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ERP Auswahl: Strukturierter Plan für effiziente Wahl
Unternehmen nutzen ERP Systeme über Jahre hinweg. Entsprechend wichtig ist es, eine zum Unternehmen und den eigenen Anforderungen passende ERP Software auszuwählen. Für welche Unternehmen eignet sich überhaupt ein ERP System, auf welche Kriterien kommt es bei der Auswahl an und wie läuft die Evaluierung des ERP Partners ab? Erfahren Sie, wie die ERP Auswahl effizient, kostengünstig und mit einem zufriedenstellenden Resultat vollzogen werden kann.
Was ist ERP Software überhaupt?
Unter Enterprise Resource Planning sind Softwarelösungen zu verstehen, die praktisch alle relevanten Geschäftsprozesse in Unternehmen unterstützen. Dabei basiert die Software auf einer einheitlichen Datenbasis und vernetzt im Idealfall die bis dato mit Insellösungen arbeitenden Abteilungen.
Für wen ist ERP Software geeignet?
Waren ERP Systeme aufgrund hoher Anschaffungskosten noch in den 1990er-Jahren Großunternehmen vorbehalten, hat sich der Markt heute stark gewandelt. Durch die Digitalisierung sind die Kosten für die Softwarelösungen gesunken, gleichzeitig ist der Nutzen gestiegen. Heute kommen ERP Systeme in zahlreichen mittelständischen und selbst kleineren Unternehmen zum Einsatz.
Konkret geeignet sind die Softwarelösungen insbesondere für produzierende Unternehmen jeder Größe, die in den verschiedensten Branchen wie Einzelfertigung, Elektroindustrie oder Prozessindustrie beheimatet sein können. Damit das System ins Unternehmen eingebunden werden kann, existieren durchaus technische Voraussetzungen, die aber immer gemeinsam mit dem ERP Anbieter erörtert werden können.
Welche Vorteile bietet eine ERP Software?
- beliebige Skalierbarkeit: ERP Systeme können mitwachsen und auch eine hohe Zahl an Datensätzen ohne Effizienzverluste verarbeiten.
- Transfer von Wissen: Dank der zentralen Datenbasis kann mit ERP das komplette, im Unternehmen vorhandene Wissen genutzt werden.
- effizientere Prozesse: Ebenfalls durch die zentrale Datenbasis bedingt, können Kommunikations- und Arbeitsprozesse stark vereinfacht werden.
- Transparenz: ERP Software schafft Schnittstellen zwischen Abteilungen und macht Arbeitsabläufe deutlich transparenter.
Diese Kriterien sind bei der ERP Auswahl zu beachten
Ihre Vorteile kann die Software jedoch nur dann ausspielen, wenn sich Unternehmen bei der ERP Auswahl für ein Paket entscheiden, das genau zu ihren Anforderungen passt. Die zehn wichtigsten Kriterien, die Projektteams bei der ERP Auswahl berücksichtigen müssen, sind:
1. Fertigungstyp
Je nachdem, ob Unternehmen Unikate, in Serie oder Varianten produzieren, muss die ERP Software unterschiedliche Funktionalitäten mitbringen. Bei der Auswahl gilt es daher ausgiebig zu prüfen, ob die Software wichtige Features wie etwa wachsende Stücklisten, Konsignationslager oder “Verlängerte Werkbank“ mitbringt.
2. Feinplanung
Ein integriertes APS-Modul (Advanced Planning & Scheduling) kann ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der ERP Auswahl sein. Zum Beispiel, um Auftragsreihenfolgen auf Basis von Echtzeitdaten automatisch anpassen zu können. Insbesondere in einem Marktumfeld, in dem Auftragsnetzwerke immer komplexer werden, Eilaufträge am laufenden Band eintreffen und wachsende Variantenzahlen entstehen, ist dies bei der Auswahl enorm wichtig.
3. Logistik
Vor allem Zulieferer der Automobilindustrie stellen hohe Ansprüche an ERP Systeme. Dieses muss Just-in-Sequence-Konzepte abbilden können und sich in die gesamte Supply Chain integrieren lassen, um die Ansprüche an kurze Vorlaufzeiten, Termintreue und natürlich die kompromisslose Kundenorientierung erfüllen zu können.
4. Produktlebenszyklus
Durch immer kürzer werdende Innovationszyklen steigt der Aufwand für die Daten-Dokumentation in der Produktentwicklung. Hier sollte das Projektteam auf ein ERP System mit effizienten Werkzeugen für das Product Lifecycle Management setzen.
5. Datenflut beherrschen
Die Datenmenge wächst seit Jahren stetig an. Professionelle BI-Tools machen diese Datenflut beherrschbar und ermöglichen es etwa, wichtige Kennzahlen und Trends auf Knopfdruck bereitzustellen. So können auch mittelständische Fertigungsbetriebe wichtige Wettbewerbsvorteile erlangen.
6. Mitwachsen der Software
Die ERP Lösung sollte problemlos skalierbar sein. Andernfalls entstehen hohe Kosten, wenn Unternehmen beispielsweise zusätzliche Projektteams einstellen, neue Vertriebsbüros gründen oder ins Ausland expandieren. Moderne Systeme sind mehrsprachenfähig und mehrwährungsfähig, beherrschen die Konsolidierung für die Konzernrechnungslegung und sind für verschiedene Länder lokalisiert.
7. Offene Architektur
Die ERP Lösung sollte offene Schnittstellen und stabile Konnektoren bieten. Dadurch können Unternehmen Daten mit Kunden oder Lieferanten schnell und problemlos austauschen.
8. Mobil
Moderne ERP Systeme müssen mobil sein. Nur so können beispielsweise Vertriebsmitarbeiter von unterwegs aus auf wichtige Kunden- oder Produktdaten zugreifen. Zudem sind auch die Produktionsprozesse für die mobile Strategie relevant. Aus diesem Grund sollte die ERP Software Scannerlösungen anbieten und innovative Shop Floor Applikationen unterstützen – die natürlich für Industrie-Endgeräte ausgelegt sind.
9. Cloud
Vor allem der Mittelstand profitiert von ERP Cloud-Lösungen. Denn so entfallen die Investitionen in die (teure) technische Infrastruktur. Backups, Wartung, Updates und Co. werden vom ERP Anbieter automatisiert gesteuert.
10. Partner
Zu guter Letzt sollte der ERP Anbieter als Partner verstanden werden. Er sollte das Unternehmen dank jahrelanger Erfahrung kompetent beraten und verstehen können. Nur solche Anbieter, die sich intensiv mit den Herausforderungen von Digitalisierung und Industrie 4.0 befassen, können ERP Nutzer wirklich aktiv und zielführend begleiten – auch in Zukunft.
So läuft die ERP Auswahl ab
Die wichtigsten ERP Auswahlkriterien zu kennen und zu verstehen, ist jedoch nur ein Teil des Auswahlprozesses. Das Projektteam sollte – mit diesem Wissen im Hinterkopf – einen strukturierten Auswahlprozess starten, der in insgesamt sieben Phasen unterteilt wird.
Projekt-Start:
Zunächst sind die internen Rahmenbedingungen zu klären. Das Projektteam muss das Budget abstecken und den Zeitplan für die ERP Implementierung vorgeben.
Lastenheft:
Im Lastenheft werden die Anforderungen an die künftige ERP Software definiert. Wichtig ist hier, sich ausschließlich auf das „Was (brauche ich)“ zu fokussieren. Das „Wie (wird die Software umgesetzt)“ übernimmt später der ERP Anbieter im Pflichtenheft. Projektteams sollten hier aktuelle Schwachpunkte identifizieren und sich klar machen, was mit der ERP Einführung erreicht werden soll.
Anbieter-Recherche:
Was das ERP System leisten soll, ist jetzt festgelegt. Das Team wird in der ersten Recherche voraussichtlich fünf bis zehn verschiedene ERP Anbieter ausfindig machen, die grundsätzlich zum Unternehmen passen könnten. Es gilt, diese Liste auf Basis des Lastenhefts und der Anbieter-Informationen im Netz beziehungsweise in Broschüren auf eine Vorauswahl von maximal vier Anbietern zu reduzieren. Entscheidend sind hier Faktoren wie:
- Hat sich der Anbieter auf eine Branche spezialisiert?
- Kann das System skaliert und flexibel angepasst werden?
- Wie hoch fallen die Kosten für die Implementierung (ungefähr) und insbesondere für die spätere Nutzung aus?
- Verfügt der Anbieter über ausreichend Know-how und Größe, um auch nach Jahren noch gut beraten zu können?
Kennenlernen:
Mit den Anbietern erfolgt ein erstes Aufnahmegespräch, in denen die grundlegenden Rahmenbedingungen der ERP Einführung besprochen werden.
Workshop:
Auf Basis der hier gewonnenen Daten machen sich wiederum die ERP Anbieter intern an die Arbeit und erstellen ein genaues Konzept für die mögliche Umsetzung. Dabei wird ein detaillierter Workshop vorbereitet, an dem Projektverantwortliche und unter Umständen auch die Geschäftsführung teilnehmen.
Angebot:
Im vorletzten Schritt erstellen die – bis dahin verbliebenen – ERP Anbieter dann konkrete Angebote für die ERP Einführung. Wichtig: Projektteams dürfen sich nicht von vermeintlich niedrigen Anschaffungskosten blenden lassen, sondern müssen auch immer die Anpassungs- und Betriebskosten berücksichtigen.
Referenzen:
Bevor die ERP Entscheidung endgültig fällt, sollte sich das Projektteam noch Referenzen einholen. Am besten ist es, direkt mit Kunden des ERP Anbieters zu sprechen und eine praxisnahe, unverfälschte Meinung einzuholen. Wirken die Referenzen stimmig und positiv sollte der Einführung nichts mehr im Wege stehen.
