ERP-Wechsel: Wann sollte ich meine ERP-Auswahl überdenken?

Die Globalisierung, neue Geschäftsmodelle, innovative Technologien und veränderte Kundenwünsche zwingen Unternehmen, ihre Prozesse anzupassen. Der Wettbewerb wird härter, internationale Konkurrenten und junge Start-ups drängen in bestehende Marktstrukturen, alles soll billiger werden und neue Produkte müssen schneller verkaufsreif sein.

Der deutsche Mittelstand bringt die besten Voraussetzungen mit, um diesen Herausforderungen souverän zu begegnen: Über Generationen gewachsene Familienunternehmen, Pioniergeist, eine hohe Eigenkapitalquote und flache Hierarchien sind traditionelle Stärken, die die nötige Flexibilität gewährleisten, um sich in dynamischen Märkten zu behaupten oder sogar zu wachsen.

Moderne ERP-Anwendungen als Erfolgsfaktor

Das große „Aber“: Um diese Stärken konsequent auszuspielen, müssen die Unternehmen nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis in der Lage sein, veränderte Prozesse agil abzubilden. Hier nimmt die vorhandene IT-Infrastruktur und speziell die ERP-Auswahl eine Schlüsselrolle ein, die über Erfolg oder Misserfolg mitentscheidet.

Ob Einkauf, Produktion, Logistik oder Controlling – in den letzten zehn bis 20 Jahren sind ERP-Systeme in nahezu alle Unternehmensbereiche vorgedrungen. Organisatorische Umstrukturierungen und Workflow-Optimierungen ziehen deshalb zwangsläufig auch Anpassungen an der ERP-Software nach sich.

Während Großkonzerne in den letzten Jahren kräftig in die Modernisierung ihrer ERP-Anwendungen investiert haben, scheuen viele mittelständische Entscheider längst fällige Aktualisierungen oder zögern die Einführung eines neuen ERP Systems hinaus.

Die Folge sind veraltete, unflexible IT-Landschaften, die Funktionseinbußen in Kauf nehmen, eine effiziente Planung und Steuerung behindern und die Digitalisierung ausbremsen. Eine kritische Überprüfung der IT-Performance und mehr Mut zum ERP-Projekt sind notwendig, um die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen.

Gute Gründe für einen ERP-Wechsel

Unabhängig davon, ob das aktuell genutzte ERP-System veraltet ist, die Funktionalitäten das Tagesgeschäft nicht mehr abdecken oder der Anbieter innovative Technologien verschläft: Unternehmen, die aus Bequemlichkeit oder Kostengründen den ERP-Wechsel hinauszögern, nehmen eine sinkende Effizienz in Kauf und verpassen im schlimmsten Fall den Anschluss an den Wettbewerb.

Viele Mittelständler müssen mit ihrer IT-Landschaft mittlerweile ähnliche Anforderungen abdecken wie Großkonzerne – aber mit einem niedrigeren Budget und weniger Manpower. Wer bei der ERP-Auswahl Kompromisse eingeht, spart deshalb am falschen Fleck.

Es gibt einige typische Anzeichen, wann der Zeitpunkt gekommen ist, ein ERP-Projekt in Angriff zu nehmen:

• Es existiert noch gar kein echtes ERP-System
  Häufig nutzen mittelständische Unternehmen ein Konglomerat an Insellösungen und Eigenprogrammierungen für ihr Enterprise Resource Planning. Isolierte Softwarelösungen für CRM, Buchhaltung, Produktion und Lagerverwaltung kombiniert mit Hilfsmitteln wie Excel decken zwar die wichtigsten Geschäftsbereiche ab, doch Informationsbrüche führen ab einer bestimmten Unternehmensgröße zu einer erhöhten Fehlerquote, Geschwindigkeitseinbußen und falschen strategischen Entscheidungen.
  Die zunehmende Komplexität moderner Wertschöpfungsketten erfordert eine moderne, voll integrierte ERP-Software, die nicht nur alle Workflows unterstützt, sondern diese auch intelligent miteinander vernetzt. Nur wenn alle relevanten Unternehmensdaten in einem zentralen System gespeichert und verarbeitet werden, lassen sich Redundanzen, unnötiger Mehraufwand und Intransparenz vermeiden.
   
• Das System ist nicht flexibel genug 
  Die Märkte ändern sich schneller als je zuvor. Kein Unternehmen weiß heute, welches Geschäftsmodell morgen noch konkurrenzfähig ist und welche Technologien die Produktion in fünf bis zehn Jahren bestimmen werden. Ist das derzeit genutzte System agil genug, um das Unternehmen bei dieser dynamischen Entwicklung zu begleiten – und im besten Fall auch Impulse für eine kontinuierliche Verbesserung zu geben?
  Insbesondere der Mittelstand sollte bei der ERP-Auswahl alle Eventualitäten einbeziehen, denn nur dann sind die Softwareinvestitionen nachhaltig. Die Flexibilität eines Systems ist deshalb mindestens ebenso wichtig wie ein großer Funktionskatalog: Eine zukunftssichere ERP-Software muss zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Features und die richtigen Technologien bereitstellen.
  Aktuelle Trendthemen sind beispielsweise die Nutzung in der Cloud, IoT-Readiness und mobile Apps. Auch die Skalierungsmöglichkeiten sollten verschiedene Varianten der Unternehmensentwicklung abbilden können, egal ob mehr Arbeitsplätze, mehr Module, mehr Schnittstellen oder mehr Länderversionen.
   
• Die Effizienz sinkt
  Schlägt das Controlling Alarm, dass die KPIs rund um Produktivität und Rentabilität sinken, obwohl die Auftragslage gut ist? Die Gründe liegen in vielen Fällen im ERP-System: Weil administrative Workflows immer mehr Arbeitszeit binden, weil das Projektmanagement nicht optimal unterstützt wird oder weil die Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen sinkt.
  Material wird nicht rechtzeitig nachbestellt, unerwartete Maschinenausfälle verlängern die Lieferfristen, Mitarbeiter sind ständig auf der Suche nach Dokumenten und Entscheider arbeiten mit unvollständigem oder veraltetem Datenmaterial. Alle diese Probleme lassen sich durch die Auswahl einer zeitgemäßen Software deutlich reduzieren oder sogar vollständig vermeiden.
   
• Wichtige Branchen-Features fehlen
  Jede Branche entwickelt sich weiter – und mit ihr die typischen betrieblichen Prozesse. Hat eine Standard-ERP-Software bei ihrer Einführung vor zehn oder 15 Jahren vielleicht noch alle Anforderungen perfekt abgedeckt, können mittlerweile eklatante Lücken zwischen Geschäftsalltag und Software entstanden sein.
  Ein gutes Beispiel ist die rasante Entwicklung der „Must-Have“-Features für Automobilzulieferer, die von der Hochleistungslogistik über EDI bis hin zu ausgefeilten PLM-Features und CAD-Integration reicht. Aber auch viele andere Branchen profitieren bei der ERP-Auswahl von einer Software, die die Abläufe ihrer Branche versteht und in smarte Features umwandelt, beispielsweise für Import-/Exportprozesse im Handel oder ausgefeilte Projektmanagementtools für Dienstleister. Für alle produzierenden Betriebe wird die Integration von Industrie 4.0-Prozessen ein entscheidendes Kriterium bei der ERP-Auswahl.
   
• Die Performance lässt zu wünschen übrig
  Ist die technologische Basis des Systems veraltet, sinkt nicht zuletzt durch die steigenden Datenmengen und immer komplexere Analysen irgendwann die Geschwindigkeit bei der Verarbeitung von Eingaben und Abfragen. Auch regelmäßige Ausfälle und Kompatibilitätsprobleme an den Schnittstellen zu externen Systemen sind ein untrügliches Signal für Handlungsbedarf.
  Bei der ERP-Auswahl spielen auch Faktoren wie die Nutzerfreundlichkeit der Oberfläche und „Self-Service“-Applikationen eine wichtige Rolle. Alle wichtigen Funktionen sollten schnell gefunden und Auswertungen einfach individualisiert werden können. Rollenbasierte Dashboards mit Schnellzugriff auf die wichtigsten Daten sind State of the Art. Denn nur eine Software, die stabil läuft, intuitiv verstanden wird und die täglichen Abläufe vereinfacht, wird von den Mitarbeitern gern genutzt und bringt den gewünschten Effizienz-Schub.'
   
• Die ERP-Software weist Compliance-Lücken auf
  2018 wird von Fachjournalisten nicht umsonst häufig als „Compliance-Jahr“ bezeichnet: Das für viele Unternehmen wohl drängendste Thema ist das Ende der Übergangsfrist bei der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018. Aber auch in anderen Bereichen kann – und muss! – die eingesetzte ERP-Software die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben unterstützen, um maximale Rechtssicherheit zu gewährleisten. Bei der ERP-Auswahl sollten deshalb auch Stichworte wie Sanktionslistenprüfung, Zoll, GoBD, internationale Finanzvorschriften und Umweltgesetze das Lastenheft ergänzen. 

Modernisierung oder Wechsel?

Bei der Frage, ob eine Modernisierung der bestehenden Software ausreicht oder ob ein ERP-Wechsel anzuraten ist, hilft nur eine ausführliche Analyse des individuellen Status Quo. Wichtig ist, dass auch mittelständische Unternehmen ihre IT-Landschaft regelmäßig auf den Prüfstand stellen, einen kritischen Soll-Ist-Abgleich machen und sich über die technischen Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Denn nur wer weiß, wie eine nachhaltige, zukunftsfähige Lösung aussehen kann, trifft bei einer ERP-Auswahl die richtige Investitionsentscheidung.