EDIFACT: Einheitlicher Standard für Datenübertragung

EDIFACT steht für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. Der branchenübergreifende, internationale Standard für strukturierte Daten dient dazu, den EDI-Datenaustausch zwischen Unternehmen zu fördern. Immerhin nutzen ihn derzeit rund 300.000 Unternehmen in Europa, um per EDI beispielsweise Rechnungen, Angebote oder Stammdaten auszutauschen. Das Problem: Intern setzen längst nicht alle der Unternehmen die gleichen Softwarelösungen, Computersysteme und ERP-Systeme ein.

Damit wichtige Dokumente und Informationen dennoch möglichst unkompliziert und ohne Medienbruch ausgetauscht werden können, wurde EDIFACT als einheitlicher Standard für die Datenübertragung entwickelt. Für die Unternehmen heißt das wiederum, Prozesse mit Lieferanten und Kunden stark optimieren zu können und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
 

Was ist EDI?

Digitalisierung und Big Data sei Dank tauschen Unternehmen immer mehr Informationen untereinander aus. Produzenten müssen simultan sowohl mit ihren Lieferanten als auch den Kunden kommunizieren, um den Anforderungen an den immer schnelllebigeren Wettbewerb gerecht werden zu können. Doch dabei treten zwei zentrale Probleme beziehungsweise Herausforderungen auf:

1. Systeme: Nur in den seltensten Fällen dürften Unternehmen die gleichen Softwarelösungen verwenden, die praktisch „eine Sprache“ sprechen. Ein Beispiel: Ein Kunde hat einen besonderen Auftragswunsch und verschickt diesen an den Produzenten. Dieser muss hierauf insofern reagieren, als dass andere Vorprodukte beim Lieferanten bestellt werden. Nutzen die Unternehmen unterschiedliche Softwarelösungen, müssen die Konstruktionszeichnungen, Angebote und Co. jedes Mal „manuell“ in allgemein nutzbare Formate (PDF, Word o.ä.) beziehungsweise das vom Nachrichtenempfänger genutzte Format übertragen werden. Das ist nicht nur aufwendig, sondern sorgt auch für eine hohe Fehleranfälligkeit.
2. Geschwindigkeit: In Zeiten von Industrie 4.0 und Digitalisierung ist Geschwindigkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil geworden. Kunden möchten auch spezielle Produktwünsche möglichst schon gestern erfüllt wissen. Doch die Produktionsgeschwindigkeit hängt nicht nur vom Produzenten selbst ab, sondern auch von seinen Zulieferern. Hier ist Kommunikation und schneller Datenaustausch, der noch dazu fehlerunanfällig ist, wiederum ein wesentlicher Faktor.

Die Lösung für die beiden Probleme heißt EDI (Electronic Data Interchange). Mit dem elektronischen Datenaustausch können Produzenten beispielsweise spezielle Produktanforderungen ihres Kunden direkt an den Lieferanten weiterleiten. Ohne, dass die Informationen erst manuell in andere Formate umgewandelt werden müssen. So gewinnen Unternehmen viel Zeit und minimieren das Risiko, dass bei der manuellen Umwandlung und Übertragung Fehler passieren.

Wie funktioniert EDIFACT?

EDIFACT ist ein Standard der Vereinten Nationen und damit eine globale Grundlage für den Informationsaustausch – länder- und branchenübergreifend. Schließlich sind auch Produktions- und Lieferketten mittlerweile nicht mehr national oder kontinental organisiert, sondern tatsächlich weltweit. Mit EDIFACT können dabei unterschiedlichste Geschäftsprozesse abgebildet werden, beispielsweise:

• Rechnungen
• Angebote
• Zollerklärungen
• Stammdaten
• Rentenbescheide

Bis heute wurden schon mehr als 200 solcher EDIFACT-Nachrichten definiert. Allerdings ist der Standard nicht als starre Norm zu verstehen, sondern bietet Geschäftspartnern immer noch ein gewisses Maß an Flexibilität. So können beide Parteien entscheiden, welche Inhalte tatsächlich übermittelt werden sollen. Die Funktionsweise von EDIFACT kann – etwas vereinfacht – an folgendem Beispiel dargestellt werden:
 

1. Der Kunde eines Produzenten möchte, dass eine spezielle Produktspezifikation bei einem neuen Auftrag vorgenommen wird. Zunächst erstellen die Mitarbeiter die Anfrage mit den unternehmensinternen Tools beziehungsweise den Modulen ihres ERP-Systems.
2. Das ERP-System erzeugt im ersten Schritt eine Datei im „Inhouse-Format“.
3. Damit ist die Arbeit des Kunden-ERPs praktisch getan. Die Inhouse-Datei wird jetzt vom EDI-System des Kunden konvertiert – und zwar in eine EDIFACT-Datei, die das empfangende Unternehmen verarbeiten kann.
4. Das EDI-System versendet die Datei an das EDI-System des Produzenten. Hier wird die EDIFACT-Datei jetzt „rückübersetzt“, aber in die „Sprache“ des ERP-Systems des Unternehmens.

Dieses Verfahren läuft vollautomatisiert ab. Sofern das Unternehmen Informationen an seine eigenen Lieferanten weiterleiten müsste, um die Kundenanforderungen erfüllen zu können, würde die „Übersetzung“ ebenfalls wieder auf diesem Wege stattfinden.

Notwendig ist es hierfür wiederum, dass das ERP-System als solches überhaupt eine Schnittstelle zum EDI-System hat. In der Regel bieten die Hersteller hierfür aber entsprechende Module beziehungsweise Funktionen an. Durch diese Auslagerung der eigentlichen EDIFACT-Verarbeitung aus dem Hauptsystem kann dort ansonsten ein ständig erforderliches Anpassen der Schnittstelle vermieden werden.

Was sind EDI-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind ein gutes Beispiel dafür, welche Vorteile der EDIFACT Standard beziehungsweise der elektronische Datenaustausch mit sich bringt. Nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme werden hier durch EDI automatisiert, sondern auch die Verarbeitung der Rechnung. Das kann beispielsweise ein PDF nur sehr eingeschränkt leisten. Der Ablauf:

1. Das Unternehmen verschickt die Rechnung, die zuvor automatisiert im ERP-System auf Basis der Auftragsdaten erstellt wurde, per EDI an seinen Kunden.
2. Beim Versand wird die Rechnung dank des EDI Konverters im EDIFACT Standard versendet.
3. Diese Informationen kann das System des Empfängers direkt lesen, um die Rechnung automatisch der zuständigen, internen Stelle zuzuordnen – beispielsweise der Rechnungsprüfung oder -freigabe.

Diese automatisierte Weiterleitung ist beim herkömmlichen PDF nur begrenzt möglich, beziehungsweise nur dann, wenn weitere Software Textfelder und Werte erkennen kann.
 

Inwiefern kann ERP hier unterstützen?

ERP-Systeme sind die Basis moderner produzierender Unternehmen. In den ganzheitlich ansetzenden Softwarelösungen erstellen Unternehmen beispielsweise Angebote, haben einen Überblick über Echtzeitinformationen aus der Fertigung oder speichern Stammdaten. Diese Informationen sind allerdings nicht mehr nur unternehmensintern relevant, sondern entlang der kompletten Wertschöpfungskette – vom Rohstoffproduzenten über mögliche Zulieferer bis hin zum Kunden oder dem Endverbraucher.

Moderne ERP-Lösungen sollten daher immer Schnittstellen zu EDI bieten. Nur so können wichtige Informationen mit anderen Unternehmen geteilt werden, um die Geschäftsprozesse zwischen den Unternehmen effizienter zu gestalten und letztlich wettbewerbsfähiger zu sein.
 

Fazit: EDIFACT als Basis für die Kommunikation

Moderne Wirtschaftsunternehmen müssen immer schneller immer größere Datenmengen nicht nur verarbeiten, sondern auch mit anderen Unternehmen teilen. Nur so können beispielsweise für spezifische Kundenwünsche direkt die nötigen Vorprodukte eingekauft werden. EDIFACT ist dabei ein weltweiter Standard, auf dessen Basis sich Rechnungen, Angebote, Produktanforderungen und über 200 weitere Geschäftsprozesse verschicken lassen können. EDI-Software kann diese Nachrichten dann wiederum lesen und in die (Programmier-)Sprache umwandeln, die die unternehmensinternen (ERP-)Softwarelösungen verstehen. So ist eine reibungslose, schnelle und fehlerunanfällige Kommunikation garantiert.