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ERP Manager: Dauerhafte Prozessoptimierung für Unternehmen
Was muss unsere neue ERP-Software im Detail können? Wann geht das System live? Welche Vorbereitungen müssen wir für die Datenimmigration intern treffen? Ist es überhaupt möglich, unsere Prozesse 1:1 abzubilden? Diese Fragen bei der ERP-Auswahl und der späteren ERP-Implementierung sind vielfältig und gehen weit über ein reines IT-Projekt hinaus.
ERP Manager, die bei ERP-Anbietern arbeiten, bringen jahrelanges Fachwissen bei der Auswahl, Einführung und Optimierung von ERP-Software mit. Sie unterstützen Unternehmen aber nicht nur bei der erfolgreichen Implementierung der Software, sondern sind auch in der anschließenden operativen Tätigkeit für Kunden da. So ergibt sich eine langfristige Kooperation, von der beide Seiten in hohem Maße profitieren.
Welche Aufgaben hat ein ERP Manager?
Wer beim Stichwort ERP Manager nur an eine reine Beratung bei der Wahl des ERP-Systems denkt, der irrt. Denn ERP Manager beraten Unternehmen sowohl während der ERP-Auswahl als auch bei der späteren Implementierung und sogar darüber hinaus. Die Aufgaben im Detail:
- Grundlegende Beratung: Enterprise Resource Planning ist ein komplexes Thema, das weit über die reine IT hinausgeht. Insofern startet der ERP Manager meist mit einer umfangreichen Beratung. Dabei gehen die Experten bewusst auf alle aktuellen Unternehmensprozesse ein und stellen diese auf den Prüfstand. Finden sich ungenutzte Potenziale? Passieren häufige Fehler? Wo liegen die Ursachen für Ineffizienzen? Was läuft aktuell schon sehr gut? Auf Basis dieser Erstberatung können Unternehmen die Grundlage für eine effiziente ERP-Einführung schaffen.
- Auswahl der Software: Grundsätzlich helfen die Manager nicht direkt bei der Auswahl des ERP-Anbieters, weil sie für eben diesen arbeiten. Sie leisten aber Hilfestellungen bei der Wahl der gewünschten Funktionen und Feinabstimmungen, die in jedem ERP-System vorgenommen werden können.
- Einführung der ERP-Software: Die ERP-Einführung ist ein großes Projekt, für das es einen klaren Zeit- und Kostenplan geben sollte. Der ERP Manager hilft dabei, eben diese Planziele einzuhalten und gleichzeitig die Qualitätsstandards zu wahren – oder im besten Falle zu übertreffen. So definiert der Manager gemeinsam mit dem Projektteam des Unternehmens einen Implementierungsplan mit sinnvollen Meilensteinen.
- Optimierung: Spätestens wenn das ERP-System live ist, ziehen sich ERP-Berater aus dem Prozess zurück. Der Manager bleibt dem Unternehmen allerdings als Berater erhalten. Er führt beispielsweise im laufenden Betrieb Soll-ist-Abgleiche durch oder macht pro-aktiv Vorschläge zur strategischen Verbesserung des Systems. Zudem ist er bei Upgrades, Releases oder Skalierungen für die Kunden da.
In der Praxis haben sich insbesondere regelmäßige ERP-Audits bewährt. Detailliert geht der ERP-Manager hier auf Prozesse, Datenstruktur, Datenqualität und IT-Infrastruktur ein, um diese konsequent an das Wachstum des Unternehmens anpassen zu können. Auch die derzeitige Rechtslage und der Stand der Technik werden bei den Audits berücksichtigt.
Zudem wird künftig die digitale Transformation eine (noch) dynamischere Weiterentwicklung der Abläufe verlangen, die auch eine stärkere Vernetzung mit Partnern beinhaltet. Dank seiner Expertise kann der ERP-Manager zu notwendigen Anpassungen des ERP-Systems, passenden Features und gängigen Schnittstellen zu externen Systemen qualitative Beratungen liefern.
ERP Manager und ERP-Berater – wo liegen die Unterschiede?
Die Begriffe „ERP Manager“ und „ERP-Berater“ werden häufig synonym verwendet. In der Tat ist der Manager auch beratend tätig und der Berater übernimmt teilweise Management-Aufgaben. Doch die Unterschiede sind schnell ersichtlich:
- ERP-Berater: Grundsätzlich arbeiten ERP-Berater nicht direkt für ERP-Anbieter, sondern für unabhängige Beratungsgesellschaften. Sie unterstützen Unternehmen insbesondere bei der Definition von Anforderungen an die ERP-Software (Stichwort Lastenheft) und der anschließenden Auswahl des passenden Anbieters. Ist diese abgeschlossen, kann der Berater die Implementierung weiter betreuen, was in der Praxis aber eher untypisch ist.
- ERP Manager: Der Manager arbeitet hingegen für den ERP-Anbieter. Trotzdem kann er Unternehmen schon bei der ERP-Auswahl unterstützen, wenn auch nur mit Blick auf die Anforderungen der ERP-Software und die möglichen Umsetzungsvarianten. Zudem steht der Manager Unternehmen auch im Implementierungsprozess zur Seite beziehungsweise sorgt pro-aktiv für den reibungslosen Ablauf. Ist die Implementierung abgeschlossen, ist der Manager immer noch Ansprechpartner für das Unternehmen etwa bei Problemen oder dem Bedarf nach Optimierungen.
Warum ist ein ERP Manager hilfreich?
Der ERP Manager ist aus Sicht des Unternehmens als ein Berater, Sparringpartner und Impulsgeber zu sehen. Er verfügt über enorme Erfahrung bei der Implementierung von ERP-Systemen und weiß zugleich, wie Anforderungen von Unternehmensseite mit dem ERP-System des Anbieters erfüllt werden können. Nicht zu unterschätzen ist auch die Vermeidung der Betriebsblindheit. Ein „Das haben wir immer schon so gemacht“ wird vom Manager konsequent hinterfragt.
Hilfreich ist der Manager aber auch deshalb, weil er nach der Implementierung weiter für das Unternehmen zur Verfügung steht. Er kennt jetzt nicht nur den Markt und sein Produkt, sondern auch den Kunden sehr genau. Treten Fragen, Probleme oder Wünsche nach Änderungen auf, bringt der Manager diese Expertise direkt wieder ins Unternehmen ein.
Ab welchem Zeitpunkt beginnt die Arbeit eines ERP-Managers? Handelt es sich um eine dauerhafte oder eine befristete Aufgabe?
Der ERP-Manager ist tatsächlich eine „Dauerlösung“, die auf die kommenden Jahre ausgelegt ist. Projektverantwortliche und Manager lernen sich persönlich kennen, bauen Beziehungen und gemeinsames Wissen auf. Dieses Wissen wird durch die enge Zusammenarbeit auch wirklich im Unternehmen selbst verankert.
