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Closed Source vs. Open Source ERP: Welche Variante ist vorteilhafter?

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Die Nutzung einer ERP-Software stellt auch in Zeiten kostengünstiger Cloud-Angebote eine nicht unerhebliche Investition dar. Ein kostenloses Open Source ERP-System erscheint gegenüber kostenpflichtigen Lösungen daher zunächst als attraktive Variante. Doch auch Closed Source Software punktet mit zahlreichen Vorteilen. Dies führt zu der Frage, welche Option empfehlenswert ist. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.

Wo liegt der Unterschied zwischen Closed Source und Open Source ERP?

Beginnen wir mit einer kurzen Definition der wichtigsten Begriffe. Bei Open Source Software, kurz OSS, handelt es sich um offene Software, da ihr Quellcode frei zugänglich ist. Jeder Entwickler darf den Code ändern und diese Individualisierung auch weiterverbreiten. Für die Nutzung von Open Source Software fallen in aller Regel keine Lizenzgebühren an. Einige Anbieter erheben aber Bereitstellungsgebühren. Die Nutzung ist stets unbegrenzt sowie unabhängig von der Nutzeranzahl und dem Einsatzzweck möglich. Teils wird quelloffene Software mit Freeware verwechselt, was jedoch falsch ist. ERP-Software mit offenem Quellcode wird als „Open Source ERP“ bezeichnet.

Das Pendant zu Open Source Software ist Closed Source Software, auch proprietäre Software genannt. Diese wird herkömmlich lizenziert und der Quellcode ist nicht zugänglich, sondern geschützt. Bei den meisten führenden ERP-Lösungen handelt es sich um Closed Source ERP.

Die Vor- und Nachteile von Open Source ERP

Neben der (meist) kostenfreien und unbegrenzten Nutzung bietet Open Source ERP einzelne weitere Vorteile. Hier ist zunächst die hohe Flexibilität zu nennen, welche durch die freie Anpassbarkeit des Quellcodes an individuelle Anforderungen und Prozesse entsteht. Allerdings muss festgehalten werden, dass ein Open Source ERP-System in der Basisvariante meist äußerst schlank und unspezifisch ausgeprägt ist, wodurch insbesondere der initiale Anpassungsaufwand hoch ist. Der Grund liegt darin, dass viele Open-Source-Anbieter kaum über Branchenkenntnisse und Projekterfahrung verfügen. Entsprechend groß ist häufig der Gap zwischen den Unternehmensanforderungen und den Basisfunktionen.

Hoher IT-Aufwand unausweichlich

Open Source ERP verursacht zwar keine Lizenzkosten, aber dennoch hohe IT-Aufwände. Das Customizing wird vom Anbieter meist nicht unterstützt und Anpassungen müssen in Eigenregie erfolgen. Entsprechend sind entweder qualifizierte Programmierer oder externe Dienstleister erforderlich. Beides ist mit hohen Kosten verbunden.

Auch Betrieb, Wartung, Schulungen und Support müssen bei einem Open Source ERP-System selbst übernommen oder einem Dienstleister übertragen werden. Addiert man die hierfür anfallenden Kosten, so können sie den Preis von herkömmlichen Kauflizenzen oder der Software-Miete schnell übersteigen. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass aufgrund der ausgeprägten Systemindividualisierung eine starke Abhängigkeit zu den jeweiligen IT-Mitarbeitern bzw. -Dienstleistern entsteht. Fallen diese Spezialisten aus oder verlassen sie das Unternehmen, so kann dies bedeuten, dass Fehlerbehebung und Weiterentwicklung komplett zum Erliegen kommen.

Viele Risiken und Unsicherheiten begleiten Open Source Software

Bei quelloffenen Systemen ist das Unternehmen nicht nur für die Einführung, sondern natürlich auch für die Weiterentwicklung des Systems verantwortlich. Hier spielt die Nutzercommunity, welche fortlaufend an neuen Features arbeitet, eine wichtige Rolle. Kommt dieser Prozess zum Stillstand, besteht das Risiko, dass das Open-Source-Projekt vom Anbieter eingestellt wird. In puncto Investitions- und Zukunftssicherheit ist Open Source ERP demnach als kritisch einzustufen. Auch im Falle von Fehlern oder Systemausfällen, welche signifikante Schäden verursachen können, besteht keine Sicherheit, da der Anbieter nicht für die Funktionsfähigkeit haftet.

Die Vor- und Nachteile von Closed Source Software

Das ERP-Umfeld ist traditionell durch Closed Source Software geprägt, welche durch die Miete oder den Kauf von Lizenzen genutzt werden kann. Der Funktions- und Nutzerumfang wird durch ein Lizenzmodell beschränkt. Die laufenden Kosten von Closed Source Software sind zugleich der wesentliche Nachteil gegenüber quelloffenen Systemen. Allerdings ist der Investitionsbedarf dank zahlreicher Cloud-Angebote, also der Möglichkeit, ERP online zu nutzen, stark zurückgegangen. Selbstverständlich müssen die Kosten immer im Kontext des Nutzens betrachtet werden. Sehen wir uns daher die Vorteile klassischer ERP-Software im Folgenden näher an.

Ausgereifte, praxiserprobte Systeme

Insbesondere etablierte ERP-Anbieter verfügen über jahrelange Erfahrung aus Projekten in unterschiedlichen Branchen. Oft sind hieraus sogar branchenspezifische Lösungen entstanden, die bereits im Standard zahlreiche Anforderungen von Unternehmen abdecken. Zudem sind Schnittstellen und Funktionen in aller Regel technisch und fachlich ausgereift. Moderne ERP-Software ist trotz der teils hohen Komplexität intuitiv bedienbar. Bei Bedarf stehen außerdem professionelle Schulungen zur Verfügung.

Kosten für Customizing und Anpassungen meist überschaubar

Auch Closed Source Software verursacht einen gewissen Aufwand für das initiale Customizing. Hier unterstützt bei Bedarf jedoch der Anbieter oder ein zertifizierter Dienstleister. Sollten Anpassungen des Quellcodes erforderlich sein, so darf dies ausschließlich durch den Software-Hersteller oder einen seiner hierzu berechtigten Partner erfolgen. Dies kann kostenintensiv sein, ist jedoch durch den hohen Reifegrad von Branchenlösungen nur selten erforderlich.

Hohe Betriebssicherheit zeichnet Closed Source Software aus

Anders als bei Open Source ERP ist die Nutzung klassischer ERP-Software mit deutlich geringeren Risiken verbunden. Für Ausfälle und die Funktionsfähigkeit steht hier der Anbieter gerade. Er ist zudem für die Wartung, die Weiterentwicklung und Updates des Systems verantwortlich. Insbesondere bei gesetzlichen Änderungen ist dies ein Punkt, der nicht zu vernachlässigen ist. Wird das ERP online genutzt, liegt sogar die komplette Hardware-Thematik beim Anbieter. Er kümmert sich dann um wichtige Aspekte wie Ausfallsicherheit, Performance, Datenschutz und Datensicherheit.

Welche ERP-Variante ist nun empfehlenswert?

An den umfassenden Vergleich von Closed Source und Open Source ERP schließt sich die Frage an, wann welche Variante zu empfehlen ist. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass sich quelloffene Lösungen nur in bestimmten Einzelfällen eignen. Dies kann beispielsweise bei kleineren Unternehmen mit sehr einfachen Prozessen der Fall sein. Zudem müssen Mitarbeiter mit Programmierkenntnissen vorhanden sein, um die Potenziale zu nutzen.

In allen anderen Szenarien bietet Open Source ERP selbst bei einer großen, aktiven Entwicklergemeinde oftmals nicht den benötigten Funktionsumfang. Entsprechende Lösungen lassen sich hierdurch meist nur nach umfangreichen Anpassungen sinnvoll nutzen. Dies verursacht Gesamtkosten, die zu Projektbeginn kaum überschaubar sind. Hinzu kommt das Risiko teurer Ausfälle und es entstehen Abhängigkeiten zu einzelnen Wissensträgern. Aus all diesen Gründen bevorzugen Unternehmen Anbieter, die Support und Service auf hohem Niveau garantieren können.

Insgesamt kann ERP-Software auf Open-Source-Basis nicht mit klassischen Lösungen mithalten und wird daher auch in Zukunft eher eine Nischenerscheinung sein. Insbesondere die versteckten Kosten, welche die Aufwände für ein Kauf- oder Mietsystem schnell überschreiten können, sollten von kleinen und mittleren Unternehmen kritisch hinterfragt werden. Vor allem Mittelständler mit mehreren Standorten sowie komplexen Geschäfts- und Produktionsprozessen sind mit Closed Source Software besser beraten. Insbesondere Cloud-ERP verringert hier die Einstiegshürden deutlich.

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