Software as a Service: Welche Vorteile haben Lösungen aus der Cloud?

Unternehmen sehen sich heute mit enormen Herausforderungen konfrontiert. Es gilt, noch schneller auf neue Marktgegebenheiten zu reagieren, Digitalstrategien zu implementieren sowie enorme Datenmengen zu verarbeiten. Unter diesen Gegebenheiten sind höchste Flexibilität und Agilität gefragt – sowohl in der Organisationsstruktur als auch in der IT-Systemlandschaft.

Software as a Service erweist sich in diesem Zusammenhang gerade für kleine und mittelständische Unternehmen als richtiger Weg. Was steckt dahinter und wo liegen die Vorteile im Detail? Dieser Artikel beleuchtet die Hintergründe.

Was ist Software as a Service?

Software as a Service, kurz SaaS, ist Teil des Megatrends Cloud-Computing. Unternehmen nutzen bei diesem Modell Software-Produkte online als eine Dienstleistung und entrichten im Gegenzug eine definierte Gebühr, welche entweder wiederkehrend (oft monatlich) oder nur „on Demand“ (also nur bei Bedarf) fällig wird.Im Gegensatz zu traditionellen Modellen müssen keine Lizenzen erworben werden.

Auch die Aufwände für Installation, Konfiguration, Wartung, Updates und Hosting liegen komplett beim Anbieter. Für die Nutzung von SaaS-Software sind meist nur internetfähige Endgeräte erforderlich. Demnach entfallen darüber hinaus Investitionen in eigene Server. Durch Cloud-Software verschieben sich also zahlreiche Kosten und Risiken zum Provider, was aus Anwendersicht einen zentralen Vorteil darstellt.

Skalierbarkeit und Flexibilität als wesentliche Stärken

Neben den minimierten IT-Aufwänden sprechen zwei weitere Faktoren für Software as a Service: Skalierbarkeit und Flexibilität. Die Skalierbarkeit bezieht sich zunächst auf die Anzahl der Anwender. Erweitert ein Unternehmen seine Anwenderzahl beispielsweise aufgrund von Umsatzzuwächsen, so können bei SaaS-Software flexibel Lizenzen hinzugebucht werden.

Dasselbe gilt natürlich auch für den umgekehrten Fall - also eine Reduzierung der Anwenderanzahl. In aller Regel sind Änderungen monatlich möglich. Ein weiterer bedeutsamer Faktor ist die technische Kapazität von Systemen. Wird etwa kurzfristig mehr Speicherplatz oder Leistung benötigt, so ist dies bei Cloud-Software unproblematisch realisierbar.

Cloud-Anbieter sind oft in der Lage, neue Anforderungen ihrer Kunden kurzfristig umzusetzen. Im Gegensatz zu traditionellen Ansätzen (On-Premise-Lösungen), bei denen Anwender häufig viel zu lange auf notwendige IT-Changes warten, ist damit eine deutlich höhere Reaktionsfähigkeit gegeben.

Hohes Maß an IT-Sicherheit

Entgegen dem Vorbehalt, dass die Datensicherheit unter der Nutzung von Software as a Service leidet, zeigt die Erfahrung ein anderes Bild: Die IT-Security nimmt durch die Nutzung der Cloud in den meisten Fällen sogar zu. Insbesondere, wenn das Hosting in deutschen Rechenzentren erfolgt, unterliegen die Daten strengsten Gesetzesvorgaben.

Kein Provider kann sich an dieser Stelle Verstöße leisten, weshalb umfangreiche Sicherheitskonzepte angewandt werden. Solch hohe Standards können gerade Mittelständler mit eigenen Rechenzentren kaum übertreffen. Für Unternehmen, die ihre Daten in der eigenen Organisation behalten und dennoch auf moderne SaaS-Software setzen möchten, ist die hybride Cloud ein attraktiver Ansatz.

Cloud-ERP auf dem Vormarsch

Im Jahr 2016 nutzten laut Cloud Monitor (Bitkom Research, KPMG) bereits über zwei Drittel der Mittelständler Cloud-Lösungen. Anfangs beherrschten CRM- und Buchhaltungslösungen den SaaS-Markt. Stück für Stück kamen weitere Anwendungsbereiche wie Qualitätsmanagement, Business Intelligence, Supply Chain Management, Shopsysteme, Projektmanagement, Voice over IP, Online-Meetings und Office-Anwendungen hinzu.

Seit einigen Jahren bringt Software as a Service auch Bewegung in das ERP-Umfeld. Dank dieses Trends sind innovative ERP-Lösungen, die vor nicht allzu langer Zeit nur Großunternehmen vorbehalten waren, auch für kleine und mittelständische Betriebe zu wirtschaftlichen Konditionen verfügbar. Sie sind damit in der Lage, neueste technologische Möglichkeiten schnell zu integrieren und ihre Betriebskosten dennoch gering zu halten.

Daneben ist nicht zu vernachlässigen, dass immer mehr Geschäftstätigkeiten wie das Bearbeiten von Anfragen, das Prüfen von Lagerbeständen oder das Unterzeichnen von Verträgen unterwegs ausgeführt werden. Daher profitieren Außendienstmitarbeiter ebenso wie Lagerverwalter und Geschäftsführer von der Möglichkeit, ERP online zu nutzen. Mit Cloud-ERP bereiten sich Unternehmen auf dieses Szenario vor und ermöglichen es, Prozesse mobil zu gestalten, auf Echtzeit-Daten zurückzugreifen und Transaktionen mit mobilen Endgeräten anzustoßen.

Wann ist Cloud-ERP der richtige Weg?

Cloud-ERP pauschal als „Königsweg“ für KMU zu bezeichnen, wäre trotz aller Vorteile zu hoch gegriffen. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich aufgestellt und verfolgt individuelle Ziele. Es existieren jedoch einige Anhaltspunkte, an denen erkennbar ist, ob eine ERP-Lösung aus der Cloud vorteilhaft sein könnte. Verursacht das bestehende System beispielsweise hohe Betriebskosten oder kann es nur mit enormem Aufwand weiterentwickelt werden, so ist ein Umstieg auf SaaS-ERP häufig sinnvoll.

Gleiches gilt, wenn das Know-how der eigenen IT-Abteilung nicht mehr ausreicht, um neueste Technologien zu managen. Stößt die eigene Hardware an die Grenzen und muss daher komplett modernisiert werden, sollte ebenfalls kritisch hinterfragt werden, ob die Cloud nicht eine Alternative zu hohen Investitionen in neue IT-Infrastruktur ist.

Auch wenn die Anforderung besteht, verstärkt webbasierte Anwendungen zu implementieren, um neue Funktionen abzubilden oder die Prozesse zu optimieren, ist Software as a Service häufig im Vorteil. Die meisten Cloud-ERP-Anbieter haben ihre Systeme auf mobile, webbasierte Nutzung ausgelegt, wodurch prozessuales und funktionales Wachstum sehr gut unterstützt wird.

Nicht zuletzt seien Neugründungen und die Eröffnung neuer Unternehmensstandorte oder Auslandstochtergesellschaften genannt. Gerade neu gegründete Unternehmen möchten von Anfang an leistungsstarke Systeme nutzen und diese schnell implementieren, ohne jedoch das Risiko hoher Investitionen einzugehen. An dieser Stelle ist es häufig zielführend, ERP online zu nutzen und auf On-Premise-Anwendungen zu verzichten.

Anpassbarkeit beachten

Im Bereich SaaS-ERP versprechen viele Anbieter Flexibilität, was jedoch nicht in jedem Fall zutrifft. Teils handelt es sich bei genauerer Betrachtung um relativ starre Systeme, die kaum an individuelle Bedürfnisse anpassbar sind. Einen ersten Schritt in die richtige Richtung stellen häufig spezialisierte Branchenlösungen dar, da sie bereits in der Standardkonfiguration zahlreiche Anforderungen von Unternehmen erfüllen. Doch selbst hier sollte ein hohes Maß an Konfigurierbarkeit gegeben sein, um spezifische Prozesse optimal abzubilden.

Ausblick: Software as a Service als Erfolgsbaustein der Digitalisierung

Software as a Service gilt als wesentlicher Enabler für die digitale Transformation von Unternehmen. Die Trends zeigen klar, dass Public-Cloud- und Hybrid-Cloud-Lösungen zunehmend Einzug halten. Für Entscheider ist es daher an der Zeit, mögliche Einsatzgebiete detailliert zu hinterfragen. Spätestens, wenn Entscheidungen über einen Systemwechsel oder eine Neueinführung anstehen, sollten Cloud-Angebote in den Auswahlprozess einbezogen werden.

Mit einer durchdachten Cloud-Strategie, die Prozessanforderungen ebenso berücksichtigt wie Sicherheits- und Compliance-Faktoren, lassen sich mitunter hohe Potenziale erschließen. Zu nennen sind insbesondere schnell skalierbare Applikationen, hohe Reaktionsfähigkeit auf veränderte Anforderungen sowie ein Ausbau der eigenen Innovationskraft. All diese Faktoren eröffnen neue Chancen und tragen entscheidend zur langfristigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit bei.