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Finanzwesen und Rechnungswesen

Finanzwesen und Rechnungswesen: Die betriebswirtschaftliche Basis für den Erfolg

Ob kleines Unternehmen oder international agierender Großkonzern: Das Finanz- und Rechnungswesen ist eine absolute Pflichtaufgabe. Schließlich verlangt schon der Gesetzgeber, dass Jahresabschlüsse erstellt und publiziert werden. Doch die Bedeutung von Rechnungswesen geht weit darüber hinaus. Im internen Teil (Controlling) wird die betriebswirtschaftliche Basis für weitreichende, strategische Entscheidungen getroffen.

Nur ein gesundes finanzielles Fundament kann Unternehmen in die Lage versetzen zu wachsen, neue Märkte zu erschließen oder die angebotenen Produkte zu verändern. 


Was ist Finanz- und Rechnungswesen?

Das Rechnungswesen dient der systematischen Erfassung, Überwachung und informatorischen Verdichtung von Zahlungsströmen in Unternehmen. Die kommen wiederum durch den Leistungsprozess, also beispielsweise die Produktion von Gütern und deren Verkauf, zustande. Grundsätzlich zielt das Rechnungswesen dabei in zwei Richtungen ab:

1. Extern:
Der Gesetzgeber verlangt, dass Unternehmen bestimmte, interne Daten preisgeben. So muss einmal im Jahr ein Jahresabschluss inklusive Bilanz erstellt werden, anhand derer externe Stakeholder die derzeitige Finanzsituation des Unternehmens bewerten können.

2. Intern:
Intern stellt das Rechnungswesen wichtige Kennzahlen und Daten zur Verfügung. Wie sieht die aktuelle Liquiditätssituation aus? Welche Abteilungen verursachen welche Kosten? Wie hoch sind die Herstellungskosten der verschiedenen Produkte? Müssen wir kalkulatorische Kosten in unsere Berechnungen einfließen lassen?

Das Rechnungswesen bildet damit eine wichtige Grundlage für fast alle strategischen Entscheidungen. So werden besonders rentable Produkte aufgedeckt, überproportional hohe Kosten in Teilbereichen ersichtlich oder etwa die aktuelle Liquidität detailliert dargestellt. 


Diese Aufgaben müssen Unternehmen im Rahmen des Finanzwesens und Rechnungswesens erledigen

Aus rein rechtlicher Sicht ist Finanz- und Rechnungswesen eine Mischung aus „müssen“ und „können“. Nur der externe Teil muss wirklich abgewickelt werden, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen. Was im Controlling passiert, ist dem Gesetzgeber salopp gesprochen egal. Aus rein praktischer Sicht ist es jedoch nicht möglich, ohne strukturiertes und softwareunterstütztes Controlling wirtschaftlich arbeiten zu können. Die vier Aufgabenbereiche des Rechnungswesens im Detail:
 

  • Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) Finanzwesen & Rechnungswesen
    Unternehmen müssen ihre finanzielle Situation nach außen hin darstellen. Dabei gliedert sich die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens wieder in Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Kapitalflussrechnung. Auch ein Anhang und ein Lagebericht sind im Zuge des Jahresabschlusses zu erstellen, diese Dokumente sind jedoch nicht zwingend zahlenlastig. Die Grundlage für den erfolgreichen Jahresabschluss bildet die Buchhaltung.
     
  • Controlling (internes Rechnungswesen)
    Im Controlling befassen sich Unternehmen mit der Planung, Kontrolle und Koordination bewerteter Unternehmensprozesse. Ziel ist es hierbei, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Auf Basis der so gesammelten, objektiven Informationsbasis soll das Management Entscheidungen treffen. Dazu werden beispielsweise die Quellen des Erfolgs des Unternehmens analysiert, indem Kosten- und Leistungsrechnung sowie Investitionsrechnung stattfindet. Auch kalkulatorische Kosten (Zins, Abschreibungen, Miete) dürfen im internen Rechnungswesen beispielsweise für die Preisbildung genutzt werden, sind im externen Teil jedoch tabu.
     
  • Statistik 
    Im Rahmen der betriebswirtschaftlichen Statistik und Vergleichsrechnung führen Unternehmen beispielsweise Soll-Ist-Vergleiche durch. Auch zwischenbetriebliche Vergleiche mehrerer Standorte werden hier genutzt, um die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Betriebe messen zu können.
     
  • Planungsrechnung
    Die Planungsrechnung ist klar zukunftsbezogen. Sie erfasst zwar aktuelle Ist-Werte, bezieht dabei aber auch Entwicklungsszenarien für die Zukunft mit ein – unter der Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden. So können Unternehmen beispielsweise Expansionspläne simulieren.


Wie hilft eine Software oder ein ERP System beim Finanz- und Rechnungswesen?

Kaum ein Unternehmen dürfte sein Rechnungswesen heute noch ohne Softwarelösung organisieren. Zum Einsatz kommen oftmals reine Rechnungs- oder Buchhaltungstools. Auf Basis von Informationen etwa aus dem Verkauf kann die Buchhaltung Rechnungen anhand einer standardisierten Vorlage erstellen. Die werden dann an den jeweiligen Kunden weitergeleitet.

Wichtige Kennzahlen werden oftmals manuell nach Bedarf erhoben. Möchte das Management etwa die Produktion leicht umstellen, wird überprüft, wie rentabel die einzelnen Produkte sind. Deutlich erweitert sind die Funktionen, die moderne ERP Lösungen in diesem Bereich bieten. Zudem setzen die Systeme ganzheitlich an: Automatisch, korrekt und zuverlässig werden alle Aufgaben des Finanzwesens übernommen, ohne dass Schnittstellen zu Drittanbietern benötigt werden.

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Finanzen komplett im Griff

Mit ERP können mittelständische Unternehmen ihr komplettes Finanzwesen intern abwickeln. Kassenbuch, offene Posten, Mahnwesen, Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung: Alle wichtigen Aufgaben kann die Software fast vollständig automatisiert abwickeln. Das System bucht, prüft und visualisiert die Geschäftsvorfälle, sodass ein vollständiger Überblick über alle Finanzbewegungen und den Wertefluss im Unternehmen entsteht. Zudem ist in aller Regel die Anlagebuchhaltung in das ERP System integriert. Mit wenigen Klicks können Controller so Status und Wert des Anlageguts während des gesamten Lebenszyklus einsehen.


Strategische PlanungRechungswesen als betriebswirtschaftliche Basis

Bereits angeklungen ist, dass Daten aus dem Controlling auch immer der strategischen Planung dienen. Dieser Aspekt wird von ERP Software ebenfalls berücksichtigt. So können die Systeme anhand der Daten eine transparente Kostenrechnung durchführen und aufzeigen, welche Produkte rentabel sind. Gleichzeitig werden Prozesse deutlich, in denen sich unwirtschaftliche Kostentreiber verstecken. So kann das Management die Ausgaben überwachen, herausfinden, wo sie anfallen und mit den Plan-Werten vergleichen. Darauf aufbauend lassen sich fundierte, kostenorientierte und wettbewerbsfähige Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus ist natürlich auch das operative, tägliche Geschäft von enormer Bedeutung, genauer gesagt die Liquidität. Sie muss jederzeit gesichert werden, damit Unternehmen ihren (kurzfristigen) Forderungen nachkommen können. Softwarelösungen schlagen hier automatisch Alarm, wenn bereits absehbar ist, dass es zu Engpässen kommen könnte. Alle tatsächlichen und auch die geplanten Mittelflüsse werden in der Software abgebildet. So ist direkt ersichtlich, welcher finanzielle Spielraum sich für Unternehmen ergibt.


Integration des Finanz- und Rechnungswesens ins ERP System: Vorteile einer vollintegrierten Lösung vs. Insellösungen?

Die Vorteile von ERP-Modulen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen wurden bereits kurz vorgestellt. Hier kann die Software ganzheitlich ansetzen und wirklich alle Aufgaben übernehmen. Doch ERP-Systeme behandeln einzelne Unternehmensbereiche wie Finanz- und Rechnungswesen eben nicht isoliert. Mit der Software können alle Prozesse im Unternehmen miteinander verbunden werden, was die Arbeit im Rechnungswesen vereinfacht. Ein Beispiel:

  • Der Vertriebsmitarbeiter handelt einen Deal mit einem Kunden aus und legt ihn im System an.
  • Nach Vertragsunterschrift wird der Deal bestätigt und in ein (Fertigungs-)Projekt umgewandelt.
  • In der Fertigung werden die gewünschten Produkte produziert und anschließend an die Logistik übergeben.
  • Automatisch erhält die Buchhaltung jetzt die Information, dass das Projekt abgeschlossen wurde. Es kann sogar direkt eine entsprechende Rechnung erstellt werden, die nur noch einmal manuell überprüft werden muss.

So funktioniert ERP auch im Einkauf oder anderen Abteilungen, die letztlich einen Einfluss auf das Rechnungswesen haben. Es können beispielsweise Arbeitsstunden und Gehälter von Mitarbeitern bestimmten Abteilungen, Projekten oder Produkten zugeordnet werden, sodass direkt entsprechende (Controlling-)Kennzahlen für das Management verfügbar sind.

Fazit: Finanzwesen und Rechnungswesen mit ERP automatisiert Prozesse

Das Finanzwesen und Rechnungswesen bildet die betriebswirtschaftliche Grundlage für den Unternehmenserfolg. Ohne Daten zu Rentabilitäten einzelner Produkte oder aktuellen Zahlungsflüssen wäre es nicht möglich, wirtschaftlich zu arbeiten. ERP unterstützt Unternehmen, indem viele Prozesse des Rechnungswesens automatisiert werden. Zudem entsteht eine zentrale Datenbasis, über die Informationen zwischen Abteilungen wie Vertrieb, Fertigung, Einkauf und Buchhaltung ebenfalls automatisch ausgetauscht werden können. Auf dieser Datenbasis lassen sich dann auch direkt entsprechende Kennzahlen anzeigen, die das Management für strategische Entscheidungen nutzt.

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