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Die Bedeutung von Lokalisierung Teil 3: Rechtliche Hürden erfolgreich nehmen

ERP can help businesses reduce risks

Jedes globale Unternehmen beschäftigt sich praktisch täglich mit rechtlich-regulatorischen Fragen. Die große Herausforderung ist, Prozesse grenzübergreifend maximal zu standardisieren, lokalen Niederlassungen aber gleichzeitig so viel Freiheit wie möglich zu lassen, damit diese ihre Workflows an geltende Gesetze und Vorschriften anpassen können. Im dritten Teil unserer Serie zum Schwerpunktthema Lokalisierung widmen wir uns der Frage, wie sich ein effektives Rahmenwerk für einen erfolgreichen Umgang mit rechtlichen und regulatorischen Problemen im globalen Unternehmensalltag aufbauen lässt.

In den bisherigen Folgen ging es um das Relationship Management und die Überwindung von Sprachbarrieren. Jetzt, da wir uns rechtlichen Dingen zuwenden, sollte zunächst an die Grundprämisse erinnert werden, die all diesen Aspekten gemein ist: Global agierende Unternehmen müssen in jeder Region, in der sie operieren, lokal handlungsfähig bleiben. Der Unternehmenserfolg ist von den Menschen im Betrieb abhängig. Ihre Prozesse müssen die Menschen an verschiedenen Standorten befähigen, erfolgreich mit ihrem Umfeld zu interagieren. Deshalb sind globale Organisationen gut beraten, zwar eine „internationale Corporate-Community“ zu pflegen. Dennoch dürfen sie ihre lokalen Partner und Mitarbeiter nicht vergessen und sollten diesen großzügigen Handlungsspielraum bieten.

ERP-Lösungen halten für diesen global-lokalen Balanceakt alle notwendigen Werkzeuge bereit. Im rechtlichen Kontext gibt es zahllose Details – vom Workflow-Design bis zu Rechnungsfunktionen, die sich direkt auf Ihren Betrieb auswirken. ERP-Systeme können Ihre Mitarbeiter schützen. Ausschlaggebend ist, dass Sie für sämtliche lokalen Prozesse, die rechtliche Konsequenzen haben können, entsprechende Strukturen aufbauen.

Für ein besseres Verständnis der rechtlichen Situation, mit der ein globales Unternehmen konfrontiert ist, hier ein hypothetisches Beispiel.

Fallbeispiel: ein globales US-Unternehmen mit Expansionskurs auf Mexiko

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist ein in den USA ansässiger Pharmakonzern, der jüngst eine neue Niederlassung in Mexiko aufgemacht hat. Sie nutzen bereits ERP-Systeme zur Standardisierung der Arbeitsabläufe in der Lagerhaltung, für die automatische Dokumentation von Inspektionen, die Erstellung von Prüfprotokollen in der Beschaffung und Weiterverarbeitung von Materialien sowie zur Durchsetzung bewährter Methoden bei allen Arbeitsschritten. Nun müssen Sie dasselbe in Mexiko tun.

Idealerweise können Sie in beiden Ländern größtenteils auf dieselben Prozesse zurückgreifen. Schließlich wollen Sie den exzellenten Geschäftsbetrieb, den Sie in den USA aufgebaut haben, auch in Mexiko erreichen. Also nehmen Sie den in den USA entwickelten Workflow und nutzen die Übersetzungstools Ihres ERP-Systems, um ihn (sowie die gesamte ERP-Oberfläche) ins Spanische zu übersetzen – und sind startklar. Das einzige Problem: Die rechtlich höchst unterschiedliche Ausgangssituation in den beiden Ländern.

Im Mexiko stellt der Schwarzmarkt ein erhebliches Problem dar. Wenn Sie in den USA eine Rechnung drucken, legen Sie einfach eine Rechnungsnummer an. Die Rechnungen werden fortlaufend nummeriert, unabhängig vom Kunden. In Mexiko müssen Sie diese Rechnungsnummern aber zunächst bei den Behörden einreichen, bevor sie sie verwenden können.

Das hat den Hintergrund, dass die mexikanischen Vollzugsbehörden damit Bestechungen und betrügerische Aktivitäten unterbinden wollen. Wenn Sie also in Mexiko rechtlich einwandfrei produzieren und fakturieren wollen, können Sie nur bereits registrierte Rechnungsnummern verwenden. Es bedarf daher eines angepassten Workflows, damit sichergestellt ist, dass Ihre Mitarbeiter in Mexiko die Abrechnung korrekt vornehmen. Mit einer ERP-Plattform lässt sich eine entsprechende Prozess-Roadmap erstellen und in bestehende Vorgehensweisen integrieren, die bereits für maximale Effizienz standardisiert wurden. Dann ist gewährleistet, dass Ihr Abrechnungsprozess global reibungslos funktioniert und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen in Mexiko berücksichtigt.

Bei der Lokalisierung steckt der Teufel im Detail

Einen globalen Betrieb zu managen bedeutet auch, sich mit den rechtlichen Gegebenheiten in allen Regionen und Ländern auseinanderzusetzen, in denen das Unternehmen Geschäfte macht. Sie können es sich einfach nicht leisten, dass ein Mitarbeiter, der einen Monat im Ausland arbeiten muss, am Ende vor rechtlichen Problemen steht, weil ein Prozess leider nur in seinem Heimatland unbedenklich ist. Solche Fehler können enorme Kosten nach sich ziehen und auch dem Ruf Ihres Unternehmens empfindlich schaden. Dieses Thema betrifft auch andere Aspekte, z. B. Schulungen: Sie können in anderen Ländern keine Workflows vermitteln, die dort gegen geltende Vorschriften verstoßen würden, etwa im Bezug auf das Supply Chain Management, die Buchhaltung oder die Personalwirtschaft.

Lokale Gesetze und Vorschriften betreffen sämtliche Unternehmensbereiche. Als globale Organisation müssen Sie in der Lage sein, Prozesse und Workflows schnell anzupassen, damit Ihre Mitarbeiter wirklich zu jeder Zeit gesetzeskonform arbeiten. ERP-Lösungen kümmern sich auch um die Details, die vielleicht nicht jedem bewusst sind, und schützen Ihre Angestellten und die Organisation insgesamt vor juristischen Problemen. Um nochmal auf unser Fallbeispiel zurückzukommen: Mit dem ERP-System könnten Sie einen Prozess-Workflow aufstellen, der Rechnungen in Mexiko auf vorregistrierte Rechnungsnummern einschränkt. Dann könnten Sie die Software auch so konfigurieren, dass sie neue Rechnungsnummern automatisch zur Anmeldung einreicht, basierend auf zeitlichen Vorgaben oder Verfügbarkeits-Parametern für die Rechnungsnummer.

Indem Sie diese Detail-Funktionen in die lokalisierten Versionen Ihrer ERP-Plattform einbinden, können Sie sich besser um das große Ganze kümmern und sicher sein, dass Ihre lokalen Zweigstellen optimal betreut sind. abas ERP berücksichtigt wirklich noch die kleinsten Details, vom ortsüblichen Datumsformat (Tag/Monat/Jahr oder Monat/Tag/Jahr) bis zur Rechungslegung. Sparen Sie damit wertvolle Zeit, die besser in das Wichtigste im Unternehmen investiert ist: Ihre Mitarbeiter. Die komfortablen und detaillierten Lokalisierungsoptionen moderner ERP-Tools gestatten Ihnen, mehr Zeit mit der Pflege Ihrer Beziehungen statt mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verbringen.

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