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Softwaregestützte Vertriebsoptimierung: Wie sieht das optimale Vorgehen aus?

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Eine Vertriebsorganisation liefert einerseits Umsatz, verursacht auf der anderen Seite jedoch auch erhebliche Kosten. Insofern ist die Vertriebsoptimierung ein Dauerbrenner in Unternehmen. Grob formuliert besteht die Kunst darin, Vertriebsprozesse möglichst optimal zu gestalten und gleichzeitig sämtliche Umsatzpotenziale zu erschließen.

Diese Ziele in Einklang zu bringen, ist ohne Vertriebssoftware kaum realisierbar. Wie CRM- und ERP-Software konkret zur Vertriebsoptimierung beitragen kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Wann ist eine Vertriebsoptimierung notwendig?

Eine Vertriebsorganisation ist grundsätzlich nur dann auf lange Sicht erfolgreich, wenn sie ein positives Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist und Marktpotenziale möglichst optimal ausschöpft. Alleine das Vorhandensein eines Konzepts gewährleistet jedoch nicht, dass die gesetzten Vertriebsziele tatsächlich erreicht werden. Es stellt lediglich die Ausgangsbasis für die Planung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen dar und muss fortlaufend aktualisiert werden.

Liegen wichtige Kennzahlen wie die Vertriebsmarge oder die Anzahl der Neukunden deutlich unterhalb der angestrebten Ziele, sind in aller Regel umfangreichere Maßnahmen zur Vertriebsoptimierung notwendig. Um die relevanten Ansatzpunkte zu identifizieren, ist dann zunächst eine Vertriebsanalyse erforderlich, in deren Rahmen alle Einflussfaktoren systematisch überprüft werden. Hierzu zählen beispielsweise die Vertriebskanäle, die Positionierung der Wettbewerber, das Produkt und sein Nutzen sowie das Kauf- und Nutzungsverhalten von Kunden.

Vertriebsprozesse optimieren: Mögliche Ansätze

Die Ursachen für mäßige Erfolge einer Vertriebsorganisation sind vielfältig. Oft werden beispielsweise Vertriebskanäle nicht optimal genutzt. So kommen etwa Vertriebswege zur Anwendung, die den Kundenbedürfnissen nicht in vollem Umfang entsprechen. Andere Kanäle, die wesentlich erfolgversprechender wären, bleiben möglicherweise ungenutzt. Um solche Schwachstellen zu identifizieren, sind Benchmarks erforderlich.

Auch die Vertriebsmitarbeiter selbst können für Misserfolge verantwortlich sein - etwa, wenn sie unmotiviert sind oder nicht über die notwendige Qualifikation verfügen. In diesem Falle kommen Maßnahmen wie Anreizsysteme und Weiterbildungen in Betracht. Wichtige Ansätze hierzu liefert das Vertriebscontrolling.

Da sich die Märkte heute rasant verändern, ist auch die bestehende Vertriebsstruktur fortlaufend zu hinterfragen. Es kann durchaus sein, dass die Strukturen veraltet und damit nicht mehr marktgerecht sind.

Vertriebskennzahlen unerlässlich

Eine langfristige Vertriebsoptimierung ist nur möglich, wenn Unternehmen regelmäßig Kennzahlen ermitteln und auswerten. Empfehlenswert ist es hierbei, nicht nur KPIs wie „Anzahl Angebote“ oder „Anzahl Kundenkontakte“ zu berücksichtigen, sondern auch den wichtigen Indikator „Akquisitionskosten pro Kunde“. Nur auf diese Weise wird ersichtlich, ob Vertriebsmitarbeiter wirtschaftlich agieren. Moderne Vertriebssoftware mit integrierten BI-Tools liefert diese und weitere Kennzahlen auf Knopfdruck.

Informationstransparenz ebenfalls bedeutsam

Vertriebsmitarbeiter benötigen Transparenz. Konkret bedeutet dies zunächst, dass Vertriebsziele klar formuliert und eindeutig kommuniziert werden müssen. Der Vertriebsorganisation muss zudem klar sein, was sie konkret zur Erreichung übergeordneter Unternehmensziele beitragen kann.

Nachdem jeder Mitarbeiter des Vertriebs nicht nur Verkäufer, sondern auch Dienstleister, Berater und Problemlöser ist, sind entsprechende Qualifikationen unerlässlich. Ebenso bedeutsam ist es, dass die Mitarbeiter über aktuelle Unternehmensinformationen verfügen, die Organisationsstrukturen kennen und folgende Fragestellungen jederzeit beantworten können:

  • Was kann und soll ich verkaufen?
  • In welchem Umfang soll ich dies tun?
  • In welcher Form sollen die Verkäufe erfolgen?

Performancesteigerung durch Vertriebssoftware

Vertriebssoftware bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung von Vertriebsprozessen und Erträgen. Moderne Ansätze beinhalten eine zentrale Datenbank, auf die sowohl im Büro als auch im Außendienst zugegriffen werden kann. Grundsätzlich ist zwischen reiner Vertriebssoftware, reiner CRM-Software und einem Mix beider Ausprägungen zu unterscheiden. Sehen wir uns die wichtigsten Funktionalitäten im Folgenden näher an.

Kernfunktionen einer Vertriebssoftware

Vertriebssoftware beschränkt sich längst nicht mehr auf eine reine Kundenverwaltung. Sie unterstützt im Optimalfall sämtliche Vertriebsprozesse. Zu den wesentlichen Funktionalitäten zählen das Kontaktmanagement, Multichannel-Unterstützung, Vertriebsautomatisierung und das Aufgabenmanagement. Immer häufiger ist zudem auch ein Dokumenten-Management-System anzutreffen.

Kontaktmanagement

Das Kontaktmanagement ist die Basisfunktion jeder Vertriebslösung. Sie sorgt im Optimalfall dafür, dass alle relevanten Informationen zu Kunden und Interessenten zentral zur Verfügung stehen. Neben Adress- und Kontaktinformationen sind hier insbesondere Korrespondenzen, Dokumente, Aufgaben, Notizen und Verkaufsvorgänge relevant.

Korrespondiert CRM mit dem ERP-System oder ist es sogar Bestandteil der Unternehmenssoftware, ergeben sich weitere Vorteile. So sind Kundenstammdaten automatisch mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Reklamationen und offenen Posten verknüpft. Die zentrale Datenverfügbarkeit gewährleistet eine optimale Kundenkommunikation - vom ersten Kontakt bis zum After-Sales-Service.

Vertriebsautomatisierung

CRM- und Vertriebssysteme unterstützen häufig die sogenannte Vertriebsautomatisierung. An dieser Stelle spielen insbesondere Verkaufschancen eine Rolle. Im Detail wird hierunter ein potenzieller Verkauf verstanden, bei dem Umsatz, Entscheidungszeitpunkt und Wahrscheinlichkeit definierbar sind. Verkaufschancen sind zudem stets mit einem Kontakt verknüpft, der wiederum eine Kennzeichnung als Lead erhalten kann.

Basierend auf Vertriebschancen ist es außerdem möglich, Angebote automatisch zu generieren. Auch hierfür ist es bedeutsam, dass Daten wie Artikel, Mengen, Preise und Verfügbarkeiten aus der führenden ERP-Software bezogen werden. Ausgefeilte Integrationen ermöglichen es gar, prognostizierte Verkäufe bereits frühzeitig in der Produktionsplanung zu berücksichtigen.

Online-Vertriebskanäle sollten unterstützt werden

Multichannel-Vertrieb ist in aller Munde. Kunden wünschen sich zunehmend papierlose Bestellmöglichkeiten. Daher sollte Vertriebssoftware auch Online-Vertriebskanäle unterstützen.

Im Idealfall lassen sich entsprechende Shop- oder Portal-Lösungen in die ERP-Software integrieren, sodass wichtige Daten wie Artikelinformationen, Verfügbarkeiten sowie (kundenspezifische) Preise und Rabatte ohne Medienbrüche übergeben werden können. Insgesamt binden solche Maßnahmen die Kunden wesentlich stärker ans Unternehmen und ermöglichen auf beiden Seiten Prozessoptimierungen durch Digitalisierung.

Mobile CRM wird zum Standard

Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse optimieren möchten, kommen an einer mobilen Nutzung ihrer Systeme mittelfristig kaum noch vorbei. Aus diesem Grund muss CRM-Software heute auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein und Außendienstmitarbeiter mit aktuellen Daten versorgen. Das Kundenmanagement lässt sich hierdurch deutlich verbessern.

Vertriebsmitarbeiter haben einerseits sämtliche Kundendaten stets im Blick und können Gespräche gezielt vorbereiten. Auf der anderen Seite sind sie in der Lage, Angebote oder Aufträge unterwegs zu erstellen. Die Kernfunktionalitäten sollten auch offline zur Verfügung stehen, sodass der Zugriff auf wichtige Informationen selbst dann erfolgen kann, wenn gerade kein Netzwerk zur Verfügung steht.

Ausblick: Kundenerlebnis rückt in den Vordergrund

Der moderne Kunde ist digital. Er erwartet von seinen Lieferanten ein entsprechendes Kommunikations- und Informationsangebot. Zwar wird der persönliche Kundenkontakt nicht vollständig aussterben. Er wird in weiten Teilen jedoch von digitalen Katalogen, Shop-Systemen, Service-Plattformen und Social-Media-Anwendungen verdrängt.Immer mehr Kaufentscheidungen werden getroffen, ohne dass ein persönlicher Kontakt zum Vertriebsmitarbeiter besteht.

Für Unternehmen gilt es daher, Kanäle zu nutzen, mit denen ein hervorragendes Kundenerlebnis realisierbar ist. Neben einer Digitalstrategie ist hierfür insbesondere eine ausgezeichnete Datenbasis erforderlich. Innovative Vertriebssoftware stellt dies sicher. Sie ermöglicht es durch integrierte BI-Bausteine zudem, die Wünsche und das Verhalten von Kunden wesentlich besser zu analysieren, als dies bisher möglich war.

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