Skip to main content

ERP-Lösung: Diese Ressourcen und Strukturen sind notwendig

ERP-Lösung Diese Ressourcen und Strukturen sind notwendig

Die Entscheidung für eine ERP-Lösung sollte gut durchdacht sein. Immerhin binden sich Unternehmen über Jahre an eine neue Software, die maßgeblichen Einfluss auf die Funktionsfähigkeit der betrieblichen Prozesse nimmt. Eine strukturierte Projektvorbereitung stellt sicher, dass gesetzte Ziele erreicht und Budget- sowie Terminvorgaben eingehalten werden. Dieser Artikel zeigt auf, welche Ressourcen und Strukturen hierfür erforderlich sind.


Softwareauswahl muss anhand der Unternehmensziele erfolgen

Der Erfolg eines ERP-Einführungsprojekts hängt nicht vordergründig davon ab, ob am Ende ein lauffähiges System zur Verfügung steht. Es geht vielmehr um die Frage, ob die implementierte ERP-Lösung in vollem Umfang zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Entsprechend sollten die definierten Ziele bei der Auswahl eines Anbieters im Vordergrund stehen – und nicht etwa technische Aspekte oder Funktionen.

In Ihren Ausschreibungsunterlagen sollten die Unternehmensziele neben den Geschäftsprozessen demnach unbedingt Berücksichtigung finden. Der Denkansatz muss lauten: Sie suchen nicht nach einem Softwareprodukt, sondern nach einem Partner, mit dem Sie Ihre Ziele gemeinsam erreichen können.

Strukturierte Ausschreibungsunterlagen als Basis

Eine gute Ausgangslage für den Ausschreibungsprozess stellen ausführliche Unterlagen dar. Bewährt hat sich insbesondere ein aussagekräftiges Lastenheft, für dessen Erstellung wiederum eine detaillierte Aufnahme und Analyse der Geschäftsprozesse sämtlicher Unternehmensbereiche erforderlich ist. Zudem sind die zukünftigen (optimierten) Sollprozesse zu definieren.

Trotz aller technischer Möglichkeiten, die heute zur Verfügung stehen, endet die Leistungsfähigkeit von ERP an einem bestimmten Punkt. Dies sollte Anwendern und Entscheidern klar vor Augen geführt werden. Häufig ergibt sich hierdurch gar eine entscheidende Wende im Projekt. So wird von ERP-Lösungen im Mittelstand beispielsweise oft eine ausgefeilte Fertigungssteuerung erwartet, die jedoch kaum ein ERP-System leisten kann.

Selbst wenn es sich um eine Branchenlösung für die Fertigungsindustrie handelt: ERP-Software ist überwiegend bedarfsorientiert ausgestaltet und eignet sich insbesondere für die Grobplanung. Möglichkeiten der Feinsteuerung von Produktionsvorgängen bieten eher BDE- und MES-Systeme. Auch wird eine ERP-Lösung Stammdaten nicht automatisch geradeziehen. Aus all diesen Gründen sollte vor der ERP-Auswahl eine Potenzialanalyse erfolgen.

Projektkonzept: Diese Punkte sollten enthalten sein

Zur Aufnahme und Visualisierung von Prozessen stehen mehrere Tools zur Verfügung. Zu beachten ist hierbei jedoch stets, dass Prozessmodellierungssoftware nicht über ERP- und Prozesserfahrung verfügt. Entsprechend ist Know-how erforderlich, um diese Aufgabe professionell zu erfüllen. Einige Unternehmen ziehen an dieser Stelle externe Berater hinzu. Unabhängig davon sollte ein fertiges Konzept am Ende deutlich aufzeigen, welche Systemprozesse und Soll-Geschäftsprozesse gefordert sind.

Das Konzept sollte zudem einen strukturierten Projektplan mit Meilensteinen enthalten. Dieser beginnt bei der Vorbereitungsphase und endet bei der Nachbetreuung. Hat die Anforderungsanalyse kritische Stammdaten ergeben, so sollten diese benannt werden. Ist eine Reorganisation bestimmter Geschäftsprozesse erforderlich, so muss auch dies im Konzept Berücksichtigung finden.

Benennen Sie zudem organisatorische Änderungen und Optimierungen vorhandener Strukturen stets klar. Planungsrelevante Ist-Daten wie Durchlaufzeiten, Maschineneffizienz, Kapazitätsauslastung und weitere Betriebskennzahlen sollten ebenfalls analysiert und eingebracht werden. Aus technischer Sicht ist die geplante IT-Infrastruktur inklusive der unternehmensweiten Server-Landschaft ein wichtiger Aspekt, der jedoch teilweise entfällt, wenn eine Cloud-Lösung angestrebt wird.

Ausschreibung anhand des Lastenhefts

Nach der Vorbereitung erfolgt die Erstellung des Lastenhefts. Bei geplanten Einführungen von ERP-Lösungen im Mittelstand variiert der Umfang stark und reicht von wenigen bis hin zu hunderten von Seiten. Teils sagen schlanke Lastenhefte sogar mehr über die Projektziele aus als umfangreiche Werke. Letztere sind nicht selten mit zu detaillierten technischen Anforderungen überfrachtet, was die ERP-Auswahl gar erschwert.

Grundsätzlich gilt: Die Ausschreibung sollte nicht nur aufzeigen, welche Anforderungen der ERP-Anbieter erfüllen muss. Es muss auch hervorgehen, wie sich die Ist-Situation im Unternehmen darstellt. Wünsche zu Technik und Funktionen können zwar genannt werden, sollten jedoch nicht im Vordergrund stehen.

Mit dem ERP Planner erstellen Sie kostenlos Ihr individuelles Lastenheft – ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt.

Es folgt das Pflichtenheft

Wurden die Ausschreibungsunterlagen mit dem Lastenheft versandt, können potenzielle ERP-Anbieter zur Präsentation ihrer Software eingeladen werden. In diesem Rahmen wird schnell sichtbar, welche ERP-Lösung in die engere Auswahl kommt.

Die ERP-Auswahl beschränkt sich nun auf einige Lösungen. Im zweiten Schritt finden Workshops mit den potenziellen Anbietern statt, in deren Rahmen die Anforderungen und Prozesse aus dem Lastenheft im Detail betrachtet werden. Hieraus ergibt sich wiederum das Pflichtenheft, in dem der Anbieter aufzeigt, wie er die Anforderungen technisch umsetzen möchte.

Finanzielle und personelle Ressourcen realistisch planen

Währen die ERP-Auswahl eine noch relativ geringe Ressourcenbeanspruchung generiert, steigen die Kosten und die Beanspruchung des Personals mit Beginn der Einführungsphase spürbar. Dies wirkt sich stark auf betriebliche Abläufe aus. Es muss bereits im Vorfeld sichergestellt sein, dass die Projektmitglieder neben ihrem Tagesgeschäft über ausreichend Freiräume in den einzelnen Projektphasen verfügen. Entsprechend kommt einem professionellen Projektmanagement eine zentrale Bedeutung zu.

Wichtig ist zudem eine passende Zusammenstellung des Projektteams. Fehlen in Ihrem Unternehmen personelle Ressourcen oder fachliches Know-how, so integrieren Sie verstärkt externe Dienstleister und den ERP-Anbieter selbst.

Prüfen Sie insbesondere den Aufwand für technische Anpassungen der ERP-Lösung genau. Faktoren wie Customizing oder Modifikationen werden häufig unterschätzt. Handelt es sich um eine Branchenlösung, so fallen die Anpassungsaufwände meist geringer aus, als dies bei „Universalsystemen“ der Fall ist. In manchen Fällen kann es sogar wirtschaftlicher sein, auf Anpassungen zu verzichten und einzelne unkritische Prozesse an die Software anzupassen.

Klären Sie grundsätzlich im Vorfeld möglichst alle Fragen hinsichtlich der Anforderungen und Projektziele. Bei klassischen Vorgehensweisen im Projektmanagement sind nachträgliche Änderungen nur mit großem Aufwand möglich. Anders stellt sich die Situation bei agilen Methoden dar.

Was die Zeitplanung betrifft, so sollten Sie möglichst realistische Termine wählen. Vergessen Sie hierbei zeitintensive Komponenten wie Schnittstellen und die Datenmigration nicht. Systemtests und mögliche Korrekturschleifen sind ebenfalls einzuplanen. Zur Orientierung: Die Projektlaufzeit für die Einführung von ERP Lösungen im Mittelstand liegt meist im Bereich von acht bis 15 Monaten.

Resümee: Eine ERP-Einführung muss sorgfältig sein

Die erfolgreiche Auswahl und Einführung einer ERP-Lösung hängt maßgeblich von einem strukturierten Auswahlprozess und einer sorgfältigen Dokumentation der Geschäftsprozesse ab. Das Bewusstsein hinsichtlich der internen Kernabläufe hilft Unternehmen nicht nur dabei, ein Lastenheft zu erstellen, sondern ist zudem eine wichtige Entscheidungsgrundlage bei der finalen Anbieterauswahl.

Im Rahmen der Einführungsphase kommt einem professionellen Projektmanagement mit realistischer Planung und fortlaufender Kontrolle eine hohe Bedeutung zu. Mittelständische Unternehmen müssen dazu bereit sein, finanzielle und personelle Ressourcen in ausreichendem Maße zu investieren. In Anbetracht der langfristigen Vorteile einer strukturiert ausgewählten und optimal implementierten ERP-Lösung sind diese Investitionen in jedem Fall vertretbar.

Allgemein ist der Ressourcenbedarf für ERP-Software durch Branchenlösungen, moderne Technologien und intuitive Oberflächen in den vergangenen Jahren deutlich zurückgegangen. Hohe Einstiegshürden für den Mittelstand gehören somit der Vergangenheit an.

kostenloses ebook in sieben schritten zum richtigen erp system

© Bild: fotolia.com / pressmaster / Bildnummer: 43252736

0721 / 96723-263
+43 1 319 15 19
+49 721 96 72 30
703-444-2500
+38 061 21 37 855
+420 241 931 544
+31 (0)85 3033 555
+421 903 717 980
+55 - 11 5054 - 5500
+852-2793-3317
+91 77559 04373
+62 (21) 293 19 366
+603-56124999
++94 76 666 9070
+66 81 6297375
+359 2 423 61 56

Kontakt

Diese Einwilligung können Sie jederzeit durch eine Nachricht an [email protected] widerrufen. Wir versichern Ihnen, dass die Angaben streng vertraulich und nur von der abas Software GmbH sowie den abas Software Partnern gemäß unserer Datenschutzerklärung genutzt werden.

abas Hauptsitz

0721 / 96723-263
abas Software AG
Gartenstraße 67
76135 Karlsruhe
Deutschland

Nittmann und Pekoll GesmbH

+43-1-319-15-19
abas Austria
Rufgasse 9/25
1090 Wien
0721 / 96723-263
abas Software AG
Gartenstraße 67
76135 Karlsruhe
Deutschland