Blog

DATEV - Das Tool für die Finanzbuchhaltung in Deutschland

Ein grünes Quadrat, das auf fast jeder Lohnabrechnung zu finden sein dürfte – das ist für die meisten Arbeitnehmer DATEV. Schon seit den 1960er Jahren gehört das Softwarehaus zu den größten Anbietern von innovativen Lösungen für Buchhaltung, Steuern und Co. Dabei nutzen meist nicht (nur) die Unternehmen selbst die Tools, sondern vor allem kooperierende Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte. Sie schätzen insbesondere die hohe Rechtssicherheit, die DATEV bietet.

Insofern kommen fast alle Unternehmen, die mit externen Steuerberatern beziehungsweise Kanzleien zusammenarbeiten, auch in Kontakt mit DATEV. Besonders wichtig ist es dabei, geeignete FiBu-Schnittstellen zwischen der eigenen, internen Buchhaltungs-Software und dem System von DATEV zu haben. Andernfalls steigt nicht nur die Fehleranfälligkeit beim Austausch mit dem Steuerberater, auch der Kommunikationsaufwand ist deutlich höher.
 

 

Was ist DATEV?

Die DATEV eG ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister. Zu den Kunden der Genossenschaft gehören überwiegend Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, aber auch für mittelständische Unternehmen werden Tools rund um die Buchhaltung angeboten. Der Begriff selbst steht dabei für das sperrige „Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland, eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftpflicht“.

Zurückzuführen ist der Name auf den Gründungsgedanken der Genossenschaft: Im Jahr 1966 schlossen sich 65 Steuerbevollmächtigte im Kammerbezirk Nürnberg zusammen, um die Buchführung ihrer Mandanten mittels EDV erledigen zu können. Noch heute zielt DATEV vor allem darauf ab, absolut rechtssichere, aber gleichzeitig innovative IT- und Software-Lösungen für Steuerberater anbieten zu können.

 

DATEV Schnittstelle


 

Wer nutzt DATEV und was kann damit gemacht werden?

Mittlerweile umfasst das Angebot von DATEV mehr als 200 PC-Programme, moderne Cloud-Lösungen und Sicherheitsdienstleistungen:

  • Finanzbuchführung: Rund 2,5 Millionen der meist mittelständischen deutschen Unternehmen nutzen DATEV für die FiBu – entweder direkt im Unternehmen oder über den Steuerberater.
     

  • Lohnabrechnung: Laut Unternehmensangaben werden mittels DATEV etwa 12,5 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat erstellt.
     

  • Schnittstelle: Darüber hinaus fördert DATEV auch die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatungskanzleien und Unternehmen. So können beispielsweise durch eine individuell abgestimmte Aufteilung und Verzahnung der Arbeitsprozesse – etwa um das Rechnungswesen – Synergiepotenziale erschlossen werden. DATEV liefert hier Software-Lösungen etwa in den Bereichen Warenwirtschaft, Personal- und Qualitätsmanagement oder betriebliches Rechnungswesen, damit beide Parteien die verteilten Aufgaben ideal lösen können.
     

  • Cloud: Dank der modernen Cloud können Daten zwischen den mittelständischen Unternehmen und den jeweiligen Steuerberatern weitgehend automatisiert ausgetauscht werden. Auch Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken oder statistische Ämter sind an die Cloud angebunden. Zudem haben Unternehmen in der Cloud Zugriff auf etwa 650.000 Dokumente rund um die Themen Steuern, Wirtschaft und Recht.
     

  • Sicherheit & Datenschutz: Datenschutz ist insbesondere bei sensiblen, steuerlichen Angelegenheiten absolut essenziell. Im modernen IT-Umfeld sorgt DATEV für Sicherheit vom Schutz des Internet-Zugangs über die Datensicherung bis hin zu differenzierten IT-Sicherheitskonzepten für Unternehmen.

Darüber hinaus bietet DATEV mittlerweile auch Consulting an, wobei sich der Service primär an Kanzleien richtet. Es können aber auch gemeinsam mit Steuerberatern und Unternehmen für beide Seiten effiziente Lösungen entwickelt werden.
 

Wie und wo speichert DATEV die Daten?

Die DATEV-Programme gibt es in unterschiedlichen Ausführungen. Aus Datensicht kann dabei zwischen internen und externen Lösungen unterschieden werden. Unternehmen und Steuerberater haben längst die Möglichkeit, eine Vielzahl der Software-Lösungen direkt in der Cloud zu nutzen. Dementsprechend werden die Daten dann im Rechenzentrum von DATEV gespeichert.

Nutzen Unternehmen hingegen die Inhouse-Lösungen der Genossenschaft, so bleiben die Daten auch im Unternehmen selbst. Sofern sie nicht ohnehin über eine Schnittstelle an den Steuerberater verschickt werden. In beiden Fällen gilt aber, dass DATEV für absolute Datensicherheit sorgt. So stehen die Server der Genossenschaft allesamt in Deutschland und nicht in anderen EU-Staaten oder gar Drittländern.
 

Wie buche ich etwas bei DATEV?

Buchungen bei DATEV erfolgen selbstverständlich immer auf Grundlage der doppelten Buchführung – unabhängig davon, ob der Steuerberater die Buchung durchführt oder ein Mitarbeiter der internen Buchhaltung. Dabei können entweder Standard-Kontenrahmen mit entsprechenden Branchenanpassungen verwendet werden oder auch individuelle.

Direkt über DATEV dürften allerdings nur die wenigsten Unternehmen buchen. Zwar ist das Tool an sich durchaus benutzerfreundlich und absolut rechtssicher, es bietet aber keine direkte Schnittstelle beispielsweise zu anderen Abteilungen im Unternehmen. Gemeint ist: Die interne Controlling-Abteilung nutzt DATEV praktisch als Insellösung. Sie erhält beispielsweise vom Verkauf Rechnungen und vom Einkauf Ausgabenrechnungen, die anschließend manuell gebucht werden müssen. 

 

Abas ERP Produktbroschüre

Möchten Sie erfahren, wie die ERP Software von abas aussieht und welche Funktionen diese abdeckt?

In der Abas ERP Produktbroschüre werden alle Funktionen vorgestellt und erläutert. Vom Finanzwesen über die Disposition bis hin zum Projektmanagement, kein Thema kommt hier zu kurz.

Zur Abas ERP Produktbroschüre


Wie funktioniert die DATEV Schnittstelle zu ERP?

Datev

Um das Problem der Insellösung zu umgehen, bietet es sich an, eigene Buchhaltungs-Programme beziehungsweise ERP-Systeme zu verwenden. Für die meisten Steuerberater ist DATEV allerdings immer noch das Tool der Wahl. Schließlich ist es absolut rechtssicher und auch aus IT-Sicht sicher. Würden Informationen aus dem ERP-System beziehungsweise dem Modul „Finanzbuchhaltung“ jetzt manuell an den Steuerberater weitergeleitet werden, so würden sich hierdurch zwei Probleme ergeben: 

  1. Aufwand: Mitarbeiter müssten Rechnungen, Verträge und Co. manuell aus dem ERP-System ziehen und beispielsweise per Mail an den Steuerberater verschicken. Das verursacht einen vergleichsweise hohen, zeitlichen Aufwand und damit unnötige Kosten.
  2. Fehleranfälligkeit: Gerade bei größeren, mittelständischen Unternehmen, die pro Monat hunderte oder tausende Belege sammeln, bietet die manuelle Übermittlung ein hohes Fehlerpotential. Gehen hier wichtige Dokumente „verloren“, hat das einen enormen Einfluss auf das externe Rechnungswesen.

Die Lösung hierfür besteht in einer DATEV-Schnittstelle für ERP-Systeme. Informationen aus dem internen Controlling können so  automatisiert an den Steuerberater übermittelt werden, der dann für das externe Rechnungswesen zuständig ist.
 

Fazit: DATEV und ERP für maximale Effizienz verbinden

Steuern und Buchhaltung ohne DATEV – das ist in Deutschland kaum vorstellbar, insbesondere im Mittelstand. Selbst wenn Unternehmen die Software-Lösungen der Genossenschaft nicht nutzen, so tut es doch meist die eigene Steuerkanzlei. Damit es bei der Kommunikation mit den externen Beratern nicht zu Fehlern kommt, sollte das Buchhaltungs- beziehungsweise ERP-System von Unternehmen entsprechende Schnittstellen für den automatisierten Informationsaustausch bieten.

Letzte Blogs