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Lastenheft: Die Basis für die ERP-Einführung
Das Lastenheft – nicht zu verwechseln mit dem Pflichtenheft – bildet die Grundlage für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems. Denn in diesem Anforderungskatalog beschreibt das Unternehmen, welche Anforderungen das neue System erfüllen soll. Auf dieser Basis können ERP-Anbieter wiederum konkrete Angebote für die Implementierung geeigneter Systeme abgeben. Auch das eigene Mitarbeiterteam wird das Lastenheft später verwenden, um Tests und Abnahmen durchzuführen. Erfahren Sie hier, wie es im Hinblick auf die ERP-Einführung aufgebaut werden sollte und was die Unterschiede zum Pflichtenheft sind.
Was ist ein Lastenheft?
Laut DIN-Norm beinhaltet das Lastenheft die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“. Soll eine ERP-Software im Unternehmen eingeführt werden, so steckt das Projektteam im Lastenheft also ab, was überhaupt für Funktionen und Eigenschaften benötigt werden – und für welches Ziel. Anschließend können ERP-Anbieter auf dieser Basis Lösungsvorschläge für die Implementierung anbieten.
Damit die Anforderungen an das ERP-System im Lastenheft möglichst detailliert definiert werden können, sollten sich die Projektverantwortlichen zunächst mit einigen grundlegenden Fragestellungen befassen:
- Warum benötigen wir im Unternehmen überhaupt ein ERP-System?
- Welche Ziele soll die Systemeinführung erreichen?
- Bei welchen Prozessen besteht Optimierungspotenzial?
An diesen Basis-Fragen sollten sich die späteren Anforderungen, die im Lastenheft festgehalten werden, klar orientieren. Letztlich bringt das Projektteam in dieser Dokumentation zum Ausdruck, welche Ziele, Strategien und Prozesse durch das neue ERP-System optimal unterstützt werden sollen.
Wichtig: Das Lastenheft richtet sich nicht ausschließlich an den ERP-Anbieter. Es dient auch als Grundlage für spätere Tests und Abnahmen. Insofern muss das projektverantwortliche Team das Lastenheft so formulieren, dass eigene Anwender den Inhalt ebenfalls verstehen – und nicht nur die auf diesem Gebiet erfahrenen Mitarbeiter eines ERP-Anbieters.
Aufbau eines ERP-Lastenhefts
Eine saubere Gliederung eines ERP-Lastenhefts ist schon deshalb zu empfehlen, weil sie die Erstellung des Hefts an sich erleichtert. Zudem finden sich sowohl die Mitarbeiter des ERP-Anbieters als auch eigene Angestellte besser im Lastenheft zurecht, wenn die Gliederung die Anforderungen klar strukturiert. Empfehlenswert ist dabei folgender Aufbau:
1. Beschreibung des Unternehmens
2. angebotene Produkte/Dienstleistungen und Beschreibung des Marktumfelds
3. USP und grundsätzliche Stärken
4. Darstellung der aktuellen IT-Landschaft inklusive der Nutzeranzahl
5. Beschreibung der funktionalen Anforderungen
6. Terminplanung
7. Ansprechpartner
Durch diesen Aufbau können Projektteams sicherstellen, dass Software-Anbieter die im Lastenheft genannten Anforderungen korrekt interpretieren.
Lastenheft und Pflichtenheft: Unterschiede
Auch wenn die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft teilweise synonym verwendet werden, so muss doch klar zwischen beiden Heften unterschieden werden. Grundsätzlich gilt:
- Das Lastenheft beschreibt das Was und Wofür.
- Das Pflichtenheft beschreibt das Wie und Womit.
Erst erstellt das ERP-einführende Unternehmen das Lastenheft und beschreibt, welche Anforderungen das ERP-System im Unternehmen erfüllen muss. Anschließend kann der ERP-Anbieter seinerseits im Pflichtenheft erklären, wie die Anforderungen des Unternehmens umgesetzt werden können.
Nach der Lastenhefterstellung verschickt das Projektteam dieses an verschiedene ERP-Anbieter. Dadurch wird der Auswahlprozess für das Unternehmen deutlich vereinfacht.
Ist die Wahl auf eine Shortlist von zwei bis vier Anbietern wird ein Workshop mit eben diesen Anbietern abgehalten. Im Ergebnis entstehen das Pflichtenheft und ein konkretes Angebot für die ERP-Implementierung. Hierin legt der Software-Anbieter genau dar, wie das Anforderungsprofil des Lastenhefts technisch umgesetzt wird. Damit enthält das Pflichtenheft exakte Spezifikationen in Bezug auf die Software-Konfiguration, wobei auf den konkreten Anwendungsfall im Unternehmen eingegangen wird.
Wie sollten ERP-Anforderungen im Lastenheft beschrieben werden?
Auf Basis eines konkreten, spezifischen Lastenhefts lässt sich wiederum durch den ERP-Anbieter ein passgenaues Pflichtenheft beschreiben. Und dieses sorgt schlussendlich dafür, dass mit dem neuen ERP-System die bei der Einführung gewünschten Ziele erreicht werden. Projektteams müssen sich daher die Frage stellen: „Wie baue ich das Lastenheft so auf, dass unsere Anforderungen an ein ERP-System möglichst deutlich und verständlich werden?“
Die wesentliche Herausforderung für das Team besteht darin, die Informationstiefe im Lastenheft richtig zu wählen:
- zu oberflächlich: Geht die Beschreibung nicht ausreichend in die Tiefe, entstehen beim ERP-Anbieter Missverständnisse. Auch die eigenen Mitarbeiter, die das Lastenheft später bei Tests und Abnahmen des Systems nutzen, werden bei zu oberflächlicher Beschreibung zahlreiche Rückfragen stellen.
- zu detailliert: Doch auch ein maximaler Detailgrad ist definitiv nicht zielführend. Wenn jede Eventualität im Lastenheft abgedeckt wird, kann der ERP-Anbieter den hohen Umfang und Arbeitsaufwand kaum noch bewältigen.
Wichtig ist also, eine gute Balance aus Detailtiefe und effizientem Arbeitsaufwand zu schaffen. Grundsätzlich gilt, dass Prozesse und Anforderungen auch für Außenstehende verständlich beschrieben werden sollten. Unnötige Details lenken hier vom wesentlichen Inhalt ab. Auch die Beschreibung von ausufernden „Kann-Funktionen“, die nicht zwingend benötigt werden, ist nicht zielführend. Gleichzeitig sollten Standard-Features wie etwa eine bestellbezogene Rechnungsprüfung, die in jedem Unternehmen benötigt werden, nur kurz angerissen werden.
Lösungen stehen im Pflichtenheft
Bereits eingangs wurde erwähnt, dass das Wie im Pflichtenheft steht – und nicht schon im Lastenheft. Allerdings werden beide Begriffe in der Praxis oft nur unscharf voneinander getrennt. Immer wieder finden sich daher in Lastenheften schon konkrete Lösungswege für die Umsetzung der ERP-Software. Genau das bleibt jedoch dem Pflichtenheft beziehungsweise dem ERP-Anbieter, der dieses erstellt, vorbehalten. Ein banales Beispiel soll verdeutlichen, wohin die Aufführung von Lösungswegen im Lastenheft führen würde:
- Ein Unternehmen möchte mit dem ERP-System fest definierte Workflows erstellen können.
- In diesen Workflows sollen besonders wichtige Arbeitsschritte in der Unternehmensfarbe „blau“ untermalt werden können.
- Angenommen, ein ERP-Anbieter liefert eigentlich perfekt passende Lösungen für vordefinierte Workflows. Allerdings können Arbeitsschritte hier nicht in blau untermalt werden, sondern nur in anderen Farben.
