Business Process Management – Mehrwert und Best Practice

Business Process Management (BPM) hilft Unternehmen, Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Während der Wettbewerb und das Innovationstempo global zunehmen, fordern die Kunden bessere Produkte und schnellere Bedienung zu immer günstigeren Preisen.

Dieser Beitrag beschreibt anhand konkreter Beispiele, welche Mehrwerte Unternehmen durch Workflow Management und Business Process Management erzielen konnten.

Doch vorab eine kurze Begriffserklärung.

Business Process Management vs. Workflow Management

Business Process Management und Workflow Management werden gelegentlich verwechselt. Was ist der Unterschied? 

Ein Geschäftsprozess ist ein wiederkehrender, klar definierter Vorgang (im Sinne einer Abfolge von Aktivitäten), an dessen Ende ein Ergebnis steht, das für das Unternehmen oder den Kunden einen Wert hat. BPM umfasst somit auch die Modellierung und Organisation von Prozessen auf einer höheren, konzeptionellen Ebene.

Workflows hingegen sind automatisierte Aspekte eines Geschäftsprozesses. Workflow Management befasst sich also mit der Steuerung und Automatisierung von Prozessen auf einer unteren, operativen Ebene. Ein Geschäftsprozess kann mehrere Workflows enthalten, aber ein Workflow nicht mehrere Geschäftsprozesse.

Workflow Management Systeme koordinieren die drei „R“ der Prozessabläufe: die Route, also Ausführungsreihenfolge der Aktivitäten, die Rollen, also Akteure und ihre Aufgaben, sowie die Regeln, also die Start- und End-Bedingungen für die Ausführung der Aktivitäten sowie die mit ihnen verbundenen Zuständigkeiten.

BPM-Software und Workflow Management Systeme

Software macht es Ihnen heute leicht, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Moderne BPM-Software verfügt über einen grafischen Editor, in dem Sie ohne Programmierkenntnisse Ihre Geschäftsprozesse abbilden können.

Intuitiv verständliche Symbole stellen Triggerbedingungen, Aktivitäten und ihre Folgeaktivitäten, Aufgaben, Abhängigkeiten, Prioritäten, Fristen und Verantwortlichkeiten dar. Mit dieser visuellen Schrift modellieren Sie Abläufe und dokumentieren damit verbindlich die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Es entsteht eine einheitliche, übersichtliche und verbindliche Sicht auf Ihre Prozesse. Natürlich können diese ebenso einfach an veränderte Anforderungen angepasst werden. BPM-Software ist flexibel. 

Ist die BPM-Software in Ihr ERP-System integriert, können die modellierten Prozesse direkt in der Software umgesetzt werden. Das ERP-System übersetzt die Prozessmodelle in konkrete Aufgaben für Personen mit entsprechenden Rollen – oder eben in automatisierte Workflows. Das Ergebnis: So wenig manueller Aufwand wie möglich und nur gerade so viel wie nötig.

Mehrwerte von BPM und Workflow Management

Die Mehrwerte hängen nicht zuletzt von der individuellen Zielsetzung ab, die ein Unternehmen bei der Einführung von Business Process Management und Workflow Management Systemen verfolgt. In vielen Fällen geht es darum, Kosten zu sparen. Andere Motive sind Transparenz und Auswertbarkeit der Prozesse, Kundenzufriedenheit, Schnelligkeit durch Automatisierung, Erhöhung der Qualität, Vereinfachung der Bearbeitung sowie eine Entlastung der Mitarbeiter.

Immer geht es beim Einsatz von BPM-Software um Prozessverbesserung. BPM-Software macht die Durchlaufzeit von Prozessen messbar. Diese Durchlaufzeit ist immer auch ein Indikator für Prozesskosten und Kundenzufriedenheit. Je weniger Redundanzen und manuellen Aufwand ein Prozess enthält, umso effizienter und wirtschaftlicher läuft er ab. 

Bei umfangreichen Prozessen kann die Durchlaufzeit zusätzlich nach Teilprozessen unterteilt und in einer ERP-Software ausgewertet werden. Dann wird erkennbar, ob zum Beispiel die Bearbeitung, die Transport- und Liegezeiten oder andere Prozess-Schritte für Verzögerungen verantwortlich sind. 

Praxisbeispiele

BPM-Software kann ihre Stärken erst richtig ausspielen, wenn sie mit ERP-Anwendungen verbunden wird. ERP-Software wird oft mit standardisierten Business Workflows ausgeliefert und erlauben zusätzlich die Modellierung individueller Prozesse und Workflows. Einige der Szenarien, die dadurch möglich werden, skizzieren wir im Folgenden:

Fertigungsprozesse steuern

Wie bereits gesagt, werden Workflows durch Bedingungen gesteuert. Solche Bedingungen sind zum Beispiel Sensordaten.

Maschinen, Anlagen und Fertigungsstraßen sind heute häufig mit Sensoren ausgestattet, die den Status der Bearbeitung an die ERP-Software zurückmelden. Anhand eines solchen Status können Fertigungsprozesse gesteuert werden. Ist ein Schritt oder Teilprozess abgeschlossen, sorgt die BPM-Software in Koordination mit dem ERP dafür, dass der entsprechende Folgeprozess angestoßen wird. 

Auch für den Eintritt von Fehlerbedingungen können in der BPM-Software entsprechende Gegenmaßnahmen oder Eskalationen angelegt werden. Wenn kein automatisierter Prozess für die Fehlerbehebung greift, erhält der zuständige Verantwortliche eine Meldung und eine Handreichung, was zu tun ist. 

Der Mehrwert: Manueller Aufwand wird eingespart und die Fertigung läuft reibungslos mit gleichbleibender Qualität ab.

Auftragsabwicklung zwischen verbundenen Unternehmen

Angenommen, ein Tochterunternehmen bestellt häufig Waren oder Material bei der Muttergesellschaft (oder umgekehrt). Diese Bestellvorgänge sind in einen komplexen Prozess eingebettet. Lagerbestände müssen beobachtet, Bedarfe gemeldet, Bestellungen genehmigt und freigegeben, Logistikprozesse angestoßen werden.

Eine kombinierte, standortübergreifende Lösung aus BPM-Software und ERP-Software kann solche Bestellprozesse weitgehend automatisieren. 

Die Triggerbedingung für den Prozess tritt ein, wenn der Lagerbestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. Anhand der im ERP-System gespeicherten Auftragsdaten kann der Bedarf – die Bestellmenge – für einen definierten Zeitraum prognostiziert werden. 

Diese Daten werden über Intercompany-Prozesse zwischen Tochter- und Muttergesellschaft ausgetauscht. Vorsorglich wird die benötigte Ware im Lager der Muttergesellschaft schon geblockt. Die Genehmigungs- und Freigabeprozesse werden automatisch angestoßen. Sobald die Freigabe vorliegt, bekommt das Lager der Muttergesellschaft grünes Licht, um den Auftrag zu versenden.

Der gesamte Prozess läuft ohne Medienbruch, konsistent und schnell durch. Manuelle Dateneingaben sind nicht mehr nötig. Fehlerrisiken und Verzögerungen entfallen. Die Prozesskosten sind auf ein Minimum reduziert.

Vorausschauende Wartung

Maschinenwartung ist ein Kostenfaktor. Meist werden technische Anlagen in festen Intervallen gewartet. Ist alles in Ordnung, war die Wartung zu diesem Zeitpunkt wohl noch überflüssig. Rein vorsorglich werden Verschleißteile ersetzt und Ölwechsel vorgenommen. Andererseits: Wenn zwischen den Wartungsterminen ein Defekt auftritt, kann das fatale Folgen haben – bis hin zum Produktionsausfall. 

Bei einer vorausschauenden Wartung liefern abermals Sensordaten der technischen Anlagen die Triggerbedingungen. Die Maschine „ruft“ den Techniker, wenn ein Problem vorliegt. Auslösende Bedingung kann zum Beispiel ein Temperaturanstieg sein, oder eine Verlangsamung oder ein erhöhter Ölverbrauch oder ein ungewohnter Geräuschpegel. 

In der BPM-Software oder im Workflow Management System können sogar für unterschiedliche Triggerbedingungen unterschiedliche Zuständigkeiten und Wartungsmaßnahmen definiert werden. Der zuständige Techniker wird automatisiert benachrichtigt und hat bereits Anhaltspunkte, von welcher Art der Defekt ist. So kann er gleich ein passendes Ersatzteil bereithalten.

Der Mehrwert: Defekte werden repariert, bevor sie auftreten, aber überflüssige, kostentreibende Wartungsarbeiten werden vermieden.