Was ist Prozessmanagement und wie unterstützt mich eine Software?

Jedes Unternehmen beherbergt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Zum aktivischen Hauptprozess gehören als Teilprozesse zum Beispiel die Auftragsbearbeitung, Erstellung von Produkten und Leistungen, Auslieferung, Abrechnung und Buchung. 

Typischerweise greifen dabei menschliche und maschinelle Tätigkeiten ineinander. Verkaufsgespräche sind immer noch eine Domäne der Kundenbetreuer, während die Rechnungsstellung meist von Kollege Computer erledigt wird.  

Geschäftsprozesse umsetzen

Auf die Modellierung und Einrichtung der Prozesse folgt die Implementierung und zum Schluss die Verwaltung der Geschäftsprozesse: das Prozessmanagement. Da moderne Unternehmen einem permanenten Wandel unterworfen sind, werden auch Prozesse laufend nachjustiert oder, seltener, von Grund auf neu modelliert. 

Aufgaben des Prozessmanagers

Die Aufgaben eines Prozessmanagers abzugrenzen ist nicht ganz einfach. In Großunternehmen sind mehrere Personen für Prozessanalyse und -modellierung, Anwendungsdesign, Implementierung und Management verantwortlich. In kleineren bis mittleren Betrieben können die Aufgaben des Prozessmanagements in einer einzigen Rolle zusammenfließen. Betrachten wir sie daher der Reihe nach.

Prozesse gestalten

Der Prozessanalyst ist eine Rolle, die Wissen aus dem Fachbereich und dem Prozessmanagement integriert. Der Prozessanalyst kennt genau den Prozessablauf, den Input und Output des Prozesses sowie die Prozessaktivitäten. Hinzu kommt die Kenntnis der vor- und nachgelagerten Aufgaben und Prozesse. Der Fokus liegt auf der fachlichen, nicht der technologischen Umsetzung.

Die einzelnen Kompetenzbereiche sind – in Anlehnung an das bekannte PDCA (Plan-Do-Check-Act)-Schema:

• Erstellung eines Prozessmodells mithilfe von Prozessmanagement Software
• Ermittlung des Prozessablaufs, inklusive Input, Output, Aktivitäten und Rollen
• Simulation des Prozessmodells
• Optimierung und Finalisierung des Prozessmodells

Prozesse implementieren

Für die Implementierung ist wiederum der Prozessarchitekt verantwortlich. Seine Aufgabe ist es, die analysierten, dokumentierten und modellierten Prozesse technisch umzusetzen. Fachwissen aus dem Funktionsbereich benötigt er auch, aber seine Arbeit konzentriert sich auf die Umsetzung. Typischerweise ist der Prozessarchitekt ein IT-Spezialist, der die vorhandenen Systeme und Anwendungen kennt und eine lauffähige Prozessanwendung entwerfen und programmieren kann.

Zentrale Aufgaben im Prozessentwurf sind:

• Das Design von Prozessablauf, Datenfluss, Datenmodell und von Entscheidungen
• Die Spezifikation von Aktivitäten, Nutzern von Workflows und Diensten für Software-gesteuerte Aktivitäten
• Das Erstellen und Testen der Prozessanwendung

Prozesse managen

Bei all diesen Aktivitäten ist der Prozessmanager die zentrale Schaltstelle. Als Prozessverantwortlicher koordiniert er die Aktivitäten bei der Prozessplanung und -erstellung und bezieht dabei auch die fachlichen, organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen ein, darunter Qualität, Durchlaufzeit, Kosten, Kundenzufriedenheit und natürlich regulatorische Vorgaben.

Prozessmanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer effizienten Unternehmenssteuerung. Prozessmanager müssen Änderungen der Technologien, des Wettbewerbs und des Kundenverhaltens jederzeit im Auge behalten. So kann zum Beispiel die Einführung von Industrie 4.0 dazu führen, dass Prozesse in der Fertigung und Logistik neu auf den Prüfstand kommen und völlig umgestaltet werden.

Wenn Maschinen sensorgesteuert ohne menschliches Zutun Fertigungsabläufe organisieren können, wenn Werkstücke oder Waren durch RFID-Chips oder noch fortgeschrittenere Technologien selbst wissen, wo sie sind und was mit ihnen als Nächstes geschehen muss, dann können Teilprozesse, die früher manuell, langsam und fehleranfällig ausgeführt wurden, durch Automatisierung enorm beschleunigt und qualitativ auf eine höhere Stufe gehoben werden. 

Damit steigt naturgemäß auch die Kundenzufriedenheit, die Liefertreue, die Produktivität und letztlich die Rendite des Unternehmens.

Prozessmanagement Software

Prozessmanagement Software unterstützt Prozessmanager bei allen genannten Aufgaben. Eine Business Process Management Software stellt eine grafische Oberfläche zur Prozessmodellierung zur Verfügung. Oftmals ermöglicht sie es, verschiedene Prozessvarianten zu simulieren und zu evaluieren. Was im Echtbetrieb viel Zeit verschlingen und im schlimmsten Fall die Betriebsabläufe stören würde, kann eine Prozessmanagement Software in kürzester Zeit und störungsfrei überprüfen und simulieren. 

Die Simulationsergebnisse können mit zuvor definierten Prozess-KPIs verglichen werden, um den optimalen Ablauf herauszuarbeiten. Dazu ist es nicht notwendig, den Prozess als lauffähige Anwendung in Betrieb zu nehmen – abermals eine enorme Zeit- und Kostenersparnis.

Prozessmanagement Software arbeitet auf den bekannten drei Schichten: Datenschicht, Verarbeitungsschicht und Präsentationsschicht. 

Auf der Benutzeroberfläche finden die Prozessnutzer die jeweils für sie relevanten Anwendungen und Sichten vor. Es ist wichtig, dass die Prozessmanagement Software Aufgaben und Vorgänge rollenbasiert anzeigen kann, damit der einzelne Prozessnutzer nicht von der Komplexität überwältigt wird. Denn eine moderne Prozessmanagement Software ist durch ihre Integration in das ERP System mit allen Vorgängen im Unternehmen vernetzt.

Prozessmanagement Methoden    

Die folgenden Methoden haben sich beim Business Process Management bewährt. 

Process Mapping / Prozessvisualisierung

Eine Process Map ist eine Darstellung eines Prozesses oder Workflows. Mit einer Prozessmanagement Software können Sie auch komplexe Prozesse auf einer Benutzeroberfläche visualisieren und eine übergreifende Prozesslandkarte (Process Map) erstellen, die Ihre Geschäftsprozesse im Zusammenhang darstellt und Wechselwirkungen sowie Abhängigkeiten offenlegt.

Business Process Reengineering

Dies ist eine radikale Methode, Geschäftsprozesse des gesamten Unternehmens neu zu gestalten. Sie wird zum Beispiel angewandt, um von einer funktionalen auf eine prozessorientierten Sicht eines Unternehmens umzustellen. 

Wie alle radikalen Ansätze ist Business Process Reengineering riskant; häufig scheitern BPR-Projekte an Widerständen im Unternehmen, mangelnder Kommunikation oder dem Fehlen eines ganzheitlichen Ansatzes.

Total Quality Management

TQM strebt nach einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse. Auf Basis von TQM wurde in Europa das EFQM Modell für Business Excellence der European Foundation for Quality Management entwickelt. Dieses basiert auf einer laufenden Stärken/Schwächen-Analyse, deckt Verbesserungspotenziale auf und setzt diese im Prozessmanagement um.

Agiles Prozessmanagement

Wie der Name schon sagt, nutzt agiles Prozessmanagement agile Methoden, um flexibel auf den permanenten Veränderungsbedarf in Unternehmen einzugehen. Hier zeigt sich eine wahre Flut von Begriffen und Methoden, die an dieser Stelle nicht alle gewürdigt werden können: Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Management… Alle zielen auf maximale Effizienz bei minimalem Aufwand.

Agiles Prozessmanagement trägt dem Umstand Rechnung, dass ein Unternehmen nie komplett ganzheitlich durchgeplant sein kann (und soll). Kundenanforderungen, Erwartungen von Stakeholdern, Ressourcen, Technologien und Potenziale sind dauernd in Bewegung. 

Auch Prozesse sind nicht monolithisch. Es gibt Routineprozesse wie die Fertigung eignen sich mehr für statische Methoden, während agile, feedbackgetriebene Prozesse wie die Produktentwicklung mit agilen Methoden oft besser zu bewältigen sind. 

Kaizen

Das japanische Wort Kaizen bedeutet “Veränderung zum Besseren”. Kaizen reiht sich somit in die Prozessmanagement Methoden der kontinuierlichen Verbesserung ein, ist aber mehr eine Unternehmenskultur als eine strenge Methodik. Ziel ist die Etablierung einer lernenden Organisation. Das betriebliche Vorschlagswesen und Bottom-up-Ansätze zur Prozessverbesserung sind wichtige Elemente von Kaizen.

Six Sigma

Six Sigma ist eine Qualitätsmanagement-Methode, von der Ihr Prozessmanagement profitieren kann. Durch einen DMAIC-Regelkreis (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) sollen Qualität und Kundenzufriedenheit gesteigert, Kosten indes gesenkt werden. 

Fazit

Prozessmanagement ist eine ganzheitliche Aufgabe. Im Zentrum steht die kontinuierliche Verbesserung der Abläufe im Unternehmen. Dabei gilt es, Menschen, Maschinen, Ressourcen und IT-Systeme so zu planen, zu koordinieren und einzusetzen, dass das Unternehmen optimal arbeitet.

Nur, was gestern noch optimal war, ist heute schon suboptimal. Technologische Entwicklungen, Markterfordernisse und Kundenerwartungen sind permanent in Bewegung. Mithilfe von Prozessmanagement Software können Manager diese Herausforderung bewältigen. Das Planen, Modellieren, Evaluieren und Optimieren von Prozessen wäre ohne diese hochspezialisierten Programme kaum noch denkbar. 

Mit den entsprechenden Software Tools und Methoden ausgerüstet sind Prozessmanager heute in der Lage, Prozesse schnell und flexibel zu steuern und immer wieder nachzujustieren.