Change Management in der digitalen Welt: Sieben Erfolgsfaktoren für den Wandel

Ob Produktion, Logistik, Fertigungsbetrieb oder Händler: Die Geschwindigkeit, mit der sich Prozesse, Branchen und Märkte verändern, war noch nie so hoch wie heute. Kaum ein Unternehmen kann sich der rasanten Entwicklung entziehen. Weder Größe noch Erfahrung schützen vor den disruptiven Auswirkungen der Digitalisierung und Globalisierung. 

Ehemals mächtige Marktführer verlieren Marktanteile und werden von neuen, agilen Playern überholt. Denn wie schon der Evolutionsforscher Charles Darwin wusste: Nicht die Stärksten oder die Klügsten werden überleben, sondern diejenigen, die sich am schnellsten an Veränderungen anpassen. Die Fähigkeit zum Wandel zählt deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier haben Unternehmen die Nase vorn, die sich mit einem professionellen Change Management für die Herausforderungen der digitalen Welt rüsten.

Doch wie funktioniert ein effizientes Veränderungsmanagement, das Wandel aktiv gestaltet? Und welche Spielregeln gelten im Change Management der digitalen Zukunft? 

Der Wandel des Wandels: Change Management gestern und heute

Change Management Definition:

„Change-Management oder Veränderungsmanagement umfasst alle Projekte, 
Aktivitäten, Maßnahmen und Aufgaben, die eine weitreichende Veränderung in 
einer Organisation bewirken sollen. Meistens geht es darum,
neue Strategien zu verfolgen, gewachsene Strukturen zu verändern, 
technische und organisatorische Systeme zu erneuern,Prozesse und 
Abläufe zu verbessern oder Verhaltensweisen der Mitarbeiter in 
der Organisation zu beeinflussen und zu verändern.“

(Quelle: business-wissen.de)

Auch wenn der Begriff Change Management im Zuge der digitalen Transformation häufig inflationär gebraucht wird, so ist die Auseinandersetzung mit Veränderungsprozessen doch keine neue Managementdisziplin. Egal ob es darum geht, neue Märkte zu erobern, innovative Produkte zu entwickeln oder das Potenzial revolutionärer Technologien zu nutzen: Seit rund 100 Jahren beschäftigen sich Unternehmer und Ökonomen mit den typischen Fragen und Problemen des wirtschaftlichen Wandels:

• Wie können wir Ressourcen schonen?
• Welches Veränderungstempo ist sinnvoll?
• Wie holen wir alle Mitarbeiter ins Boot?
• Wie gehen wir mit Widerstand um?
• Was tun, wenn sich die Dinge anders entwickeln als geplant?

In den letzten Jahrzehnten wurden zahlreiche Change Management Tools entwickelt, getestet und verfeinert, um unternehmerische Prozesse, Strukturen und Geschäftsmodelle möglichst reibungslos zu transformieren.

Das 3-Phasen-Modell nach Lewin

Als einer der wichtigsten Change-Pioniere gilt Kurt Lewin, der 1947 mit seinem berühmten 3-Phasen-Modell die charakteristischen emotionalen Phasen in Veränderungsprozessenidentifizierte und so die wissenschaftliche Grundlage für ein strategisches Change Managementlegte:

1. Unfreezing („Auftauen“) 
   In der ersten Phase wird das Bewusstsein und damit die Bereitschaft für die anstehende Veränderung geschaffen.
2. Moving („Bewegen“) 
   In Phase 2 werden Lösungen entwickelt und Änderungen eingeführt. Dadurch wird der Status Quo verlassen. Tendenziell fällt die Leistungskurve vorübergehend.
3. Refreezing („Stabilisieren“)
   In Phase 3 werden durch Wiederholung und Training neue Routinen in den Alltag integriert, um Rückfälle in alte Muster zu vermeiden. Die Leistungskurve steigt wieder.

Die Grenzen klassischer Modelle

Die vergleichsweise simple „Ur-Theorie“ von Lewin wurde von zahlreichen Wissenschaftlern aufgegriffen und weiterentwickelt, unter anderem von Harvard-Professor John Paul Kotter. In seiner Veröffentlichung „Leading Change“ stellte er 1996 ein erweitertes 8-Phasen-Modell vor, das unter anderem die Kommunikation im Change-Prozess und die Rolle von Führungskräften in den Mittelpunkt stellte.

Mit dem Bewusstsein für die Bedeutung von Change Management wuchs auch das Angebot an Fachliteratur, Tools und Trainings. Unternehmen aller Branchen und Größen investierten steigende Beträge in die Optimierung ihrer Veränderungsprozesse.

Paradox: Trotz des großen theoretischen Wissens und der immensen Anstrengungen der Wirtschaft liegt der Prozentsatz gescheiterter Change-Projekte unverändert hoch bei rund 70 Prozent (Studie McKinsey „Changing Change Management“ 2015).

Wurde Change Management etwa überbewertet? Nein! Strategisches Change Management ist populärer und wichtiger denn je. Aber die Digitalisierung verändert die Rahmenbedingungen des Wandels und damit auch die Anforderungen an ein effizientes Veränderungsmanagement sowie die Fähigkeiten der Change Manager.

Traditionelle, phasenorientierte Change-Modelle gehen davon aus, dass jeder Veränderungsprozess einen Anfang und ein Ende hat. Veränderungen wurden bislang als „Projekt“ definiert, das abgeschlossen werden konnte. Doch in dynamischen Märkten gibt es das „Refreezing“ und die darauffolgende Phase der Stabilität nicht mehr: Wir leben heute in einer VUKA-Welt.

Trends im Change Management: Der Einfluss der Digitalisierung

Im Zuge der vierten industriellen Revolution sind die Anforderungen an das Change Managementenorm gestiegen. Unternehmen sind mittlerweile einem kontinuierlichen Veränderungsdruck ihrer Geschäftsmodelle ausgesetzt und agile Optimierungsprozesse werden zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur. Manager müssen ständig überprüfen, ob ihre Organisation noch zu dem Markt passt, den sie bedienen wollen.

Modernes Veränderungsmanagement orientiert sich an den Rahmenbedingungen der digitalen Transformation:

• schnellere technologische Innovationssprünge
• kürzere Produktlebenszyklen
• höhere Kundenerwartungen
• engere Gewinnmargen
• Ressourcen-Knappheit
• Big Data
• globaler Wettbewerb
• ökonomische Krisen
• neue Arbeitskonzepte

Willkommen in der VUKA-Welt!

Dieses schnelllebige, unsichere Umfeld hat einen Namen: VUKA. Das ursprünglich militärische Akronym steht für die Begriffe Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität.

• Volatilität
  Die Welt um uns herum verändert sich und schon morgen können neue Technologien, neue Wettbewerber, neue Kundenwünsche oder neue gesetzliche Rahmenbedingungen das unternehmerische Handeln bestimmen. Zwar ist der Veränderungsprozess nicht neu, wohl aber dessen Geschwindigkeit und Disruptivität.
• Unsicherheit
  Die Welt ist weniger berechenbar, was das Entwickeln mittel- und langfristiger Strategien schwieriger macht. Überraschungen sind an der Tagesordnung, Entscheidungen müssen in kürzeren Abständen überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
• Komplexität
  Die Vernetzung nimmt zu, Zusammenhänge werden vielschichtiger und Entscheidungen ziehen größere Kreise. Die Folgen betrieblichen Handelns werden damit schwerer abschätzbar.
• Ambiguität
  Die Welt ist widersprüchlich, es gibt nicht mehr nur Schwarz oder Weiß und „den“ Königsweg, sondern viele verschiedene Sichtweisen und mögliche Antworten.

Warum VUKA den Wandel verändert

VUKA verleiht auch dem Wandel eine neue Dimension. Nach der Veränderung ist vor der Veränderung und Unternehmen müssen agiler werden, um ihre Wertschöpfung zu sichern. Traditionelle Change Management Tools greifen hier zu kurz. Was nutzen beispielsweise jährliche Zielvereinbarungen, wenn sich die Ziele und damit die Aufgaben kontinuierlich ändern? Machen sture Management-Vorgaben „von oben“ noch Sinn, wenn selbst die Unternehmensführung heute nicht weiß, was morgen die richtige Richtung sein wird?

Effizientes Veränderungsmanagement braucht Führungsinstrumente, die Mut sowie Pioniergeist stärken. Zudem sind Tools nötig, die Mitarbeiter befähigen, mit den häufig bedrohlichen Szenarien umzugehen und die neuen Herausforderungen zu bewältigen.

Change or die! Sieben Erfolgsfaktoren im modernen Change Management

Längst geht es beim Change Management nicht mehr nur um Performance-Steigerungen oder Kostensenkungen: Der Wandel hin zum „Unternehmen 4.0“ ist schlichtweg die einzige Überlebensstrategie. Kein Unternehmen kann es sich mehr leisten, die Augen vor den anstehenden Veränderungen zu verschließen. Entsprechend intensiv wird in die Optimierung der Veränderungsprozesse investiert. Kompetenzen werden aufgebaut, die IT-Infrastruktur modernisiert, Führungsmethoden überdacht, Unternehmenskulturen gewandelt.

Zwar ist der Change – und damit das passende Modell – so individuell wie das Unternehmen selbst, doch gelten sieben Faktoren als Basis für einen erfolgreichen Wandel in der digitalen Welt:

1. Entwickeln Sie eine motivierende Vision – aber nicht mehr!
   Zielvorgaben „top down“ funktionieren nicht mehr. Führungskräfte sollten stattdessen eine emotional aufgeladene Vision präsentieren, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können und die die Richtung weist. Für die nötigen Veränderungen steht den Mitarbeitern ein Handlungsspielraum zur Verfügung, der eigenverantwortlich ausgestaltet werden kann – dazu zählt auch eine neue Fehlerkultur.
2. Stellen Sie den Rückhalt im Management sicher!
   Jeder Veränderungsprozess ist zum Scheitern verurteilt, wenn die Führung nicht hundertprozentig hinter dem Wandel steht, diesen ignoriert oder im schlimmsten Fall torpediert. Neben einem klaren Commitment ist außerdem wichtig, dass vom Management die nötigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
3. Machen Sie den Change transparent! 
   Veränderungen verursachen Ängste und Unsicherheiten. Eine frühzeitige und offene Kommunikation des geplanten Wandels gibt Orientierung und Sicherheit. Tauschen Sie sich mit den Mitarbeitern aus, vermitteln Sie die Dringlichkeit, erläutern Sie die Gründe und unterstützen Sie die transparente Information durch geeignete Change Management Tools.
4. Setzen Sie auf Change-Agents!
   Neben rund zehn Prozent notorischen Bedenkenträgern gibt es erfahrungsgemäß in jeder Belegschaft auch zehn Prozent der Mitarbeiter, die Veränderungen spannend finden und den Wandel willkommen heißen. Nutzen Sie diese „Change Agents“ ganz gezielt, um die breite Masse der Unentschlossenen zu begeistern und davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, den Veränderungsprozess aktiv mitzugestalten.
5. Nehmen Sie Widerstand ernst!
   Widerstand ist nichts Schlechtes, sondern eine natürliche Reaktion auf Veränderungen. Es ist schließlich viel einfacher und bequemer, alles so zu belassen, wie es immer war. Ignorieren Sie deshalb Widerstände in der Belegschaft nicht, sondern finden Sie die Ursachen heraus, versuchen Sie die Widerstände zu überwinden und bestenfalls in positive Veränderungsenergie umzuwandeln. Sinnvoll sind Plattformen, auf denen Bedenken geäußert und diskutiert werden dürfen, beispielsweise regelmäßige Meetings, Workshops oder Foren.
6. Zeigen Sie schnelle Erfolge auf!
   Um die Motivation hoch zu halten und Skeptikern den Wind aus den Segeln zu nehmen, sollten zeitnah Resultate sichtbar werden. Identifizieren Sie leicht erreichbare „Quick Wins“ und kommunizieren Sie diese ersten Erfolge offensiv an alle Beteiligten.
7. Machen Sie den Change zum Teil Ihrer Unternehmenskultur!
   Es liegt in der Natur des Menschen, nach der ersten Euphorie wieder in alte Verhaltensmuster zurück zu fallen. Um die kontinuierliche Verbesserung konsequent und dauerhaft im Unternehmen zu verankern, muss die Unternehmenskultur mit gewandelt werden. Dazu benötigt es mehr als neue Workflows und Technologien: Die Digitalisierungverlangt von Führungskräften und Mitarbeitern neue Skills sowie agile Denkweisen.

Fazit: Der Wandel lässt sich nicht aufhalten, aber Veränderungen lassen sich managen. Eine der Hauptaufgaben für Unternehmen aller Größen und Branchen wird deshalb sein, die Kompetenzen für ein effizientes Change Management aufzubauen und den Wandel nachhaltig in die Unternehmenskultur zu integrieren – ganz nach dem vielzitierten Ausspruch von Dante: „Der eine wartet, dass die Zeit sich wandelt, der andere packt kräftig an und handelt.“