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Rechnungen verwalten: Rechnungssoftware spart 70 Prozent Kosten ein

Rechnungen verwalten mit abas ERP

Auch in Zeiten von Cloud Computing und automatisierter Fertigung verwalten Betriebe Rechnungen oft noch papiergebunden. Dabei sparen Sie enorm viel Zeit und Geld, indem Sie Rechnungen elektronisch verwalten. So ermittelte die Billentis-Studie, dass digitale Rechnungen die Kosten sowohl im Rechnungseingang wie bei der Fakturierung um bis zu 70 Prozent reduzieren.

Wenn Sie Rechnungen verwalten papiergebunden, liegen die Kosten pro Beleg im Schnitt zwischen 17,60 Euro (Rechnungseingang) und 11,10 Euro (Rechnungsausgang). Wenn Sie dagegen elektronisch Rechnungen stellen oder verarbeiten, sinken die Kosten auf etwa vier Euro. Es können sogar noch weniger sein, sofern die Fakturierung und Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihre ERP-Prozesse eingebunden sind.

Und das ist noch nicht alles. Elektronische Rechnungen sind weniger fehleranfällig, sie ermöglichen schlanke Prozesse und sie helfen Ihnen, die Vorgaben der Finanzämter zu erfüllen. Um diese Vorteile zu genießen, ist allerdings eine gute Fakturierungssoftware erforderlich.

Rechnung stellen mit Fakturierungssoftware – so geht’s

Im Prinzip benötigen Sie folgende „Zutaten“, um digital Rechnungen zu verwalten: Die Rechnungsdaten, einen Prozess, ein Versandmedium, ein Rechnungsarchiv und verantwortliche Mitarbeiter, die den Vorgang bearbeiten. Im Folgenden wird beschrieben, wie Ihnen die Software dabei einen Großteil der Arbeit abnimmt.

Rechnungsdaten automatisch übernehmen

Rechnungen enthalten eine Fülle von Pflichtbestandteilen. Eine Rechnungssoftware fügt diese Rechnungsbestandteile aus Ihrer Datenbank ein. Häufige Rechnungsbestandteile sind:
 

  • Ihre Produkte oder Leistungen
  • Lieferungs- und Leistungszeiträume oder Daten
  • Zahlungsbedingungen
  • Entgeltminderungen wie Skonti oder Rabatte
  • Verkaufspreise, Stundensätze und Fremdhonorare
  • Abrechnungsmodalitäten, wenn zum Beispiel 20 Prozent der Auftragssumme vorab und der Rest nach bestimmten Bedingungen fällig wird
  • Mehrwertsteuersätze und Steuernummern
  • Anschriften Ihrer Kunden
  • Bankverbindungen
  • Rechnungsvorlagen in Ihrem Corporate Design mit den erforderlichen Standard-Textbausteinen
  • fortlaufende Rechnungsnummern

Wer diese Liste liest, wundert sich nicht mehr, warum bei der Rechnungsstellung oft Fehler unterlaufen oder Posten vergessen werden.

Daten nur einmal erfassen

In einer Rechnungssoftware müssen Sie die meisten dieser Daten nur ein einziges Mal zu pflegen. Darüber hinaus können Sie Zuständigkeiten hinterlegen, damit die jeweils verantwortlichen Personen ihre Rechnungen verwalten. Um eine Rechnung zu stellen, trägt der Rechnungssteller die Rechnungsangaben mit wenigen Mausklicks in ein Bildschirmformular ein. Meist muss er nur wenige Buchstaben vom Namen des Kunden eintippen und schon fügt das Rechnungsprogramm die korrekte, ladungsfähige Anschrift ein. Alles Weitere ist mit dem Kundendatensatz beziehungsweise mit dem Produkt- und Leistungskatalog verknüpft und wird mehr oder weniger automatisch ausgefüllt.

Rechnungen verwalten: Welche Funktionen hat eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware kann mehr als nur Rechnungen verwalten. Sie deckt den gesamten Prozess vom ersten Angebot bis zur letzten Mahnung ab. Die meisten Daten können von einem Beleg zum nächsten übernommen werden. Der Funktionsumfang einer Faktura-Software variiert natürlich; es gibt verschiedene Anbieter und bei diesen wiederum verschiedene Varianten.

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen bilden den Kern der Fakturierungssoftware. Folgende Funktionen werden rund um die Fakturierung angeboten:

  • Angebote, Aufträge, Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Sammelrechnungen, Gutschriften und Lieferscheine erstellen
  • wiederkehrende Rechnungen anlegen
  • Mahnwesen organisieren
  • Rechnungsläufe und Mahnläufe ausführen
  • Kunden und Lieferanten verwalten
  • Produkt- und Leistungskataloge verwalten
  • Rechnungsausgangsbuch und Offene-Posten-Liste führen
  • im Online-Banking Bankbewegungen den Rechnungen zuordnen

Der letzte Punkt ist von besonderer Bedeutung, weil er die Schnittstelle vom Rechnungswesen zur Finanzbuchhaltung überschreitet. Vorkontierte Rechnungen werden dabei automatisiert gebucht.Darüber hinaus führt die Software das Rechnungsausgangsbuch und eine Offene-Posten-Liste. Über ein Online-Banking-Modul lassen sich Kontobewegungen laden und mit den Rechnungen zusammenführen. Natürlich ist eine gute Rechnungssoftware auch in der Lage, Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Rechnungen ins Ausland korrekt abzuarbeiten.

Vom Angebot zum Auftrag zur Rechnung zur Buchung zur Archivierung

Regelmäßig enthält eine Fakturierungssoftware auch Funktionen, um Angebote und Aufträge zu erstellen. Es ist praktisch und spart Zeit, wenn Sie bereits Ihre Verkaufschancen und Angebote in der Rechnungssoftware erstellen. Geht der Kunde darauf ein, überführen Sie das Angebot in einen Auftrag und sobald dieser abgewickelt ist, überführen Sie den Auftrag in eine Rechnung.

Die wenigen Abweichungen von einer Ebene zur anderen – Belegnummer, Belegdatum, abweichender Belegtext – werden automatisch eingefügt. Wenn nötig, kann die vorbereitete Rechnung weiteren Personen zur Genehmigung vorgelegt werden. Die Rechnung wird als PDF generiert und mit einem Mausklick per E-Mail an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird die Rechnung – entsprechende Schnittstelle vorausgesetzt – vorkontiert an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben und in einem sicheren, elektronischen Archiv gespeichert. Der manuelle Aufwand ist minimal, die Prozesssicherheit und Transparenz dagegen maximal.

Wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie Dauerrechnungen stellen, genügt es, diese ein einziges Mal in der Faktura anzulegen. Sie geben einen Wiederholungsrhythmus vor und alles Weitere erledigt die Software selbsttätig. Praktischerweise bietet eine Fakturierungssoftware auch die Möglichkeit, Rechnungen zu duplizieren. Wenn Sie zum Beispiel jeden Monat wechselnde Beträge gegenüber dem gleichen Kunden abrechnen, dient Ihnen die Rechnung von letztem Monat als Vorlage und Sie können neue Rechnungen deutlich schneller erstellen. Unternehmen, die Massenrechnungen versenden, nutzen gerne die Möglichkeit, komplette Rechnungsläufe automatisiert zu verarbeiten. Solche Unternehmen haben in der Regel schon längst eine Fakturierungssoftware im Einsatz.

Zahlungseingänge überprüfen und buchen

Fakturierungssoftware umfasst üblicherweise auch Online-Banking. Sie richten Ihre Bankverbindungen und Zugangsdaten in der Software ein und können von dort aus direkt auf Ihre Konten zugreifen.

Eine gute Fakturierungssoftware wird eine Bankbewegung direkt mit der passenden Ausgangsrechnung zusammenführen. Wenn Sie bestätigen, dass Zahlungseingang und Beleg zusammengehören, nimmt das System die entsprechenden Buchungen vor.

Wird ein Zahlungstermin überschritten, kann im Nachgang auch der Mahnprozess digitalisiert werden. Über hinterlegte Bedingungen, Daten, Textbausteine und Gebührenregelungen können Mahnläufe gleichfalls automatisch generiert und versendet werden.

Sicher und GoBD-konform

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung wurden in den GoBD für das Digitalzeitalter neu gefasst und erweitert. Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben wird durch den Einsatz von Rechnungssoftware nicht nur einfacher, sondern auch beweisbar. Denn die Software protokolliert im Hintergrund alle Verarbeitungsschritte und verknüpft die elektronischen Belege mit Vorgängen und Verantwortlichkeiten.

Eine Rechnungssoftware generiert Rechnungen üblicherweise als PDF-Dokumente, die als E-Mail-Anhang versendet werden.

Die meisten Rechnungsprogramme ermöglichen diese Generierung auch im fälschungssicheren PDF/A-3-Format. Dieses basiert auf dem ZUGFeRD-Standard, der dem Rechnungs-PDF noch eine maschinenlesbare XML-Datei beifügt – für die einfachere digitale Weiterverarbeitung beim Empfänger und für zusätzliche Sicherheit.

Eingangsrechnungen

Manche Fakturierungssoftware-Lösungen können auch Eingangsrechnungen verwalten. Die digitalisierten Eingangsrechnungen werden in die Rechnungssoftware hochgeladen und mithilfe einer Volltexterkennung ausgelesen. Dabei werden die relevanten Felder der Buchungsmaske bereits automatisch ausgefüllt. Eine gute Rechnungssoftware erkennt zum Beispiel Kunden- und Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Steuersatz, Steuernummer des Rechnungsstellers und anderes mehr. Die Software führt im Hintergrund das Rechnungseingangsbuch. Das erleichtert die formale Prüfung, bei der festgestellt wird, ob eine Eingangsrechnung korrekt gestellt wurde. Im Anschluss wird die Rechnung aufgrund der im System hinterlegten Zuständigkeiten an die Personen weitergeleitet, die sie sachlich prüfen und freizeichnen.

Die Weiterleitung geschieht automatisiert und ohne Zeitverzug, sodass es in Zukunft möglich ist, Skonto besser auszunutzen. Schließlich wird die freigezeichnete Rechnung an die Buchhaltung übermittelt, die diese beim nächsten Rechnungslauf über die angeschlossene Banking-Schnittstelle überweist. Die monatliche Telefonrechnung, Mietrechnungen oder andere wiederkehrende Belastungen können auch direkt aus dem elektronischen Kontoauszug heraus automatisiert gebucht werden.

Prozesse rationalisieren – Rechnungssoftware ist Teil von ERP

Die Rechnungsstellung ist lediglich ein Teilprozess. Sie ist in den aktiven Hauptprozess des Unternehmens eingebettet, der im Idealfall durch ein unternehmensweites ERP-System unterstützt wird. Dieses gewährleistet, dass Prozesse quer durch das Unternehmen rationell und auf einer einheitlichen Datenbasis verarbeitet und ausgewertet werden können.

In einem solchen ERP-System kann eine Anbahnung zu einem Angebot weitergeführt werden, das Angebot wiederum zu einer Rechnung und die Rechnung wird kontiert an die Finanzbuchhaltung übergeben. Lieferscheine, Frachtdokumente, Gutschriften – alle Abrechnungsbelege werden aus den Informationen, die ohnehin bereits im ERP vorliegen, automatisch generiert. Genehmigungsprozesse und die entsprechenden Zuständigkeiten können in den Vorgang integriert und automatisiert werden.

Daher sollte die Fakturierungssoftware keinesfalls als Insellösung betrieben werden. Ihre Stärken kommen erst richtig zur Geltung, wenn sie als Modul eines nahtlosen ERP betrieben wird.

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