Wie hilft mir eine ERP Software bei der Liquiditätsplanung?

Die Planung und Steuerung der Liquidität ist für Unternehmen überlebensnotwendig. Zu wenig Liquidität führt gegebenenfalls in die Insolvenz, zu viel Liquidität belastet Produktivität und Ergebnis. Die Liquiditätsplanung sichert die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens in der absehbaren Zukunft, etwa für einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten.

Eine ERP Software hilft Ihnen, die ein- und ausgehenden Zahlungsströme in Ihrem Unternehmen im Auge zu behalten, sie zu prognostizieren und zu steuern. Wie das funktioniert ist Thema dieses Beitrags.

Finanzplanung versus Liquiditätsplanung

Die Finanzplanung umfasst alle finanziellen Aspekte eines Unternehmens, während die Liquiditätsplanung sich ausschließlich mit den flüssigen Mitteln befasst. Der Liquiditätsplan ist also eine Teilmenge des Finanzplans, der zusätzlich auch noch Finanzierungsplanung, Kapitalbedarfsplanung, Budgetplanung, Investitionsplanung und Abschreibungen betrachtet. 

Liquiditätskennziffern

Die Liquidität ersten und zweiten Grades gibt Aufschluss über den Ist-Zustand Ihrer Liquidität. Wie werden diese Kennziffern berechnet?

Liquidität ersten Grades

Die Liquidität ersten Grades ist gleich flüssige Mittel geteilt durch kurzfristige Verbindlichkeiten. Ist das Ergebnis größer oder gleich 1, könnten Sie theoretisch alle fälligen Verbindlichkeiten sofort begleichen. 

In der Praxis ist ein Wert von 0,3 oder weniger meist ausreichend, da auch Ihre kurzfristigen Forderungen und Vorräte zur Finanzierung von kurzfristigen Verbindlichkeiten herangezogen werden.

Liquidität zweiten Grades

Die Liquidität zweiten Grades ermitteln Sie, indem Sie zu den flüssigen Mitteln noch die kurzfristigen Forderungen addieren und die Summe durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten dividieren. Das Ergebnis sollte mindestens 1 bis 1,2 betragen, entsprechend einer leichten Überdeckung Ihrer Verbindlichkeiten.

Die Daten Ihrer Buchhaltung genügen vollauf, um die Liquiditätskennziffern und mithin Ihren aktuellen Liquiditätsstatus zu berechnen. Kassenbestand, Forderungen usw. sind schließlich Hauptbuchkonten. Ihre bisherige Liquiditätsentwicklung beurteilen Sie, indem Sie die relevanten Kennzahlen für vergangene Perioden oder Stichtage ermitteln und zueinander in Beziehung setzen.

Damit haben Sie aber noch keinen Liquiditäts-Forecast, keine Betrachtung, die in die Zukunft reicht. Hierfür müssen Sie einen Liquiditätsplan erstellen.

Wie Sie die Liquiditätsplanung angehen

Die Liquiditätsplanung fragt danach, wie sich Ihre Liquidität in Zukunft entwickelt und welche Risiken Ihnen möglicherweise drohen. Wenn Sie einen Liquiditätsplan erstellen, schätzen Sie die zukünftigen Zahlungsein- und -ausgänge ein, um Engpässen möglichst vorbeugen zu können. 

Neben dem aktuellen Liquiditätsstatus betrachten Sie also Ihre offenen Posten, Fälligkeiten und Zahlungsverpflichtungen über eine Periode hinweg. Dazu gehören etliche Positionen, die hier nur überblicksartig aufgelistet werden.

Entscheidend ist immer der Zeitpunkt: Wann können Sie mit welcher Liquidität rechnen? Werden Sie in einem halben Jahr finanziell gut genug dastehen, um die geplante Investition aus Eigenmitteln zu bezahlen? Oder sollten Sie sich frühzeitig ein Darlehen sichern, solange die Zinsen noch niedrig sind?

Diese Fragen lassen sich heute am besten mithilfe einer ERP Software beantworten. Diese bezieht neben den Daten der Buchhaltung auch Planzahlen aus dem gesamten Unternehmen mit ein. 

ERP Software für die Liquiditätsplanung ist immer sinnvoll

Eine ERP Software bietet den Vorteil, dass sie Daten aus dem gesamten Unternehmen in einer einheitlichen, vernetzten Datenbasis zusammenführt. Sie haben also nicht nur die Daten der Buchhaltung und Ihre Offene-Posten-Liste zur Verfügung, sondern auch Zahlen, die einen Blick in die Zukunft ermöglichen.

Bei fixen Zahlungen und Einnahmen dürfte dies noch relativ einfach sein: Mieten, Personalaufwand, Telekommunikation, Energie, laufende Wartungen und dergleichen lassen sich mühelos in die Zukunft extrapolieren. Interessant wird es bei den variablen Positionen. Hier sind die analytischen Fähigkeiten Ihrer ERP Software gefragt.

Variable Positionen prognostizieren

Aus dem Auftragseingang können Sie beispielsweise entnehmen, welche Projekte zu welcher Zeit anstehen und zu welchem Zeitpunkt in welcher Höhe Zuflüsse aus Abrechnungen und Abflüsse aus Materialeinkauf und anderem Ressourcenaufwand zu erwarten sind. 

Bietet Ihre ERP Software eine automatisierte Materialkostenverbuchung? In dem Fall können Sie Materialverbrauchsmengen genau einschätzen und Just in Time bevorraten. Das senkt die Lagerkosten erheblich.

Darüber hinaus liefert Ihr ERP auch eine Prognose der Umsatzsteuer-Zahllast, die auf Sie zukommt.

Sogar Marketing- und Vertriebszahlen können Sie in Ihren Liquiditäts-Forecast einbeziehen: Sofern Sie Ihre Sales Pipeline kennen, ist absehbar, wie viel Prozent der Anbahnungen pro Vertriebsphase voraussichtlich Aufträge generieren werden. 

Anstehende und laufende Projekte sind Gegenstand der Budgetplanung, die ebenfalls im ERP System hinterlegt ist. Der Budgetplan prognostiziert, welche Zu- und Abflüsse an liquiden Mitteln aus den einzelnen Projekten auf Sie zukommen. Abweichungsanalysen ermöglichen Ihnen, die Planung zu verfeinern und flexibel auf Änderungen zu reagieren.

Fälligkeitsszenarien durchspielen

Eine fortgeschrittene ERP Software gibt Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Fälligkeitsszenarien zu vergleichen. Wie? Indem Sie diese nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Sie nehmen beispielsweise eine Periode in den Blick und erstellen einen Finanzplan für den “Best Case” und einen für den “Worst Case”. 

Der Best Case wäre das Szenario, in dem alle Kunden pünktlich zahlen, die Einkaufspreise niedrig sind und die Lohnkosten moderat. Im Worst Case würden die Zahlungen erst nach mehrfacher Mahnung eingehen, die Einkaufspreise hoch sein und die Lohnkosten explodieren. In der Realität können noch viel mehr Parameter betrachtet werden; Ihre ERP Software gibt sehr detaillierte Szenarien her.

So sind Sie vor üblen Überraschungen gefeit und können rechtzeitig Liquiditätsrisiken vorbeugen. Sie können Ihre Zahlungsmittel proaktiv planen und ermitteln, welcher finanzielle Spielraum Ihnen an einem Tag X, an dem Sie vielleicht eine größere Anschaffung planen, zur Verfügung steht.

Finanzplan erstellen

Wie eingangs erwähnt, ist die Liquiditätsplanung nur ein Teil einer umfassenden Finanzplanung. 

Auch den Finanzplan erstellen Sie mit Ihrer ERP Software. Neben den liquiditätsrelevanten Positionen analysiert diese auch alle anderen finanziellen Aspekte in Ihrem Unternehmen. 

Die Finanzbuchhaltung liefert Erkenntnisse über die Finanzbewegungen, die Anlagenbuchhaltung über die Wertentwicklung Ihres Anlagevermögens. Eine Kostenrechnungskomponente gibt Aufschluss über Kostenarten, Kostenträger, Kostenstellen und Projekte – und das beliebig detailliert. Sie genießen volle Kostentransparenz und können fundierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen anstellen.

Eine Vielzahl von Berichten und Kennziffern, Status und Bewegungsdaten sind in Echtzeit verfügbar und können verglichen, visualisiert und extrapoliert werden. 

Auf Basis der Finanzplanung können Sie Ihr Unternehmen besser steuern und strategische Fragen beantworten. Zum Beispiel: 

Auf diese und viele weitere Fragen geben Ihnen die Finanzberichte aus Ihrer ERP Software eine Antwort. 

• Wie haben sich Ihre Kosten entwickelt?
• Welche Abteilung oder Niederlassung, welche Produktionsverfahren sind besonders wirtschaftlich?
• Welche Ihrer Produkte sind besonders rentabel?
• Welche Produktions- und Projektabläufe sollten Sie verschlanken, um mehr Rentabilität zu generieren?
• Welchen Preis sollten Sie mindestens ansetzen?
• Sollten Sie selbst produzieren oder kaufen – “make or buy”?

Fazit

Eine ERP Software liefert Ihnen eine solide Datenbasis, volle Transparenz und fortgeschrittene Analysefähigkeiten für Ihre Finanz- und Liquiditätsplanung. 

Konfigurierbare Berichte und Szenarien erlauben Ihnen, die Liquidität zu planen. Durch die Verzahnung von Daten aus Buchhaltung, Projekten, Einkauf und Verkauf, Lagerwirtschaft, Vertrieb und anderen relevanten Unternehmensfunktionen können Sie zuverlässige Prognosen erstellen. Nicht nur für Ihre Liquidität, sondern auch für Ihre übergreifende Finanzplanung.