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Klare ERP-Ziele als Basis einer erfolgreichen ERP-Einführung

Klare ERP-Ziele als Basis einer erfolgreichen ERP-Einführung

Bevor Sie mit einer ERP-Einführung beginnen, müssen Sie festlegen, was Sie hierdurch überhaupt erreichen möchten. Was zunächst trivial klingt, ist in der Praxis nicht selten problembehaftet.

Unternehmen starten natürlich nicht gänzlich ohne ERP-Ziele. Hinsichtlich der Qualität in den Ausformulierungen existieren jedoch signifikante Unterschiede. Schwammige Definitionen wie „Wir möchten unsere Kosten senken“ haben mitunter zur Folge, dass sich ERP-Projekte nur unpräzise steuern lassen. In diesem Artikel zeigen wir daher auf, wie die optimale Zieldefinition für eine erfolgreiche ERP-Einführung aussieht.

Zieldefinition wird bei der ERP-Einführung häufig vernachlässigt

Unternehmen setzen große Hoffnungen in eine bevorstehende ERP-Einführung. Die neue Software soll Prozesse optimieren, Transparenz schaffen, Kosten senken, Umsätze steigern oder die Digitalisierung unterstützen. Damit all dies realisiert werden kann, ist eine professionelle Projektstruktur erforderlich. Diese wiederum muss auf klar definierten Zielvorgaben beruhen.

Wird dieser wichtige Schritt vernachlässigt, kommt es vermehrt zu Änderungsbedarf während des laufenden Projekts. Der Zeitaufwand und die Kosten steigen. Zudem kann nach der ERP-Einführung kaum beurteilt werden, ob die gewünschten Effekte eingetreten sind.

Die wichtigsten ERP-Ziele im Überblick

ERP-Ziele sollten stets in Form einer Top-down-Betrachtungsweise definiert werden. Dies bedeutet, dass zunächst übergeordnete, globale Ziele festzulegen sind. Hier spielen die Unternehmensstrategie und die Vorgaben der Geschäftsleitung eine entscheidende Rolle. Ausgehend von dieser Ebene erfolgt im zweiten Schritt die Definition von Zielen für die einzelnen Unternehmensbereiche. Zuletzt werden dann funktionale Ziele festgelegt. Sehen wir uns diese drei Ebenen der optimalen ERP-Zieldefinition im Folgenden näher an.

Globale Ziele der ERP-Einführung

Die übergeordneten Ziele bei der Einführung von ERP-Software lauten in der Praxis meist wie folgt:

  • Kosten oder Kapitalbindung senken
  • Umsätze erhöhen
  • effizientere oder automatisierte Prozesse realisieren
  • Transparenz steigern
  • Planungssicherheit erhöhen

Oberste Priorität hat fast in jedem Fall die Senkung von Kosten. Annähernd alle anderen globalen Ziele stehen damit im Zusammenhang. So tragen effiziente Prozesse etwa maßgeblich zu Kostenreduzierungen bei. Sie erhöhen jedoch gleichzeitig die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen.

Geht es um Umsatzsteigerungen, so liegt der Fokus der ERP-Einführung auf dem Vertrieb. Hinter der Forderung nach mehr Transparenz verbirgt sich in der Regel der Wunsch nach belastbaren, übersichtlichen und schnell zugänglichen Reports. Besonders, wenn große Datenmengen in verteilten Systemen vorliegen, lässt sich durch eine Zentralisierung außerdem die Planungsqualität erhöhen. Das Ziel ist es hier, auf Basis aktueller und vollständiger Informationen zu agieren.

ERP-Ziele der einzelnen Unternehmensbereiche

ERP-Manager wissen, dass die einzuführende Software sämtliche Unternehmensbereiche abdecken sollte. Im besten Fall bildet das ausgewählte System nicht nur all diese Bereiche ab, sondern optimiert sie gleichzeitig. Um diesen Effekt zu erzielen, ist es unerlässlich, die übergeordneten ERP-Ziele auf die einzelnen Bereiche des Unternehmens herunterzubrechen und zu detaillieren.

So kann es in der Materialwirtschaft beispielsweise das Ziel sein, Lagerbestände zu reduzieren, einen höheren Lieferfähigkeitsgrad zu erzielen oder Durchlaufzeiten zu verkürzen. Im Bereich Vertrieb geht es möglicherweise darum, die Kundenbeziehungen zu verbessern oder Umsatzprognosen präziser zu gestalten.

Mögliche Verbesserungen im Finanzwesen sind hingegen eine schnellere Erstellung periodischer Abschlüsse oder eine Vereinfachung von Meldungen an Behörden. Mehr Kostentransparenz könnte beispielsweise durch eine leistungsstarke Kostenrechnung realisiert werden. Im Bereich der Produktion ist es zunehmend das Ziel von ERP, die Automatisierung möglichst vieler Prozessschritte zu ermöglichen.

Funktionale Ziele

Diese Ebene der Zieldefinition besitzt den höchsten Detailgrad. Es werden bereits gewünschte Funktionen beschrieben, weshalb an dieser Stelle ein fließender Übergang zum Pflichtenheft stattfindet. Die Top-down-Betrachtung ist nun abgeschlossen. Wurden sämtliche Ziele konkret formuliert, so ist dies die Basis für den Erfolg nachfolgender Phasen der ERP-Einführung. Wie die optimale Zieldefinition inhaltlich aussieht, betrachten wir jetzt.

Qualität der Zieldefinition entscheidet

Erfolgreiche ERP-Manager wissen, dass eine schwammige Formulierung von ERP-Zielen unweigerlich zu Problemen führt. Grundsätzlich gilt: Die Formulierung der Ziele muss dazu geeignet sein, Ihrem bevorstehenden ERP-Projekt Struktur zu geben und Kontrolle zu ermöglichen. Zieldefinitionen mit echtem Mehrwert erfüllen daher die folgenden Kriterien:

  • Sie sind spezifisch.
  • Sie sind messbar.
  • Sie stoßen auf Akzeptanz.
  • Sie sind realistisch.
  • Sie haben klare Terminvorgaben.

Betrachten wir diese fünf Kriterien nun im Detail.

Ziele müssen spezifisch sein

„Wir möchten mit der ERP-Einführung den Umsatz steigern“: Solche Formulierungen sind zu vage. Es geht nicht daraus hervor, was konkret erreicht werden soll, wer an dieser Maßnahme mitwirkt, wann das Ziel erreicht sein soll und wie die Vorgehensweise aussehen wird. Ein spezifisches Ziel müsste demnach wie folgt lauten:

„Wir möchten unseren Umsatz bis zum Jahr 2019 im deutschen Markt um 25 Prozent steigern. Dies erreichen wir, indem der Vertrieb CRM-Tools aus der neuen ERP-Software verwendet, um Kunden mit zusätzlichen Umsatzpotenzialen gezielt anzusprechen.“

Messbare ERP-Ziele definieren

Ein Ziel ist nur dann konkret, wenn feststeht, an welchem Punkt es erreicht ist. Messbarkeit ist daher unbedingt erforderlich. Anhand messbarer Ziele ist es möglich, den Fortschritt exakt zu bestimmen. Probleme lassen sich hierdurch frühzeitig erkennen. Ein weiterer Vorteil besteht in der Präzision. Formulierungen wie „Umsatzsteigerung um 25 Prozent bis 2019“ lassen schlicht keinen Interpretationsspielraum. Konflikte im Projekt lassen sich hierdurch effektiv vermeiden.

Akzeptanz als wichtiger Faktor

Ob eine ERP-Einführung erfolgreich verläuft, hängt auch von den Anwendern ab. Die definierten Ziele sollten daher unbedingt Akzeptanz bei den Mitarbeitern finden. Angenommen, Sie legen Ziele fest, die trotz ERP-Software mit den vorhandenen Ressourcen nicht erreichbar sind. In diesem Fall sind Enttäuschungen vorprogrammiert. Die beste Akzeptanz haben Ziele, die in der betrieblichen Praxis auch tatsächlich erreicht werden können. Der nächste Punkt steht hiermit in engem Zusammenhang.

Realistische ERP-Ziele

Unrealistische Zielvorgaben werden in letzter Konsequenz häufig ignoriert, was ein Chaos bei der ERP-Einführung verursachen kann. Ihr Unternehmen und Ihr Team muss sowohl die Befugnis als auch die Ressourcen besitzen, um das Ziel auch tatsächlich erreichen zu können. Zudem müssen bei Zieldefinitionen wie „25 Prozent mehr Umsatz“ selbstverständlich externe Einflussfaktoren, darunter insbesondere Markt, Wettbewerb, Politik und Gesetz, berücksichtigt werden.

Klare Terminvorgaben

Aufgaben ohne Terminvorgabe werden naturgemäß immer weiter nach hinten verschoben. Ihre ERP-Ziele brauchen daher zwingend eine Deadline. Auch Termine müssen realistisch sein. Ist dies der Fall, dienen sie als wichtiger Anhaltspunkt und Motivator für die Mitarbeiter. Letztlich leiten sich auch die Zeitvorgaben für Einzelschritte bei der ERP-Einführung von der Terminierung des übergeordneten Ziels ab.

Fazit

Es existieren verschiedene Ansatzpunkte, um mögliche Ziele einer ERP-Einführung festzuschreiben. Wichtig ist, dass sich das Beschreiben der Ziele nicht auf den funktionalen Erfüllungsgrad eines Systems beschränkt. Ohne einen Top-down-Ansatz, der sich konsequent an den strategischen Unternehmenszielen und den Zielen der einzelnen Unternehmensbereiche orientiert, können optimale Lösungen weder evaluiert noch erfolgreich eingeführt werden.

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