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Dokumentenmanagement und ERP

Informationen finden statt sie nur zu suchen

Rechnungen, Angebote, Briefe, E-Mails, Gesprächszusammenfassungen – täglich erstellen und erhalten Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten. Ganze 30 Prozent der Arbeitszeit verwenden Mitarbeiter damit, sich durch den Dschungel an Schriftstücken zu wühlen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Das erschwert nicht nur die Arbeit, es ist auch ineffizient und steigert letztlich die Mitarbeiterkosten.

Abhilfe schafft ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Software hilft Unternehmen dabei, die Informationsflut zu beherrschen. Alle Dokumente werden zentral auf einem Server abgelegt. Über Filteroptionen und Begriffssuchen können Mitarbeiter dann schnell und einfach auf die gewünschten Dokumente zugreifen. Gleichzeitig erfüllt die Dokumentenmanagement Software die Merkmale der revisionssicheren Archivierung, um den gesetzlichen Standards etwa bei Rechnungen zu genügen.


Was ist Dokumentenmanagement?

Unter Dokumentenmanagement wird allgemein die Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten verstanden. Im engeren Sinne zielt das Management dabei auf digitalisierte, ursprünglich papiergebundene Schriftstücke ab. Im weiteren Sinne wird das Zusammenspiel verschiedener Dokumentformen in Unternehmen hierzu hinzugezählt.


Dokumentenmanagement - DMS


Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Was in der Kurzdefinition trocken klingen mag, hat in der Praxis enorme Relevanz. Denn in Dokumenten wie Rechnungen, Angeboten oder Mails verbergen sich enorm wichtige Informationen, auf die die Mitarbeiter immer wieder zugreifen. Wann wollte ich mich nochmal beim Kunden melden? Welche Zusatzleistungen hat der Kunde bei der Bestellung vor zwei Monaten verlangt? Wie haben wir die Zahlungsbedingungen bei der letzten Rechnung gestaltet?

Ist das Dokumentenmanagement nicht zentral organisiert, verbringen Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach den Dokumenten, genauer den benötigten Informationen. Das hält sie von anderen, wichtigen Aufgaben ab und verzögert letztlich auch die Kommunikation nach außen.

Moderne Dokumentenmanagement Software beschleunigt den Prozess enorm. Ein beispielhafter Ablauf:

  1. Herr Meyer aus dem Vertrieb verhandelt mit einem Kunden über einen Auftrag. Zwar kommt dieser letztlich nicht zustande, Herr Meyer speichert die Kommunikation aber im DMS ab.
  2. Einige Wochen später meldet sich der gleiche Kunde bei Herrn Schmidt, der ebenfalls im Vertrieb arbeitet. Der Kunde möchte ein neues, ähnliches Angebot erhalten und ist jetzt mit einer Anpassung doch zum Abschluss bereit.
  3. Herr Meyer sucht im DMS nach dem Kunden und gibt als zusätzliches Schlagwort „Meyer“ ein. Direkt erscheint der Mail-Verlauf, der durch die Dokumentenmanagement Software für die komplette Abteilung beziehungsweise alle Nutzer freigegeben ist.
  4. Auf Basis der Informationen reagiert Herr Meyer schnell und unterbreitet dem Kunden noch am gleichen Tag ein Angebot, das dieser annimmt.

Ohne DMS hätte Herr Schmidt erst mit Herrn Meyer sprechen müssen. Dann hätte Herr Meyer in seinem Mail-Postfach nach der Korrespondenz gesucht. Wenn diese noch nicht gelöscht wurde, hätte er sie zurück an Herrn Schmidt gesendet. Nicht nur die Arbeit an sich hätte wertvolle Zeit gekostet, Herr Schmidt hätte auch weniger schnell auf die Anfrage des Kunden reagieren können. 


Welche Vorteile bietet digitales Dokumentenmanagement?

Das digitale Dokumentenmanagement bringt Unternehmen und Mitarbeitern zahlreiche Vorteile:

  • Transparenz 
    Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort abgelegt und Projekten, Kunden oder Aufträgen spezifisch zugeordnet. Informationen sind so jederzeit im Zusammenhang und nicht nur isoliert abrufbar.
  • Geschwindigkeit
    Über die komfortable Suchmaske rufen Nutzer die gespeicherten Dokumente in Sekundenschnelle ab. Kostspielige Suchzeiten und Doppelablagen entfallen so.
  • Archivierung
    Mit dem DMS können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Insbesondere bei steuerrelevanten Informationen sowie bei Urkunden und Verträgen ist das enorm wichtig. 
  • Rechtevergabe 
    Auch wenn Dokumente zentral gespeichert werden, so lassen sich doch für alle Daten oder Kategorien von Dokumenten Sicherheitsfreigaben zuweisen. 


Wie gehören ERP und Dokumentenmanagement zusammen?

ERP Systeme steuern Unternehmensprozesse, die auf einer Vielzahl digitaler Dokumente und Papier-Belege basieren. Im DMS werden diese Unterlagen – zu denen etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge gehören – erfasst, verwaltet und bei Bedarf sogar mit Dokumenten aus externen Systemen zusammengeführt. Folglich liegt es nahe, beide Systeme miteinander zu verzahnen und auf eine integrierte Lösung zu setzen.

Ein wesentlicher Vorteil der Verbindung besteht darin, dass alle im ERP System erzeugten Belege automatisch und gesetzeskonform vom DMS archiviert werden können. Zudem wird der Dokumenteneingang im DMS über vordefinierte Workflows erfasst. Das bringt eine große Effizienzsteigerung, da die kostenintensive und fehleranfällige Dateneingabe per Hand entfällt. Ohne „Überbrückungsschwierigkeiten“ stehen wichtige Informationen im ERP System zur Verfügung. 

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Für wen ist Dokumentenmanagement geeignet? Lohnt es sich für alle Unternehmen und alle Abteilungen?

Dokumentenmanagement - Dokumente schneller finden

Egal ob Automobilzulieferer, Handelsunternehmen oder Möbelproduzent – in allen kleinen und mittelständischen Unternehmen werden täglich hunderte, vielleicht tausende Dokumente erstellt und verschickt. In eben diesen Dokumenten stecken wichtige Informationen, die nicht nur für einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen, sondern unternehmensweit von Relevanz sein können.

Aus diesem Grund lohnt es sich generell für alle Unternehmen, auf DMS zu setzen. Kommunikationsprozesse lassen sich hierdurch genauso vereinfachen wie die Weitergabe von Wissen. Und ganz „nebenbei“ erfüllt die Software auch noch wichtige, gesetzliche Vorgaben etwa zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten.


Welche gesetzlichen Anforderungen müssen beim Dokumentenmanagement erfüllt werden?

Dokumentenmanagement dient nicht nur der Verbesserung der unternehmensinternen Informationssuche. Es muss gleichzeitig auch wichtige, gesetzliche Anforderungen erfüllen, die besonders bei Rechnungen, Verträgen oder anderen, steuerrechtlich relevanten Dokumenten gestellt werden:

  • Revisionssicherheit
    Durch die Revisionssicherheit wird gewährleistet, dass die Version eines Dokuments absolut unveränderbar ist. Werden Veränderungen vorgenommen, so werden diese im System protokolliert.
  • Fristen 
    Je nach Dokumententyp müssen die Dateien sechs beziehungsweise zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Werden Papierdokumente wie etwa Rechnungen digitalisiert, dann reicht die Aufbewahrung der elektronischen Datei aus – Ausnahmen bestehen hier nur bei Bilanzen und der GuV.
  • Datenschutz
    Zur Dokumentenmanagement-Software muss es eine individuelle Zugangskontrolle geben. Schließlich werden im System vertrauliche Daten verwahrt, die Unternehmen nicht einfach frei preisgeben dürfen. Um die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen, sind auch übergeordnete Metadaten grundsätzlich vor Fremdzugriff zu schützen. 

Fazit: Dokumentenmanagement erleichtert die Informationssuche

Möchten Unternehmen und ihre Mitarbeiter in der heutigen Informationsflut den Überblick behalten, empfiehlt sich die Integration eines DMS. In der Software lassen sich aus unzähligen Dokumenten in Sekundenschnelle per einfacher Suchmaske genau die Dokumente und Informationen filtern, die benötigt werden – das spart erheblichen Zeitaufwand. Zudem lässt sich DMS ideal mit dem bestehenden ERP System kombinieren. So werden beispielsweise von der ERP Software erstellte Belege vom DMS automatisch gesetzeskonform archiviert.

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