Rechnungsaustausch im Galopp: 5 Fragen zu ZUGFeRD

„Ackergaul oder Rennpferd?“, „Hype oder echter Mehrwert?“ – so und ähnlich lauteten einige der Schlagzeilen, als vor rund eineinhalb Jahren ZUGFeRD 1.0 veröffentlicht wurde. Kritiker und Befürworter des neuen Formats für elektronische Rechnungen hielten sich die Waage. Seitdem hat sich einiges getan: Aktuell rund 7.000 Downloads des Open-Source-Datenformats bestätigen die wachsende Bedeutung von ZUGFeRD. 

Die Software-Branche reagiert und integriert funktionale Lösungen für die Erstellung und den Versand ZUGFeRD-konformer Rechnungen in ihre ERP-Systeme. Auch wir stellen auf der diesjährigen CeBIT 2016 unsere Softwareversion „Abas 2016“ vor, die – neben einigen anderen spannenden Neuerungen – erstmals Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat unterstützt.

Aber Hand aufs Herz: Wie detailliert wissen Sie über diese Form der elektronischen Rechnung Bescheid?  Und welche Vorteile bietet ZUGFeRD?

Wer hat’s erfunden?

ZUGFeRD wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) unter dem Dach des Bundeswirtschaftsministeriums und in Zusammenarbeit mit Verbänden und Unternehmen erarbeitet. Begünstigt wurde das neue E-Rechnungsformat durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichstellte. Ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ löste die bis dahin verpflichtende digitale Signatur ab – der Weg war frei für einen flexibleren und unkomplizierteren Standard.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Im Grunde verblüffend einfach: Das hybride Rechnungsformat besteht aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard sowie einer maschinenlesbar codierten XML Datei, die ebenfalls alle relevanten Rechnungsinformationen enthält. Die XML Datei wird als Anhang in das PDF Dokument eingebettet, kann automatisiert ausgelesen und in andere Systeme importiert werden. Auf den ersten Blick sieht eine ZUGFeRD Rechnung also wie ein klassisches PDF Dokument aus – ob der Rechnungsempfänger die zusätzlich eingebettete ZUGFeRD XML Datei nutzt, bleibt ihm überlassen.

Für wen ist ZUGFeRD geeignet?

Grundsätzlich wurde das neue Format zur branchenübergreifenden Nutzung in Unternehmen aller Größen entwickelt, vom Freiberufler bis zum Großkonzern. Große Vorteile liegen auf Seiten der KMU: Bei kleinen und mittleren Unternehmen beginnt die Auseinandersetzung mit dem Thema „E-Rechnung“ oft nicht aus freien Stücken, sondern erst, wenn ein größerer Handelspartner digitale Standards einfordert. Bislang waren internationale Systeme für den elektronischen Datenaustausch wie EDIFACT die einzig mögliche Lösung – Verfahren, die für Großunternehmen entwickelt wurden und deren Implementierung mit erheblichem zeitlichem und finanziellem Aufwand verbunden ist. Hier bietet ZUGFeRD nun eine kostengünstige und deutlich unkompliziertere Alternative für KMU. 

Welche Vorteile bietet es? 

• Im Gegensatz zu EDIFACT ist bei ZUGFeRD weder ein eigenes technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben (vgl. X.400), noch ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien nötig. 
• ZUGFeRD Rechnungen können auf beliebigem elektronischem Weg (E-Mail, Download, FTP etc.) ausgetauscht werden.
• Porto, Papier- und Druckkosten werden eingespart, ebenso der Zeitaufwand für die Kuvertierung.
• Manuelle zeit- und fehleranfällige Arbeitsschritte sowohl auf Rechnungssteller- als auch auf Empfängerseite werden minimiert (kein Ein-/Abtippen oder Einscannen)
• Die Zahlung durch den Rechnungsempfänger erfolgt zügiger (schnellerer Versand und schnellere Verarbeitung der Rechnung)
• Der Zeitaufwand für papierbasierte Prüfung und Archivierung fällt weg.
• Sofern das ERP System eine Einlesemöglichkeit für die XML-Datei besitzt oder die Integrationsplattform eines Drittanbieters genutzt wird, können auch Eingangsrechnungen schneller bearbeitet werden – bis hin zur Blindverbuchung.
• Elektronische Rechnungen verringern die Prozesslaufzeiten, sowohl vom Rechnungssteller zum Empfänger als auch betriebsintern zwischen den Abteilungen. Die Nutzung von Skonti und die Einhaltung von Zahlungsfristen wird einfacher.  

Insgesamt ergibt sich bei elektronischer Rechnungsverarbeitung ein Einsparungspotenzial von bis zu 60 Prozent.  

ZUGFeRD meets ERP: Worauf müssen Nutzer achten?

Die führenden ERP-Anbieter unterstützen mittlerweile fast ausnahmslos den ZUGFeRD-Standard, so dass das Erstellen von ZUGFeRD Rechnungen im ERP System „auf Knopfdruck“ möglich ist. 

Der Aufwand bei der Einführung ist im Vergleich zu EDIFACT deutlich geringer, nichtdestotrotz sind vor allem viele organisatorische Punkte zu klären: Welche Kunden möchten bzw. können Rechnungen in elektronischer Form empfangen? Wer pflegt und aktualisiert diesen Kundenverteiler intern (inklusive Mailadressen)? Und was passiert, wenn Mails mit elektronischen Rechnungen unzustellbar sind? Erste Erfahrungswerte zeigen, dass im Schnitt 20 % des Aufwands auf die technische Umsetzung entfallen, rund 80 % für die Organisation. 

Wichtig:

• Trotz freier Gestaltung der visuell lesbaren PDF Datei müssen nach wie vor die Bedingungen des § 14 UStG eingehalten werden. Vorteil von ZUGFeRD: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sind als Pflichtfelder definiert, so dass sie für die automatisierte Validierung der Rechnungsinhalte genutzt werden können.
• An der Sorgfaltspflicht bei der Buchung der Daten ändert sich nichts, d.h. geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren (z.B. Abgleich von Zahlungs- und Rechnungsbetrag) sind beizubehalten. Das ZUGFeRD-Format integriert alle relevanten Rechnungsdaten und ermöglicht so bei Bedarf einen vollautomatisierten Rechnungsprüfungsprozess ohne Medienbruch. Das ZUGFeRD-Validations-Portal bietet darüber hinaus einen kostenlosen Test, ob sämtliche Rechnungsdaten formal korrekt sind und dem ZUGFeRD-Format entsprechen.
• Die Archivierungsvorschriften nach GoB bleiben bestehen, d.h. Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. ZUGFeRD Rechnungen sind folglich im Original digital zu archivieren, eine Aufbewahrung als Bilddatei oder in Papierform ist nicht ausreichend. Abas ERP bietet mit Abas Document Management System (DMS) eine transparente Lösung, da hier sowohl die im ZUGFeRD-Format generierte Rechnung als auch alle versendeten Dokumente (E-Mail inkl. PDF-Rechnung) abgelegt werden. So ist jederzeit nachvollziehbar, was der Kunde erhalten hat.  

Um auf den Anfang unseres Artikels zurückzukommen: Wir sind überzeugt, dass ZUGFeRD das Potential zum „Zugpferd“ hat. Der Bedarf vor allem in Kleinstunternehmen und KMU nach einer günstigen und einfachen Alternative zu EDIFACT ist vorhanden, und die massive Unterstützung aus Politik, Wirtschaftsverbänden und der Softwarebranche verschafft ZUGFeRD ordentlich Rückenwind. Da es den Anforderungen der internationalen Standardisierung gerecht wird, kann das Format global zum Rechnungsaustausch verwendet werden.

Gemäß einer neuen EU-Richtlinie wird bis November 2018 die elektronische Rechnungslegung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen verpflichtend – ein enormer Multiplikator-Effekt, der dazu beitragen wird, ZUGFeRD als flächendeckenden Standard in Deutschland zu etablieren. 

Sie haben Fragen zur Nutzung von ZUGFeRD im Rahmen von Abas ERP?
Dann melden Sie sich bei uns – oder besuchen Sie uns auf der CeBIT, wir zeigen Ihnen gerne „live“ alle neuen Funktionen von Abas 2016!

Einen kostenlosen Leitfaden zur Einführung von E-Rechnungen in Unternehmen finden Sie außerdem auf der Website des ZUGFeRD-Initiators www.ferd-net.