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Digitalisierung der Arbeitswelt – Vorteile für die Personalabteilung

Digitalisierung der Arbeitswelt – Vorteile für die Personalabteilung

Ein modernes Personalmanagement ist ohne digitale Systeme nicht mehr denkbar. Entsprechende Software kann den HR-Mitarbeitern ihre Personalmanagement-Aufgaben wesentlich erleichtern. Dieser Artikel untersucht, wie die Digitalisierung der Arbeitswelt auch Personalabteilungen Erleichterungen und neue Herausforderungen beschert.

Aufgaben der Personalabteilung

Schon immer hatten und haben Personaler ein breites Aufgabenspektrum. In Stellenanzeigen finden sich häufig Anforderungen wie die folgenden:

  • Beratung und Betreuung der Mitarbeiter in Fragen der Personalabrechnung
  • Mitarbeit bei Personalthemen von A wie Anstellungsvertrag bis Z wie Zeugnis
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Anwendung aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen
  • Reisekosten nach Bundesreisekostengesetz (BRKG) und Auslandsreisekostenverordnung(ARV)
  • Personalbeschaffung und Personalauswahl
  • Planung, Organisation, Abrechnung und Evaluierung von Weiterbildungsmaßnahmen
  • Personalcontrolling, Aufbereitung von Auswertungen und Analysen

Dazu kommen noch die verschiedensten branchentypischen Anforderungen: angefangen von Eingruppierungs- und Vergütungsfragen im öffentlichen Dienst über Baulohn bis hin zur Beschäftigung von Arbeitnehmern mit Behinderungen oder anderen Herausforderungen, wie etwa Aufenthaltsstatus. Und, nicht zu vergessen, das weite Feld der nichtkommerziellen Organisationen.

Quantitativer und qualitativer Wandel

Durch die Digitalisierung der Arbeitswelt wandeln sich auch die Aufgaben einer Personalabteilung qualitativ und quantitativ. An die traditionellen Aufgaben werden erstens höhere Anforderungen gestellt und zweitens kommen neue Aufgaben hinzu, die es früher in dieser Form nicht gegeben hatte.

Die Digitalisierung von HR beschert Personalabteilungen nicht nur neue Herausforderungen, sondern auch viel Gutes. Die Personalbeschaffung lässt sich eng auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen, wenn der heutige und zukünftige Personalbedarf aller Abteilungen jederzeit abrufbar ist.

Personalmanagement damals und heute

Früher wurde für jeden Mitarbeiter eine Personalakte geführt. Darin lagen die persönlichen Daten vor, die Stellenbeschreibung, der Werdegang, der Dienstvertrag, Krankenkassen- und Sozialversicherungsunterlagen und alles, was sonst noch für das Arbeitsverhältnis von Belang war.

In früheren Zeiten war die Fluktuation gering und die Belegschaft stabil. Aufgaben und Zuständigkeiten waren in Stein gemeißelt. Bewerbungsverfahren wurden mit hohem manuellen Aufwand durchgeführt.

Diese Zeiten sind vorbei. Die moderne Arbeitswelt ist in permanentem Wandel begriffen, besonders, seit die Digitalisierung neue Arbeitsweisen und Arbeitsinhalte entstehen lässt.

Modernes Personalmanagement ist vielfältig und umfangreich. Für die Digitalisierung von HR-Aufgaben existieren clevere Software-Lösungen. Diese machen Daten leichter zugänglich, erhöhen die Qualität von Prozessen, zum Beispiel bei Stellenbesetzungen, und reduzieren den manuellen Aufwand.


Personalmanagement-Aufgaben digital bewältigen

Die Aufgaben von Personalabteilungen werden durch Personal-Software und letztlich auch durch ERP-Systeme drastisch vereinfacht. Dazu lesen Sie im Folgenden einige Beispiele.

Digitale Personalakte führen

Die Digitalisierung von HR-Aufgaben beginnt mit der digitalen Personalakte. Damit ist nicht nur ein Ordner im Laufwerk gemeint, auch wenn dies bereits fortschrittlicher ist als die Papierakten, die vielerorts noch in den Schränken stehen.

Eine HR-Software speichert nicht nur die Mitarbeiterdaten, sondern vernetzt sie auch und macht sie auswertbar. Sie begleitet und dokumentiert Prozesse und löst rechtzeitig Aktivitäten aus.

Wenn Sie beispielsweise ab 1. Februar in einer Filiale in Köln für zwei Monate eine Logistik-Fachkraft benötigen, die Polnisch spricht, können Sie Ihre Personalakten nach Suchkriterien filtern, um die richtige Person zu finden.

Die Software benachrichtigt Sie, wenn das 25-jährige Betriebsjubiläum eines Mitarbeiters ansteht und schickt eine Warnung, bevor befristete Arbeitsverträge auslaufen.

Folgende Informationen werden in digitalen Personalakten gebündelt, strukturiert und durch Vernetzung mit Unternehmensprozessen nutzbar gemacht:

  • Mitarbeiter-Stammdaten
  • Verfügbarkeit, produktive Arbeitszeit
  • Stellenbeschreibung
  • Gehalt und Zulagen, Stundenverrechnungssatz
  • Werdegang, Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifizierungen
  • Fremdsprachenkenntnisse
  • Verträge und Vereinbarungen
  • Dienstwagen und Boni
  • Gesundheitsdaten und -untersuchungen
  • Fortbildungen, Entwicklungsschritte
  • Ergebnisse von Personalbewertungen
  • Fristen, wie zum Beispiel der Ablauf einer Probezeit oder befristeten Tätigkeit

Eine HR-Software ist regelmäßig auch mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verknüpft. Darin sind die Dokumente, die den Mitarbeiter betreffen, sicher gespeichert und können ihrerseits mit Kommentaren und Terminen verknüpft werden. Zugriffsbeschränkungen sorgen dafür, dass Vertrauliches vertraulich bleibt.

Entgeltabrechnung und Reisekosten

Der elektronische Datenaustausch mit gesetzlichen Krankenkassen ist in den meisten Unternehmen längst Standard. Entgeltabrechnungsprogramme sind in der Regel ITSG-zertifiziert und arbeiten nahtlos mit den Krankenkassen zusammen. Lohnabrechnungen werden vom System automatisiert erstellt.

Auch für Reisekostenabrechnungen gelten klare gesetzliche Regelungen und interne Prozesse. Die Reisekosten werden ebenfalls softwaregestützt in der Personalabteilung abgerechnet.

Stellenverwaltung

Die Stellenverwaltung ist die Grundlage für Personalbeschaffung, Personalkostenplanung und Personalentwicklung. In einer HR-Software werden die Anforderungen einer Stelle hinterlegt. Dazu gehören Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten, das Bewerberprofil, der Status der Besetzung, die in Frage kommenden Kandidaten und natürlich die Arbeitskosten.

Organigramme und grafische Auswertungen unterstützen Personalsachbearbeiter darin, den Einsatz der Mitarbeiter zu optimieren.

Qualitative Personalplanung

Die Datenbasis in der HR-Software ermöglicht eine qualitative Personalplanung, wie sie vor wenigen Jahren noch undenkbar war.

Organigramme zeigen den Personaleinsatz und die Personalplanung bezogen auf Unternehmensteile oder das gesamte Unternehmen. Durch eine Vernetzung mit den Details aus der Personalakte können Personalsachbearbeiter viele Analysen erstellen. Zum Beispiel kann die Altersstruktur, Nachfolgeplanung und Vertretungsplanung untersucht werden. Es lässt sich feststellen, ob das Personal richtig eingeplant ist. Wenn manche Abteilungen überbesetzt sind und andere unterbesetzt, kann die Personalabteilung für einen Ausgleich sorgen.

Budgetrechnung

Da in der Personalakte auch Stundenverrechnungssätze und Kostenstellen hinterlegt sein können, besteht die Möglichkeit, die Stellenplanung direkt in die Budgetrechnung einzubeziehen.

Über Schlagworte und Gruppierungen können die richtigen Mitarbeiter den richtigen Stellen oder Aufgaben zugeordnet werden. Bestimmte Tags, wie zum Beispiel die Eignung einer Stelle für Home Office, Remote-Arbeit oder Job Sharing ermöglichen flexible Teilzeitregelungen.

Neues Arbeiten

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schafft aber auch neue Formen der Zusammenarbeit. Selbstorganisierende Teams und agiles Arbeiten lösen die alten Abteilungs- und Hierarchiestrukturen ab. Ein modernes Personalmanagement ist in der Lage, die neuen Vorgehensweisen genauso gut zu organisieren wie die traditionellen.

Bewerbermanagement

Viele Unternehmen integrieren ein Online-Bewerbermanagement in ihre Homepage. Auch dafür existieren Softwarelösungen, oftmals als Module einer umfassenderen HR-Lösung. Der Vorteil: Kandidaten durchlaufen einen strukturierten Bewerbungsprozess, der die gesamte Auswertung und Bewerberauswahl objektiver, einfacher und schneller macht.

Da manuelle Schritte wegfallen, können sich Personalfachkräfte auf die wesentlichen Aspekte der Bewerberauswahl konzentrieren. Sie verschwenden zum Beispiel keine Zeit mehr, um Stammdaten der Bewerbung in eine Excel-Tabelle zu kopieren. Es können auch keine Auswahlkriterien mehr übersehen werden. Einladungen können automatisch an die in Frage kommenden Kandidaten verschickt werden.

Ausbildungsmanagement

Die Verwaltung von Auszubildenden gehört ebenfalls zu den Personalmanagement-Aufgaben. Sie umfasst die Einarbeitung der Azubis, ihre Einsatzplanung und die Basisprofile je nach Ausbildungsgang. Es müssen auch die Lernblöcke in den Schulhalbjahren sowie interne Weiterbildungen berücksichtigt werden.

Für die Ausbildung von Dualen Studenten im Blockmodell gelten wiederum besondere Planungsanforderungen, da diese neben Praxis- und Berufsschulzeiten auch Präsenzphasen an ihren Fachhochschulen haben.

Auswertungen, Personalcontrolling

Die Kennzahlensteuerung spielt auch im Personalbereich eine immer wichtigere Rolle. Personalsachbearbeiter können softwaregestützt vielen Analysen erstellen, beispielsweise über Fluktuation, Überstunden, Gehaltsniveau, Qualifikationen, Budgetfragen und vieles andere mehr.

Personalentwicklung und Bewertung

Welche Kompetenzen braucht das Unternehmen, welche sind vorhanden? Welche Mitarbeiter sind am besten geeignet, um die fehlenden Kompetenzen zu erwerben? Diese Antworten beantwortet eine qualitative Personalplanung mithilfe von Software.

Module für Weiterbildungsmanagement und Seminarplanung ermöglichen es, Talente zielgerichtet zu fördern. Mit den gleichen Werkzeugen können Personaler Bewertungen erstellen und auswerten sowie Maßnahmen daraus ableiten.

Mitarbeiterportal, Kommunikation mit den Mitarbeitern

Zum modernen Personalmanagement gehört auch die Einrichtung eines Mitarbeiterportals. Über dieses läuft ein Großteil der Kommunikation mit den Mitarbeitern. Dadurch lassen sich interne Abläufe schnell, papierlos und wirtschaftlich abwickeln. Zum Beispiel holt sich der Mitarbeiter aus einem persönlichen Bereich seine Lohnabrechnung elektronisch ab. Ebenso kann er Spesen über das Portal digitalisiert abrechnen.

Urlaubs-, Dienstreise- oder Seminaranträge werden elektronisch eingereicht, bewilligt und dokumentiert. Der Vorgesetzte wird automatisch per E-Mail über neue Anträge benachrichtigt. Seine Zu- oder Absage ist sofort beim Mitarbeiter.

Personalmanagement ist Ressourcenmanagement

Personal ist die betriebliche Ressource schlechthin. Daher müssen Enterprise Resource Planning (ERP) und HR Software Hand in Hand arbeiten. Es ist überaus sinnvoll, die Digitalisierung von HR als Teil der Digitalisierung der gesamten Ressourcenplanung zu begreifen.

In fast allen betrieblichen Prozessen spielen Menschen nach wie vor die Hauptrolle. Die Vernetzung der Personaldaten mit den Prozessen hat enorme Vorteile. Zum Beispiel: Eingangsrechnungen werden sachlich geprüft und freigezeichnet, bevor sie zur Buchung und Überweisung angewiesen werden. Für die Prüfung und Freigabe müssen bestimmte Kompetenzen und Vollmachten vorliegen. Diese können anhand von HR-Daten verifiziert werden.

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