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ERP System

Das ERP System - umfassende Planung für Ihr Business

Die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten von Enterprise Resource Planning.


ERP System: Was ist das?

Ein ERP System ist eine Software, die sich um die Planung der Betriebsmittel kümmert. Das Kürzel ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ - gemeint ist hier die umfassende Steuerung aller betriebseigenen Ressourcen. Dazu gehören die Betriebsmittel, das firmeneigene Kapital und die Mitarbeiter. Idealerweise soll ein modernes ERP System die betrieblichen Abläufe des gesamten Unternehmens abbilden. So übertrifft ERP die herkömmliche Warenwirtschaft bei weitem, denn damit ist es möglich, die Kernbereiche im Unternehmen miteinander zu verzahnen. Aneinander vorbei laufende Planungen in der Warenwirtschaft, im Verkauf oder beim Personal gehören so der Vergangenheit an.

ERP System - umfassende Planung für Ihr Business


Überblick vom Lieferanten bis zum Endkunden

Wie funktioniert ein ERP System? Die ERP Software soll idealerweise alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Mittel so steuern, dass sie effektiv zueinander in Beziehung stehen. Kurz gesagt, geht es um die Optimierung der Geschäftsprozesse. Dies erfordert eine Analyse von Verwaltung, Controlling und Produktion. In komplexen Unternehmen werden weitere Bereiche einbezogen, etwa die Dokumenten- und Stammdatenverwaltung. Die gesamte Wertschöpfungskette von der Beschaffung über die Produktion bis hin zum Vertrieb soll abgebildet werden.
Ein ERP System bündelt die Leistung in den Abteilungen und im gesamten Unternehmen möglichst exakt und zeitnah in einer konsistenten Datenstruktur. So liefert eine ERP Lösung wertvolle Informationen, auf deren Grundlage die Geschäftsführung Entscheidungen treffen kann.
Eine integrierte ERP Software gibt überdies allen Mitarbeitern, ob im Management oder Controlling, Einkauf oder Vertrieb, Service oder Rechnungswesen, Produktion oder Lager, genau die Funktionen und Informationen an die Hand, die sie benötigen.

So kann beispielsweise mithilfe der ERP Software das interne Finanzwesen, also die Kosten- und Leistungsrechnung, in Bezug gesetzt werden zu Faktoren wie Lieferzeiten und Lagerhaltungsdauer. Durch eine Analyse und Optimierung dieser logistischen Bestandteile lassen sich Prozesse straffen und Kosten reduzieren.

Feedback vom CRM erlaubt in der Produktion zudem die rasche Umsetzung von Kundenanforderungen. Damit gelingt eine schnelle Verbesserung von Rücklaufquoten und Kundenzufriedenheit.
Wo eine Dokumentenverwaltung eingebunden ist, ist die rasche Auffindbarkeit aller Informationen sowie die Aufbereitung, beispielsweise für Audits, unkompliziert und schnell möglich.
Die Anwendungsmöglichkeiten sind überaus vielfältig und lassen sich obendrein unternehmens- oder branchenspezifisch anpassen.

 

Warum sich Unternehmen ein ERP System leisten sollten

Auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse können Prozesse und Strukturen im Unternehmen verbessert, Leerlaufzeiten vermieden und Kosten gesenkt werden. Produktionsplanung, Lagerhaltung, Fertigung und Logistik werden gestrafft. Fundierte Zahlen aus den einzelnen Unternehmensbereichen erlauben rasche und angemessene Reaktionen auf neue Marktentwicklungen, unvorhergesehene Konkurrenz und Faktoren wie disruptive Innovation.

  • Leitfaden zur ERP Auswahl in 7 Schritten

    Sie befinden sich derzeit im Entscheidungsprozess für ein passendes ERP System? Unser Leitfaden unterstützt Sie bei der Herausforderung der ERP Auswahl mit sieben konkreten Schritten und vereinfacht so die Entscheidungsfindung.

Hindernisse bei der Einführung und Anwendung eines ERP Systems

Seit 2010 ist vor allem bei den KMUs die Zahl der Firmen, die Enterprise Resource Planning nutzen, von rund 35% auf ca. 46% gestiegen. Vor allem bei Firmen, die zwischen 50 und 150 Mitarbeiter haben, konnte sich der Einsatz der ERP Software durchsetzen: Hier nutzen rund 77% ein solches System. Große Konzerne greifen ohnehin auf maßgeschneiderte Softwarelösungen zurück. Aber was ist mit den restlichen 54 % der genannten Mittelständler und den kleineren Unternehmen?
Oft angeführte Gründe, warum sich einige Unternehmen schwer tun mit der Entscheidung:

  • Anwender haben keine konkrete Vorstellung vom Nutzen
  • zu hoher Kosten- und Zeitaufwand sowohl für die Implementierung als auch für die Einführung
  • die Software wird als zu wenig speziell empfunden für die eigene Branche oder Industrie oder aber als zu wenig standardisiert

Tatsächlich gibt es inzwischen neben den großen Anbietern auf dem deutschsprachigen Markt um die 800 Anbieter, die verschiedene Betriebsmodelle für ERP Systeme anbieten.
Eins haben die meisten von ihnen gemeinsam – sie offerieren modulare Konzepte. Aufeinander abgestimmte, einzelne Bausteine, gedacht für bestimmte Unternehmensbereiche wie Finanzwirtschaft, Kundenpflege oder Stammdatenmanagement, nutzen eine gemeinsame IT-Struktur. Denken Sie an LEGO – genau wie bei den beliebten Bausteinen gibt es unterschiedliche Formen, Farben und Größen, aber das gemeinsame Stecksystem macht sie kompatibel!
 

ERP Module für einzelne Unternehmensbereiche

  • Personalverwaltung – Vergütung, Einsatz und Qualifikation der Mitarbeiter abbildenERP System im Unternehmen
  • Finanzverwaltung – Rechnungsführung und Buchhaltung, Cashflow und Budgetplanung
  • Marketing und Sales – Kundenkontaktpflege, Werbe- und Verkaufskampagnen, Verkaufszahlenauswertung
  • Materialwirtschaft – Lagerhaltung, Lieferlogistik und Durchlauf optimieren, Materialbedarf ermitteln
  • Produktion – Planung, Steuerung, Stücklistenverwaltung
  • Controlling – Benchmarks und KPIs abgleichen
  • Stammdatenmanagement – saubere, konsistente Datenanalysen
  • Produktdatenmanagement – Dokumentation, Analyse, Ergebnis
  • Dokumentenmanagement – rechts- und standardkonforme, übersichtliche Archivierung
  • Entwicklung – Qualitätsmanagement und Fehlerauswertung
     

Kriterien für die Auswahl eines ERP-Systems

Jede Organisation beziehungsweise jede Branche hat besondere Charakteristika, die bei der Auswahl einer ERP Software in Betracht gezogen werden sollten. Im Vorfeld gibt es allerdings Kriterien, die dabei helfen, die Auswahl einzugrenzen. Hier die fünf wichtigsten:

  • Budget: Was kann oder will ein Unternehmen für eine ERP-Lösung ausgeben?
  • Firmen- und industriespezifische Anforderungen: Welche Leistungen sind für die Geschäftsprozesse oder die Branche des Unternehmens unabdingbar?
  • Skalierbarkeit: Lässt sich die ERP Software auch an zukünftige Bedürfnisse anpassen und gegebenenfalls sogar individualisieren?
  • Technische Voraussetzungen: Unterstützt die vorhandene IT-Struktur des Unternehmens die gewünschte ERP-Lösung?
  • Qualifikation des Anbieters: Ist der Software-Anbieter im Markt etabliert? Gibt es Referenzen, besonders für die Branche des Unternehmens, für Einführung und technischen Support?


Lösungen, die der IT-Infrastruktur im Unternehmen entgegenkommen

ERP-Systeme sind so unterschiedlich wie die Firmen, die sie einsetzen. Während es Anbieter gibt, die im oberen Preissegment sehr spezialisierte oder anpassbare Lösungen auf Lager haben, setzen andere auf standardisierte, modulare Software, bei der sich der Anwender die Bestandteile aussucht, die zu seinen Anforderungen passen.

Gemeinsam haben ERP-Softwarelösungen allerdings eines – sie müssen Daten sauber und eindeutig speichern und analysieren.
Ein ERP-System der ersten Generation wurde in der Regel beim Kunden installiert und oft aufwändig „on premise“ an die Hardware und die Geschäftsprozesse angepasst. Die neuen Softwarelösungen sind deutlich weniger komplex. Hinzu kommt, dass mit den Angeboten in der Cloud die Anschaffung bzw. das Abonnement wesentlich kostengünstiger geworden ist. Dank SaaS, also Software-as-a-Service, lohnt sich der Einsatz solcher Software auch für kleine und mittelständische Unternehmen.

On Premise ERP-Systeme
Hier kauft das Unternehmen tatsächlich die Software-Suite, die auf den Rechnern der Firma installiert und gegebenenfalls angepasst wird. Meistens sind dies Lösungen, die Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, CRM und Vertrieb bündeln. Oftmals ist ein solches ERP-System mit einer einmaligen Einführung und gelegentlichen Updates verbunden und relativ leicht zu bedienen. Ein On Premise ERP-System wird ausgesprochen gern dort eingesetzt, wo die Anforderungen der Organisation sehr speziell sind. Gleichzeitig unterliegt es vollständig der Kontrolle der firmeneigenen IT - ein Faktor, der besondere Sicherheitsvorkehrungen möglich macht.

ERP-Cloud Lösungen
Hier steht die Software SaaS (Software-as-a-Service) gegen eine Abonnementsgebühr online zur Verfügung. Grundlage von Cloud-ERPs sind weitgehend standardisierte Module, die branchenübergreifend genutzt werden können. Anwender können auf genau die Bestandteile zugreifen, die den Anforderungen ihrer Branche entsprechen. Anstelle einer Komplettlösung werden Bausteine ausgewählt. Dies macht die Cloud so attraktiv, denn dank der Standardisierung sinken die Kosten für die Kunden. Außerdem kommt dieses Modell den Anforderungen der meisten Kunden zugleich individuell und effizient entgegen.

Mobile ERP-Lösungen
Ein mobil konzipiertes ERP-System kommt der Tatsache entgegen, dass viele Mitarbeiter gern auch vom privaten oder firmeneigenen Tablet oder Smartphone auf Projekte, Kommunikation und andere Daten zurückgreifen möchten. Dies erlaubt noch größere Flexibilität. Mobiles ERP funktioniert vor allem dort wunderbar, wo Mitarbeiter viel unterwegs sind und dabei den Überblick nicht verlieren wollen.

ERP mit sozialen Kompetenzen
Vor allem im Kundenkontakt haben viele Unternehmen bereits den Nutzen der anhaltenden Kommunikation erkannt. Auch firmenintern setzen immer mehr von ihnen auf Lösungen, die auf Interaktion und Transparenz ausgelegt sind. Insbesondere jüngere Mitarbeiter schätzen es, wenn das Unternehmen ein Social Intranet zur Verfügung stellt. Kann ein ERP-System an das Social Intranet angebunden werden, lässt sich die gesamte interne und externe Kommunikation, die Einrichtung von Projekt- und Arbeitsgruppen und das Hinterlegen von Grafiken und Videos hier abwickeln. Soziales Intranet wird daher mit Sicherheit in der Zukunft des Business eine bedeutende Rolle spielen.

Ein Enterprise Resource Planning System vernetzt und koordiniert Prozesse sowie Abteilungen. So können abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse besser strukturiert und Informationen einfacher übermittelt werden.

Zu den grundlegenden Funktionen eines ERP-Systems gehören Personalwirtschaft, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Ausbauen lässt sich dies etwa durch CRM- und Supply Chain-Management-Module. Wie bereits erwähnt, lassen sich zahlreiche ERP-Projekte dank modularer Cloudlösungen hervorragend erweitern. Dies gilt für komplette Cloudmodelle, aber ebenso für Hybrid-Lösungen. Diese ergänzen eine On Premise Software mit Elementen in der Cloud. Die ERP-Einführung gestaltet sich dank standardisierter Module auch für kleinere Unternehmen recht kostengünstig. Ein mobiles ERP-System und/oder integrierte Social Media Funktionalitäten holen vor allem jüngere Mitarbeiter dort ab, wo sie bereits IT-Kompetenzen aufweisen und fördern so die Durchsetzung der neuen Technologie im Unternehmen.

Fazit: Langfristig steigert die Nutzung eines ERP Systems die Produktivität, reduziert Kosten und erhöht so den Umsatz 

Mehr als das: Die strukturierte Datenhaltung optimiert die Übersicht über die Unternehmensressourcen, erlaubt zielgerichtete Vorausplanung und unterstützt die Wettbewerbsfähigkeit!

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