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Business Intelligence Software hilft bei Unternehmenssteuerung

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Hochprofitable Unternehmen werden mithilfe von Kennzahlen gesteuert. Nur: So individuell wie das Unternehmen sind auch die benötigten Kennzahlen-Systeme und Auswertungen. Früher behalfen sich Controller und Manager mit Excel-Reports. Diese zu programmieren war ein aufwändiges und fehleranfälliges Geschäft. Auf dem Weg von der Ermittlung und Erfassung der notwendigen Daten bis hin zur korrekten Verknüpfung von Tabellen, Zeilen und Zellen lauerten viele Stolperfallen. 

Heute existiert zum Glück eine praktischere Lösung – eine Kombination aus Business Intelligence Software (BI Software) und einer ERP-Lösung, die Daten aus dem gesamten Unternehmen stets aktuell bereithält. Mit schnellen, individuellen Berichten aus dem BI-System steuern Manager ihr Unternehmen proaktiv. Agieren statt reagieren, Fehlsteuerungen vermeiden, Trends und Chancen frühzeitig erkennen – so bestehen Sie im Wettbewerb und halten alle Funktionsbereiche sicher auf Kurs.

BI Software und ERP-Lösungen

In Unternehmen gibt es immer mehr Daten, nicht umsonst ist häufig vom „Datengold“ die Rede. Denn nur Betriebe, welche Daten zentral sammeln und intelligent interpretieren, können diese zur Unternehmenssteuerung mittels Kennzahlen nutzen und sich so langfristig Wettbewerbsvorteile sichern. Doch Business Intelligence Software kann nur so gut sein, wie die Datenbasis, aus der sie schöpft. Im Idealfall ist dies eine ERP-Lösung, die unternehmensweit Daten aggregiert, strukturiert, verknüpft und in konsistenter Form bereithält.

ERP-Lösungen mit angebundenen – oder bestenfalls integrierten BI-Tools ermöglichen genau das: Abteilungsübergreifend lassen sich visualisierte, übersichtliche Analysen verschiedenster Informationen durchführen. Auf einen Blick erhalten Abteilungsleiter, Management und Co. so eine fundierte Basis für wichtige (strategische) Entscheidungen.

Noch besser wird die Datenbasis, wenn Ihre ERP-Lösung es erlaubt, auch externe Datenquellen anzubinden – zum Beispiel von Logistik-Anbietern, Lieferanten oder einer verlängerten Werkbank. Achten Sie also bei der ERP-Auswahl darauf, dass entsprechende Schnittstellen vorhanden sind.

Standardberichte und individuelle Auswertungen

Gängige BI-Lösungen bieten bereits ab Werk eine Vielzahl von Standardberichten an. Das Finanzreporting ist von allen Unternehmensberichten am stärksten standardisiert. Bilanz und GuV-Rechnung, Fälligkeiten, Anlagespiegel, Finanzierungsrechnung und Ergebnisentwicklung sollte jedes bessere Buchhaltungsprogramm liefern können.

Interessant wird es, wenn speziellere Berichte abgefragt werden, nicht nur aus dem Rechnungswesen, sondern auch aus Vertrieb und Marketing, Einkauf, Materialwirtschaft, Fertigung und anderen Bereichen. Business Intelligence Software erstellt Standardberichte aus allen Unternehmensfunktionen und Perspektiven – und darüber hinaus alle nur denkbaren individuellen Auswertungen. Damit ist BI-Software ein Werkzeug, das aus einer großen Datenflut diejenigen Informationen filtert, sortiert und aufbereitet, die wirklich relevant sind, um fundierte und sichere Entscheidungen anhand von Kennzahlen zu treffen.

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Unternehmenssteuerung mit Kennzahlen: Berichte und Entscheidungsgrundlagen für die verschiedenen Funktionsbereiche 

Mit einem professionellen und auf Flexibilität ausgerichteten BI-System, das auf aktuelle Daten aus dem gesamten Unternehmen zugreift, können sich Manager und Entscheider aus den verschiedenen Funktionsbereichen individuelle Berichte einfach selbst erstellen. Die steuerungsrelevanten Informationen werden nach Bedarf zusammengestellt. Programmierkenntnisse sind dazu nicht nötig. So steht ihnen eine fundierte Datenbasis anhand von Kennzahlen zur Verfügung, um Chancen und Risiken zeitnah zu erkennen und am auf Marktveränderungen reagieren zu können.

Im Folgenden geben wir einige ausgewählte Beispiele für den Nutzen von Business Intelligence in verschiedenen Fachbereichen eines Unternehmens und zeigen auf, wie Kennzahlen bei der Unternehmenssteuerung helfen.

Wie CEOs und Controller BI-Software nutzen

Geschäftsführer und Controller benötigen mehr Überblick als die Manager einzelner Abteilungen. Denn für die Geschäftsleitung ist es von zentraler Bedeutung, alle Kennzahlen und KPIs (KPI = Key Performance Indicator) im Blick zu haben sowie Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren. Die notwendige Transparenz gewinnen gewinnen Geschäftsführer und Controller durch integrierte ERP-Lösungen, die unternehmensweit alle Prozesse abbilden und analysieren. BI-Systeme stellen darüber hinaus Dashboards und Berichte zur Verfügung, um alle entscheidungsrelevanten Fakten abzufragen, zu korrelieren und in Kennzahlensysteme einzuspeisen, die tiefere Erkenntnisse ermöglichen. Um Trends zu bewerten, benötigen CEOs Ad-hoc-Auswertungen zu einzelnen Fragestellungen, in denen firmeninterne Daten mit Branchen- und Marktinformationen angereichert ein klares Bild zu Entwicklungspotenzialen geben.

Business Intelligence für Geschäftsführer und Controller kann unter anderem:

  • Benchmark-Analysen gegen interne oder branchenspezifische Vergleichswerte ausführen
  • verschiedene Rentabilitäten, etwa pro Produkt oder Produktgruppe, pro Niederlassung, pro Region usw. ermitteln
  • Stärken-Schwächen-Analysen (SWOT-Analysen) durchführen, um die 20 Prozent Kunden und Produkte zu ermitteln, die 80 Prozent des Erfolgs ausmachen
  • den aktuellen Deckungsbeitrag ermitteln
  • aufzeigen, ob einzelne Produktgruppen starken Schwankungen unterliegen
  • die Entwicklung der Verkaufszahlen nach einer gerade durchgeführten Marketingkampagne beleuchten
  • ermitteln, ob mit den Produkten, die am Markt realisierbaren Preise erzielt werden.

Strategische Fragen lassen sich am besten beantworten, indem Unternehmen ausgehend von ihrer Zielsetzung geeignete KPIs entwickeln und nachvollziehen. Auf diese Weise können Firmen ermitteln, wie erfolgreich sie am Markt sind (die Kundenperspektive), wie gut sie ihre zentralen Prozesse beherrschen (Prozess-Perspektive), wie konsequent sie ihre internen Potenziale umsetzen und vieles mehr.

Wie Forderungsmanager BI-Software nutzen

Forderungsmanager analysieren die Laufzeit von offenen Posten und gestalten das Mahnwesen im Unternehmen. Ihre Funktion ist entscheidend für die Liquidität des Unternehmens und für gesunde Bilanzrelationen. Mit einer Buchhaltungssoftware ist es keine Kunst, Standard-Kennzahlen wie die durchschnittliche Laufzeit von Forderungen schnell zu ermitteln. Doch bei komplexeren Fragestellungen wird es knifflig.

Mit einer Business Intelligence Software könnte der Forderungsmanager folgende Fragen ad-hoc beantworten:

  • Welche Kundengruppe zahlt am schnellsten?
  • Wie ist der Forderungsumschlag bei der Niederlassung in Krefeld, verglichen mit anderen deutschen Niederlassungen?
  • Welche Projekte belasten unsere Liquidität am stärksten?
  • Hat sich die Zahlungsmoral unserer Kunden in den letzten sechs Monaten verbessert?
  • Gehen Forderungslaufzeiten und Zahlungsdauer bei einzelnen Niederlassungen, in einzelnen Branchen auseinander? 
  • Wie haben sich unsere offenen Rechnungswerte im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?

Forderungsmanager sind mithilfe von Business Intelligence gegenüber dem CFO jederzeit auskunftsfähig und können praktisch auf Knopfdruck Auswertungen beisteuern, deren Erstellung früher viele Tage gedauert hätte.

Wie Disponenten Business Intelligence Software nutzen

Die Disposition ist der klassische Fall einer Abteilung, die Daten aus mehreren Funktionsbereichen aggregieren und auswerten muss. Im Grunde ist der Disponent eine Art Chef-Logistiker des Unternehmens. Er sorgt dafür, dass Material zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität und Menge am richtigen Ort zur Verfügung steht, um Aufträge termingerecht und schnell erledigen zu können. Und ohne dabei eine zu hohe Kapitalbindung in Kauf zu nehmen.

Dazu benötigt er Analysen der Aufträge, Lagerbestände, Kapazitäten, Projekte und Beschaffungsvorgänge. Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel Lagerreichweite oder Lagerumschlag. In den meisten Unternehmen müssen solche Details mit viel manueller Arbeit aus unverbundenen Software-Anwendungen – sogenannten Silos – zusammengesucht werden. Im Gegensatz dazu liefern ERP-Lösungen die benötigten Daten aus einer einzigen, konsistenten Datenbasis.

Mit Business Intelligence können Disponenten zusätzlich Folgendes tun:

  • sinnvolle Dispositionsgruppen bilden, beispielsweise um Artikel von der laufenden Disposition auszuschließen
  • Fertigungs- und Beschaffungsvorschläge freigeben oder zurückhalten
  • eine Fehlteile-Analyse erstellen
  • einen Dispositionsreport erstellen
  • ermitteln, ob die Reichweite von Produkt X noch im tolerablen Bereich liegt
  • erfahren, wie sich die Umschlagshäufigkeit entwickelt hat
  • analysieren, ob der Gesamt-Lagerbestand signifikant höher als im Vorjahr ist

Disponenten gehören zu den Mitarbeitern, die von BI-Lösungen mit am stärksten profitieren.

Wie der Einkauf BI-Software nutzt

Der Einkauf hat eine zentrale Funktion auf der Kostenseite des Unternehmens. Gleichzeitig sind Einkäufer dafür verantwortlich, dass auf der Lieferantenseite alles „läuft“, dass keine Stockungen und Engpässe auftreten. Außerdem muss die Einkaufsabteilung Lieferantenrechnungen anweisen, wenn die Ware wie bestellt geliefert wurde. Soll Skonto genutzt werden, so muss rasch gezahlt werden. Im Alltag eines Einkäufers ist es wichtig, Lieferanten hinsichtlich Termintreue, Preisentwicklung und Umsatz bewerten zu können. Anhand von BI-Kennzahlen erfahren Mitarbeiter im Einkauf auf einen Blick, ob besondere Aktionen gefordert sind. Sie analysieren die Liefertreue und Lieferqualität Ihrer Lieferanten, erkennen versteckte Preiserhöhungen frühzeitig und nutzen die vorliegenden Informationen, um Lieferanten effektiv zu bewerten.

Business Intelligence Software liefert der Einkaufsabteilung wichtige Erkenntnisse, zum Beispiel:

  • Welche Lieferanten können welche Teile besonders schnell und günstig beschaffen?
  • Wie können die Anforderungen mehrerer Aufträge gebündelt werden, um Mengenrabatte zu nutzen?
  • Wie können Beschaffungsvorgänge über verschiedene Lieferanten, Wirtschaftsräume oder Produktgruppen wirtschaftlich abgewickelt werden?
  • Welche Rechnungen können zur Skonto-Ausnutzung schnell gezahlt werden?
  • Hat sich der Durchschnittspreis der Top-Artikel meiner Lieferanten geändert?
  • Wie hat sich deren Liefertreue in den letzten drei Jahren entwickelt?
  • Wo ist die Liefertreue eingebrochen und warum?
  • Welche Artikel wurden im letzten halben Jahr am häufigsten bestellt?

BI-Systeme bieten für Einkäufer oft auch vordefinierte Standardberichte, die als Grundlage oder Vorlage für individuelle Auswertungen angepasst werden können.

Wie Business Intelligence den Vertrieb mit Kennzahlen fit macht

Vertriebsmanager fokussieren sich auf gesetzte Ertrags-, Umsatz- und Marketingziele sowie die Performance ihres Teams. Dabei haben sie den Bedarf ihrer Kunden, deren Zufriedenheit und Potenziale immer im Blick. Business Intelligence Systeme liefern Vertriebsmitarbeitern tagesaktuell alle relevanten Informationen zu zentralen Sales KPIs und Kennzahlen. So können im Vertrieb beispielsweise Umsatz mit Deckungsbeitrag verglichen werden und schlussgefolgert werden, welche Produkte für das Unternehmen in welchen Branchen wirklich wertvoll sind. Mit Hilfe von Business Intelligence können Vertriebsmanager Trends in ihren Verkaufszyklen oder auch die Zahlungsmoral ihrer beobachten.

BI-Systeme liefern im Vertrieb Kennzahlen, die folgende Fragen beantworten können:

  • Wie hat sich der Umsatz nach Quartal im Vergleich zum Vorjahr entwickelt, wie der Umsatz von Produktgruppe X am außerdeutschen Markt? 
  • Bei welchen Kunden ist mein Best-Seller-Produkt eingebrochen und um wie viel? 
  • Was sind meine Top 10 Kunden nach Deckungsbeiträgen? 
  • Wie erfolgreich ist unser Presales-Prozess? 
  • Welche Verkäufer erzielen in der DACH-Region den höchsten Deckungsbeitrag?

 

Warum die Produktion von BI-Kennzahlen und Auswertungen profitieren kann

Fertigungsleiter bzw. Produktionsleiter stehen vor der Herausforderung, die Leistung ihrer Fertigung permanent zu überwachen, für eine fristgerechte Lieferung in der richtigen Qualität zu sorgen und an der Steigerung der Produktivität sowie an der Prozessoptimierung zu arbeiten. Business Intelligence Lösungen bieten fertigungsbezogene Kennzahlen zur Analyse und Überwachung von Herstellungsprozessen.

Im Bereich Fertigung und Produktion liefert Business Intelligence beispielsweise Antworten auf folgende Fragestellungen:

  • Wird in gleichbleibenden Abständen mehr Ausschuss als gewohnt produziert? 
  • Ist die Gutmenge dabei konstant? 
  • Welche Auffälligkeiten ergeben sich, wenn ich die produzierten Artikel in den Maschinengruppen oder Maschinen betrachte? 
  • Kann ich darin Verbesserungspotenziale erkennen?

     

Fazit

Business Intelligence Lösungen bieten ein breites Spektrum an Möglichkeiten, um unternehmensindividuelle Auswertungen durchzuführen, die Unternehmen dabei unterstützen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei werden die verschiedensten Fachbereiche abgedeckt – von Geschäftsleitung und Controlling über Forderungsmanagement, Einkauf, Disposition, Vertrieb und Produktion.

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