Management-Cockpit: Fundierte Entscheidungen kurzfristig treffen

Unternehmen stehen heute unter massivem Innovations- und Wettbewerbsdruck. Um in diesem Marktumfeld zu bestehen, sind schnelle Entscheidungen notwendig. Hierfür ist wiederum eine solide Entscheidungsbasis erforderlich. Im Optimalfall stehen alle relevanten Kennzahlen verlässlich und auf Knopfdruck zur Verfügung.

Immer mehr Verantwortliche nutzen ein Management-Cockpit, teils auch Management-Dashboard genannt, um Transparenz zu schaffen. In diesem Artikel lesen Sie, wo die Vorteile liegen und wie entsprechende Kennzahlensysteme in der Praxis aussehen können. Hierbei spielt nicht nur der Inhalt, sondern auch eine effiziente Visualisierung eine Rolle.

Häufig Handlungsbedarf im Berichtswesen

Zahlreiche Unternehmen verfügen über ein historisch gewachsenes Berichtswesen, das von einer Vielzahl abteilungsbezogener Reports gekennzeichnet ist. Die Daten stammen aus unterschiedlichen Quellen und werden nicht in einem ganzheitlichen Kennziffernsystem zusammengeführt.

Charakteristisch für veraltete Berichtsstrukturen ist zudem, dass etliche Reports dezentral und manuell erstellt werden. Nicht selten kommen Hilfsmittel wie Excel, Access und PowerPoint zur Anwendung, um Daten zusammenzuführen und zu visualisieren. Der Fokus liegt meist auf historischen Daten, wodurch Prognosen und Risikobetrachtungen nur eingeschränkt möglich sind.

Treffen diese Faktoren auf Ihr Unternehmen zu, so ist es an der Zeit, das bestehende Berichtswesen durch ein modernes, KPI-basiertes Steuerungsinstrument zu ersetzen. Exakt an dieser Stelle kommt das sogenannte Management-Cockpit ins Spiel.

Management-Cockpit: Definition und Ziele

Grundsätzlich handelt es sich bei einem Management-Cockpit um ein Dashboard, welches Entscheidern in Unternehmen alle zur Entscheidungsfindung relevanten KPIs möglichst übersichtlich präsentiert.

Die Entscheidungsgrundlage sollte hierbei nicht ausschließlich aus betriebswirtschaftlichen Kennzahlen bestehen, da zahlreiche weitere Variablen Einfluss auf die Unternehmensentwicklung nehmen. Hierzu zählen beispielsweise Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Prozessqualität oder Innovationsindikatoren.

Anders formuliert sollte ein Kennzahlen-Dashboard mehrere Sichten auf das Unternehmen beleuchten. Dies geschieht beispielsweise durch eine Orientierung an der Balanced Scorecard, welche bereits seit den neunziger Jahren als Controlling-Instrument etabliert ist.

Die verschiedenen Perspektiven fördern nicht nur Erkenntnisse aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu Tage, sondern stehen auch untereinander in Abhängigkeit. Gerade deshalb ist es so bedeutsam, die KPIs der einzelnen Perspektiven in einer zentralen Betrachtungsweise zusammenzuführen.

Eine zu hohe Anzahl an KPIs ist jedoch nicht zielführend. Zwar gewährleisten viele Kennzahlen einen hohen Informationsgehalt, dennoch sollte auf ein ausgewogenes Verhältnis von Quantität und Relevanz geachtet werden, sodass die Übersicht im Management-Dashboard nicht verloren geht.

Einheitliches Datenmodell und klare Zieldefinition erforderlich

In Zeiten hoher Datenmengen und Komplexität ist es für den Aufbau eines KPI-Dashboards zunächst erforderlich, die steuerungsrelevanten Informationen und deren Wirkungszusammenhänge herauszufiltern. Entsprechende Zielvorgaben müssen vom Management kommen, wobei eine Orientierung an Best Practices der Branche hilfreich sein kann.

Die technische Grundvoraussetzung ist hingegen eine valide Datenbasis. Hierfür müssen zunächst fehlende Daten und Inkonsistenzen identifiziert werden. Eine einheitliche Definition sichert die spätere Vergleichbarkeit. Die wesentliche Datenquelle ist in aller Regel ein ERP-System. Bildet dieses weite Teile des Unternehmens ab, so ist die Realisierung eines Kennzahlen-Dashboards relativ unproblematisch. Sind jedoch zahlreiche weitere Systeme vorhanden, kann die Konsolidierung der Daten durchaus herausfordernd sein.

Moderne BI-Lösungen beinhalten häufig bereits Tools zur Realisierung eines Management-Cockpits. Doch auch bei diesen Produkten ist darauf zu achten, dass sie in der Lage sein müssen, alle relevanten Daten aus den unterschiedlichen Quellen zuverlässig zu verarbeiten.

Diese Sichten kann ein Kennzahlen-Cockpit enthalten

Abgeleitet vom Modell der Balanced Scorecard kann ein Management-Cockpit die folgenden vier Sichten oder Perspektiven enthalten:

• Finanzperspektive
• Kundenperspektive
• Prozessperspektive
• Entwicklungsperspektive (beinhaltet Mitarbeiterperspektive)

Bei diesen Sichtweisen handelt es sich lediglich um das bewährte Basisgerüst. Selbstverständlich kann dieses unternehmensindividuell angepasst und ergänzt werden. Für jede Kennzahl sollten zudem Zielformulierungen getroffen werden, sodass später ein Soll-Ist-Abgleich möglich ist. Häufig wird dieser im Kennzahlen-Dashboard in Form roter und grüner Ampeln visualisiert.

Finanzperspektive

Ein wesentlicher Bestandteil des Management-Cockpits sind naturgemäß Finanzkennziffern, die dem Standardberichtswesen des jeweiligen Unternehmens entsprechen. Hierzu zählen etwa der Umsatz, die Umsatzrentabilität, das Ergebnis und die Liquidität. Zudem macht es Sinn, wichtige KPIs aus der Kapitalflussrechnung zu integrieren, wobei insbesondere der Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit Auskunft über Herkunft und Verwendung der liquiden Mittel dokumentiert. Auch gibt er Aufschluss über Forderungen und Verbindlichkeiten, also über die finanziellen Kunden- und Lieferantenbeziehungen.

Kundenperspektive

Kundenorientierung ist in Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung eines der zentralen Erfolgskriterien. Das Management-Dashboard sollte daher unbedingt darüber Auskunft geben, wie sich das Unternehmen aus Kundensicht darstellt. Natürlich nimmt dieser Faktor zudem unmittelbaren Einfluss auf die Finanzperspektive.

Mögliche Indikatoren sind beispielsweise die Kundenzufriedenheit und die Kundentreue. Beide KPIs sind quantitativ ermittelbar. Häufig werden auch Marktanteile und Kundenrentabilität gemessen. Nicht quantifizierbar sind hingegen Faktoren wie das Image oder die Qualität der Kundenbeziehungen. Hier können möglicherweise Marktforschungsdaten aus externen Quellen einfließen.

Prozessperspektive

In der Prozessperspektive bildet das KPI-Dashboard wichtige Indikatoren zu den Unternehmensprozessen ab. Unterschieden wird hierbei meist zwischen dem Innovationsprozess, dem Betriebsprozess und dem Kundendienstprozess. Die Betrachtung des Innovationsprozesses gibt etwa Aufschluss darüber, ob Investitionen in Forschung und Entwicklung sinnvoll und rentabel sind. KPIs zu Betriebsprozessen zeigen, in welchen Kernabläufen Optimierungsbedarf besteht – etwa in der Logistik, der Lagerhaltung oder der Produktion. Kennzahlen im Bereich der Kundendienstprozesse sind unter anderem die Liefer- und Servicebereitschaft.

Entwicklungsperspektive

Klassische Infosysteme, Auswertungen und auch BI-Lösungen lassen häufig die Entwicklungsperspektive außer Acht. Sie liefert jedoch wichtige Anhaltspunkte für Verbesserungen und die Einführung von Innovationen. Insbesondere wird in diesem Bereich die Einbindung von Mitarbeitern in Geschäftsprozesse analysiert. Wichtige KPIs sind Mitarbeiterproduktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Weiterbildungsgrad. Teils werden auch Kennzahlen wie die Fluktuation oder die Krankenstandsquote hinzugezogen.

Technische Aspekte: Visualisierung und Usability

Zahlenmaterial ist wesentlich verständlicher, wenn es grafisch aufbereitet wird. Ein gutes Management-Cockpit berücksichtigt diesen Umstand und visualisiert Informationen auf übersichtliche Weise. Im Optimalfall sind alle relevanten Informationen auf einen Blick sichtbar. Unwichtige Details sollten nicht dargestellt werden. Für eine detailliertere Betrachtung bieten insbesondere BI-Lösungen häufig die Möglichkeit, via Drill-down (Aufriss) oder Links in Detailreports zu navigieren.

Geht es um einen Soll-Ist-Vergleich, so hat sich die Visualisierung in Form von Ampelfarben bewährt. Entwicklungen über längere Zeiträume werden hingegen am besten durch Diagramme deutlich. Wichtig ist zudem, dass es sich möglichst um Echtzeitdaten handelt, da nur auf diese Weise eine schnelle und belastbare Entscheidungsfindung stattfinden kann. Zusätzlichen Komfort bieten Push-up-Meldungen. Nutzer erhalten in diesem Fall ein Alarmsignal, wenn definierte Schwellenwerte über- oder unterschritten werden.

Der Trend geht außerdem klar in Richtung einer mobilen Nutzbarkeit von Management-Dashboards. Optimal sind demnach Lösungen, die sich auch auf Endgeräten wie Smartphones und Tablets anwenden lassen.

Fazit: Das Management-Cockpit

Ein durchdachtes Management-Cockpit liefert einen schnellen Überblick über wichtige Entwicklungen im Unternehmen, zentrale Kennzahlen und Warngrenzen. Simulationen ermöglichen zudem fundierte Prognosen und verbessern die Planbarkeit. Entscheider werden hierdurch insgesamt in die Lage versetzt, Risiken zu minimieren, Potenziale zu erkennen und weitreichende Entscheidungen auf Basis einer verlässlichen Datenlage zu treffen.