ERP im Mittelstand: Wann macht ein Einsatz Sinn?

Nicht nur Großunternehmen, sondern auch der Mittelstand steht vor der Herausforderung, seine Prozesse und Ressourcen effizient zu planen, zu steuern und zu überwachen. Obwohl bekannt ist, dass ERP-Lösungen genau an dieser Stelle ansetzen, herrschen bei Mittelständlern teils immer noch softwaretechnische Insellösungen vor.

Zahlreiche Abläufe sind zudem von manuellen Eingriffen geprägt. Doch woran liegt es, dass ERP trotz der mittlerweile geringen Einstiegshürden immer noch nicht flächendeckend verwendet wird? Gibt es möglicherweise sogar Fälle, in denen die Einführung entsprechender Systeme nicht sinnvoll ist? In diesem Artikel erfahren Sie, wann sich ERP im Mittelstand lohnt und wie Sie ERP-Lösungen optimal einsetzen.

ERP – Mittelstand benötigt günstige Lösungen mit passendem Funktionsumfang

ERP-Lösungen wurden ursprünglich für Großunternehmen der Fertigungsindustrie geschaffen. Tatsächlich beschränkte sich der Anwenderkreis über viele Jahre auf diesen Sektor, da es hier besonders darauf ankam, umfangreiche Produktionsvorgänge, verschiedenste Produkttypen und zahlreiche Zulieferer optimal zu managen.

In einem zunehmend globalen und komplexen Marktumfeld wird es jedoch auch für Mittelständler immer wichtiger, unternehmensinterne Prozesse so effizient und transparent wie möglich zu gestalten. Selbst bei einer geringen Mitarbeiterzahl ist ab einer gewissen Komplexität der Abläufe und beim Überschreiten einer bestimmten Kundenanzahl eine durchgängige digitale Verwaltung unumgänglich.

Obwohl Großunternehmen und Mittelständler mittlerweile vor fast vergleichbaren Herausforderungen stehen, gibt es bei der ERP-Auswahl dennoch zwei wesentliche Unterschiede: Zunächst darf ERP für den Mittelstand nicht so viel kosten, wie dies etwa bei Konzernen der Fall ist. Außerdem muss die Komplexität der ausgewählten ERP-Lösung überschaubar sein, damit das Unternehmen mit der Einführung, Anwendung und Pflege nicht überfordert ist.

An welchem Punkt sollten ERP-Lösungen im Mittelstand eingeführt werden?

Selbstverständlich macht eine ERP-Lösung keinen Sinn, wenn sie keinen Mehrwert bringt. Die Frage aus der Praxis lautet daher: Wann ist der Punkt in einem mittelständischen Unternehmen erreicht, an dem der Nutzen eines ERP-Systems größer ist als die Kosten?

Die Kostenseite zu beziffern, ist relativ einfach. Dies geschieht anhand der User-Anzahl, der Lizenzmodelle der Anbieter sowie der zu erwartenden Anpassungs-, Betriebs- und Wartungskosten. Komplizierter wird es, wenn der Nutzen monetär bewertet werden soll. An dieser Stelle eine allgemeingültige Formel zu nennen, ist schlicht unmöglich.

Es existieren jedoch mehrere Faktoren, an denen Sie erkennen können, dass die Zeit für eine ERP-Lösung reif ist:

• Standard-Tools wie Excel oder Access stoßen technisch an ihre Grenzen.
• Die Anwenderanzahl ist zu groß für Standard-Tools.
• Ihre bestehenden Softwarelösungen sind untereinander nicht kompatibel.
• Bei abteilungs- und standortübergreifenden Prozessen entstehen Reibungsverluste.
• Redundante und veraltete Daten führen zu einer hohen Fehlerquote.
• Ihre Prozesse sind allgemein zu fehleranfällig und zu langsam.
• Die Kundenzufriedenheit leidet unter schlechter Produkt- oder Servicequalität.
• Sie treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Transparenz.
• Sie sind nicht in der Lage, sich ausreichend schnell auf veränderte Marktgegebenheiten einzustellen und Prozesse anzupassen.
• Innovationen können nicht ausreichend schnell hervorgebracht werden.
• Ihre bisherigen IT-Tools ermöglichen keine Vernetzung und Automatisierung.

Sehen wir uns im Folgenden an, wie sich die genannten Probleme im Detail darstellen.

Standard-Tools reichen nicht mehr aus

Es ist keine Seltenheit, dass Mittelständler Stamm- und Bewegungsdaten in Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken verwalten. Einige Beispiele sind Kunden-, Lieferanten- und Materialstammdaten oder Stücklisten. Ab einer gewissen Größenordnung verlängern sich die Ladezeiten massiv. Auswertungen sind kaum noch realisierbar. Greifen außerdem mehrere Anwender oder Abteilungen zu, entstehen Konflikte.

Eine andere Problematik dieser Vorgehensweise sind Daten, die redundant vorliegen, da jeder Bereich seine eigene Vorgehensweise entwickelt hat. Es entsteht nicht nur Mehraufwand durch doppelte Datenhaltung, sondern auch das Fehlerpotenzial wächst. Eine reibungslose Zusammenarbeit sämtlicher Prozessbeteiligter auf Basis einheitlicher Informationen ist kaum noch möglich. ERP für den Mittelstand beseitigt diesen Zustand durch Datenzentralisierung und durchgängige Workflows.

Mangelnde Transparenz

Ein weiterer Vorteil, den ERP Mittelstand und Großunternehmen gleichermaßen bringt, ist das hohe Maß an Transparenz. Es geht hierbei um zahlreiche Fragestellungen – von der Fachebene bis hin zum Management. Die Basis aller Entscheidungen sollten stets aktuelle und belastbare Informationen sein. Wie entwickeln sich wichtige Kennzahlen? Welches Produkt erzielt insgesamt den höchsten Deckungsbeitrag? Zu welchem Grad werden vorhandene Ressourcen ausgelastet? In welchen Bereichen sind Optimierungen möglich?

Die Liste der Beispiele lässt sich beliebig fortsetzen. Fakt ist jedoch: Ein gutes ERP für den Mittelstand liefert die benötigten Reports und Analysen quasi auf Knopfdruck. Viele Anbieter sind dazu übergegangen, leistungsstarke Business-Intelligence-Tools zu integrieren, wodurch bereits im Standard zahlreiche Auswertungen zur Verfügung stehen. Die Anwender können jedoch auch eigene, individuelle Reports realisieren.

ERP-Lösungen: Mittelstand muss für Digitalisierung und Automatisierung bereit sein

Um den Herausforderungen der näheren Zukunft gezielt zu begegnen, müssen Unternehmen ihre Software bereits heute kritisch auf den Prüfstand stellen.

• Eignen sich die bestehenden Systeme dazu, einen hohen Automatisierungsgrad in der Produktion zu realisieren?
• Ermöglicht die eingesetzte Software auch eine Digitalisierung kaufmännischer Prozesse (Stichwort: papierloses Büro)?
• Können verschiedenartige Daten aus unterschiedlichsten Quellen in einer zentralen Instanz zusammengeführt und genutzt werden?

Wenn Sie all diese Fragen mit „Ja“ beantworten können, sind Sie zukunftssicher aufgestellt. Ist dies, etwa aufgrund einer heterogenen oder veralteten Systemlandschaft, nicht der Fall, führt kaum ein Weg an einer ERP-Einführung vorbei. Anders ausgedrückt: Ein modernes ERP für den Mittelstand ist eine der Grundvoraussetzungen, um in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.

So setzen Sie ERP im Mittelstand richtig ein

Damit ERP-Lösungen im Mittelstand ihr volles Potenzial entfalten können, müssen insbesondere vier Bedingungen erfüllt sein:

• passender Funktionsumfang
• sehr gute Usability
• hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• wirtschaftliches Preis-Leistungs-Verhältnis

Den höchsten Nutzen hat eine ERP-Lösung dann, wenn sich mit ihr alle wichtigen Prozesse im Unternehmen abbilden lassen. Gleichzeitig sollte sich der Anpassungsaufwand in Grenzen halten. Besonders empfehlenswert sind deshalb Branchenlösungen, die bereits in der Standardkonfiguration einen Großteil der Anforderungen abdecken.

Um eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern zu erzielen, ist außerdem die Usability bedeutsam. Intuitive, anpassbare Oberflächen und logisch aufgebaute Workflows tragen maßgeblich hierzu bei. Im Hinblick auf die Digitalisierung und Industrie 4.0 spielt außerdem die Flexibilität der Software eine Rolle. Es muss möglich sein, neue Prozesse und Funktionen innerhalb kurzer Zeit zu realisieren.

Natürlich dürfen auch die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. An dieser Stelle kommen in letzter Zeit verstärkt Cloud-Lösungen ins Spiel. Unternehmen zahlen hier meist einen transparenten, monatlichen Beitrag pro Nutzer, wobei die Userzahl kurzfristig nach oben oder unten korrigiert werden kann. Investitionen in Hardware und hohe Aufwände in eigenes IT-Personal entfallen großteils.

Fazit: ERP für den Mittelstand empfehlenswert

In Summe wird deutlich, dass ERP für den Mittelstand in den meisten Fällen sinnvoll ist. Aufgrund der mittlerweile sehr geringen Hürden hinsichtlich Technik und Kosten ist der Einstieg heute leichter als jemals zuvor. Wenn Sie Ihren Blick außerdem Richtung Zukunft lenken, werden Sie feststellen, dass Ihr mittelständisches Unternehmen ohne ERP-Lösung in puncto Digitalisierung nicht mehr mithalten kann. Beginnen Sie daher spätestens jetzt damit, ein geeignetes System zu evaluieren.