BPM Software: Was ist BPM-Software und was bringt sie meinem Unternehmen?

Die immer komplexer werdende Geschäftswelt erfordert es, effiziente und leicht verständliche Prozesse zu entwickeln. Nur so kann auch in hektischen Situationen der Überblick gewahrt werden. Mit modernen „Business Process Management“ Tools können Unternehmen Prozesse anschaulich modellieren und direkt in der Praxis umsetzen. So lassen sich existierende Informationen besser nutzen, um letztlich effizienter auf die Kundenwünsche eingehen zu können.

Zudem erfolgt eine weitgehende Automatisierung und Standardisierung von Prozessen. Einmal definierte Aufgaben werden direkt an zuständige Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet. Gleichzeitig können Projektverantwortliche in der BPM Software stets den aktuellen Stand einsehen. Dadurch kann die Effizienz von Prozessen erhöht werden, was letztlich zu Wettbewerbsvorteilen führt.
 

Was ist BPM-Software?

Noch immer nutzen viele kleine und mittelständische Unternehmen Excel-Dateien oder unübersichtliche Projektmanagement-Tools, um komplexe Unternehmensabläufe abzubilden. Dadurch verlangsamen sich die Prozesse nicht nur, auch deren Fehleranfälligkeit aufgrund von Abstimmungsproblemen steigt. Business Process Management Software nimmt sich diesem Problem an.

Denn mit BPM-Tools lassen sich beispielsweise Freigabeprozesse modellieren, Ticketsysteme umsetzen oder über Onboarding neue Mitarbeiter integrieren. Anschaulich und übersichtlich werden selbst weitreichende Prozesse, an denen viele Abteilungen beteiligt sind, dargestellt. So wissen alle Mitarbeiter stets, wann sie welche Aufgaben zu erfüllen haben. Abteilungsleiter und Projektmanager können sich dank BPM wiederum direkt über erreichte Meilensteine und den aktuellen Projektstand informieren, um anschließend entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Wiederkehrende Prozesse lassen sich mit der BPM-Software zudem automatisieren. Das nimmt den Projektleitern viel Arbeit ab, sie können ganz einfach auf standardisierte Workflows zugreifen – und diese bei Bedarf leicht anpassen.
 

BPM-Software: Wer braucht das überhaupt?

Eigentlich sollte die Frage lauten: „Wer kommt heute noch ohne ein BPM-Tool aus?“ Denn durch die immer komplexer werdenden Anforderungen von Kundenseite sind Unternehmen angehalten, Prozesse möglichst effizient zu gestalten. Mit unübersichtlichen Listen, Dateien und Kalendereinträgen lässt sich die Komplexität nicht mehr bewältigen. Das bestätigt auch eine Umfrage der Pricewaterhousecoopers ag Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Quelle: https://www.pwc.de/de/prozessoptimierung/assets/pwc-gpm-studie.pdf). Die wichtigsten Erkenntnisse hieraus:

• Relevanz: Ganze 95 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass das Management von Geschäftsprozessen im Unternehmen eine wichtige oder sehr wichtige Rolle einnimmt. Insbesondere in den Bereichen Prozessintegration, Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung ist Expertise gefragt. Nur so können der permanente Wettbewerbsdruck, die steigende Komplexität und die verlängerten Wertschöpfungsketten bewältigt werden.
   
• Zukunft: Immerhin noch 87 Prozent der Unternehmen glauben, dass das Thema Geschäftsprozessmanagement in Zukunft weiter an Relevanz gewinnen wird. Nur wer Controlling der Prozessleistung und Organisationskompetenz effizient miteinander kombinieren kann, hat eine Chance, die Abläufe stetig zu verbessern und wirksam zu steuern.
   
• Erfolg: 71 Prozent der Befragten gaben an, dass der allgemeine Unternehmenserfolg in Zukunft stark vom Erfolg des Prozessmanagements abhängen wird. Gut die Hälfte erkennt sogar schon heute einen hohen Beitrag des Prozessmanagements am Umsatz, die Tendenz ist weiter steigend.

BPM-Software unterstützt eben dieses Prozessmanagement in hohem Maße und kann so einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg beitragen. Kaum ein mittelständisches Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe kann heute noch auf die Technologie verzichten.
 

Welche Funktionen bietet eine BPM-Lösung?

Welchen Funktionsumfang ein BPM-Tool im Detail bietet, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Gute Tools sollten jedoch über einen grafischen Editor verfügen, über den sich Workflows modellieren lassen. Qualitätskriterien sind hier unter anderem:

• einfache und intuitive Bedienbarkeit etwa per Drag & Drop
• gängige Symbole, die für bestimmte Prozesse verwendet werden können
• bereichsübergreifende Nutzung durch unterschiedliche Benutzer

Mit der Software können fest definierte Abläufe, Aufgaben, Abhängigkeiten und Prioritäten festgelegt werden. Bereichsübergreifend entsteht hierdurch eine einheitliche Sicht auf Prozesse und Strukturen, die Fehler oder Missinterpretationen vermeidet. Gleichzeitig lassen sich die erstellten Workflows natürlich anpassen, um auf neue Rahmenbedingungen reagieren zu können.

Ist der Workflow erst modelliert und veröffentlicht, werden für den Prozessstart zuvor definierte Triggerbedingungen erfüllt. Die Workflow-Instanz startet dann vollautomatisch. Aufgaben für Personen beziehungsweise Personengruppen werden erstellt und direkt verteilt.
 

Übersichtlichkeit dank BPM-Software

Ist der Prozess gestartet, kann jeder Prozessbeteiligte das sogenannte Dashboard nutzen. Hier werden relevante Informationen übersichtlich und zentral an einem Ort gebündelt. Relevant heißt dabei, dass dem Benutzer individuelle Daten aufbereitet werden, die aufgrund seiner zugewiesenen Rolle für ihn von Nutzen sind. Zudem werden offene Aufgaben angezeigt, sodass der Prozessbeteiligte weiß, was er als nächstes zu tun hat. Die Bearbeitung dieser Aufgaben ist ebenfalls direkt aus der Maske heraus möglich.

Projektverantwortliche können anhand von Diagrammen oder Listen einsehen, welche Aufgaben bereits erledigt worden sind – und wo es möglicherweise zu Verspätungen kommt. Schon auf den ersten Blick ist ersichtlich, an welcher Stelle sich der Prozess derzeit befindet. Farblich werden erledigte, offene und parallel stattfindende Prozessschritte gekennzeichnet. Dabei wird der aktuelle Vorgang natürlich hervorgehoben, um für Übersichtlichkeit zu sorgen. Sofern sich auf Basis dieser Daten oder externer Informationen Änderungswünsche für den Ablauf ergeben, können Prozessadministratoren manuell in den Workflow eingreifen.

Vorteile von BPM-Software

Implizit wurden die Vorteile der BPM-Software bereits genannt. Konkret bieten die Lösungen für Unternehmen:

• einfache und intuitive Gestaltung von Prozessen inklusive Dokumentierung
• Effizienzsteigerung durch Automatisierung und Standardisierung
• flexible Anpassung von ausgerollten Prozessen
• Vereinheitlichung bei der Darstellung von Prozessen
• Verringerung der Fehleranfälligkeit
• Übersichtlichkeit sowohl für Prozessmanager als auch die Beteiligten

Fazit: BPM-Software vereinfacht Prozesse und schafft Wettbewerbsvorteile

Effizientes Prozessmanagement nimmt in modernen Unternehmen einen enorm hohen Stellenwert ein. Nur wer es schafft, die immer komplexer werdenden Anforderungen zu meistern, kann auch künftig erfolgreich sein. Dabei unterstützt BPM Unternehmen bei eben diesem Prozessmanagement. Mit den Tools lassen sich einheitliche Workflows erstellen und anschließend automatisiert abwickeln. Dadurch steigt nicht nur die Prozessgeschwindigkeit, auch die Fehleranfälligkeit sinkt – und die Übersichtlichkeit steigt. Ohne derartige Software-Unterstützung wird es in Zukunft kaum mehr möglich sein, Prozesse effizient abzuwickeln.