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ERP Berater: Mit fachkundiger Hilfe durch die ERP-Auswahl und Einführung

Welche Anbieter von ERP gibt es überhaupt? Wie unterscheiden sich die einzelnen Lösungen voneinander? Und welche Anforderungen stellt unser Unternehmen an die Software? Bei der Einführung von ERP-Lösungen in Unternehmen stehen Entscheidungsträger immer wieder vor den gleichen, richtungsweisenden Fragestellungen.
Das Problem: Das spezifische „ERP-Fachwissen“ im Unternehmen ist oftmals nicht hoch genug, um wirklich fundierte Entscheidungen bei der ERP-Auswahl und Einführung zu treffen. Die Lösung hierfür kann ein ERP Berater sein. Weil die Fachleute nicht von den ERP-Anbietern bezahlt werden, beraten sie im Idealfall Unternehmen unabhängig und fachgerecht.

 

 

Was ist eine ERP-Software?

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine Software, die für die Ressourcenplanung von Unternehmen eingesetzt wird. Zu diesen Ressourcen gehören vor allem Kapital, Mitarbeiter, Rohstoffe und Betriebsmittel. Ziel von ERP ist es, diese Ressourcen so effizient wie möglich zu verteilen, wodurch wiederum Wettbewerbsvorteile entstehen.

Etwas weniger abstrakt kann ERP als ein großes, zentrales Datennetz im Unternehmen verstanden werden. Alle Abteilungen und Mitarbeiter haben – auf Basis ihrer Berechtigungen – Zugang zu den Daten. So kann beispielsweise der Vertrieb im Verkaufsgespräch auf Informationen zu aktuellen Lieferzeiten zugreifen. Der Einkauf kann auf Basis von akquirierten Aufträgen unverzüglich Lieferanten beauftragen.

ERP vereinfacht die Kommunikation beziehungsweise den Datenaustausch im Unternehmen also maßgeblich. Informationen lassen sich deutlich schneller übertragen – und noch dazu mit geringerer Fehleranfälligkeit. Das wirkt sich wiederum positiv auf Lieferzeiten und -qualitäten aus, was den immer anspruchsvoller werdenden Kunden erfreuen dürfte.

 

ERP Berater - Aufgabengebiet


 

Was macht ein ERP Berater?

Hat sich ein Unternehmen für die Einführung von ERP entschieden, so beginnt ein mehrere Schritte umfassender Prozess: Zunächst definieren Unternehmen, was sie mit der ERP-Einführung erreichen möchten und was überhaupt benötigt wird. Anschließend geht es an die Auswahl der Anbieter, bis dann letztlich die ERP-Implementierung und das „Go-Live“ erfolgen. Unabhängige ERP-Berater unterstützen Unternehmen bei all diesen Schritten:

  • Lastenheft: Noch bevor Unternehmen Kontakt mit dem ersten ERP-Anbieter aufnehmen, erstellen sie ein Lastenheft. Hierin definieren die Projektverantwortlichen, was das ERP können muss. Damit die Ziele und Wünsche ersichtlich werden, analysiert der ERP-Berater bestehende Geschäftsprozesse und entwickelt geeignete Systementwürfe.
     
  • Optimierung: Schon auf Basis der Analyse der Geschäftsprozesse kann eine erste Optimierung im Unternehmen erfolgen. Bestehende Prozesse werden dahingehend verändert, dass sie später leichter mit ERP kompatibel sind.
     
  • Auswahl: Auf Basis des Lastenhefts suchen ERP-Berater und Unternehmen dann gemeinsam nach geeigneten ERP-Anbietern. Grundsätzlich kennen die Berater den Markt sehr gut und sollten zudem unabhängig agieren. Sie können schnell eine Short-Liste mit zwei bis vier potenziellen ERP-Partnern erstellen.
     
  • Einführung: Ist die Wahl dann auf einen ERP-Anbieter gefallen, führen Unternehmen, Berater und Anbieter die Software gemeinsam ein. Dabei absolviert der Berater unter anderem erste Testläufe und testet die Funktionalität des gesamten Systems. Auch bei den Schulungen der Mitarbeiter und Abstimmungen mit verschiedenen Abteilungen bringt der Berater seine Expertise ein.
     

Was zeichnet den ERP-Berater aus?

Was gute ERP-Berater grundsätzlich auszeichnen sollte, ist in den Grundzügen bereits angeklungen. Der Experte sollte vor allem unabhängig sein, er sollte also in keiner direkten Verbindung mit den ERP-Anbietern stehen. Nur so kann eine individuelle, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Beratung erfolgen. Solche Berater arbeiten oftmals in spezialisierten Unternehmensberatungen.

Darüber hinaus zeichnet den Berater seine Expertise aus. Bei der Suche nach geeigneten Beratern gilt es daher, insbesondere folgende Fragen zu beantworten:

  • Über wie viel Erfahrung verfügt der Berater beziehungsweise das Beraterteam allgemein?
  • Welchen fachlichen Hintergrund hat der Berater?
  • Kann der Berater Referenzen in ähnlichen Branchen bzw. Unternehmensgrößen vorweisen?

Hat der Berater bisher beispielsweise ausschließlich für Großkonzerne gearbeitet, ist er für ein mittelständisches Unternehmen vermutlich nicht die richtige Wahl. Hier empfiehlt sich immer ein Fachmann, der die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens möglichst genau einschätzen kann.
 

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Inwiefern hilft der ERP-Berater einem Unternehmen?

„Was wir brauchen, wissen wir selbst – warum sollten wir einen externen Berater beauftragen?“ Diese Frage stellen sich Projektverantwortliche und die Unternehmensführung immer wieder. Doch die Expertise des Fachmanns ist nicht zu unterschätzen. Er kann Anregungen liefern, über die im Unternehmen bisher noch gar nicht nachgedacht wurde, weil schlichtweg nicht alle Funktionen und Varianten von ERP-Systemen bekannt sind.

ERP Berater im Unternehmen

Zudem ist der Berater nicht „betriebsblind“. Er hat einen neutralen, sachlichen Blick auf alle Prozesse im Unternehmen. Aus Sicht von Unternehmen steht dabei aber auch die Frage im Raum, wie teuer der Berater ist. Aus Kostensicht kommt es insbesondere darauf an, wie intensiv die ERP-Auswahl und anschließende Einführung begleitet werden soll. Hat das Unternehmen schon ein Lastenheft erstellt und der Experte soll dieses nur noch einmal überprüfen? Oder soll der Berater wirklich alle Geschäftsprozesse von Grund auf analysieren? Mit Blick auf das Preis-Leistungsverhältnis können Unternehmen den Berater auch nur für bestimmte Schritte der Einführung und Auswahl von ERP-Systemen beauftragen.

Fazit: ERP Berater kann Mehrwert erbringen

ERP-Berater unterstützen Unternehmen insbesondere bei der Erstellung eines Lastenhefts und der Auswahl des ERP-Anbieters. Hier können die unabhängigen Beratungen wertvolle Anregungen liefern, weil sie nicht betriebsblind sind.
Ob die Berater auch den Auswahlprozess begleiten sollten, ist von der Wahl des ERP-Anbieters abhängig. Im Regelfall beraten die Anbieter Unternehmen ebenfalls, halten Schulungen für die Mitarbeiter ab und führen ausführliche Testläufe der ERP-Software durch. Ein externer ERP-Berater ist hierfür nicht zwingend notwendig.

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