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ERP Software: Definition und Herausforderungen
Mit dem simplen Begriff "Enterprise-Resource-Planning (ERP)" werden Software-Lösungen zur Planung, Steuerung und Kontrolle der unternehmerischen sowie betrieblichen Abläufe bezeichnet. Dazu gehört insbesondere die bedarfsgerechte Planung von Ressourcen wie beispielsweise: etwa Kapital, Personal, Material und Betriebsmitteln. Verbreitete Module, aus denen moderne ERP Lösungen bestehen, sind insbesondere:
- CRM
- Materialwirtschaft und Disposition
- Einkauf
- Absatzplanung und Vertrieb
- Produktionsplanung und Feinplanung
- Finanzwesen
- Projektmanagement
- Betriebsdatenerfassung
Was ist ERP Software?
Ein ERP System ist eine Software-Lösung, mit der Unternehmen die Ressourcenplanung vereinfachen können. Ziel von ERP ist dabei immer, die Ressourcen möglichst effizient einzusetzen, um Kosten zu sparen. Zu den wichtigsten Ressourcen gehören:
- Mitarbeiter
- Material
- Kapital
- Betriebsmittel
Darüber hinaus sollen mit ERP Software wiederkehrende Prozesse automatisiert werden. Alle relevanten Abläufe und Daten werden mittels der Software in einem zentralen System abgebildet, wodurch sich letztlich Effizienzvorteile ergeben.
Je nach Branche und Anforderungsprofil können im ERP System verschiedene Module und Funktionen wie CRM, Materialwirtschaft oder Finanzbuchhaltung integriert sein. Mittlerweile werden die verschiedenen Module und damit auch die gesamten ERP-Lösungen als Standardlösungen angeboten. Dabei ergeben sich zwischen den verschiedenen Software-Lösungen und den Anbietern eben dieser Systeme jedoch große Unterschiede, die Unternehmen bei der Implementierung ihres ERP Systems beachten müssen:
- Branche
Unterschiedliche Wirtschaftszweige benötigen verschiedene ERP Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse eingehen. So setzt das produzierende Gewerbe fast immer auf die Implementierung eines Systems für die Materialwirtschaft, das hingegen in Banken nicht benötigt wird. Auch für beispielsweise die Elektroindustrie, die Einzelfertigung, Automotive, Komponentenfertigung oder den Maschinen- und Anlagenbau sind jeweils angepasste Branchenlösungen von Vorteil, die das Branchen-Know-how des jeweiligen ERP Anbieters widerspiegeln.
- Skalierbarkeit
ERP Systeme unterscheiden sich auch auf Basis der Unternehmensgröße voneinander. So können Unternehmen etwa die Anzahl der benötigten Nutzer oder die Zahl der Unternehmensstandorte bei ERP-Entwicklern angeben. Zudem sollte die Software auch mit dem Unternehmen mitwachsen können, sowohl was die Anzahl der Mitarbeiter als auch neue Produktlinien oder Geschäftsbereiche betrifft.
- Preise
Nicht zuletzt unterscheiden sich die Preise der ERP Lösungen voneinander. Hierbei sollten Unternehmen allerdings nicht nur die Anschaffungskosten im Blick haben, sondern auch die sogenannten Total Costs of Change (TCC). Neben den Aufwendungen für die Implementierung der ERP Software beinhalten diese ebenfalls Wartungskosten und insbesondere Anpassungskosten. Anpassungskosten entstehen etwa, wenn Abläufe geändert werden oder ein neuer Geschäftsbereich aufgebaut wird.
Welche Anforderungen an ERP Software bestehen von Unternehmensseite?
Was ein gutes ERP System einem Unternehmen grundsätzlich bieten muss, ist eindeutig: vergleichsweise geringe Betriebskosten, intuitive Bedienbarkeit der Anwendungen und Prozesse, Anpassbarkeit und geringe Wartungsintensität. Entscheidungen muss das für die ERP Einführung zuständige Projektteam vor allem im Hinblick auf die benötigen ERP Module treffen. Wird ein CRM-System benötigt? Sollte die Finanzbuchhaltung implementiert werden? Reicht eine Produktionsplanung und -steuerung (PPS) aus oder soll diese um Fertigungssteuerung und Feinplanung erweitert werden?
ERP Systeme kommen mittlerweile in annähernd allen Unternehmensbereichen zum Einsatz. Einige Beispiele hierfür sind:
- CRM
Im CRM-System werden alle kundenrelevanten Daten dokumentiert. Dazu gehören beispielsweise bisherige Umsätze, das Datum der letzten Bestellung und eine Aufzeichnung des Kundenkontakts. Auf dieser Basis lassen sich künftige Verkaufsgespräche deutlich zielgerichteter und effizienter führen. - Materialwirtschaft
Produzierende Unternehmen nutzen das System, um den kompletten Produktionsprozess von der Beschaffung über die Bedarfsentwicklung bis hin zur Disposition und Lagerhaltung zu unterstützen. Die Software sorgt dafür, dass die Produktion nicht stillsteht, gleichzeitig aber auch kein zu hoher Lagerbedarf entsteht. - Finanzwesen
Ein klassisches Einsatzgebiet der ERP Lösung im Finanzwesen ist die Kalkulation. Aber auch Buchhaltung, Risikomanagement sowie Reports und Analysen werden von der Software unterstützt.
Hinzu kommen weitere Einsatzgebiete wie beispielsweise der Vertrieb, die Fertigung, das Personalwesen oder Forschung und Entwicklung.
ERP für den Mittelstand
ERP hielt in den 1990er Jahren in die meisten Unternehmen Einzug und ist damit - vor dem Hintergrund des schnelllebigen IT-Markts - eine etablierte Marktlösung. Damals war die Software allerdings enorm teuer, was nicht zuletzt an der noch wenig entwickelten IT lag. Insofern konnten es sich nur sehr große Wirtschaftsunternehmen leisten, eine ERP Software zu implementieren. Heute gestaltet sich die Marktsituation allerdings komplett anders.
Dank den enormen Fortschritte im IT-Sektor ist der Ressourcenbedarf von ERP stark gesunken. Mussten in den Anfangsjahren ERP Lösungen noch oft individuell entwickelt werden, um die Anforderungen eines Unternehmens abzudecken, so haben sich später Standardlösungen mit einem breiten Funktionsumfang etabliert, die per Customizing an die Kundenwünsche angepasst werden.
Mittlerweile lassen sich viele Systeme oder Zusatzlösungen sogar über die Cloud buchen. So können nicht nur Mittelständler die enormen Wettbewerbsvorteile von Enterprise Resource Planning nutzen, sondern auch kleine Firmen. Bedarfsgerecht buchen sie genau die Funktionen, die benötigt werden. So ist das Verhältnis aus Kosten und Nutzen der ERP Systeme besonders gut.
ERP Einführung: Wie die ERP Software integriert wird
Nutzt ein Unternehmen bisher noch kein ERP System oder entscheidet sich für einen Wechsel des ERP Systems, erfordert die Einführung einen relativ hohen Zeit- und Planungsaufwand. Allerdings zahlt sich der Einsatz erfahrungsgemäß schon kurze Zeit nach der Implementierung der Software im Unternehmen aus. Schließlich bringt die ERP Software hohe Zeitvorteile mit sich, zum Beispiel durch eine effiziente Personal- oder Produktionsplanung. Zudem können durch Effizienzoptimierungen Einsparungen erzielt werden.
Zum Tragen kommen diese Vorteile aber nur, wenn die Einführung der ERP Software wirklich bedarfsgerecht und strukturiert erfolgt. So sollte das Unternehmen zunächst eine interne Evaluationsphase starten, um die unternehmensinternen Anforderungen an die ERP Lösung kenntlich zu machen. Diese Bedarfsermittlung kann komplett in Eigenregie oder mit Hilfe eines Beraters erfolgen, wobei dann (ERP-)Referenzprozesse mit eigenen Geschäftsabläufen verglichen werden sollten. Kann das ERP System hier gegenüber dem Status quo Vorteile erzielen? Wie groß sind diese? Die benötigten Funktionen und Leistungen, die die neue ERP Software bieten sollte, nimmt das verantwortliche Projektteam dann in einen schriftlichen Anforderungskatalog auf.
Implementierung der ERP Software
Hat das Projektteam die Anforderungen an das ERP System definiert, beginnt die Suche nach einem adäquaten ERP Anbieter. Qualitätsmerkmale von ERP Hersteller und deren Produktportfolios sind:
Erfahrung
Auch wenn ERP Software auf standardisierten Modulen basiert, sollte der Anbieter die individuellen Bedürfnisse seiner Zielgruppe genau kennen. Nur durch jahrelange Erfahrung im jeweiligen Markt wissen Anbieter, worauf es beispielsweise in mittelständischen Unternehmen und in spezifischen Branchen besonders ankommt. Dementsprechend bestehen die ERP Systeme meist aus einer Standardlösung und zusätzlichen Branchenfunktionen oder erweiterbaren Branchenmodulen.
Anpassungsfähigkeit
Anforderungen an ein ERP System ändern sich immer wieder. Deshalb sollte es für Unternehmen problemlos – und vor allem kosteneffizient – möglich sein, die ERP Software in der Zukunft anzupassen oder zu erweitern - beispielsweise für neue Standorte, neue Produktionslinien oder neue Geschäftsprozesse.
Projektmanagement
Die eigentliche Implementierung des ERP Systems muss auf Basis fundierter Prozessberatung und eines strukturierten Projektmanagements erfolgen. Bewährt hat sich folgender strukturierter Ablauf, erst danach sollte die ERP Lösung live gehen:
- anfängliche Beratung
- Qualifizierung der Mitarbeiter
- Organisation der technischen Implementierung
- die Implementierung der ERP Software
- finales Training der Mitarbeiter
