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ERP-Lösung und BI – ein Dreamteam

ERP-Lösung und BI – ein Dreamteam

Datengold oder nur Datenberg? Der Unterschied liegt im Umgang mit den riesigen Datenmengen, die sich in den letzten Jahren in den Unternehmen angesammelt haben – und der Datenstrom aus unterschiedlichsten Quellen wird im Zuge der Digitalisierung weiter anwachsen.


Schon die Speicherung stellt die Unternehmen vor große Herausforderungen, dabei ist es mit der professionellen Verwaltung der Daten allein längst nicht mehr getan. Nur wer Big Data in nützliche Informationen und einen echten Mehrwert verwandelt, verschafft sich einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.

Um Marktchancen abzuschätzen, müssen nicht nur Märkte und Wettbewerber beobachtet, sondern auch das eigene Unternehmen kontinuierlich analysiert werden. Business Intelligence hilft bei der Beantwortung der Fragen, die für alle Unternehmen unabhängig von der Größe wichtig sind:

  • Wie ist unser Status Quo?
  • Warum ist die aktuelle Situation so, wie sie ist?
  • Sind Maßnahmen nötig, und wenn ja, welche?

ERP-Lösungen scheinen prädestiniert für diese Aufgabe, schließlich werden hier kontinuierlich wichtige Unternehmensdaten gesammelt. Mit Hilfe spezieller ERP-Tools für BI (Business Intelligence) werden die Daten aus dem ERP-System intelligent interpretiert und visualisiert.

Wer profitiert von der Kombination aus ERP und BI?

Manager und Abteilungsleiter benötigen fundierte Daten, um Chancen und Risiken zeitnah zu erkennen und flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren. Ein Großteil dieser Daten steht in der ERP-Lösung zur Verfügung, doch es bedarf eines Werkzeugs, die individuell benötigten Daten schnell zu filtern, zu sortieren und so aufzubereiten, dass sie Antworten auf die Fragen von Entscheidern liefern.


Typische Fragestellungen in den verschiedenen Geschäftsbereichen:

  • Management & Controlling
    KPI wie Umsatzentwicklung, Liquidität und Rentabilität, Deckungsbeitragsanalysen nach Kunden oder Regionen,
  • Produktion
    Anlagenauslastung, Auswertungen für das Qualitätsmanagement
  • Vertrieb
    Verkaufsanalyse nach Segmenten, Analyse von Kunden- und Produktpotenzialen
  • Einkauf
    Analyse der Beschaffungskosten, Konditionsmanagement, Lieferantenbewertungen
  • Logistik
    Lagerbestandsanalysen, Lagerumschlagshäufigkeit, Termintreue, Frachtkostenanalyse
  • Marketing
    Markt- und Wettbewerbsanalyse, Kampagnenauswertung und -planung

Und der Bedarf ist groß:

  • 47 % der mittelständischen Unternehmen sind überzeugt, dass viele Entscheidungen auf Basis fehlerhafter oder unvollständiger Daten getroffen werden.
  • 90 % der Entscheider haben wichtige Informationen nicht zur Hand, wenn diese benötigt werden.
  • 27 % der mittelständischen Unternehmen können sich kein klares Bild über das Business verschaffen, weil die Daten zu fragmentiert und verstreut sind. 

    (Quelle: „Analytical execution for today’s midsize enterprise“, Aberdeen Group 2015)


ERP Tools für BI – gestern und heute

Auch wenn das Thema Business Intelligence zu den Top Trends zählt, ist Analytics innerhalb von ERP-Lösungen nicht neu.

Schon frühe Generationen von ERP-Systemen erlaubten Abfragen per SQL, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Lange Zeit war es allerdings gängig, Daten in Microsoft Excel und Access zu exportieren, denn mit diesen Tools waren die Nutzer vertraut. Um 1990 wurden Data Warehouses eingeführt und Daten aus ERP-, CRM- und anderen unternehmenseigenen Systemen zusammengefasst. Vorteil war eine Konsolidierung der Daten in einem zentralen Datenpool, doch die Auswertungen waren nur so aktuell wie die letzte Synchronisierung.

Seit der Jahrtausendwende bieten ERP-Systeme integrierte Erweiterungen mit BI-Modulen an. Dabei handelte es sich über Jahre um vordefinierte Standardreporte, häufig noch in Tabellenform. Zwar stellten diese ERP BI Tools eine wesentliche Vereinfachung beim Erstellen aktueller Analysen dar, doch waren die Module sehr technisch. Nur versierte Anwender waren in der Lage, individuelle Analysen zu erstellen – in der Regel war dies eine Aufgabe für die Kollegen mit Programmierkenntnissen aus der IT, was die flexible Nutzung von Business Intelligence einschränkte.

Der aktuelle Boom von ERP-Lösungen mit BI ist auf zwei Entwicklungen zurückzuführen:

Zum einen setzt die moderne Unternehmenskultur eine höhere Informationstransparenz voraus, was bedeutet, dass größere Teile der Belegschaft Zugang zu ausgewählten Datensegmenten erhalten. BI ist längst nicht mehr nur ein Tool für das gehobene Management, sondern soll die Entscheidungsprozesse im gesamten Unternehmen und auf allen Hierarchiestufen verbessern.

Zum anderen sind die heutigen Analytics-Tools auch für Nicht-Programmierer nutzbar. Sogenannte Self-Service-BI sind intuitiv nutzbar und die Reports lassen sich mit wenigen Mausklicks eigenständig an die benötigten Auswertungen anpassen. Mehrtägige teure Schulungen entfallen.

Aktuelle ERP BI Trends

Neben Self Service BI sind bei ERP-Lösungen mit integrierten BI-Tools vor allem fünf Trends erkennbar:

  • Mobile BI
    Der Zugang zu ERP-Lösungen erfolgt vermehrt browserbasiert. So kann auf die BI-Tools auch von mobilen Endgeräten zugegriffen werden – bequem von unterwegs, im Meeting beim Kunden oder beim Arbeiten im Home Office.
  • Visualisierung
    Während noch vor 15 Jahren viele ERP BI-Reports kryptisch in Listen und Tabellen verpackt waren, glänzen moderne ERP Lösungen mit grafisch ansprechend aufbereiteten Ergebnissen, beispielsweise Diagrammen und Farbampeln. So erfassen Anwender die wesentlichen Informationen der Auswertungen deutlich schneller und die intuitive Oberfläche gewährleistet eine steile Lernkurve bei der Einarbeitung.
  • Dashboards
    Rollenbasierte „Cockpits“ fassen die gängigen Auswertungen und Kennzahlen für die verschiedenen Unternehmensbereiche in Dashboards zusammen – auch auf mobilen Endgeräten.
  • Frühwarnsysteme
    Wichtiger Bestandteil moderner ERP-Lösungen sind ebenfalls smarte Frühwarnsysteme: Nähert sich eine Kenngröße den individuell definierten Grenzwerten, wird sie nicht nur in Reports und Dashboards farblich hervorgehoben, sondern der verantwortliche Mitarbeiter erhält auch eine Benachrichtigung per Mail – ein unkomplizierter Beitrag zum Risikomanagement.
  • Intelligente Prognosen
    Neben der Auswertung historischer Unternehmensdaten gewinnen Prognosen über künftige Entwicklungen an Bedeutung. Moderne ERP-Lösungen mit BI stellen auf Basis intelligenter Analysen mit komplexen Algorithmen möglichst genaue Trends zur Verfügung.

Business Intelligence hat sich inzwischen als fester Bestandteil von ERP-Lösungen etabliert und die Entwicklung hin zu flexiblen, effizienten und unkomplizierten Anwendungen macht BI Tools zu einem hilfreichen Werkzeug in allen Geschäftsbereichen. Moderne ERP BI Tools heben Analytics auf ein neues Level und helfen die Datenflut nicht nur zu beherrschen, sondern auch sinnvoll zu nutzen. Integrierte Lösungen entfalten ihr volles Potenzial, indem sie die Entscheidungsfindung verkürzen und eine strategische Unternehmensentwicklung auf Basis transparenter und plausibler Echtzeitdaten ermöglichen. Und während sich noch vor einigen Jahren vorrangig Konzerne für BI-Tools interessierten, sind das Handling und die intelligente Auswertung großer Datenmengen inzwischen auch für kleine und mittelständische Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor.


“Knowledge has become the key economic resource and the dominant, if not the only, source of competitive advantage.” 
Peter F. Drucker, US-amerikanischer Ökonom

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