ERP-Einführung: Sind Sie bereit für eine neue ERP-Software?

Wer sich intensiver mit dem Thema ERP Einführung beschäftigt, wird unweigerlich mit beunruhigenden Statistiken konfrontiert: Umfragen zufolge scheitert rund die Hälfte aller ERP-Projekte, Kosten werden deutlich überschritten, Zeitpläne nicht eingehalten und die Verbesserungen bleiben hinter den Erwartungen zurück.

Bei einer Analyse wird der Hauptgrund schnell klar: Die Implementierung einer ERP-Software ist für die meisten mittelständischen Unternehmen Neuland und es fehlt die Erfahrung mit großen und komplexen IT-Projekten. Zwar wird im Projektverlauf nach und nach ERP-Systemkompetenz aufgebaut, aber gerade in der Initialisierungsphase erfolgen wichtige strategische Schritte ohne das nötige Know-how. Die Folge: Oft werden bereits zu diesem frühen Zeitpunkt entscheidende Rahmenbedingungen falsch definiert und die anstehenden Veränderungen unterschätzt.

Damit ein neues ERP-System sein Potenzial entfalten kann, braucht es also mehr als nur eine sorgfältige Softwareauswahl – die meisten ERP-Projekte scheitern nicht an der ERP-Lösung, sondern am Projektablauf der ERP-Implementierung! Grundvoraussetzung ist deshalb eine intensive Vorbereitung auf die ERP-Einführung, um die Risiken bestmöglich zu umgehen.

Erfahrungsgemäß gibt es sieben typische Stolperfallen, die ERP-Projekte gefährden.

Stolperfalle #1: Die Zieldefinition für die ERP-Software

Viele Unternehmen sehen in der Einführung einer ERP-Software die Lösung all ihrer Probleme und übersehen dabei, dass IT-Tools immer nur ein Werkzeug sein können. Wie sollen Prozesse optimiert werden, wenn nicht identifiziert ist, was aktuell falsch läuft? Wie soll der Erfolg der ERP-Einführung gemessen werden, wenn es keine definierten und messbaren Ziele gibt?

Häufig erwartet auch jede Abteilung eine andere Verbesserung – welche Anforderungen haben dann Vorrang? Wichtig ist deshalb eine klare Dokumentation, was genau mit dem ERP-System erreicht werden soll und wo die Prioritäten liegen. 

Beispiele:

• Fehlerquote senken
• Durchlaufzeiten verkürzen
• Time-to-Market beschleunigen
• Servicequalität verbessern
• Zusammenarbeit von Abteilungen verbessern
• Workflows automatisieren und vereinheitlichen
• fundierte und aktuellere Business-Analysen bereitstellen
• Internationalisierung unterstützen

Stolperfalle #2: Das Management-Commitment

Ein ERP-Projekt fordert von den Mitarbeitern ein erhebliches Maß an Engagement und Mehrarbeit ein – parallel zum Tagesgeschäft. Um die Beteiligten bestmöglich zu unterstützen und die Motivation aufrecht zu erhalten, benötigt das Projektteam Rückendeckung von der Geschäftsführung, sowohl zwischenmenschlich als auch bezüglich der bereitgestellten Ressourcen. Das Management sollte intern Werbung für die ERP-Einführung machen, um der gesamten Belegschaft die Relevanz des Projekts zu verdeutlichen. Ein guter Draht „nach oben“ und Freiräume für Entscheidungen stärken das Projektteam und ausreichend personelle sowie finanzielle Kapazitäten vermeiden Überlastung und Fehler.

Stolperfalle #3: Die Organisation der ERP-Einführung

Jede ERP-Einführung sollte methodisch angegangen werden. Das beginnt bei der überlegten Zusammenstellung des Projektteams aus Projektleiter, Key-Usern und IT-Spezialisten. Um spätere Funktionalitätslücken zu vermeiden, müssen die Key User alle relevanten Geschäftsbereiche abdecken, u.a. Einkauf, Marketing, Logistik, Vertrieb, Produktion, Controlling und Service.

Eigenschaften eines guten Projektleiters:

• nah am Tagesgeschäft
• tiefe Einblicke in alle Abteilungen
• Organisationstalent
• Durchsetzungsfähigkeit
• soziale Kompetenz / Teamfähigkeit

Unterstützt wird das Projektteam üblicherweise von einem festen ERP-Manager des Softwareanbieters, der auf Basis einer Einführungsmethodik die einzelnen Schritte vorgibt, gemeinsam mit dem Team Meilensteine definiert und wertvollen Input liefert.

Wichtig sind außerdem feste Zuständigkeiten und Kompetenzen, beispielsweise durch Rollenbeschreibungen und Projektregeln für Eskalationsfälle.

Stolperfalle #4: Die Kommunikation

Viele ERP-Einführungen kranken an einer unzureichenden Kommunikation zwischen Management, Projektteam, Mitarbeitern und dem Softwarehersteller. Im Vorfeld der Implementierung sollte deshalb durch geeignete Maßnahmen der kontinuierliche Informationsfluss und eine maximale Projekttransparenz sichergestellt werden, beispielsweise durch einen Jour Fixe von Projektleiter und Management sowie regelmäßige Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter. Dokumentationen, To-Dos und der aktuelle Projektfortschritt müssen allen Beteiligten einfach zugänglich sein.

Stolperfalle #5: Die Prozessdefinition

Damit das ERP-System die Abläufe im Unternehmen abbilden kann, müssen alle aktuellen Prozesse dokumentiert werden. Eine Prozessmodellierung ist komplex, sodass für diese wichtige Vorarbeit ausreichend Zeit eingeplant werden sollte. Wichtig: Es wäre falsch, alle bestehenden Prozesse unreflektiert im IST-Zustand in das neue System zu übernehmen. Begreifen Sie die ERP-Einführung als Chance zur Prozessoptimierung! Wer nur aus Prinzip an alten Zöpfen hängt, verschenkt wertvolles Potenzial. Es lohnt sich, die Workflows neu zu bewerten und zu reorganisieren:

• Welche Prozesse sind wirklich notwendig und sinnvoll?
• Welche Abläufe lassen sich mit Hilfe der neuen Software effizienter gestalten?
• Welche Workflows wurden in den letzten Jahren aus Bequemlichkeit nicht angepasst, obwohl sich betriebliche Strukturen verändert haben?

Seien Sie auch offen und flexibel, falls die neue Software einen bestimmten Ablauf nicht exakt so abbilden kann, wie Sie es gewohnt sind – prüfen Sie genau, ob es sinnvoll ist, das System auf Kosten einer Individualprogrammierung zurechtzubiegen!

Stolperfalle #6: Die Datenmigration

Ebenfalls häufig unterschätzt: Die Übertragung der alten Daten in das neue System. Die Datenmigration beschränkt sich nicht auf einen einfachen Excel-Export und -Import, sondern alle Daten müssen zuvor gezielt und akribisch aufbereitet werden.

Wer glaubt, mit einem ERP-Projekt automatisch die Qualität schlecht gepflegter Daten zu erhöhen, irrt! Die Datenqualität im neuen System kann nur so gut sein wie die Qualität der migrierten Daten. „Ballast“ wie Dubletten, Schreibfehler oder Karteileichen sollte deshalb vor der Migration bereinigt und berichtigt werden.

Nach der Bereinigung der Datensätze erfolgt das Mapping, das heißt: Jedes Feld des alten Datensatzes wird einem Pendant der neuen Datenstruktur zugeordnet und geprüft, ob die Datentypen stimmen (beispielsweise „Datum“, „Text“, „Währungsbetrag“). Erst wenn in einem ausführlichen Testing die neue Datenstruktur funktioniert, wird der Datenbestand übertragen. 

Stolperfalle #7: Der Change

Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass nicht jeder Mitarbeiter von der ERP-Einführung begeistert ist. Kein Wunder, schließlich verändern sich Arbeitsplätze und Abläufe, Informationen werden transparenter, Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden neu verteilt – dieser Change stößt auf Ängste und Widerstände. Wichtig ist es deshalb, jeder Abteilung den konkreten Nutzen des ERP-Projekts für die tägliche Arbeit zu kommunizieren und die Mitarbeiter durch Workshops und Schulungen mit dem neuen System vertraut zu machen.

Fazit: Implementierung braucht Expertise!

Die Komplexität und die Problemfelder einer ERP-Einführung sind nicht zu unterschätzen, doch mit ausreichend Vorlauf, guter Planung und einer straffen Ablauforganisation lassen sich die Hindernisse aus dem Weg räumen.

Tipp: Die Unterstützung durch einen versierten ERP-Manager auf Seiten des Software-Partners trägt wesentlich zu einer reibungslosen ERP-Implementierung bei, ebenso wie eine bewährte Einführungsmethodik. Insbesondere für mittelständische Unternehmen ohne Inhouse-Expertise ist deshalb die Erfahrung und Kompetenz des Anbieters ein wichtiges Kriterium im Auswahlverfahren.