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ERP Software im Einsatz Dokumentenmanagement abas erp

Dokumentenmanagement

Wussten Sie, dass bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter auf Informationssuche verschwendet wird? Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße spielt eine Vielzahl an Dokumenten eine wichtige Rolle: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Schriftverkehr, Zeichnungen oder Gesprächsnotizen, Originaldokumente in Papierform ebenso wie digitale Dateien. Die dezentrale Aufbewahrung der Dokumente in Aktenordnern und E-Mail-Systemen, auf Festplatten und mobilen Speichergeräten führt zu mühsamen Suchvorgängen, redundanter Ablage und ineffizienten Arbeitsabläufen. Das Dokumenten-Management-System abas DMS hilft Ihnen, die wachsende Informationsflut zu beherrschen.

Finden statt Suchen
Geschäftsprozesse verlaufen nur dann reibungslos, wenn alle relevanten Dokumente schnell und unkompliziert für Ihre Mitarbeiter verfügbar sind. abas legt sämtliche Dokumente – egal ob eingescannte Papierdokumente oder elektronische Dokumente – zentral im DMS ab, wo sie verschlagwortet und mit Aufträgen, Projekten oder Kunden verknüpft werden können. Über eine einfache Suchabfrage erhalten Sie in Sekundenschnelle eine vollständige Übersicht aller Dokumente eines Geschäftsvorgangs in der jeweils aktuellsten Version.

abas DMS – Ihre Informationszentrale
Dokumente aus abas ERP werden automatisch archiviert, Papierdokumente gescannt und – ebenso wie importierte digitale Dokumente – nach Kriterien der abas-Datenbanken indexiert. Selbstverständlich erfüllt abas DMS sämtliche Merkmale einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung – rechtskonform und fälschungssicher.

Einfacher und sicherer kann Dokumentenmanagement nicht sein!

  • Zentrale Datenablage

    Alle Dokumente werden zentral in abas DMS abgelegt, egal ob eingescannte Papierdokumente oder digitale Dokumente. Sie werden einem Auftrag, Projekt oder Kunden zugeordnet, so sind jederzeit alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar.
     

    Optimierte Geschäftsprozesse

    Dokumentenbasierte Prozesse werden digital bearbeitet und mit vordefiniertem Workflow schnell und sicher abgebildet.

    Zentrale Datenablage und optimierte Geschäftsprozesse für Dokumentenmanagement Screenshot abas ERP
  • Sicher archiviert

    Vor allem für steuerrelevante Informationen sowie für Urkunden oder Verträge ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich. abas DMS erfüllt sämtliche Merkmale einer rechtskonformen, fälschungssicheren und langzeitigen Archivierung.
     

    Elektronische Rechnungen

    abas DMS unterstützt das Erstellen von E-Rechnungen oder E-Gutschriften und automatisiert dadurch den elektronischen Rechnungsempfang und -versand - natürlich unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen in diesem Zusammenhang.

    DMS/ Elektronische Rechnungen für Dokumentenmanagement Screenshot abas ERP

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Beherrschen Sie die stetig wachsende Informationsflut mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems abas DMS: Egal ob elektronische Dokumente oder eingescannte Papierbelege, alles wird im DMS abgelegt und entsprechend verschlagwortet und verknüpft. Per Suchabfrage haben Sie so jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente. Dabei erfüllt abas DMS natürlich sämtliche Merkmale einer revisionssicheren Archivierung.

Jetzt mehr erfahren in der abas ERP Produktbroschüre
abas ERP Produktbroschüre
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Warum die Kopplung von Dokumentenmanagement und ERP Vorteile bringt

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, E-Mails, Protokolle: ERP-Systeme steuern Unternehmensprozesse, die auf einer Vielzahl verschiedenster Papier-Belege und digitaler Dokumente basieren. Trotz fortschreitender Digitalisierung ist es in zahlreichen Unternehmen noch immer gängige Praxis, Dokumente auszudrucken, zu kopieren und in Ordnern abzulegen. Auch digitale Dokumente wie Dateien oder E-Mails werden – häufig in unterschiedlichen Versionen – auf dezentralen Festplatten oder beim Mail-Provider gespeichert. Die Folge ist ein wachsender Berg an Informationen, der zu ineffizienten Arbeitsabläufen, einer hohen Fehlerquote und steigenden Kosten führt.

In Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) werden diese Unterlagen erfasst und verwaltet und bei Bedarf mit Dokumenten aus externen Systemen zusammengeführt. Um beide Systeme ideal miteinander zu verzahnen, liegt es also nahe, eine integrierte Lösung einzusetzen.

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der automatisierten Archivierung aller im ERP-System erzeugten Belege. Auch der Dokumenteneingang wird über vordefinierte Workflows im DMS erfasst - eine große Effizienzsteigerung, da insbesondere bei der Verarbeitung von Papierbelegen die kostenintensive und fehleranfällige manuelle Datenerfassung entfällt. Die Informationen stehen schnell und ohne Medienbrüche im ERP-System zur Verfügung, und alle Mitarbeiter arbeiten mit einer einheitlichen und zu jedem Zeitpunkt aktuellen Datenbasis. Um jederzeit für Steuerprüfungen gewappnet zu sein, archivieren professionelle Dokumentenmanagement-Systeme steuerrelevante Belege revisionssicher und rechtskonform.

Doch digitales Dokumentenmanagement umfasst weit mehr als das bloße Ablegen von Dokumenten, sondern leistet modernste Informationslogistik: Dokumentenmanagementsysteme bündeln Informationen aus verschiedensten Quellen in intelligenten Objekten, sogenannten „elektronischen Akten“ beispielsweise zu Kunden oder Lieferanten. Sämtliche Dokumente aus dem eigenen ERP und externen Systemen werden über das DMS sauber erfasst, überprüft und volltextindexiert. Die Ergänzung durch Metadaten wie z.B. Autor, Abteilung oder Datum der letzten Änderung erleichtert die spätere Suche nach Schlagworten. Recherchen sind mit wenigen Mausklicks erledigt, alle Vorgänge zu ausgewählten Kunden oder Lieferanten transparent und lückenlos nachvollziehbar, inklusive Versionskontrolle. Anwender sind blitzschnell auskunftsbereit und können sich dank der eingesparten Archivierungs- und Suchzeiten intensiver ihren Kernaufgaben widmen.

Wichtig: Viele Unternehmensdaten sind sensibel und müssen entsprechend geschützt werden. Über ein abgestuftes Rechtevergabe-System lässt sich deshalb genau festlegen, wer Zugriff auf welche Daten und elektronischen Akten erhält.

Ein Dokumentenmanagement-System ist das Informationszentrum des Unternehmens und schlägt drei Fliegen mit einer Klappe: Dokumente kostengünstig archivieren, Informationen schnell verfügbar machen und Geschäftsprozesse optimieren. Integrierte Lösungen vermeiden Medienbrüche, beschleunigen Workflows und verkürzen Durchlaufzeiten. So wird der Arbeitsalltag erheblich vereinfacht und die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Die Größe des Unternehmens spielt bei der Frage nach der Relevanz eines DMS eine untergeordnete Rolle – entscheidend sind die zu verwaltende Informationsmenge, die Dokumententypen und -quellen sowie die individuellen Arbeitsabläufe.

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