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Projektmanagement Software

Die effiziente Planung, Koordination, Steuerung und Kontrolle von Projekten ist eine der wichtigsten Aufgaben in modernen Fertigungsunternehmen. Projektmanager müssen jederzeit den Überblick über verfügbare Ressourcen, verwendete Budgets und wichtige Meilensteine behalten, damit das Projekt termingerecht, in gewünschter Qualität und im Rahmen des geplanten Budgets abgeschlossen werden kann.

Ohne eine moderne Projektmanagement Software lassen sich die Anforderungen an das Projektmanagement kaum mehr bewältigen. Die Tools standardisieren Workflows, ermöglichen die abteilungsübergreifende Kommunikation und listen übersichtlich alle noch offenen Aufgaben auf. Über alle Projektphasen hinweg behalten Projektmanager und ihre Teams so die Kontrolle.


Was sollte eine Projektmanagement Software können?

Wer macht eigentlich was? Wie sieht die aktuelle Personalplanung aus? Warum kommt es schon wieder zu Terminkonflikten? Und hat sich mein Projekt eigentlich gelohnt? Immer wieder stehen Projektmanager vor denselben Fragen, die sich ohne Software-Unterstützung ob der Komplexität von Projekten und der Informationsflut nicht beantworten lassen. Die wichtigsten Anforderungen an eine solche Projektmanagement Software sind:

  • Datenbasis
    Projekte laufen heute nicht mehr isoliert in einzelnen Teilbereichen, sondern unternehmensweit ab. Insofern müssen moderne Projektmanagement Tools eine einheitliche, globale Datenbasis schaffen und mit allen Abteilungen verbunden sein. Nur so lassen sich wichtige Informationen etwa über eingekaufte Vorprodukte, gefertigte Erzeugnisse und bereits gelieferte Endprodukte für einzelne Projekte zentral erfassen.
  • Projekt- und Ressourcenverwaltung
    Projektmanager müssen einheitliche, standardisierte Workflows erstellen können. Dadurch lassen sich wiederkehrende Prozesse deutlich schneller planen. Zudem ist bei der Aufgabenverteilung allen Beteiligten klar, was sie wann zu tun haben. Sind Aufgaben abgeschlossen, wird das automatisch im Tool erfasst. So behält der Projektmanager stets den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts und kann bei Problemen frühzeitig handeln.
  • Kostenkontrolle 
    Die Projekte müssen nicht nur termingerecht abgeschlossen werden, auch die Kosten sollten im Auge behalten werden. Projektmanager können daher in modernen Tools Budgets festlegen, freigeben und die tatsächlichen Kosten beispielsweise in Form von aufgewendeten Arbeitsstunden oder verbrauchtem Material festhalten.


Projektmanagement: Planung, Strategie, Steuerung, Timing, Team


Welche Vorteile bieten Softwarelösungen für das Projektmanagement?

Schon aus der Auflistung der wichtigsten Anforderungen an die Projektmanagement Software werden die ersten Vorteile der Software deutlich. Unternehmen können die Projektplanung zentral inklusive Inspektionen, Freigaben oder Marketingplänen durchführen. Kapazitätsengpässe werden durch eine einheitliche Datenbasis im Gesamtunternehmen direkt ersichtlich. Ressourcen und Materialien für mehrere Projekte können mit grafischen, interaktiven Werkzeugen deutlich gemacht und die aktuellen Planungen so visualisiert werden.

Dank der flexiblen Tools kann auch den Anforderungen an agiles Projektmanagement Rechnung getragen werden. Es können mehrere Projektphasen iterativ durchgeführt werden. Zudem können sich die einzelnen Projektteams etwa im Einkauf oder der Fertigung selbst verwalten. Sie erhalten wichtige, projektbezogene Aufgaben und Informationen zentral vom Projektmanagement, agieren dann aber eigenständig und dadurch effizient. Trotzdem behält der Projektmanager dank der Reporting-Funktionen jederzeit die Kontrolle. 

Weitere Vorteile von Projektmanagement Software:

  • Transparenz
    Projektmanager erhalten eine Darstellung des Projektstatus in Echtzeit. Alle Aufträge, Änderungsanfragen, Rechnungen, Kundeninformationen und weitere wichtige Informationen lassen sich direkt abrufen – ohne die Daten erst in den Abteilungen anfragen zu müssen. 
  • Produktlebenszyklus 
    Mit den Projektmanagement Tools können Unternehmen den kompletten Lebenszyklus ihrer Produkte abbilden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, wann welche Teile getauscht oder zusätzlich eingebaut werden müssen.
  • Sicherheit 
    Dank der großen Datenbasis lassen sich Projektrisiken schnell identifizieren. Hierauf aufbauend treffen Projektmanager dann entsprechende Maßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung dieser Risiken.
  • Budget 
    Schon angesprochen wurde die volle Kostenkontrolle, die die Tools bieten. Projektmanager können Budgets festlegen und freigeben. Anschließend wird automatisch dokumentiert, welche Kosten bisher tatsächlich entstanden sind. Auch die Auswirkungen von Projektänderungen lassen sich so in finanzieller Hinsicht kalkulieren.


Wie kann ein Projektmanagement Tool in ein ERP System integriert werden?

Projektmanagement Tools lassen sich perfekt in ERP Software integrieren und sind bei vielen Anbietern ein zentraler Bestandteil der ERP Lösung. Weil ERP ganzheitlich im Betrieb beziehungsweise standortübergreifend ansetzt, schafft das System die angesprochene, einheitliche Datenbasis. Global werden Informationen etwa über eingekaufte Produkte, Auslastungen der Fertigung oder eingehende Aufträge erfasst.

Auf Basis dieser Informationen kann der Projektmanager neue Projekte effizient planen. Er sieht dank ERP jederzeit, wie Ressourcen derzeit verteilt sind und wann welche Kapazitäten eingesetzt werden können. Zudem kann der Manager das Projekt vom Auftragseingang über die Materialbeschaffung bis hin zur Fertigung und Auslieferung komplett überwachen und steuern. Dadurch werden die Projekte nicht nur effizient abgewickelt, sondern auch termingerecht und in gewünschter Qualität.

  • abas ERP Produktbroschüre

    Auch die ERP Software von abas deckt das Thema Projektmanagement in vollem Umfang ab. In der Produktbroschüre werden sämtliche Funktionen detailliert dargestellt und erläutert.

Wie arbeitet ein Projektmanager mit einem Projektmanagement Tool?

Im Mittelpunkt der Softwarelösung steht die Projektzentrale. In diesem Übersichtsbildschirm werden dem Projektmanager alle derzeit laufenden oder geplanten Projekte inklusive der wichtigsten Informationen wie Projektstand oder Budget angezeigt. Von hier aus kann er eine Vielzahl von Aktivitäten wie etwa die Projektplanung, Auswertungen oder Abschlüsse durchführen. Per Klick auf spezifische Projekte öffnet sich dann eine detailliertere Übersicht zu eben diesem Projekt.

Befindet sich das Projekt noch in der Planung, verwendet der Projektmanager den Ressourcenplaner. Das Tool ermittelt automatisch das aktuelle Kapazitätsangebot, rechnet also pro Fertigungsmitarbeiter die zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden in den kommenden Wochen aus. Gleichzeitig wird der Kapazitätsbedarf ermittelt, indem das Tool die vorher vom Projektmanager erstellten Projektvorgänge und Arbeitsaufgaben analysiert. Auf einen Blick kann der Projektmanager so die Auslastung des Personals erkennen und sichere Budgetentscheidungen treffen.Projektmanagement Software - Wie arbeiten Projektmanager

Für die eigentliche Detailplanung von Projekten stehen weitere Masken und Menüs zur Verfügung. Innerhalb eines Projektablaufplans können selbst komplexe Zusammenhänge in beliebiger Strukturtiefe erstellt werden. Automatisch stellt das Tool anschließend Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen dar, sodass die Zusammenhänge im Projektplan abgebildet werden – und natürlich überwacht werden können.

Sind Projekte abgeschlossen, kann der Projektmanager Kennzahlen auswerten. Denn alle Zeit- und Materialaufwände werden vom System automatisch erfasst und den Projekten zugeordnet. So lässt sich nicht nur die Rentabilität des aktuellen Projekts beurteilen, sondern auch Verbesserungen für künftige Aufgaben ableiten.


Inwiefern hilft ein Projektmanagement Tool auch anderen Abteilungen?

Ein Projektmanagement Tool hilft nicht nur dem Projektmanager, auch alle anderen involvierten Abteilungen können Vorteile aus der Software ziehen. Ihnen werden automatisch bestimmte Aufgaben, Budgets und Termine zugeteilt. Weil die Softwarelösungen mit standardisierten Workflows und Aufgabenbeschreibungen arbeiten, ist für die Mitarbeiter der Abteilungen direkt ersichtlich, was sie wann zu tun haben. Sie müssen nicht mehr verschiedenartig aufgebaute Briefings von unterschiedlichen Projektmanagern verstehen, sondern können direkt mit der eigentlichen Arbeit beginnen.

Sofern es Probleme bei der Umsetzung einer Aufgabe gibt, können diese ebenfalls direkt über die Software gemeldet werden. Lösungsansätze lassen sich so deutlich schneller finden. Sind Aufgaben abgeschlossen, kann der Mitarbeiter die Ergebnisse direkt über das Tool einreichen und sich den nächsten Tasks zuwenden.

Fazit: Projektmanagement Software sorgt für effizienten Ablauf

Für Unternehmen ist es enorm wichtig, dass Projekte zur geplanten Zeit, in der geplanten Qualität und innerhalb des geplanten Budgets abgewickelt werden. Ein ERP System mit integrierter Projektmanagement Software unterstützt Projektmanager hierbei abteilungsübergreifend. Es wird eine zentrale Datenbasis geschaffen, die dem Projektmanager alle Informationen über aktuelle Projektstände liefert. Zudem kann der Manager neue Projekte mit dem Tool auf Basis von (Echtzeit-)Daten über Kapazitätsauslastungen passgenau planen. Und wenn die Projekte abgeschlossen sind, lässt sich ihre Rentabilität auswerten.

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