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Workflow Management

Workflow Management: Mit standardisierten Abläufen zu mehr Effizienz

Hoher Kostendruck, der globalisierte Wettbewerb, die wachsenden Qualitätsansprüche der Kunden – Unternehmen sind vor dem Hintergrund des aktuellen Marktumfelds dazu gezwungen, ihre Prozesse stetig zu verbessern. Nur so lassen sich Einspar- und Verbesserungspotenziale nutzen, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das Prinzip des „KVP“ („Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“) gewinnt deshalb zunehmend an Bedeutung. Ganz besonders, wenn es um die Workflows eines Unternehmens geht. Ziel des Prinzips ist ausdrücklich keine grundlegende Prozesserneuerung, sondern vielmehr eine permanente Optimierung bereits bestehender und etablierter Abläufe. Gelingen kann das wiederum nur durch den Einsatz eines effizienten Workflow Management Systems.


Wie genau funktionieren Workflows?

Jeden Tag erledigen Mitarbeiter in Unternehmen routinemäßig zahlreiche Aufgaben. Für diese „Standard-Aufgaben“ beziehungsweise kompletten Szenarien gibt es wiederum feste Prozesse, die entweder tatsächlich als solche definiert sind oder sich über die Jahre eingebürgert haben.

Eines der bekanntesten Beispiele für einen solchen Workflow ist die Reisekostenabrechnung. Es handelt sich hierbei um einen Prozess, der in vielen Unternehmen gleich abläuft, vorhersehbar ist und einen fixen Start- sowie Endpunkt hat:Workflow Management - Mehr Effizienz durch standardisierte Prozesse

  1. Der Angestellte erfasst die Reisekosten.
  2. Anschließend übermittelt er den Antrag auf die Erstattung seiner Reisekosten an den Vorgesetzten.
  3. Dieser lehnt den Antrag entweder ab oder erteilt seine Freigabe.
  4. Sofern eine Ablehnung erfolgt, geht der Antrag zurück an den Angestellten. Meist mit der Bitte um Anpassung fehlerhafter Passagen.
  5. Erfolgt eine Freigabe, so wird der Reisekostenbeleg jetzt erstellt.
  6. Ist die Erstellung abgeschlossen, geht der Beleg an die Personalabteilung und der offene Betrag wird überwiesen.

Dieses feste Schema führt dazu, dass deutlich weniger Fehler passieren. Zudem wird die Effizienz erhöht, weil alle Stellen jederzeit wissen, wann sie was zu tun haben.

Aber: Nur weil der aktuelle Workflow funktioniert, heißt das noch nicht, dass er nicht optimiert werden kann. In diesem Fall könnte beispielsweise ein ERP-System beziehungsweise generell eine abteilungsübergreifende Software für eine Effizienzsteigerung sorgen: Mit einer App könnte der Angestellte seine Ausgaben schon während der Reise erfassen und automatisiert übermitteln. Vom System wird die Reisekostenabrechnung ebenfalls automatisch überprüft. Sofern es keine Unstimmigkeiten gibt, geht die Abrechnung weiter in die Personalabteilung und die Buchhaltung, wo automatisch eine Zahlung an den Angestellten eingeleitet wird. Dadurch spart der Vorgesetzte Zeit bei der Reisekostenabrechnung und muss nur bei Unstimmigkeiten, die vom System erkannt werden, manuell eingreifen. 


Welche Vorteile bieten zentrale, digitale Workflows in Unternehmen?

Schon der Standard-Fall der Reisekostenabrechnung zeigt also, wo die Potenziale von zentralen, digitalen Workflows liegen. Von der Beschaffungslogistik bis zum Ticketsystem und vom Marketing bis zur smarten Wartung – den Einsatzmöglichkeiten fest definierter Workflows sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Sofern Workflows wirklich digital abgewickelt werden, können sie zunächst in ihre Einzelteile zerlegt werden:

  • Anfangs werden die Schritte an sich definiert, die im Arbeitsprozess zur Zielerreichung notwendig sind.
  • Wichtig ist dabei vor allem, wie die Schritte logisch und zeitlich zueinander in Zusammenhang stehen.
  • Anschließend können einzelne Aufgaben bestimmt und mit Deadlines sowie Prioritäten versehen werden.
  • Per Mausklick werden die Mitarbeiter oder Bearbeitergruppen den Aufgaben zugewiesen.
  • Reminder erinnern die Mitarbeiter automatisiert an fällige To-Dos.

Dank solcher modernen Tools können Entscheidungsträger und Projektmanager jederzeit alle laufenden Workflows einsehen – inklusive deren Status. Direkt lässt sich auf mögliche Engpässe in Prozessketten hinweisen und Impulse für eine nachhaltige Prozessoptimierung liefern.


Workflow Management - Standardisierte Prozesse


Können Workflows in ERP-Systemen dargestellt werden?

Ihr volles Potenzial können Workflows immer dann entfalten, wenn Prozesse recht komplex oder dynamisch sind, Mitarbeiter Informationen teilen und Qualität sowie Geschwindigkeit wichtig sind.

Aber: Workflows sind kein pauschales Allheilmittel. Bestehen grundsätzliche Defizite beim organisatorischen Aufbau des Unternehmens, können die vordefinierten Prozesse allein nicht für die gewünschte Effizienzsteigerung sorgen.

Sie führen aber dazu, dass sich Prozessbeteiligte grundsätzlich intensiver mit den aktuellen Prozessen auseinandersetzen. Sind unsere alten Abläufe wirklich sinnvoll strukturiert? Gibt es Bereiche, die wir verbessern können? Was läuft gut und sollte übernommen werden? Genau hier kommt dann auch das ERP-System zum Einsatz: Workflow Management Systeme – beziehungsweise sogar das komplette Business Process Management – können komplett integriert werden. Dadurch ist wiederum der abteilungsübergreifende Datenaustausch mit allen Funktionsbereichen der ERP-Software möglich. Zudem ist diese Benutzeroberfläche schon allen Anwendern bestens vertraut. 

  • Broschüre „abas Business Process Management (BPM)“

    Die neu entwickelte cloudbasierte Lösung abas Business Process Management (abas BPM) besticht durch eine intuitive Bedienung und hohe Skalierbarkeit. Unternehmensindividuelle Geschäftsprozesse können ohne großen Schulungsaufwand abgebildet, automatisiert, unternehmensweit ausgerollt, überwacht und bei Bedarf jederzeit angepasst werden.

Welche Systeme bieten die Möglichkeit von Workflows?

Es gibt durchaus spezialisierte Workflow Management Systeme. Diese Software besteht aus verschiedenen Komponenten:

  • In erster Linie bieten die Tools die Möglichkeit, Prozesse und deren Organisation grafisch zu modellieren.
  • Zudem lassen sich mit der Workflow-Engine aber auch direkt Prozesse steuern und überwachen.
  • Mit der sogenannten Monitoring-Kampagne können Prozessbeteiligte wiederum Analysen der bestehenden Prozesse durchführen.

Ziel eines solchen Systems ist es, bestehende Workflows wirklich kontinuierlich zu optimieren. Durchlaufzeiten sollen verringert und die Transparenz der Prozesse erhöht werden. Darüber hinaus lassen sich Workflows auch mit der übergeordneten Business Process Management Software modellieren.


Bestehen Unterschiede zwischen Workflow Management und Business Process Management?

Das Workflow Management kann als eine wichtige Teildisziplin des gesamten Business Process Managements angesehen werden. Die grundsätzlichen Unterschiede:

  • Business Process Management:
    Klassische Geschäftsprozesse zielen auf betriebswirtschaftliche Faktoren ab. Zudem erfolgt im Rahmen des BPMs eine Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten eines Geschäftsprozesses. Insofern legt der Geschäftsprozess als solcher auf einer fachlichkonzeptionellen Ebene fest, was überhaupt zu tunt ist. Dabei ist der Detaillierungsgrad recht grob gehalten.
  • Workflow:
    Workflows zielen hingegen auf die technische, operative Beschreibung der Arbeitsschritte ab. Detailliert werden einzelne Teilschritte beschrieben, Aufgaben definiert und an zuständige Mitarbeiter übertragen. Workflows müssen so ausführlich sein, dass einzelne Mitarbeiter hinterher genau wissen, was sie wann wie zu tun haben.

Ohne vorheriges Business Process Management können Workflows also praktisch nicht funktionieren oder zumindest nicht ihre volle Effizienz ausspielen. Insofern empfiehlt es sich, auf eine Softwarelösung zu setzen, die beide Disziplinen miteinander vereint – so können die Potenziale, die sich in Prozessoptimierungen verbergen, ideal genutzt werden.

Fazit: Digitale Workflows reduzieren Fehleranfälligkeit und erhöhen die Effizienz

Agieren Mitarbeiter auf Basis einfach verständlicher, digitaler Workflows, können Unternehmen ihre Effizienz erhöhen. Noch weiter wird dieser Effekt gesteigert, wenn eine kontinuierliche Analyse bestehender Workflows und Prozesse erfolgt. Möglich ist das etwa mit moderner Business Process Management Software. Mit ihrer Hilfe lassen sich Workflows analysieren, modellieren und anschließend optimieren.

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