schnelllebigen IT-Markts - eine etablierte Marktlösung. Damals war die Software allerdings enorm teuer, was nicht zuletzt an der noch wenig entwickelten IT lag. Insofern konnten es sich nur sehr große Wirtschaftsunternehmen leisten, eine ERP Software zu implementieren. Heute gestaltet sich die Marktsituation allerdings komplett anders.
Dank der enormen Fortschritte im IT-Sektor ist der Ressourcenbedarf von ERP stark gesunken. Mussten in den Anfangsjahren ERP Lösungen noch oft individuell entwickelt werden, um die Anforderungen eines Unternehmens abzudecken, so haben sich später Standardlösungen mit einem breiten Funktionsumfang etabliert, die per Customizing an die Kundenwünsche angepasst werden.
Mittlerweile lassen sich viele Systeme oder Zusatzlösungen sogar über die Cloud buchen. So können nicht nur Mittelständler die enormen Wettbewerbsvorteile von Enterprise Resource Planning nutzen, sondern auch kleine Firmen. Bedarfsgerecht buchen sie genau die Funktionen, die benötigt werden.
ERP Einführung: Wie die ERP Software implementiert wird
Nutzt ein Unternehmen bisher noch kein ERP System oder entscheidet sich für einen Wechsel des ERP Systems, erfordert die Einführung einen relativ hohen Zeit- und Planungsaufwand. Allerdings zahlt sich der Einsatz erfahrungsgemäß schon kurze Zeit nach der Implementierung der Software im Unternehmen aus. Schließlich bringt die ERP Software hohe Zeitvorteile mit sich, zum Beispiel durch eine effiziente Personal- oder Produktionsplanung. Zudem können durch Effizienzoptimierungen Einsparungen erzielt werden.
Zum Tragen kommen diese Vorteile aber nur, wenn die Einführung der ERP Software wirklich bedarfsgerecht und strukturiert erfolgt. So sollte das Unternehmen zunächst eine interne Evaluationsphase starten, um die unternehmensinternen Anforderungen an die ERP Lösung kenntlich zu machen. Diese Bedarfsermittlung kann komplett in Eigenregie oder mit Hilfe eines Beraters erfolgen, wobei dann (ERP-)Referenzprozesse mit eigenen Geschäftsabläufen verglichen werden sollten. Kann das ERP System hier gegenüber dem Status quo Vorteile erzielen? Wie groß sind diese? Die benötigten Funktionen und Leistungen, die die neue ERP Software bieten sollte, nimmt das verantwortliche Projektteam dann in einen schriftlichen Anforderungskatalog auf, es wird ein sogenanntes Lastenheft erstellt.
Implementierung der ERP Software
Hat das Projektteam die Anforderungen an das ERP System definiert, beginnt die Suche nach einem adäquaten ERP Anbieter. Qualitätsmerkmale von ERP Herstellern und deren Produktportfolios sind:
Erfahrung
Auch wenn ERP Software auf standardisierten Modulen basiert, sollte der Anbieter die individuellen Bedürfnisse seiner Zielgruppe genau kennen. Nur durch jahrelange Erfahrung im jeweiligen Markt wissen Anbieter, worauf es beispielsweise in mittelständischen Unternehmen und in spezifischen Branchen besonders ankommt. Dementsprechend bestehen die ERP Systeme meist aus einer Standardlösung und zusätzlichen Branchenfunktionen oder erweiterbaren Branchenmodulen.
Anpassungsfähigkeit
Anforderungen an ein ERP System ändern sich immer wieder. Deshalb sollte es für Unternehmen problemlos – und vor allem kosteneffizient – möglich sein, die ERP Software in der Zukunft anzupassen oder zu erweitern - beispielsweise für neue Standorte, neue Produktionslinien oder neue Geschäftsprozesse. Dabei sollte die Releasefähigkeit gewährleistet bleiben, so dass bereits geleistete Modifikationen auch nach einem Update weiterhin erhalten bleiben und kein neuerlicher Anpassungsaufwand entsteht.
Projektmanagement & Einführungsmethodik
Die eigentliche Implementierung des ERP Systems muss auf Basis fundierter Prozessberatung und eines strukturierten Projektmanagements erfolgen. Bewährt hat sich folgender strukturierter Ablauf, erst danach sollte die ERP Lösung live gehen:
- anfängliche Beratung
- Qualifizierung der Mitarbeiter
- Organisation der technischen Implementierung
- die Implementierung der ERP Software
- finales Training der Mitarbeiter
Idealerweise verfügt der ERP-Anbieter über eine bewährte Einführungsmethodik und kann auf die Erfahrung aus zahlreichen Implementierungsprojekten bauen.
