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ERP-Einführung: Risiken und Chancen bei der Umstellung

ERP-Einführung: Risiken und Chancen bei der Umstellung

ERP-Projekte scheitern häufig aus denselben Ursachen wie andere IT-Projekte: Meist spielen unklare Ziele, unrealistische Termine und fehlende Abstimmung der Beteiligten eine Rolle. Eine ERP-Umstellung ist allerdings weitaus komplexer. Sie betrifft das gesamte Unternehmen, seine Strukturen, seine Kultur, seine Produktivität.

Deshalb ist es von großer Bedeutung, von Beginn an die richtigen Schritte vorzunehmen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Risiken eines ERP-Projekts meistern und die Chancen ausschöpfen können.

Erwartungen nicht klar definiert

Unternehmen führen ERP-Lösungen ein, um bestimmte Geschäftsprozesse zu verbessern. Darüber hinaus möchten sie wesentliche Leistungskennziffern abfragen und verbessern können. Schnelle und zuverlässige Auswertungen sollen wichtigen Input für strategische Entscheidungen und für die Unternehmenssteuerung liefern.

Wenn aber zu Beginn eines ERP-Projekts die Ziele nicht genau definiert werden, ist es im Nachhinein schwierig festzustellen, ob und welche Ziele durch die ERP-Einführung tatsächlich erreicht wurden.

Ermitteln Sie daher genau, wie viel Zeit und welche Arbeitsschritte Sie heute für Ihre Geschäftsprozesse aufwenden. Dann können Sie klare Erwartungen formulieren. Im Idealfall lassen sich die Erwartungen auch quantifizieren, etwa in der Form: „Wir möchten die Bearbeitungszeit von Aufträgen von derzeit durchschnittlich 15 Tage auf zehn Tage verkürzen.“

Stellen Sie schon bei der Aufnahme Ihrer heutigen Prozesse Maßstäbe für die Erfolgskontrolle auf. Versuchen Sie, die Ziele SMART zu definieren, das bedeutet:

  • spezifisch
  • messbar
  • allgemein anerkannt
  • realistisch
  • termingebunden

ERP-Einführung: Gründliche Vorbereitung

Folgende Schritte sind für die Vorbereitung wichtig:

  • Analysieren und dokumentieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Stellen Sie fest, wo Verbesserungsbedarf besteht. Überlegen Sie genau, welche Prozesse mit der neuen ERP-Lösung abgebildet werden sollen und definieren Sie Ihre Anforderungen.
  • Analysieren Sie Ihre bestehende IT-Landschaft. Diese ist vermutlich historisch gewachsen und entsprechend zersplittert. Sicherlich haben Sie bereits Software im Einsatz, zum Beispiel ein CRM-System oder eine Projektmanagement-Lösung. Möglicherweise sind dabei separate Daten-Silos entstanden. Überlegen Sie, welche älteren Systeme abgelöst werden sollen. Für die verbliebenen Daten benötigen Sie Schnittstellen zu der neu einzuführenden Software.
  • Erstellen Sie einen Projektplan für die ERP-Einführung, auch wenn Sie heute vielleicht noch nicht alles überblicken. Sie können die Planung nach jedem Projektfortschritt verfeinern. Bei vielen Projekten ergeben sich nachträgliche Änderungen. Damit das Projekt dadurch nicht aus dem Ruder läuft, sollten Sie für jeden Change dokumentieren, wie sich dieser auf den Zeitplan und das Budget auswirkt.

Ausreichend Zeit einplanen

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung. Versuchen Sie nicht, in der Planungsphase Zeit zu sparen, sondern möglichst viel Zeit in die optimale Vorbereitung zu investieren. Ein oder zwei Wochen mehr Vorbereitungszeit können über das Gelingen oder Scheitern Ihres ERP-Projekts entscheiden. Stellen Sie möglichst früh die Weichen für eine reibungslose Einführung.

Eine Regel lautet: Für jeden Monat Einführungszeit sollten Sie eine Woche Vorbereitungszeit einplanen.

ERP-Beratung ist wichtig

Eine ERP-Einführung ist kein alltägliches Projekt. Nicht jedes Unternehmen verfügt intern über das erforderliche Know-how. Hinzu kommt der unübersichtliche Markt. Spätestens, nachdem die Vorauswahl bezüglich der ERP-Anbieter getroffen wurde, ist daher eine ERP-Auswahl-Beratung angebracht.

Dabei können Sie von der Fachkenntnis der Hersteller profitieren. Aus den Referenzen der Anbieter geht hervor, ob diese in Ihrer Branche oder bei Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen schon erfolgreich ERP-Umstellungen durchgeführt haben. Ist dies der Fall, gilt das als großer Pluspunkt für den Anbieter.

Wenn dieser dann auch einen strukturierten Prozess für die ERP-Einführung in Unternehmen etabliert hat, umso besser. Andernfalls fragen Sie beim Service-Team nach einem festen Ansprechpartner, der Ihre Anforderungen versteht und bei Ihrer ERP-Auswahl eine Beratung leistet.

Ein erfahrener Anbieter kann Ihnen einen Leitfaden für die ERP-Auswahl an die Hand geben. Sie wissen dann, dass er Sie bei der Vorbereitung und Implementierung optimal unterstützen wird.

ERP-Einführung wird oft unterschätzt

Eine ERP-Umstellung beschränkt sich nicht nur auf das technische IT-Projekt – sie hat Auswirkungen auf den gesamten Betrieb. Das kann bis hin zu einem fundamentalen Wandel in der Unternehmenskultur gehen.

Alle papiergebundenen Tätigkeiten werden über kurz oder lang wegfallen. Die Mitarbeiter werden umdenken und umlernen müssen. Workflows, Daten und Informationen werden transparent; sie stehen abteilungsübergreifend zur Verfügung. Dadurch ändern sich zahlreiche Abläufe und alltägliche Aspekte im Berufsleben der Mitarbeiter.

Kulturwandel managen

Für einige Mitarbeiter bedeutet es eine grundlegende Veränderung in ihren Arbeitsprozessen, ihre Informationen unternehmensweit zur Verfügung zu stellen. Aufgrund interner Insellösungen werden wichtige Daten oftmals lediglich in der eigenen Abteilung ausgetauscht, jedoch nicht darüber hinweg.

Andere befürchten, durch die ERP-Umstellung überflüssig zu werden. Sie verstehen noch nicht, dass neue, interessantere und qualifiziertere Aufgaben entstehen – für jeden, der bereit ist, dazuzulernen.

Effizientere Prozesse, bessere Software - für den Manager klingt das wie Musik, aber bei etlichen Bürokräften schürt es die Angst vor dem Arbeitsplatzverlust. Es ist dringend notwendig, diesen Kulturwandel zu managen.

Mitarbeiter beteiligen

Daher lautet ein wichtiger Grundsatz für Umstellungen, die einen Wandel der Unternehmenskultur mit sich bringen: Holen Sie frühzeitig Ihre Mitarbeiter mit ins Boot. Beteiligen Sie auch die unteren Ebenen an der Kommunikation und an der Entscheidungsfindung. Erstens finden Sie nirgendwo sonst so detailliertes Prozess-Wissen, zweitens wird sich dann niemand übergangen fühlen. Widerstände gegen die angestrebten Lösungen treten offen zutage und äußern sich hinterher nicht als subversive Sabotageakte. Stattdessen können diese Widerstände frühzeitig aufgegriffen und zerstreut werden.

Projektteam richtig besetzen

Alle betroffenen Ebenen und Funktionen sollten in das Projektteam für die ERP-Einführung eingebunden werden. Im Idealfall sind folgende Personen und Funktionen an Bord:

  • Ein Mitglied der Geschäftsführung (Executive Sponsor), der das Buy-in der Führungsetage gewährleistet. Der Executive Sponsor sollte auch sicherstellen, dass die ERP-Einführung Priorität hat.
  • Ein erfahrener Projektmanager, der Verständnis für die Abläufe, einen Blick für das Ganze und die notwendigen Entscheidungsbefugnisse haben muss.
  • Der IT-Manager, der die fachliche Koordination zwischen Unternehmen, ERP-Anbieter und Dritten übernimmt und die notwendigen Ressourcen bereitstellt.
  • Anwender aus den betroffenen Abteilungen und Funktionen, zum Beispiel Buchhaltung, Fertigung oder Entwicklung. Die Anwender liefern fachlichen Input und testen als Key User auf Testinstallationen die Software. Sie beraten bei Anpassungen, dokumentieren Geschäftsprozesse auf der Anwenderebene und werben bei Kollegen für Akzeptanz. Das heißt, sie haben auch die Rolle des Change Ambassador. Das bedeutet, dass diese wichtigen Personen von ihrer sonstigen Arbeit freigestellt werden, solange sie diese wichtigen Aufgaben übernehmen.

Chancen der ERP-Einführung

Die Vorteile und Chancen einer ERP-Einführung werden nachfolgend kurz zusammengefasst:

Rationalisierung

  • Manuelle Abläufe entfallen.
  • Daten werden durchgängig genutzt, es gibt keine Dateninseln mehr, sondern stattdessen eine hochwertige Datenorganisation.
  • Die Automatisierung von Routineaufgaben ist effizient und entlastet das Personal.

Verbesserung der Organisation

  • Unwirtschaftliche oder unzeitgemäße Abläufe werden ersetzt.
  • Die Prozessqualität wird besser, es gibt weniger Fehlerquellen.
  • Die Prozesse werden mit Blick auf die Wertschöpfung optimiert.

Wettbewerbsvorteil

  • Das ERP liefert bessere Auswertungen für Entscheidungen und strategische Unternehmenssteuerung.
  • Durch schnellere Abläufe wird ein Zeitvorteil gewonnen.
  • Die Kundenzufriedenheit steigt durch schnellere, individuellere Bedienung.
  • Das ERP-System lässt sich skalieren.
  • Manche ERP-Systeme bieten Internationalisierung und unterstützen dadurch eine Expansion ins Ausland.

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