Total Cost of Ownership: ERP-Software aus Investitionssicht

Die Einführung von ERP-Software ist vielschichtig und erfordert eine professionelle Vorbereitung. Aufgrund der weitreichenden Auswirkungen gilt es unter anderem, die Gesamtkosten potenzieller Systeme richtig zu bewerten. Diese Total Cost of Ownership (TCO) setzen sich grob aus einmaligen Anfangsinvestitionen und laufenden Betriebskosten zusammen. Werden diese Werte sauber ermittelt, lässt sich die Wirtschaftlichkeit von Software bereits im Vorfeld gut beurteilen. Dieser Artikel zeigt auf, was hierbei zu beachten ist.

Total Cost of Ownership: eine kurze Definition

Rein betriebswirtschaftlich betrachtet handelt es sich bei Total Cost of Ownership (TCO) um ein Verfahren, mit dessen Hilfe sämtliche Kosten einer Investition im Voraus identifiziert werden sollen.

Hierzu zählen im Wesentlichen die Kosten der Ersteinrichtung, des Betriebs und der Entsorgung eines Investitionsguts. Insbesondere Aufwände, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind, werden dank TCO transparent. Im Bereich der ERP-Software ist Total Cost of Ownership ein geeigneter Ansatz, um ein höheres Maß an Investitionssicherheit herzustellen. Entsprechend sollte eine TCO-Betrachtung im Rahmen der Systemauswahl Berücksichtigung finden.

Wie setzen sich die TCO bei ERP-Software zusammen?

Grob betrachtet setzen sich die Total Cost of Ownership von ERP-Software aus zwei Blöcken zusammen. Dies sind einerseits die Aufwendungen für die Anschaffung des Systems, andererseits die darauffolgenden Betriebskosten.

Zu den Anschaffungskosten zählen folgende Faktoren:

• Software-Kosten (Lizenzen, ggf. Kosten für zusätzliche Tools)
• Hardware-Kosten (Endgeräte, Server, Netzwerkinfrastruktur, Räume etc.)
• Kosten des Auswahlprozesses (externe Berater, Workshops etc.)
• Customizing- und Anpassungskosten
• Einführungskosten (Projektmanagement, Datenmigration, Schulungen etc.)

Bei den Betriebskosten sind im Wesentlichen folgende Punkte zu nennen:

• Support-Kosten (Hotline)
• Infrastruktur-Kosten (Räume, Reparaturen, Erneuerung von Hardware)
• Systemwartung (Wartungsverträge)
• Updates (insbesondere Release-Wechsel)
• Personalaufwände und Kosten für externe Dienstleister
• Weiterentwicklung (z. B. neue Funktionen, Module oder Schnittstellen)

Handelt es sich um eine Cloud-ERP-Software, verlagern sich die Hardware-Kosten zum Anbieter, spiegeln sich dann jedoch in gewissem Maße im Posten „Software-Kosten“ wider. Der Unterschied ist außerdem, dass es sich nicht um einen einmaligen Kauf von Lizenzen, sondern um laufende Mietkosten handelt. Hier spielt bei der Berechnung dann die zu erwartende Nutzeranzahl und Laufzeit eine Rolle. Auch Aufwände für Support, Updates und Systementwicklung liegen beim Anbieter und werden in Form der Mietkosten abgebildet.

Welche Kosten einer ERP-Einführung sollten besondere Beachtung finden?

Eine ERP-Einführung verursacht Kosten, noch bevor überhaupt die Anschaffung eines Systems erfolgt ist. Dies liegt schlicht daran, dass bereits das Auswahlverfahren hohe Aufwände verursacht. Der wesentlich größere Kostenblock entsteht aber natürlich durch die Implementierung und den laufenden Betrieb. Im Sinne von Total Cost of Ownership von ERP-Software müssen alle Faktoren möglichst realistisch bewertet werden. Hierbei sind einige Punkte oft nur schwer greifbar oder werden gar komplett übersehen. Zu nennen sind insbesondere:

• Beraterkosten
• Migrations- und Anpassungskosten
• Kosten für Schulungen und die Einarbeitungsphase
• Wartung, Support, Updates, Release-Wechsel

Betrachten wir nun im Detail, weshalb diese Punkte im TCO-Kontext besonders kritisch sind.

Berater- und Personalkosten

Zahlreiche Unternehmen benötigen bei der ERP-Einführung externe Unterstützung durch spezialisierte Berater oder Mitarbeiter des Software-Anbieters. Dies gilt sowohl in der Auswahl- als auch in der Implementierungsphase. Die hierfür entstehenden Kosten werden häufig unterschätzt und sind im Vorfeld nur schwer abschätzbar.

Daneben werden die Kosten des eigenen Personals bei der TCO-Betrachtung häufig vernachlässigt. Es müssen jedoch Mitarbeiter für das Projekt abgestellt werden. Teils entsteht sogar Bedarf an zusätzlichen Stellen.

Migrations- und Anpassungskosten

Zu den unterschätzten Komponenten der Total Cost of Ownership von ERP-Software zählen auch die Migrations- und Anpassungskosten. Der Aufwand für Anpassungen hängt stark davon ab, inwiefern das ausgewählte System bereits die gewünschten Prozesse abdeckt. Insbesondere bei Branchenlösungen, welche häufig nur geringe Anpassungen erfordern, sind die Kosten entsprechend geringer.

Zudem müssen die vorhandenen Daten in das neue System überführt werden - ein Punkt, der sowohl zeitlich als auch kostentechnisch häufig unterbewertet wird. Passen die bestehenden Daten gut in die Strukturen der neuen ERP-Software und sind zudem Automatismen zur Prüfung und Datenübernahme vorhanden, sinkt der Aufwand jedoch.

Kosten für Schulungen und Einarbeitungsphase

Schulungskosten lassen sich relativ gut planen. Oft wird jedoch übersehen, dass die Einführungsphase weitere Kosten verursacht. Diese entstehen einerseits durch schulungsbedingte Fehlzeiten der Mitarbeiter, andererseits durch die Einarbeitungsphase, in der sich das Personal erst an die neue Software gewöhnen muss. In dieser Zeit werden einige Vorgänge länger dauern, wodurch die Produktivität kurzzeitig sinkt. Je intuitiver das System ausgestaltet ist, desto geringer stellt sich dieser Kostenblock dar.

Wartung, Support, Updates und Release-Wechsel

Bei On-Premise-Systemen wird fast in jedem Fall ein Wartungsvertrag abgeschlossen, dessen Kosten sich nach dem Service Level, der Nutzeranzahl und dem Lizenzumfang richten können. Zu beachten ist unbedingt, dass diese Gebühren noch keine Updates enthalten. Anders stellt sich die Situation bei Cloud-ERP-Lösungen dar: Hier sind die Kosten für Support und Software-Updates inklusive und mit den monatlichen (bzw. jährlichen) Gebühren abgedeckt.

Im klassischen On-Premise-Umfeld sind außerdem Release-Wechsel eine kritische Thematik. Zwar lässt sich der Termin für diese umfangreichen Änderungen eine gewisse Zeit hinausschieben. Spätestens dann, wenn das aktuelle Release vom Anbieter nicht mehr unterstützt wird, muss der Wechsel jedoch erfolgen. Der Aufwand hierfür ist enorm. Teils ist sogar neue Hardware erforderlich, um die Anforderungen des neuen Release erfüllen zu können.

On-Premise und SaaS: deutliche Unterschiede bei der TCO-Betrachtung

In vielen Fällen stellt sich bei einer bevorstehenden ERP-Einführung die Frage, ob ein On-Premise-System oder ein SaaS-Modell (Software as a Service) wirtschaftlicher ist. Auch hier können die Total Cost of Ownership Antworten liefern, wenngleich sich die Kostenzusammensetzung der beiden Varianten völlig unterschiedlich darstellt. Grob kann davon ausgegangen werden, dass bei On-Premise-Systemen lediglich 10 Prozent der Gesamtkosten auf Software-Lizenzen entfallen. Der wesentlich größere Teil (90 Prozent) betrifft sonstige Kosten wie Hardware, Personal und Implementierung. Bei SaaS-Lösungen werden hingegen etwa 70 Prozent der Gesamtkosten durch die regelmäßige Gebühr (Miete) verursacht. Nur 30 Prozent entfallen auf Dinge wie Customizing und Schulungen. Dies bedeutet, dass im SaaS-Umfeld mit deutlich weniger „versteckten“ Kosten zu rechnen ist.

Um einen Vergleich zwischen On-Premise und SaaS durchführen zu können, müssten zunächst alle direkten und indirekten Kosten beider Modelle realistisch ermittelt werden. Tatsächlich ergeben sich bei SaaS-Lösungen oft finanzielle Vorteile. Diese werden in erster Linie durch den Wegfall hoher Investitionen in Hardware und Lizenzen realisiert. Auch die vergleichsweise schnelle Implementierung wirkt sich kostensenkend aus. Insgesamt sind die Kosten cloudbasierter Angebote zudem besser abschätzbar, da unerwartete Faktoren wie Lizenzupgrades oder Serverwartungen nicht hinzukommen.