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ERP-Einführung: Die optimale Vorbereitung

 ERP-Einführung: Die optimale Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung von ERP-Projekten zahlt sich aus. Neben einer klaren Festlegung von Zielen kommt einer exakten Erarbeitung von Anforderungen und einer sinnvollen Zusammenstellung des Projektteams hohe Bedeutung zu. Beachten Sie die Hinweise aus diesem Artikel, so steht einer erfolgreichen ERP-Einführung kaum etwas im Wege.


Inhalte der Vorbereitungsphase

Im Vorfeld einer ERP-Einführung sind verschiedene Maßnahmen erforderlich, damit das spätere Implementierungsprojekt reibungslos ablaufen kann. Grundsätzlich sollten sämtliche Aktivitäten im Einklang mit der aktuellen und zukünftigen Unternehmensstrategie stehen. Hiervon können wiederum konkrete Ziele abgeleitet werden, welche unerlässliche Orientierungspunkte im Projekt darstellen.

Die ERP-Planung beinhaltet zudem eine Zusammenstellung des Projektteams und die Festlegung von Verantwortlichkeiten. Besonderer Bedeutung kommt darüber hinaus der Ressource „Zeit“ zu. Tagesgeschäft und Projektarbeit müssen unbedingt miteinander vereinbar sein, damit das Vorhaben termingerecht umgesetzt wird. Allgemein sorgt ein unrealistischer Zeitrahmen für hohen Handlungsdruck und führt damit zu einer steigenden Fehleranzahl. Betrachten wir diese Aspekte nun genauer.

ERP-Planung im Einklang mit der Strategie

Innovative ERP-Software eröffnet neue Möglichkeiten für Unternehmen. Sie bietet unter anderem die Chance, Geschäftsprozesse effizienter und schlanker zu gestalten, die Informationstransparenz zu erhöhen und den Kundenservice zu verbessern. Teils wird sogar ein Einstieg in völlig neue Geschäftsmodelle möglich. Entsprechende strategische Überlegungen müssen deshalb die Basis der bevorstehenden ERP-Einführung sein.

Lautet das erklärte Ziel der Geschäftsleitung etwa, die Prozessintegration mit Zulieferern zu forcieren, kommen Schnittstellen eine hohe Bedeutung zu. Besagt die Strategie hingegen, dass die Produktion weiter automatisiert werden soll, muss das gewählte System in der Lage sein, Sensordaten zu verarbeiten.

Möglicherweise möchte das Management zudem moderne Arbeitsmodelle wie Home-Office etablieren. In diesem Fall kommen webbasierte Lösungen ins Spiel. Die Liste der Beispiele lässt sich beliebig fortsetzen. Klar wird jedoch, dass solche strategischen Überlegungen bereits in einer frühen Phase Berücksichtigung finden müssen. Sie nehmen entscheidenden Einfluss auf die Softwareauswahl und die ERP-Planung.

Projektziele müssen klar definiert werden

Ausgehend von der Strategie müssen klare Ziele der ERP-Einführung formuliert werden. Diese können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Zu unterscheiden sind bereichsübergreifende und bereichsspezifische Ziele. Formulieren Sie Zielvorgaben möglichst konkret, sodass alle Projektbeteiligten wissen, welche Erwartungen an sie gestellt werden. Ziele geben bei der späteren ERP-Implementierung Orientierung und fördern die Motivation. Zudem wird der Projekterfolg messbar und Schwachstellen können frühzeitig behoben werden. Verfolgt Ihr Unternehmen mehrere Ziele parallel, was den Regelfall darstellt, so sollten Sie mit Prioritäten arbeiten. Oberste Priorität können beispielsweise Ziele mit den höchsten Einsparungs- oder Umsatzpotenzialen erhalten. Achten Sie zudem darauf, Ziele realistisch zu formulieren. Überzogene Erwartungen führen zu hohem Druck und Frustration.

ERP-Projektteam zusammenstellen

Eine ERP-Einführung wirkt sich auf sämtliche Unternehmensbereiche aus. Aus diesem Grund gilt es, Mitarbeiter aus allen Abteilungen in das Projekt einzubeziehen. Nur auf diese Weise ist sichergestellt, dass sich die Anwender später in den Prozessen wiederfinden und sämtliche Anforderungen erfüllt sind. Gängig ist es, Key User der unterschiedlichen Bereiche hinzuzuziehen. Sie haben die Aufgabe, fachspezifische Funktionen und Prozesse zu definieren. Im weiteren Verlauf übernehmen sie häufig die Schulung ihrer Kollegen und dienen als spezialisierter Ansprechpartner bei Fragestellungen. Entsprechend sollten sie nicht nur ihren Arbeitsbereich genau kennen, sondern auch Wissen gezielt vermitteln können.

Der erste Schritt besteht jedoch darin, ein schlagkräftiges Team aufzubauen, welches in der Lage ist, das Personal aller Bereiche für die bevorstehende ERP-Einführung zu begeistern. Es besteht im Optimalfall aus folgenden Mitgliedern:

  • Mitglied der Geschäftsleitung
  • Projektmanager
  • IT-Manager
  • Anwender-Team

Mitglied der Geschäftsleitung

Der oberste Schirmherr einer ERP-Einführung sollte stets ein Mitglied der Geschäftsleitung oder des Vorstands sein. Häufig wird diese Rolle auch „Executive Sponsor“ genannt. Seine Aufgabe besteht darin, die Führung des Projekts in grundsätzlichen Fragen zu übernehmen und zu gewährleisten, dass die Ziele der ERP-Einführung erreicht werden. Zudem stellt der Executive Sponsor aufgrund seiner Entscheidungskompetenz die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen zur Verfügung. Er steht vollständig hinter dem Projekt und sorgt dafür, dass die bevorstehenden Veränderungen positiv aufgenommen werden.

Projektmanager

Der Projektmanager hat die Aufgabe, die ERP-Einführung anhand geeigneter Methoden professionell zu planen, zu steuern, zu koordinieren und zu überwachen. Oberste Maßgabe ist die Einhaltung vorgegebener Termine und Budgets. Im Idealfall wird diese Rolle durch einen Mitarbeiter aus dem mittleren Management besetzt, der Erfahrungen in mehreren Unternehmensbereichen mitbringt. Zusätzlich sind einige „Soft-Skills“ erforderlich, um ein erfolgreiches Projektmanagement zu realisieren.

IT-Manager

Selbstverständlich spielt die interne IT bei der ERP-Implementierung eine gewichtige Rolle. Im Projekt wird sie durch einen IT-Manager vertreten, der sämtliche IT-Aktivitäten koordiniert. Er ist zudem die technische Schnittstelle zwischen Unternehmen sowie ERP-Anbieter und stellt die benötigten Ressourcen aus seinem Fachbereich zur Verfügung.

Anwender-Team

Das Anwender-Team sollte Mitarbeiter aus sämtlichen Funktionsbereichen des Unternehmens beinhalten. Es verfolgt das Ziel, die Software bestmöglich an Praxisanforderungen auszurichten. Auch die Erstellung von Dokumentationen für Endanwender zählt zu den Aufgaben.

ERP-Einführung muss hohe Priorität haben

Die Einführung eines ERP-Systems ist kein IT-Projekt, das „nebenbei“ durchgeführt werden kann. In aller Regel werden zahlreiche betriebliche Prozesse verändert. Entsprechend muss dem Projekt eine hohe Priorität eingeräumt werden. Die beteiligten Mitarbeiter müssen Projektarbeit und Tagesgeschäft über die gesamte Laufzeit miteinander vereinbaren können. Werden personelle Ressourcen hingegen zeitweilig abgezogen, droht die Gefahr, dass geplante Termine nicht mehr einzuhalten sind. Erfahrene ERP-Manager betonen außerdem immer wieder, dass auch für die Implementierung ausreichend Ressourcen verfügbar sein müssen. Die Mitarbeiter benötigen Zeit, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen.

ERP Einführung: Vorgehensmodell auswählen

Bei der Einführung von ERP-Software lassen sich grundsätzlich zwei Vorgehensmodelle unterscheiden: klassisch und agil. Das klassische Modell wird durch einen linearen, strukturierten Projektablauf mit Meilensteinen charakterisiert. Die gesamte Struktur ist übersichtlich und bis in die kleinsten Details geplant. Nachteilig ist hierbei, dass die Flexibilität stark eingeschränkt ist. Ändern sich die Anforderungen im Projektverlauf, besteht kaum Spielraum, darauf zu reagieren. Dies ist gleichzeitig der Hauptgrund dafür, dass sich das agile Vorgehensmodell zunehmend durchsetzt.

Das agile Modell ist weniger starr als klassische Ansätze. Dennoch existieren gewisse Strukturen zur Einteilung der Projektphasen und zur Reduzierung der Komplexität. Grob betrachtet erfolgt eine agile ERP-Einführung in folgenden Schritten:

  • Schritt 1: ERP-Planung und Einführungsvorbereitung
  • Schritt 2: Zerlegen des Projekts in kleinere Teilabschnitte (sog. Iterationen)
  • Schritt 3: Test, Nachbereitung und Verifizierung der einzelnen Iterationen
  • Schritt 4: Verbesserung der ERP-Software

Fehler können beim agilen Vorgehensmodell frühzeitig beseitigt werden. Zudem sind Veränderungen und Verbesserungen flexibel implementierbar. Insbesondere, wenn einzelne Bereiche separat umgestellt werden oder einzelne Teile der Software schrittweise in Betrieb gehen sollen, ist das agile Vorgehen vorteilhaft.

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