So überzeugen Sie Ihre Geschäftsleitung von einer ERP-Einführung

Als fachlich versierter Experte wissen Sie, welche Vorteile eine ERP-Einführung für Ihr Unternehmen mit sich bringen würde. Sie kennen die Potenziale durch Prozessoptimierung, Automatisierung, höhere Datenqualität und steigende Transparenz. Gleichzeitig teilen die relevanten Entscheider Ihren Enthusiasmus vermutlich nicht uneingeschränkt.

Beharrlich wird auf Ebene der Geschäftsleitung an bestehenden Systemen festgehalten. Nun stehen Sie vor einer enormen Herausforderung. Dieser Artikel unterstützt Sie, indem er ausführlich aufzeigt, wie Sie das Management mit gezielten Argumenten von Ihrer Sichtweise und einer ERP-Einführung überzeugen.

Nicht auf Ebene von Funktionen argumentieren

Geschäftsführer und Abteilungsleiter haben naturgemäß wenig Zeit dazu, sich mit dem Thema ERP-Einführung zu beschäftigen. Zudem interessieren sie sich meist nicht für einzelne Funktionen oder neue Möglichkeiten auf fachlicher Ebene. Manager denken einerseits in Zielen und Strategien, stellen andererseits vordergründig die Frage nach den Kosten einer ERP-Einführung. Die Herausforderung besteht nun darin, sich in diese Denkweise hineinzuversetzen und die Argumentation entsprechend aufzubauen. Hilfreich ist es hierbei, den Nutzen von ERP anhand der vorliegenden Unternehmensstrategie und -vision herzuleiten.

Stellen Sie folgende Faktoren in den Mittelpunkt Ihrer Überzeugungsstrategie:

1. Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum
2. verbesserter Wissenstransfer
3. durchgängige Prozesse
4. vollständige Transparenz

Gelingt es Ihnen aufzuzeigen, wie diese vier wesentlichen Vorteile eines ERP-Systems zur Erreichung übergeordneter Unternehmensziele beitragen, kommen Sie mit Ihrem Vorhaben in der Chefetage einen wesentlichen Schritt voran.

Im Folgenden möchten wir die genannten Vorteile im Detail betrachten.

ERP-Vorteil Nr. 1: Skalierbarkeit

Setzt auch Ihr Unternehmen auf Tools wie Word oder Excel, um interne Prozesse abzubilden? Dann befinden Sie sich im Mittelstand in guter Gesellschaft. Selbst größere Organisationen sind hiervon nicht ausgenommen. Mittelständische Betriebe ohne ERP-Lösung sind darüber hinaus geprägt von mehreren IT-Insellösungen – etwa für die Bereiche CRM, Lagerverwaltung, Personalmanagement, Buchhaltung oder Produktion.

Überspitzt könnte nun die Frage gestellt werden, warum an dieser offensichtlich funktionierenden Vorgehensweise etwas geändert werden sollte. Tatsächlich sind manuell geprägte Organisationen bei oberflächlicher Betrachtung voll funktionsfähig. Schwächen offenbaren sich erst bei der Betrachtung von Details.

Eine wesentliche Schwäche heterogener Systemlandschaften ist die fehlende Skalierbarkeit. Verfolgt Ihr Unternehmen eine Wachstumsstrategie, was den Regelfall darstellt, stoßen bestimmte Lösungen und Office-Tools schnell an ihre Grenzen. Excel kann beispielsweise nicht mehr mithalten, wenn die Anzahl von Aufträgen steigt, immer mehr Mitarbeiter zugreifen müssen oder gar eine standortübergreifende Koordination von Prozessen notwendig ist. ERP-Lösungen passen sich hingegen wesentlich flexibler an Volumen- und Strukturänderungen im Unternehmen an. Begünstigt wird die ERP-Skalierbarkeit zusätzlich durch eine Auslagerung in die Cloud.

ERP-Vorteil Nr. 2: Wissenstransfer

Es ist bekannt, dass die vollständige Nutzung des vorhandenen Wissens im Unternehmen im Zuge der Digitalisierung zum bedeutsamen Wettbewerbsfaktor wird. Insellösungen sind in diesem Kontext äußerst kontraproduktiv. Der Grund: Isolierte Tools unterstützen den Anwender lediglich bei seinem eigenen Prozess. Vorhandenes Wissen wird also bestenfalls auf Ebene von Fachabteilungen zusammengeführt. Es ist jedoch nicht auf Ebene der Gesamtorganisation nutzbar.

Davon abgesehen, dass der Wissenstransfer unter Systembrüchen massiv leidet, lässt sich mit heterogenen Infrastrukturen ein weiterer wichtiger Zukunftstrend schlicht nicht realisieren: die Automatisierung. Ihr Ziel – und vor allem das Ihrer Geschäftsleitung – muss jedoch sein, dass die Software sämtliche Routineaufgaben in Zukunft selbstständig abwickelt und sich die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf wertschöpfende und kreative Tätigkeiten konzentrieren können. Eines der zentralen ERP-Auswahlkriterien ist daher der Automatisierungsgrad, welcher aktuell und in Zukunft mit dem potenziellen System realisierbar ist.

ERP-Vorteil Nr. 3: Durchgängige Prozesse

Ein weiterer Nutzen von ERP ist die Zentralisierung der Datenhaltung, welche mit verteilten Systemen oder isolierten IT-Infrastrukturen verschiedener Niederlassungen nicht realisierbar ist. Aus Abteilungsperspektive mag dieser Zustand in Ordnung sein.

Bei Betrachtung übergreifender Prozesse offenbart sich jedoch, welche eklatanten Missstände durch Systembrüche entstehen. So plant beispielsweise die Konstruktionsabteilung zusätzliche Komponenten in eine Anlage ein, obwohl der Einkauf diese gar nicht mehr beschaffen kann. Der Vertrieb spricht möglicherweise potenzielle Neukunden nicht an, da ihm Analysen aus dem Marketing nicht bekannt sind. Der After-Sales-Service hat hingegen keine Kenntnis darüber, dass die Maschine eines Kunden im Rahmen der Montage angepasst wurde.

Solche Fehler schmälern Umsätze, führen zu hohen Kosten und wirken sich gleichzeitig negativ auf die Kundenzufriedenheit aus. Vermeidbar ist all dies nur durch eine ERP-Einführung, welche Redundanzen abbaut und für eine durchgängige Kommunikation sorgt. Es wird gewährleistet, dass sämtliche Unternehmensbereiche auf einheitliche und aktuelle Informationen zugreifen.

ERP-Vorteil Nr. 4: Transparenz

Charakteristisch für traditionelle Organisationsformen im Mittelstand sind Abteilungen, die aufgrund einer gewissen Autonomie eigene Vorgehensweisen entwickelt haben, um sich selbst möglichst optimal aufzustellen. Möchten Sie jedoch Prozessoptimierungen auf Ebene der Gesamtorganisation durchsetzen, stoßen Sie bei solchen Gegebenheiten auf Hindernisse. Es kommen Schnittstellen zwischen Bereichen ins Spiel, die weder organisatorisch beschrieben noch software-technisch unterstützt werden. Es herrscht Abschottung anstatt eines umfassenden Überblicks vor. Dies ist ein Zustand, der keinem Geschäftsleiter gefallen kann.

Wenn Sie also aufzeigen, welche Vorteile ein ERP-System bietet, sprechen Sie unbedingt das Kriterium Transparenz an. Eine ERP-Einführung geht sogar zwingend mit einem hohen Maß an Transparenz einher. Der Grund hierfür ist, dass ERP-Lösungen alle wichtigen Unternehmensprozesse abbilden, wodurch automatisch sämtliche Vorgänge und Daten in einem zentralen System vorliegen. Einzelnen Fachbereichen wird nun plötzlich klar, wie sich ihre Aktionen im Folgeprozess auswirken. Deutlich wird hierbei auch, an welchen Stellen der Gesamtprozess Optimierungsbedarf aufweist.

Im Rahmen einer ERP-Evaluation werden Sie zudem feststellen, dass zahlreiche Anbieter mittlerweile Business-Intelligence-Tools in Ihre Software integriert haben. Auch dies muss unter dem Gesichtspunkt Transparenz gegenüber der Geschäftsleitung klar hervorgehoben werden. Manager haben dank ERP-Einführung die Möglichkeit, jederzeit auf aktuelle und belastbare Reports zurückzugreifen. Diese sind bekanntermaßen die Basis unternehmerischer Entscheidungen.

Nicht zuletzt sind zentral vorliegende Daten auch die Grundlage für eine vertrauensvolle Kommunikation mit externen Stakeholdern. Hierzu zählen Investoren ebenso wie Auditoren, Kunden oder Kreditgeber.

Nutzen von ERP mit belastbaren Zahlen untermauern

Die wichtigsten Faktoren für den Aufbau Ihrer Argumentationskette hätten wir somit beschrieben. Ihre Geschäftsleitung wird Sie jedoch trotz aller Vorteile zwangsläufig mit den Kosten einer ERP-Einführung konfrontieren. In diesem Fall sollten Sie möglichst genaue Zahlen hinsichtlich der initialen und laufenden Kosten potenzieller ERP-Lösungen parat haben. Richtig punkten können Sie darüber hinaus, wenn Sie auch den Nutzen monetär bewertet haben. Zeigen Sie auf, welche Umsatzzuwächse und Einsparungen durch die ERP-Einführung erzielt werden können. Finanzielle Vorteile entstehen beispielsweise durch:

• Umsatzsteigerungen durch Optimierungen in Marketing und Vertrieb
• Optimierung von Lagerbeständen
• schnellere Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung (geringere Außenstände)
• schlankere Prozesse (Automatisierung!)
• optimale Ressourcenauslastung in der Produktion

Die Liste der Beispiele lässt sich beliebig fortsetzen. Eines wird jedoch deutlich: Der Nutzen einer ERP-Einführung ist den Kosten in aller Regel deutlich überlegen. Daneben führt aufgrund von Veränderungen wie Industrie 4.0 ohnehin kaum ein Weg daran vorbei, ein zentrales System zu implementieren. Eine zeitnahe Entscheidung für die Implementierung einer innovativen ERP-Lösung stellt demnach auch einen gewichtigen Wettbewerbsvorteil gegenüber der manuell organisierten Konkurrenz dar.