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Business Intelligence Software hilft bei Unternehmenssteuerung

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Hochprofitable Unternehmen werden mithilfe von Kennzahlen gesteuert. Nur: So individuell wie das Unternehmen sind auch die benötigten Kennzahlen-Systeme und Auswertungen. Früher behalfen sich Controller und Manager mit Excel-Reports. Diese zu programmieren war ein aufwändiges und fehleranfälliges Geschäft. Auf dem Weg von der Ermittlung und Erfassung der notwendigen Daten bis hin zur korrekten Verknüpfung von Tabellen, Zeilen und Zellen lauerten viele Stolperfallen. 

Heute existiert zum Glück eine praktischere Lösung – eine Kombination aus Business Intelligence Software (BI Software) und einer ERP-Lösung, die Daten aus dem gesamten Unternehmen stets aktuell bereithält. Mit schnellen, individuellen Berichten aus dem BI-System steuern Manager ihr Unternehmen proaktiv. Agieren statt reagieren, Fehlsteuerungen vermeiden, Trends und Chancen frühzeitig erkennen – so bestehen Sie im Wettbewerb und halten alle Funktionsbereiche sicher auf Kurs.

BI Software und ERP-Lösungen

Ein Wort vorab: Business Intelligence Software kann nur so gut sein, wie die Datenbasis, aus der sie schöpft. Im Idealfall ist dies eine ERP-Lösung, die unternehmensweit Daten aggregiert, strukturiert, verknüpft und in konsistenter Form bereithält.

Noch besser wird die Datenbasis, wenn Ihre ERP-Lösung es erlaubt, auch externe Datenquellen anzubinden – zum Beispiel von Logistik-Anbietern, Lieferanten oder einer verlängerten Werkbank. Achten Sie bei der ERP-Auswahl darauf, dass entsprechende Schnittstellen vorhanden sind.

Standardberichte und individuelle Auswertungen

Gängige BI-Lösungen bieten bereits ab Werk eine Vielzahl von Standardberichten an. Das Finanzreporting ist von allen Unternehmensberichten am stärksten standardisiert. Bilanz und GuV-Rechnung, Fälligkeiten, Anlagespiegel, Finanzierungsrechnung und Ergebnisentwicklung sollte jedes bessere Buchhaltungsprogramm liefern können.

Interessant wird es, wenn speziellere Berichte abgefragt werden, nicht nur aus dem Rechnungswesen, sondern auch aus Vertrieb und Marketing, Einkauf, Materialwirtschaft, Fertigung und anderen Bereichen. Business Intelligence Software erstellt Standardberichte aus allen Unternehmensfunktionen und Perspektiven – und darüber hinaus alle nur denkbaren individuellen Auswertungen.

Funktionsbereiche sicher steuern

Mit einem BI-System, das auf aktuelle Daten aus dem gesamten Unternehmen zugreift, können sich Manager aus den verschiedenen Funktionsbereichen individuelle Berichte einfach selbst erstellen. Die steuerungsrelevanten Informationen werden nach Bedarf zusammengestellt. Programmierkenntnisse sind dazu nicht nötig.

Im Folgenden geben wir einige ausgewählte Beispiele für den Nutzen von Business Intelligence in verschiedenen Fachbereichen eines Unternehmens.

Wie CEOs und Controller BI-Software nutzen

Geschäftsführer und Controller benötigen mehr Überblick als die Manager einzelner Abteilungen. Die notwendige Transparenz gewinnen sie durch integrierte ERP-Lösungen, die unternehmensweit alle Prozesse abbilden und analysieren. BI-Systeme stellen darüber hinaus Dashboards und Berichte zur Verfügung, um alle entscheidungsrelevanten Fakten abzufragen, zu korrelieren und in Kennzahlensysteme einzuspeisen, die tiefere Erkenntnisse ermöglichen.

Business Intelligence für Geschäftsführer und Controller kann unter anderem:

  • Benchmark-Analysen gegen interne oder branchenspezifische Vergleichswerte ausführen
  • verschiedene Rentabilitäten, etwa pro Produkt oder Produktgruppe, pro Niederlassung, pro Region usw. ermitteln
  • Stärken-Schwächen-Analysen (SWOT-Analysen) durchführen, um die 20 Prozent Kunden und Produkte zu ermitteln, die 80 Prozent des Erfolgs ausmachen

Strategische Fragen beantworten Sie am besten, indem Sie ausgehend von Ihrer Zielsetzung geeignete KPIs entwickeln und nachvollziehen. Auf diese Weise können Sie ermitteln, wie erfolgreich Sie am Markt sind (die Kundenperspektive), wie gut Sie Ihre zentralen Prozesse beherrschen (Prozess-Perspektive), wie konsequent Sie Ihre internen Potenziale umsetzen und vieles mehr. 

Wie Forderungsmanager BI-Software nutzen

Forderungsmanager analysieren die Laufzeit von offenen Posten und gestalten das Mahnwesen im Unternehmen. Ihre Funktion ist entscheidend für die Liquidität des Unternehmens und für gesunde Bilanzrelationen. Mit einer Buchhaltungssoftware ist es keine Kunst, Standard-Kennzahlen wie die durchschnittliche Laufzeit von Forderungen schnell zu ermitteln. Doch bei komplexeren Fragestellungen wird es knifflig.

Mit einer Business Intelligence Software könnte der Forderungsmanager folgende Fragen ad-hoc beantworten:

  • Welche Kundengruppe zahlt am schnellsten?
  • Wie ist der Forderungsumschlag bei der Niederlassung in Krefeld, verglichen mit anderen deutschen Niederlassungen?
  • Welche Projekte belasten unsere Liquidität am stärksten?

Forderungsmanager sind mithilfe von Business Intelligence gegenüber dem CFO jederzeit auskunftsfähig und können praktisch auf Knopfdruck Auswertungen beisteuern, deren Erstellung früher viele Tage gedauert hätte.

Wie Disponenten Business Intelligence Software nutzen

Die Disposition ist der klassische Fall einer Abteilung, die Daten aus mehreren Funktionsbereichen aggregieren und auswerten muss. Im Grunde ist der Disponent eine Art Chef-Logistiker des Unternehmens. Er sorgt dafür, dass Material zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität und Menge am richtigen Ort zur Verfügung steht, um Aufträge termingerecht und schnell erledigen zu können. 

Dazu benötigt er Analysen der Aufträge, Lagerbestände, Kapazitäten, Projekte und Beschaffungsvorgänge. In den meisten Unternehmen müssen solche Details mit viel manueller Arbeit aus unverbundenen Software-Anwendungen – sogenannten Silos – zusammengesucht werden. Im Gegensatz dazu liefern ERP-Lösungen die benötigten Daten aus einer einzigen, konsistenten Datenbasis. Mit Business Intelligence können Disponenten zusätzlich Folgendes tun:

  • sinnvolle Dispositionsgruppen bilden, beispielsweise um Artikel von der laufenden Disposition auszuschließen
  • Fertigungs- und Beschaffungsvorschläge freigeben oder zurückhalten
  • eine Fehlteile-Analyse erstellen
  • einen Dispositionsreport erstellen

Disponenten gehören zu den Mitarbeitern, die von BI-Lösungen mit am stärksten profitieren.

Wie der Einkauf BI-Software nutzt

Der Einkauf hat eine zentrale Funktion auf der Kostenseite des Unternehmens. Gleichzeitig sind Einkäufer dafür verantwortlich, dass auf der Lieferantenseite alles „läuft“, dass keine Stockungen und Engpässe auftreten. Außerdem muss die Einkaufsabteilung Lieferantenrechnungen anweisen, wenn die Ware wie bestellt geliefert wurde. Soll Skonto genutzt werden, so muss rasch gezahlt werden.

Business Intelligence Software liefert der Einkaufsabteilung wichtige Erkenntnisse, zum Beispiel:

  • welche Lieferanten welche Teile besonders schnell und günstig beschaffen können
  • wie die Anforderungen mehrerer Aufträge gebündelt werden können, um Mengenrabatte zu nutzen
  • wie Beschaffungsvorgänge über verschiedene Lieferanten, Wirtschaftsräume oder Produktgruppen wirtschaftlich abgewickelt werden können
  • welche Rechnungen zur Skonto-Ausnutzung schnell gezahlt werden können

BI-Systeme bieten für Einkäufer oft auch vordefinierte Standardberichte, die als Grundlage oder Vorlage für individuelle Auswertungen angepasst werden können.

Fazit

Business Intelligence Lösungen bieten ein breites Spektrum an Möglichkeiten, um unternehmensindividuelle Auswertungen durchzuführen, die Unternehmen dabei unterstützen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei werden die verschiedensten Fachbereiche abgedeckt – von Geschäftsleitung und Controlling über Forderungsmanagement, Einkauf, Disposition, Vertrieb und Produktion.

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