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BPM-Software unterstützt Prozessoptimierung

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Business Process Management (BPM) ist heute ein entscheidender Faktor, um im Wettbewerb zu bestehen. Modernes Prozessmanagement ist jedoch mit den Werkzeugen der Vergangenheit nicht mehr zu schaffen, denn die Geschäftsprozesse werden zunehmend komplexer.

Es gilt, eine Vielzahl von Elementen zu koordinieren und zu verknüpfen. Interne und externe Rollen sowie Akteure müssen geplant werden. Automatisierte und manuelle Vorgänge müssen ineinandergreifen. Abhängigkeiten und Bedingungen müssen gemanagt werden. Regulatorische Anforderungen müssen erfüllt werden. Maschinen müssen mit Menschen kommunizieren – und umgekehrt. Prozessrisiken und Changes müssen einbezogen werden. Und über allem liegt auch noch die Anforderung einer kontinuierlichen Verbesserung.

BPM-Tools helfen dem Business Process Manager, diese anspruchsvolle Aufgabe zu lösen. Dieser Beitrag untersucht, wie Prozessoptimierung heute funktioniert und welche Mehrwerte eine BPM-Software Ihrem Unternehmen bringt.

Was leisten BPM-Tools?

Eine BPM-Software ermöglicht Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, zu optimieren und umzusetzen. Fortgeschrittene Prozessmanagement-Tools orientieren sich dabei an einem Standard: Die grafische Spezifikationssprache BPMN (Business Process Model and Notation) stellt standardisierte Symbole bereit, um Geschäftsprozesse zu dokumentieren und zu visualisieren.

Prozesse dokumentieren und visualisieren

Ein BPM-Tool enthält üblicherweise eine grafische Oberfläche, auf der Sie Ihre Prozesse aufzeichnen können. Die Symbole werden per Drag&Drop auf die Programmoberfläche gezogen und annotiert.

Damit haben Sie Ihren Prozess schon einmal dokumentiert. Das fertige Diagramm enthält Abläufe, Aufgaben, Abhängigkeiten, Prioritäten, Fristen und Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis ist eine einheitliche, übergreifende und verbindliche Sicht auf Ihre Unternehmensprozesse.

Wussten Sie übrigens, dass die Dokumentation der erste Schritt zur Prozessoptimierung ist? Schon die Prozessaufnahme offenbart viele Schwachstellen. Bis zu 30 Prozent der Prozess-Schritte werden in diesem ersten Arbeitsgang eingespart.

Teilprozesse und Workflows definieren

Es ist sinnvoll, Prozesse zu zerlegen. Denn derselbe Teilprozess findet oft in mehreren Hauptprozessen statt. Oder der Output eines Teilprozesses ist der Input des darauffolgenden Teilprozesses. Einmal definiert, können solche Prozesse wiederverwendet werden. Denken Sie zum Beispiel an Freigabe- und Genehmigungsworkflows – die Akteure wechseln, aber der Ablauf ist im Wesentlichen gleich.

Prozesse umsetzen

Ist die BPM-Software in Ihre ERP-Anwendungen integriert, können Sie die modellierten Prozesse unmittelbar umsetzen, BPM und ERP Software greifen ineinander.

Workflows oder Teilprozesse können ereignisgesteuert gestartet werden. Wenn bestimmte Trigger-Bedingungen erfüllt sind, startet ein Prozessmodul den Vorgang selbständig und informiert zugleich die Verantwortlichen über die Zustandsänderung. Damit das funktioniert, sollte die BPM-Software derart mit dem ERP-System gekoppelt werden, dass Events und Signale zur Beurteilung und Weiterverarbeitung an sie übergeben werden.

Zwei Beispiele: Wenn in der Fertigung eine Maschine Sensordaten liefert, die bestimmte Grenzwerte übersteigen, wird eine vorausschauende Wartung ausgelöst. Oder wenn eine Bestellung einen bestimmten Betrag übersteigt, wird beim Einkauf automatisch das für diesen Fall hinterlegte Genehmigungsverfahren ausgelöst.

Aufgaben und Arbeitspakete zuweisen

Eine BPM-Software unterstützt auch die Mitarbeiter. Diese erhalten Meldungen, wenn Arbeiten für sie anstehen. Da das Business Process Mangement Tool Zuständigkeiten und Termine nachhält, kann es Mitarbeitern eine individuelle Sicht auf ihre Aufgaben anzeigen, inklusive relevanter Informationen und einem Diagramm, das fristgerechte oder verspätet erledigte Aufgaben sowie den Erledigungsgrad laufender Arbeiten anzeigt.

Im Idealfall kann der Mitarbeiter direkt aus dem BPM-Tool heraus auf die benötigten Formulare in der ERP-Anwendung zugreifen und seine Bearbeitung von dort aus starten.

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Einsatzfelder für BPM

BPM-Software wird am häufigsten für die Modellierung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Das tun vier von fünf Unternehmen, die eine solche Software nutzen. Weitere Einsatzbereiche sind die Prozessanalyse, die Unterstützung von Compliance-Aspekten, die Automatisierung und das Monitoring von Geschäftsprozessen. Manche Unternehmen verwenden BPM-Tools auch für die Simulation von Prozessen.

Prozessoptimierung durch BPM-Software

Komplexität meistern

Es sind eine Vielzahl von Objekten, Ereignissen und Vorgängen an Prozessen beteiligt. Manche müssen seriell abgearbeitet werden, weil der Output des einen Teilprozesses der Input eines (oder mehrerer) Folgeprozesses ist. Andere können oder sollten parallel abgearbeitet werden, um zeitliche Vorgaben zu halten oder einfach jegliche Verschwendung zu vermeiden – eine Kernanforderung von Lean Management.

BPM-Software hilft, bei all diesen zum Teil widersprüchlichen Anforderungen den Überblick zu behalten und die jeweils rationellste Vorgehensweise für eine gegebene Herausforderung zu finden.

Automatisierungspotenzial nutzen

Die Automatisierung wiederkehrender, standardisierter Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung. Eine BPM-Software fördert solche Kandidaten für eine Automatisierung zu Tage.

Ineffizienzen beseitigen

Bei der Modellierung eines Geschäftsprozesses mittels BPM-Software fallen eventuelle Redundanzen, Unklarheiten, Inkonsistenzen und andere Schwachstellen im Prozess schon direkt im ersten Arbeitsschritt, der Prozessaufnahme, ins Auge.

Ein übersichtliches Prozessdiagramm, das alle Akteure, Vorgänge, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten, Termine sowie Inputs und Outputs visualisiert, trägt zum Verständnis bei und sorgt für Verbindlichkeit. Derart dokumentierte Prozesse können veröffentlicht, in eine Prozessbibliothek eingepflegt und bei Bedarf angepasst oder wiederverwendet werden.

Changes leichter umsetzen

BPM-Software macht es einfach, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Sie liefert damit dem Projektmanagement unschätzbare Einblicke in mögliche Prozessrisiken und Engpässe.

Kontinuierliche Verbesserung

Erst in der Praxis zeigt sich, wie gut ein Prozess ist. Tun sich Verbesserungspotenziale auf, kann der Prozess entsprechend angepasst werden. Ein Prozessmodell ist ein lebendes Dokument. In vielen kleinen, agilen Iterationen wird es zu einer optimierten Best Practice ausgeformt. Den notwendigen Durch- und Überblick liefert die BPM-Software.

In Prozess-Simulationen können alternative Vorgehensweisen auf ihre Vor- und Nachteile untersucht werden oder es kann evaluiert werden, welche Auswirkungen es hat, wenn bestimmte Parameter oder Bedingungen geändert werden.

BPM & ERP – Hand in Hand zur Prozessoptimierung

Mit einer Software für die Prozessoptimierung, sprich einer BPM Software, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nicht nur modellieren, sondern auch optimieren. Denn eine Business Process Management Lösung bietet die entsprechenden Werkzeuge, mit denen Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, sowie ERP-Software und weitere Tools dauerhaft in die Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen eingebunden werden können. 

Definierte Workflows und deren Aufgaben werden in den Arbeitsalltag integriert und können komfortabel überwacht werden. So können Prozesse nachhaltig und lebendig in Unternehmen sowie in der eingesetzten ERP-Software etabliert werden.

Mehrwerte durch Prozessoptimierung

Früher wurde BPM-Software vor allem für die Dokumentation und Compliance eingesetzt. Heute gewinnt Business Process Management auch für die Steuerung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen an Bedeutung. BPM ist damit ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg.

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen besonders in den folgenden Bereichen Mehrwerte durch Prozessmanagement und Prozessoptimierung realisieren konnten:

  • Prozesse werden transparent gemacht und harmonisiert.
  • Die Qualität und Konsistenz der Prozesse werden gesteigert.
  • Prozesse können jetzt unternehmensweit ausgerollt und wiederverwendet werden.
  • Durchlaufzeiten werden verkürzt, Fehlerquellen eliminiert.
  • Kosten können gesenkt und die Umsatzrendite der Unternehmen gesteigert werden.
  • Das Management von verlängerten Wertschöpfungsketten wird erleichtert.
  • Regulatorische Anforderungen lassen sich durch BPM besser erfüllen. Ein Beispiel ist die nach GoBD vorgeschriebene Verfahrensdokumentation.
  • Prozesse können besser an geänderte Anforderungen und Changes angepasst werden.
  • Passgenaue Controlling-Auswertungen ermöglichen eine bessere Prozess-Steuerung.
  • Eine kontinuierliche Verbesserung auf der Grundlage von Prozess-Indikatoren wird ermöglicht.
  • Die Fertigungsindustrie kann sensorgesteuerte Prozesse in den Hauptprozess einbetten, etwa um Wartungs-, Bestell-, Logistik- und Produktionssteuerungsprozesse abzubilden.

Prozessoptimierung durch Business Process Management gilt in vielen Unternehmen als Schlüssel, um der Komplexität und dem zunehmenden Wettbewerbsdruck in einem wirtschaftlich unbeständigen Umfeld Paroli zu bieten.

Gerade in der Industrie 4.0 kann eine BPM-Software dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten und Fehlerrisiken zu minimieren. Reibungslose Prozesse und Automatisierungen machen Ihr Unternehmen zukunftsfähig.

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10 Fakten zum Business Process Management

Unsere Geschäftswelt wird immer komplexer und somit schwerer zu überblicken. Um diese Komplexität nachhaltig beherrschen zu können, brauchen Unternehmen gut ausgearbeitete Prozesse, die logisch aufgebaut sowie leicht verständlich sind und die betriebliche Realität möglichst genau abbilden. Solche Abläufe zu modellieren und sie in der Praxis zu leben, ist eine zentrale Voraussetzung dafür, den aktuellen Herausforderungen gerecht zu werden und auf zukünftige Änderungen flexibel reagieren zu können.

Damit können Unternehmen existierende Informationen effektiver nutzen, um sich auf den Kunden sowie den Markt einzustellen und seine Wettbewerbsfähigkeit auf Dauer zu sichern. Diverse Studien renommierter Marktforschungsunternehmen belegen die weiterhin zunehmende Bedeutung des Prozessmanagements und spiegeln die Wahrnehmung der Praxis über seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg wider.

BPM Fakt #01:

95 % der befragten Unternehmen stimmen der Aussage zu, dass das Geschäftsprozessmanagement in ihrem eigenen Unternehmen aktuell eine wichtige oder sehr wichtige Rolle spielt.
Zur Bewältigung des permanenten Wettbewerbsdrucks, steigender Komplexität sowie verlängerter Wertschöpfungsketten und wirtschaftlicher Unbeständigkeit ist Expertise in folgenden Bereichen besonders gefragt: Prozessintegration und -information, Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung.

BPM Fakt #02:

87 % der Unternehmen sagen, dass das derzeit zentrale Thema Geschäftsprozessmanagement in der Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen wird.
Nur diejenigen Unternehmen, die beide Disziplinen – stärkere Organisationskompetenz und Controlling der Prozessleistung – erfolgreich kombinieren, können zukünftig Unternehmensabläufe wirksam steuern und kontinuierlich verbessern.

BPM Fakt #03:

71% der Umfrageteilnehmer sind der Meinung, dass der zukünftige Unternehmenserfolg entscheidend davon abhängen wird, wie erfolgreich ihr Unternehmen das Prozessmanagement umsetzt.
Derzeit konzentrieren sich viele Unternehmen zunächst auf ein standardisiertes Vorgehen zur ganzheitlichen Prozessdokumentation und werten Kennzahlen nur bei Bedarf aus. Obwohl eine kontinuierliche Prozessoptimierung auf Grundlage von Prozessindikatoren noch wenigen Organisationen gelingt, haben fast alle Unternehmen bereits einen Weg zu diesem Ziel eingeschlagen.

BPM Fakt #04:

54 % der Befragten sagen, dass das Geschäftsprozessmanagement aktuell einen hohen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet, für 13 % sogar einen sehr hohen Beitrag – Tendenz stark steigend.
Zahlreiche Studien zeigen nicht nur einen eindeutigen Trend zur wachsenden Wichtigkeit des Geschäftsprozessmanagements, sondern auch den Zusammenhang zwischen gezielt umgesetztem BPM und der Umsatzrendite der Unternehmen.

BPM Fakt #05:

43 % der Befragten gehen davon aus, dass Unternehmen in den kommenden 10 Jahren im Wettbewerb nur dann bestehen können, wenn sie kontinuierlich an der Prozessoptimierung arbeiten.
Für die Mehrheit der Unternehmen hat sich das Geschäftsprozessmanagement weg vom Projektgeschäft mit dem Ziel einer einmaligen Prozessoptimierung hin zu einer bedeutenden Unternehmensaufgabe entwickelt. Da auch kleinere Unternehmen an einer nachhaltigen Prozessoptimierung interessiert sind, ist diese Ausrichtung keine Frage der Unternehmensgröße.

BPM Fakt #06:

Die drei obersten Ziele für befragte Unternehmen sind die Erhöhung der Transparenz (78 %), Einsparung von Kosten (68 %) und Harmonisierung der Prozesslandschaft (67 %).
Die mit Prozessmanagement verfolgten Ziele gehen allerdings weit über Kostensenkungen und Transparenzsteigerung hinaus. Die Ziele einer Verbesserung der Qualität (65 %) und einer Erhöhung der Kundenzufriedenheit (62 %) werden ebenfalls von der Mehrzahl verfolgt.

BPM Fakt #07:

Auf dem ersten Platz sehen befragte Unternehmen die Steigerung der Transparenz als den am stärksten ausgeprägten qualitativen Nutzen.
Am häufigsten werden Prozessdurchlaufzeiten (42 %) und Fehlerquoten (40 %) gemessen. Dabei bestätigen ca. 90 % der messenden Unternehmen die Beschleunigung der Prozessdurchlaufzeit und eine Reduzierung der Fehlerquote. 83 % bestätigen Kosteneinsparungen, 21 % konnten sogar Einsparungen von über 20 % erzielen.

BPM Fakt #08:

57 % der Organisationen der Studienteilnehmer setzen ein BPM-Tool ein. Dies unterstreicht, dass softwarebasierte Anwendungen für die Umsetzung von BPM akzeptiert werden.
Die BPM-Tools werden für die Modellierung von Geschäftsprozessen (81 %), Analyse von Geschäftsprozessen (55 %), die Unterstützung von Governance-, Risk-und Compliance-Aspekten (46 %), Automatisierung (41 %) sowie für das Monitoring (38 %) und die Simulation (17 %) von Geschäftsprozessen eingesetzt.

BPM Fakt #09:

Ganz oben steht für die Befragten bei der Einführung eines professionellen Business Process Managements die Unterstützung durch die oberste Führungsebene.
Darauf folgen die Definition klarer Verantwortlichkeiten sowie die Anpassung der Unternehmenskultur. Alle drei Erfolgsfaktoren betreffen den Führungsbereich und betonen die Wichtigkeit der engen Einbeziehung des Managements, damit BPM effektiv realisiert werden kann.

BPM Fakt #10:

Nur dann wird implementiertes Geschäftsprozessmanagement erfolgreich sein, wenn es von der breiten Mehrheit im Unternehmen – auf allen operativen Ebenen – getragen und gelebt wird.
Mitarbeiter werden nur dann aktiv zum Prozessmanagement beitragen, wenn sie den tatsächlichen Nutzen für sich und die Organisation als Ganzes erkennen und verstehen. Unternehmen mit einheitlich gelebten Prozessen schaffen es, durch erhöhte Effizienz schnell und zielgerichtet auf Kunden-und Marktanforderungen zu reagieren.


Quellen: PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft; Das Zentrum für Wirtschaftsinformatik (ZWI) der School of Management and Law der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW); BearingPoint GmbH und BPM&O GmbH; A.T. Kearney
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