Aufgaben der Buchführung digital meistern

"Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen." So formuliert das HGB in § 238(1) die Aufgaben der Buchführung. Und § 239 HGB präzisiert: „Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.“

Zur Führung der Bücher gehört es, alle Zahlungseingänge und -ausgänge korrekt zu kontieren und zu buchen. Steuertatbestände müssen nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen erfasst werden. Aber auch kalkulatorische Posten, wie Zuschreibungen und Abschreibungen, sowie Rechnungsabgrenzungsposten, müssen richtig bewertet und gebucht werden.

Dazu kommt die Führung der Nebenbücher:

• Kassenbuch
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Lagerbuchhaltung

Eine zentrale Aufgabe der Buchführung liegt ferner in der Führung der Erfolgskonten und der Gewinnermittlung durch Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Buchhaltung muss jederzeit Aufschluss über die Vermögens- und Schuldensituation eines Unternehmens geben. Das bedeutet, dass die Buchführung auch für die Finanz- und Steuerberichterstattung verantwortlich ist. Intern liefern Buchhalter Finanzdaten für das Controlling und die Budgetierung.

Aufgaben der Buchführung: Unterstützung durch Finanzbuchhaltungssoftware

Diese vielfältigen Aufgaben der Buchführung sind heute nur noch mit einem Buchführungsprogramm zu bewältigen. Tatsächlich verwendet heute jedes Unternehmen eine solche Software. Auch die Steuerbehörden treiben die Digitalisierung massiv voran.

So hat die Finanzverwaltung vor rund zwei Jahren neue Compliance-Regelungen für die Buchführung mit digitalen Systemen erlassen: Die GoBD oder „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Bei der Auswahl einer Finanzbuchhaltungssoftware sollte daher besonders auf die GoBD-Konformität der Lösung geachtet werden. Doch was bedeutet das?

Fünf zentrale Anforderungen der GoBD

Nach den GoBD gelten heute die folgenden Anforderungen an Ihre Buchführung und Ihr Buchführungsprogramm:

Zeitgerechte Erfassung und Buchung der Geschäftsvorfälle

Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von zehn Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von acht Tagen erfasst werden. Kassen müssen sogar täglich geführt werden. Wenn Sie periodenweise buchen, müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein.

Buchhaltungsprogramme erleichtern die Erfassung immens. Ausgangsrechnungen werden automatisch vom System generiert, Eingangsrechnungen gelten als erfasst, sobald sie digitalisiert und hochgeladen wurden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle Geschäftsvorfälle werden in der Finanzbuchhaltungssoftware lückenlos dokumentiert und sind dort maschinell auswertbar.

Ferner muss der Umgang mit digitalen Belegen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Da die Software Ihre Prozesse, Aktivitäten und Zuständigkeiten laufend erfasst, erleichtert sie die Erstellung der Verfahrensdokumentation kolossal – ebenso wie den Nachweis, dass die Verfahren auch eingehalten werden.

Vollständigkeit und Richtigkeit

Alle Informationen, die für das Verständnis von Geschäftsvorfällen relevant sind, sind in einem ERP-System verknüpft. Dazu gehören neben den Buchhaltungsbelegen auch E-Mails und andere Dokumente sowie die Nebensysteme der Buchhaltung: Kassen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme, Spesenabrechnungsprogramme und dergleichen mehr.

Zur Vollständigkeit gehört auch das Erfordernis der Unverlierbarkeit und zur Richtigkeit die Manipulationssicherheit. Kein Beleg darf unter den Tisch fallen, keine Information undokumentiert geändert werden. Buchführungsprogramme gewährleisten das.

Ordnung und Auffindbarkeit

Die Belege und Buchführungsdaten müssen leicht aufzufinden und genügend gekennzeichnet sein, sei es durch fortlaufende Nummerierung oder durch eindeutige Dokument-IDs. Diese Identifikationsmerkmale werden von Buchhaltungsprogrammen automatisch gesetzt.

Datenzugriff des Finanzamts

Das Finanzamt hat das Recht auf Einsichtnahme in Ihre Buchführung. Sie müssen auf Anforderung einen nur-lesenden Zugriff auf Ihr Buchführungsprogramm gewähren oder der Behörde einen Datenträger überlassen. Durch besondere Zugriffsrechte lässt sich das in der Software einrichten.

Die oben genannten Anforderungen machen deutlich, dass eine Finanzbuchhaltungssoftware alleine nicht ausreicht. Besser ist es, wenn diese in Ihr ERP-System integriert ist. Denn digitale Prozesse machen nicht an Abteilungsgrenzen halt und die Buchführung sollte kein Silo-Dasein fristen.

• Zumindest die Funktionen für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, auch „Faktura“ genannt, sollten unbedingt integriert sein.
• Zusätzlich sollte ein Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund Belege und relevante Dokumente revisionssicher archivieren. Reine Buchführungsprogramme archivieren in der Regel nur die Buchführungsbelege im engeren Sinne.
• Es ist sinnvoll, wenn die Finanzbuchhaltungssoftware mit den übrigen Funktionen des ERP kommuniziert. Dann sind beispielsweise auch Informationen aus Projekten oder Warenwirtschaftssystemen mit den Geschäftsvorfällen verlinkt und können zur Klärung von Sachverhalten rasch herangezogen werden.

Digitale Rechnungen

Eine Paradedisziplin von Buchhaltungssoftware sind elektronische Rechnungen. Ein Buchführungsprogramm kann diese sicher, schnell und einfach generieren. Die GoBD-Anforderungen an Rechnungen werden eingehalten.

Die Rechnungsdaten sind im System bereits vorhanden. Das spart Ihnen viel Erfassungsaufwand. Produkte und Leistungen sind ebenso in der ERP-Anwendung hinterlegt wie die im Prozess entstandenen Aufträge und Bestellungen. Die Anschrift des Kunden wird automatisiert eingefügt. Auch Zahlungsbedingungen, Rabatte, Steuersätze und Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern, Sondervereinbarungen sowie standardisierte Rechnungstexte sind dem Buchführungsprogramm bereits bekannt.

Einzelrechnungen oder sogar komplette Rechnungsläufe lassen sich mit einem Mausklick aus der Software heraus automatisiert versenden. Gleichzeitig bucht die Software Ihre Forderung auf dem Debitorenkonto und weist sie auf der Offene-Posten-Liste aus.

Anforderungen an Rechnungen einfach erfüllen

Jeder Buchhalter kennt die Pflichtangaben für Rechnungen. Trotzdem passieren bei der Rechnungsstellung immer noch Fehler. Mal steht in der Kundenanschrift die verkehrte Rechtsform, mal stimmt eine Berechnung nicht, mal wird irrtümlich ein Rabatt nicht richtig angegeben. Besonders Projektabrechnungen können mitunter sehr komplex werden.

Mit dieser Komplexität kann eine Software besser und schneller umgehen als jeder menschliche Bearbeiter. Das gilt vor allem dann, wenn sie Daten wie die folgenden inhaltlichen Anforderungen an Rechnungen aus einem konsistenten, unternehmensweiten ERP ziehen kann:
 

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• nach Steuersätzen aufgeschlüsselter Rechnungsbetrag
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, wie zum Beispiel Rabatte und Skonti
• Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff „Gutschrift“
• Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers, soweit erforderlich

Rechnungen ins Ausland stellen

Abrechnungsprogramme können in der Regel eine Vielzahl von Rechnungstexten speichern. Damit können Sie fremdsprachliche Rechnungen ebenso einfach wie deutsche stellen.

Der Gesetzgeber stellt besondere Anforderungen an Rechnungen, die ins EU-Ausland gestellt werden. Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen müssen im Rechnungstext in der Landessprache des Kunden den Text „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung / Leistung“ enthalten. Ein entsprechender Textbaustein ist schnell hinterlegt und kann immer wieder verwendet werden. Die Währungsumrechnung erledigt Ihr Faktura-Programm gleich mit.

Noch wichtiger ist die Prüfung, ob die sonstigen Anforderungen an EU-Rechnungen erfüllt werden. Insbesondere sollten Sie sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden vom Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen. Manche Buchhaltungsprogramme sind direkt mit dem Amt verlinkt und liefern die Bestätigung per Mausklick.

Eine professionelle Finanzbuchhaltungssoftware wird innergemeinschaftliche Geschäftsvorfälle in den Steuererklärungen korrekt ausweisen und die dafür erforderliche Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern generieren.

Fazit: Wenn Sie rationell sowie rechtssicher buchen und abrechnen möchten, sollten Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware verwenden, die GoBD-zertifiziert und integraler Bestandteil Ihres ERP-Systems ist oder sich in Ihr ERP-System integrieren lässt.