Was integrierte Business Intelligence in ERP-Systemen leistet

Business Intelligence (BI) bezeichnet, ganz allgemein ausgedrückt, die Auswertung und Verarbeitung von Rohdaten für aussagekräftige Berichte und Kennzahlen zur bisherigen Geschäftsentwicklung – und zu aktuellen Trends.

Früher sah dies so aus: Große Datenmengen wurden manuell aus zahlreichen Quellen zusammengetragen und in Tabellenkalkulationsprogrammen zu einem rein statischen Bericht weiterverarbeitet. Und das natürlich nicht nur einmal, sondern für sämtliche Abteilungen eines Unternehmens. So flossen zahllose Arbeitsstunden in die Erstellung von Berichten, die zum Zeitpunkt ihres Erscheinens oft schon wieder veraltet waren.

Heutige ERP-Lösungen verfügen über integrierte BI-Module. Die ermöglichen eine dynamische Berichterstattung und liefern Endbenutzern genau die Daten, die sie brauchen, wann sie sie brauchen.

Echtzeit-Daten für schnellere Geschäftsentscheidungen

Ein Vorteil, den integrierte BI-Software mit sich bringt, ist sofort ersichtlich: Sie verschafft Managern eine Echtzeit-Übersicht über sämtliche Daten, die sie für gut begründete, kurz- und langfristige Geschäftsentscheidungen brauchen.

Ein Produktionsleiter in der Fertigung etwa muss immer die Ausschussmenge im Auge behalten. Das BI-Dashboard von Abas ERP zeigt ihm diese Daten unmittelbar so, wie sie von den Arbeitern während der Produktion eingegeben werden. Steigt der Ausschuss auf ein nicht akzeptables Maß, kann der Produktionsleiter den Prozess anhalten und der Ursache nachgehen, bevor noch mehr Zeit und Material verschwendet wird. Die gewonnenen Daten fließen zudem in langfristige Analysen ein, um Trends und Chancen für künftige Prozessoptimierungen zu erkennen.

Eine vollkommen neue Methode der Berichterstattung

Das Berichtswesen ist ein Bereich, der mit BI-Software grundlegend erneuert werden kann. Moderne BI-Software geht nämlich weit über die traditionellen Berichtfunktionen in Unternehmen hinaus. Sie schafft eine dynamische Umgebung, in der Benutzer Daten auf vielerlei Art verarbeiten können.

Einst war das Reporting eine statische Angelegenheit. Führungskräfte erhielten eine Momentaufnahme zum Stand der Dinge am Ende eines bestimmten Tages oder einer Woche. Mit BI sind sämtliche Daten jederzeit greifbar – und zwar immer für den jeweiligen Stakeholder passend aufbereitet. Die Beobachtung in Echtzeit wird Realität.

Vorbei die Zeiten, in denen Daten erst mühsam abgerufen, in eine Tabelle eingegeben und zu einem Bericht verarbeitet werden mussten. Vom Abteilungsleiter bis zum Geschäftsführer erhält jeder Nutzer über das ins ERP-System integrierte BI-Modul Zugriff auf ein Dashboard mit intuitiven Datenvisualisierungen, allen relevanten Kennzahlen und der Möglichkeit zur Erstellung von Ad-hoc-Berichten.

Die Leistungsfähigkeit des BI-Moduls manifestiert sich aber auch in einem Plus an Konsistenz: Benötigte früher ein Vertriebsleiter die Quartalsberichte seiner regionalen Manager, konnte er sich auf ganz unterschiedliche Formate und Datenquellen einstellen. Es war dann an ihm, die einzelnen Teile zusammenzufügen – eine ebenso fehleranfällige wie zeitraubende Aufgabe. Bei BI-Software, die in ein ERP-System integriert ist, arbeitet jeder Manager mit demselben Datensatz. Die Berichte weisen dasselbe Format auf ... oder müssen gar nicht mehr übermittelt werden, da der Vertriebsleiter die Daten auch direkt abrufen und zusammenfassen kann.

OLAP-Würfel für tiefgehendes Slicing und Dicing

BI-Software stellt Daten in sogenannten Cubes (oder OLAP-Würfeln) dar, dank denen auch technisch weniger versierte Nutzer sehr einfach Ad-hoc-Berichte erstellen können. Benutzer können ihre Daten so speichern und konfigurieren, dass nicht jedes Mal SQL-Abfragen erforderlich sind. Die eingegebenen Daten werden in der Datenbank innerhalb einer Würfelstruktur hierarchisch angelegt, wie hier abgebildet:

Mit Slicing- und Dicing-Operationen können die benötigten, im Cube gespeicherten Rohdaten im Handumdrehen herausgesucht werden. Benutzer „zoomen“ per Drilldown-Verfahren in die gewünschte Würfel-Konfiguration hinein, um dann in Echtzeit detailreiche Berichte zu genau den Daten zu generieren, die gerade gebraucht werden. Die Grafik oben illustriert das: Wenn sich etwa ein Benutzer einen Eindruck von der Umsatzentwicklung eines bestimmten Produkts über einen festgelegten Zeitraum machen möchte, ist das dank der Würfel-Hierarchie ganz einfach.

Die BI-Software ist äußerst robust: Nutzer können Daten aus zahlreichen externen Quellen (z.B. Excel-Tabellen oder Berichte aus Maschinen-spezifischer Software) eingeben und mit den Daten in der ERP-Datenbank verknüpfen. Solange die Informationen in eine logische Beziehung gesetzt werden können, ist es möglich, Daten einzupflegen, die für sich gesehen schwer zu referenzieren wären.

So schafft integrierte BI eine Datentransparenz und Benutzerfreundlichkeit, wie sie mit Tabellenkalkulationsprogrammen oder isolierten Software-Systemen allein niemals möglich wären. Weitere Informationen zu dem Thema erhalten Sie auch in dem Artikel: Business Intelligence – die Top 5 Trends