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Mit Kapazitätsplanung Mitarbeiter gewinnbringend einsetzen

Mit Kapazitätsplanung Mitarbeiter gewinnbringend einsetzen

Die wertvollste Ressource eines jeden Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Wertvoll und auch kostspielig. Die Zeit und Kompetenz jedes Mitarbeiters sollte daher möglichst produktiv und gewinnbringend eingesetzt werden.

Davon profitieren alle: das Unternehmen, weil es sein Humankapital optimal nutzt und der Mitarbeiter, weil er nach seinen besten Fähigkeiten eingesetzt wird. Und das im Idealfall ohne Leerlauf und ohne Überstunden, ge-fordert aber nicht über-fordert.

In größeren Unternehmen kann eine solche Kapazitätsplanung für Mitarbeiter sehr kompliziert werden. Mit einigen Outlook-Kalendern und Excel-Tabellen ist es nicht getan. Mehr und mehr Unternehmen verwenden inzwischen eine Ressourcenplanungs-Software, um ihre Personalkapazität zu planen und zu steuern.

Kapazitätsplanung für Mitarbeiter ist Teil von ERP

Je mehr Unternehmensressourcen in einem Enterprise Ressource Planning-System (ERP) vernetzt werden, desto größer ist sein Nutzen. Die Arbeitskraft der Mitarbeiter ist ein wichtiger Teil dieser Ressourcen. Die Planung von Personalkapazitäten sollte demnach ebenfalls in das ERP integriert sein.

Mehrwerte von Ressourcenplanungs-Software

Eine Software für die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter erleichtert die Personalplanung und Steuerung auf folgenden Ebenen:

Mitarbeiter-Auslastung steuern und -Einsatz optimieren

Die Planungs-Software speichert Stamm- und Bewegungsdaten der Mitarbeiter. Dazu gehören neben den üblichen Standarddaten wie Name, Wohnort und dergleichen noch viele weitere, wertvolle Details. Diese generieren erhebliche Mehrwerte für das Unternehmen, wenn sie richtig mit den restlichen Unternehmensdaten vernetzt werden. Die folgende Tabelle gibt einen ersten Eindruck:

Mit Kapazitätsplanung Mitarbeiter gewinnbringend einsetzen

Mit Kapazitätsplanung Mitarbeiter gewinnbringend einsetzen

Diese Auflistung enthält nur die Elemente, die unmittelbar zum Thema Personalverwaltung gehören. Das ist aber bei Weitem nicht alles.

Projektmanagement und -organisation optimieren

Eine Ressourcenplanungs-Software vernetzt die Personalplanung auch mit anderen Bereichen des ERP-Systems. Das hilft zum Beispiel bei der Aufstellung eines Netzplans fürs Projektmanagement.

In Projekten arbeiten viele Personen zusammen: fest angestellte Mitarbeiter, Externe und oft auch Kunden. All diese werden in der Software wie beschrieben angelegt. Dann geht es ans Planen:

  • Im Projektstrukturplan werden alle anfallenden Arbeiten ermittelt und in Aufgabenpakete zerlegt.
  • Es werden Abhängigkeiten ermittelt und die Dauer der einzelnen Aufgaben eingeschätzt.
  • Danach geht es an die Ablaufplanung.
  • Anschließend schlägt die Stunde des Netzplans, eines Projektmanagement-Instruments erster Güte.

In diesem werden die Projektschritte in ihrer Abfolge (oder auch Gleichzeitigkeit) grafisch dargestellt – mit Terminen, Abhängigkeiten und – natürlich – den ausführenden Personen oder Teams.

Es braucht wenig Fantasie, sich vorzustellen, dass eine softwaregestützte Kapazitätsplanung der Mitarbeiter das komplizierte Geschäft der Netzplanung im Projektmanagement enorm erleichtert.

Eigentlich genügt es dann, die notwendigen Qualifikationen und Termine oder Zeiträume in den Netzplan einzutragen. Eine voll vernetzte Personalplanung könnte dann automatisch entsprechend qualifizierte Mitarbeiter vorschlagen, die zur passenden Zeit zur Verfügung stehen. Wird ein Mitarbeiter in die Planung übernommen, kann er in der Ressourcenplanungs-Software entsprechend geblockt werden.

Mehr noch: Wenn jemand ausfällt oder ein Termin sich verzögert, kann eine integrierte Software schneller als jedes menschliche Hirn berechnen, welche Abhängigkeiten, Termine, Personen und Tätigkeiten davon in welcher Weise betroffen sind – und wie der Ressourcen-Engpass aufgelöst werden könnte.

Die Planungsübersicht mit Drill-Down in die einzelnen Aufgaben, Mitarbeiter und Zeiträume würde auch in der Personalplanungs-Software zur Verfügung stehen.

Zeit- und Leistungserfassung für Kunden und Controlling

Projekte sollen sich lohnen. Angenommen, in Ihrem Unternehmen sind nicht „nur“ Personalplanung und Projekte vernetzt, sondern auch Abrechnung und Finanzbuchhaltung.

Dann können Sie Personal und Projekte durch eine integrierte Zeit- und Leistungserfassung auf Aufgaben, Projekte, Mitarbeiter und Kunden komplettieren. Diese würde intern die Deckungsbeitragsrechnung – in Echtzeit! – befüllen und extern für Zeit- sowie Leistungsnachweise und Projektabrechnungen herangezogen werden; natürlich erst nach Freigabe und Prüfung durch den Projektverantwortlichen.

Diese Funktion hat vier wichtige Vorteile:

  • Fehlerquellen werden eliminiert; es kann zum Beispiel nicht mehr passieren, dass Zeiten oder Leistungen vergessen oder mit dem falschen Stundensatz abgerechnet werden.
  • Die Rechnungsstellung kann automatisiert werden. Dadurch werden die Rechnungen schneller gestellt und bezahlt, was für die Liquidität des Unternehmens gut ist.
  • Die durchgängige Dokumentation macht die Vorgänge transparent und erfüllt wichtige Compliance-Anforderungen.
  • Die Arbeitszeiten können mit zwei Stundensätzen bewertet werden, nämlich den Selbstkosten und dem vom Kunden gezahlten Preis. Und das nicht nur bei Honorarkräften, sondern bei allen Mitarbeitern. So kann die Rentabilität des Projekts zu jedem Zeitpunkt überprüft werden.


Mobile Apps

Viele Anbieter von Ressourcenplanungs-Software stellen auch mobile Apps zur Verfügung. Mitarbeiter im Außendienst erfassen damit ihre Zeiten und Leistungen auf dem Smartphone oder Tablet. Die Bedienoberfläche ist üblicherweise sehr intuitiv gehalten. Und neben der Zeit- und Leistungserfassung bietet die App natürlich auch andere Funktionen der Software an. Für diese gelten im Übrigen dieselben Zugriffsberechtigungen und Datenschutz-Kriterien wie für die Anwendungen im Betrieb.

Auf diese Weise können Projektmitarbeiter, Service-Techniker, Berater oder Vertriebsmitarbeiter ihr Büro mit zum Kunden nehmen und sind dort jederzeit auskunftsfähig.

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