Blog

ERP Einführung: Eine strukturierte Vorbereitung der ERP-Auswahl ist entscheidend


Egal ob 50 oder 500 Mitarbeiter, Einzel- oder Massenfertigung, Metallindustrie oder Maschinenbau: ERP-Lösungen spielen in mittelständischen Unternehmen eine wichtige Rolle. Schließlich laufen in den Softwarelösungen verschiedene Funktionsbereiche des Unternehmens zum „großen Ganzen“ zusammen. Dadurch lassen sich Prozesse deutlich effizienter steuern und Informationen einfacher austauschen, als wenn Insellösungen verwendet werden. So hat ERP letztlich einen Einfluss auf alle relevanten Geschäftsprozesse und liefert Auswertungen für strategische Entscheidungen.

Insofern sollte die Entscheidung, welche ERP-Software die richtige ist, strukturiert angegangen werden – zumal sich Unternehmen durchschnittlich zehn Jahre an ein neues ERP-System binden. Schlägt die Implementierung der Software fehl, sind die verursachten Kosten immens. Doch mit der richtigen Vorbereitung der ERP-Auswahl und einem erfahrenen ERP-Anbieter gelingt die Einführung.
 

Welche Gründe gibt es für die ERP Einführung?

Dass kaum noch ein mittelständisches Unternehmen auf ERP verzichtet, hat vier maßgebliche Gründe:

  • Skalierbarkeit: Noch immer setzen Unternehmen auf IT-Insellösungen. Dann werden Word und Excel genutzt, um interne Prozesse abzubilden. Problematisch ist das vor allem dann, wenn das Unternehmen wächst. Die Insellösungen stoßen schnell an ihre Grenzen und sind ab einem bestimmten Punkt nicht mehr skalierbar. ERP-Lösungen passen sich hingegen flexibel an Volumen- und Strukturänderungen im Unternehmen an.
     
  • Wissenstransfer: Die vollständige Nutzung des im Unternehmen vorhandenen Wissens ist spätestens seit der Digitalisierung ein enormer Wettbewerbsfaktor. Insellösungen verhindern jedoch, dass Wissen effizient weitergegeben werden kann und überall im Unternehmen zugänglich ist. Auch hier bietet ERP den Vorteil eines universellen Systems.
     
  • Prozesse: ERP setzt im Unternehmen einheitlich an und zentralisiert die Datenhaltung. So können Prozesse, die beispielsweise zwischen Abteilungen stattfinden, ohne Verzögerung und Missverständnisse umgesetzt werden.
     
  • Transparenz: Entwickeln sich Abteilungen in Unternehmen selbstständig weiter, mag das für die Abteilung selbst sinnvoll sein. Sie organisiert ihre Prozesse effizient und schafft neue Softwarelösungen an. Auf Ebene des Gesamtkonzerns gehen so jedoch wichtige Schnittstellen verloren, die Kommunikation und Zusammenarbeit wird erschwert. ERP-Lösungen bilden alle wichtigen Unternehmensprozesse ab, sodass die wichtigen Daten an einer zentralen Stelle vorliegen.
ERP Einführung


Letztlich sorgt die Implementierung eines ERP-Systems dafür, dass Ressourcen wie Kapital, Mitarbeiter oder Betriebsmittel im Unternehmen effizienter eingesetzt werden können.
 

Wie wird die ERP-Einführung vorbereitet?

Damit die Vorteile der ERP-Software auch tatsächlich zum Tragen kommen, muss die Einführung strukturiert vorbereitet werden. Das zuständige Projektteam muss genau abstecken, welche Anforderungen die Software im Unternehmen erfüllen muss:

  • Welche Ziele sollen mit der Implementierung erreicht werden?
  • Bei welchen Prozessen besteht Optimierungsbedarf?
  • Welche standardisierten Module kommen für mein Unternehmen in Frage?

Formuliert werden muss somit das „Was“ und das „Wofür“. Konkret erstellt das projektverantwortliche Team ein Lastenheft, das anschließend als Vorlage für die weiteren Schritte der Anbieterauswahl und der ERP-Einführung dient.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang aber auch, die eigenen Mitarbeiter auf die Einführung des Systems vorzubereiten. Dabei reicht eine einfache Mitteilung über die Implementierung nicht aus. Den Mitarbeitern sollte klar gemacht werden, warum die Veränderungen Vorteile bei einzelnen Arbeitsprozessen mitbringen. Zudem sollte der Verlaufsplan der ERP-Einführung mit den Mitarbeitern zusammen besprochen werden.
 

Whitepaper

Vier vorbereitende Schritte zur Einführung eines ERP-Systems

Sie befinden sich gerade in der ERP Auswahl, dann hilft unser Whitepaper Ihnen bei einer erfolgreichen Einführung.

Whitepaper downloaden

So läuft die ERP-Einführung ab

Die ERP-Einführung sollte nach einer bewährten Einführungsmethodik ablaufen. Nur so können Unternehmen die Einführungskosten möglichst gering halten und Fehler schon im Ansatz vermeiden. Sobald die Auswahl eines Anbieters abgeschlossen ist, sollten Unternehmen folgende Dinge tun:

  • Vorbereitungszeit großzügig planen: Viele Unternehmen versuchen, die Planungsphase so schnell wie möglich abzuschließen. Doch ein oder zwei zusätzliche Wochen bei der Vorbereitung können den Unterschied zwischen einer reibungslosen Einführung und einer Pannenserie machen.
  • Verantwortlichkeiten festlegen: ERP-Systeme wirken sich auf jeden Funktionsbereich des Unternehmens aus. Genau aus diesem Grund sollten vom einzelnen Mitarbeiter über das mittlere Management bis zur Führungsebene alle Abteilungen in die Implementierungsphase einbezogen werden. Wichtig ist aber auch, ein klar abgegrenztes Team zu definieren, das für die Einführung verantwortlich ist.
  • Erfolgskontrolle: ERP-Lösungen werden in Unternehmen eingeführt, um wichtige Geschäftsprozesse zu optimieren. Kosten sollen gesenkt werden, die Effizienz erhöht – und vieles mehr. Projektteams sollten deshalb in Absprache mit der Geschäftsführung genau definieren, welche Ziele die Software erreichen soll. Nur so kann hinterher kontrolliert werden, ob und wie sich die ERP-Einführung wirklich rentiert hat.
  • Priorität: Die Einführung des ERP-Systems erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Anbieter. Insofern sollten sich Mitarbeiter des Unternehmens schon während der Implementierungsphase mit der Software befassen – und hierfür die entsprechenden Prioritäten bekommen. Nur so kann möglichen Fehlern oder Unstimmigkeiten im Ansatz vorgebeugt werden.

Das sind die vier wichtigsten Punkte, die das Unternehmen zur erfolgreichen ERP-Einführung beitragen kann. Aber auch der Anbieter ist hier maßgeblich in der Pflicht, strukturiert und damit effizient vorzugehen. In der Praxis hat sich hier ein sieben Schritte umfassender Plan als geeignete Vorgehensweise herauskristallisiert:

  1. Start: Der Anbieter wird mit der Implementierung beauftragt.
  2. Smart Check: In ersten Gesprächen mit dem Projektteam klärt der Anbieter die zeitlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen.
  3. Qualifizierung: Sowohl Projektteam als auch andere, von der Einführung betroffene Mitarbeiter werden durch den Anbieter geschult.
  4. Organisation: Der zuvor geplante Ablauf der ERP-Einführung wird jetzt organisatorisch in die Tat umgesetzt.
  5. Konfiguration: Der ERP-Entwickler konfiguriert die Software nach den Anforderungen und Wünschen des Unternehmens.
  6. Training: Die Mitarbeiter werden am fertigen ERP-System ausführlich geschult.
  7. Go Live: Das Unternehmen kann die ERP-Software nutzen.

Durch diesen strukturierten Ablauf lässt sich die Einführungszeit um etwa 30 Prozent senken, was wiederum einen schnelleren Return on Investment im Unternehmen bewirkt.
 

ERP Einführung


Ist es möglich, das ERP-System an das Unternehmen anzupassen?

Obwohl die ERP Einführung nach einem standardisierten, strukturierten Muster ablaufen sollte, bleibt durchaus Platz für Individualisierung und Customizing, um spezielle Kundenanforderungen abzubilden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, an die Zukunft zu denken. Was passiert, wenn die ERP-Software angepasst werden muss? Wie aufwändig ist es, Anpassungen durchzuführen? Kann der Anwender nach einer Schulung selbst tätig werden oder müssen Dienstleistungen hinzugekauft werden? Im Idealfall schult der ERP-Anbieter seinen Kunden, damit dieser Anpassungen selbst vornehmen kann. Zudem sollte natürlich grundsätzlich überhaupt die Möglichkeit zu einfachen und effizienten Anpassungen bestehen. Auf Nachhaltigkeit ausgerichtete ERP-Anbieter können mit ihren ERP-Lösungen so auf Dauer deutliche Kostenvorteile erzielen.

 

Fazit: Strukturierte 7-Punkte-Checkliste

Damit die ERP Einführung reibungslos und kostengünstig abläuft, muss das zuständige Projektteam zunächst die Anforderungen des Unternehmens an Enterprise-Resource-Planning selbst definieren. Auf dieser Basis kann dann ein ERP-Anbieter gefunden werden, der eben diese Anforderungen erfüllt. Als Qualitätsmerkmale haben sich in der Praxis insbesondere günstige Betriebskosten, Möglichkeiten zur Anpassung, die Skalierbarkeit und die Brancheneignung der ERP-Software herausgestellt. Kann der Anbieter diese Merkmale im Rahmen eines Erstgesprächs und eines intensiveren Workshops glaubhaft untermauern, spricht viel für eine Zusammenarbeit.

Letzte Blogs