Den passenden ERP-Anbieter finden: Auf diese Punkte sollten Entscheider achten

Mit der Einführung einer modernen ERP-Software stellen Unternehmen die Weichen auf Zukunftsfähigkeit. Doch hängt der Erfolg dieser Maßnahme entscheidend davon ab, ob die Wahl auf den richtigen ERP-Anbieter gefallen ist. Um dies sicherzustellen, sollten eine Reihe von Kriterien berücksichtigt werden. Welche dies im Einzelnen sind und welche Vorgehensweise zur Anbieterauswahl besonders zielführend ist, beschreibt dieser ausführliche Ratgeber-Artikel. 
 

Warum ist es wichtig, den ERP-Software-Anbieter sorgfältig auszuwählen? 

Wer ein ERP-System implementiert, kommt in den Genuss zahlreicher Vorteile. Die Geschäftsprozesse werden optimiert, Produktivität und Effizienz steigen, die Zusammenarbeit der Abteilungen verbessert sich, Kosten sinken und Entscheidungen können noch stärker auf Basis belastbarer Daten getroffen werden. Zutreffend ist all das jedoch nur, wenn sich Unternehmen für einen ERP-Hersteller entscheiden, der die individuellen Anforderungen bestmöglich erfüllen kann. Fehlentscheidungen können hingegen ernste und vor allem kostspielige Konsequenzen haben. Insofern empfiehlt es sich, bei der Auswahl sehr sorgfältig vorzugehen. Auf welche Aspekte kommt es dabei nun im Einzelnen an? 
 

ERP-Anbieter-Auswahl: Alle relevanten Kriterien im Überblick 

Bei der Auswahl eines ERP-Anbieters kommt es zwar vordergründig auf die Eignung seiner ERP-Software an. Dies ist jedoch bei Weitem nicht das einzige Kriterium, das Entscheider in ihre Überlegungen einfließen lassen sollten. Vielmehr gibt es etliche weitere Punkte, die es wert sind, in Betracht zu ziehen. Zusammengefasst stellen sich diese folgendermaßen dar: 

• Funktionalität und Betriebsmodell der ERP-Software 
• Verfügbare Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen 
• Skalierbarkeit 
• Unternehmensgröße 
• Persönliche Kompatibilität 
• Räumliche Faktoren und Internationalisierbarkeit 
• Erfahrung und Branchenexpertise 
• Wirtschaftliche Stabilität und Zukunftssicherheit 
• Technologische Ausrichtung und Digitalisierungs-Readiness 

Im Folgenden werden diese Aspekte näher beschrieben. 

Funktionalität und Betriebsmodell der ERP-Software 

Auf dem Markt existiert heute eine ganze Reihe von Anbietern für ERP-Systeme. Entsprechend groß ist auch die Vielfalt der Lösungen. Allerdings eignet sich bei Weitem nicht jede Software für ein Unternehmen und seine spezifischen Anforderungen. Dies beginnt bereits bei der Komplexität und Zielgruppe. So existieren beispielsweise ERP-Systeme, die sich klar an Großunternehmen richten. Es gibt jedoch auch Lösungen, die explizit für den Mittelstand geschaffen wurden. Selbst für Kleinunternehmen sind mittlerweile passende Tools dabei. 

Bedeutsam ist außerdem die Branchenausrichtung. Denn ein mittelständisches Fertigungsunternehmen hat beispielsweise völlig andere Bedürfnisse als ein kleiner Online-Händler. An dieser Stelle spielen Branchenlösungen eine wichtige Rolle. Sie passen in der Regel gut zu den Spezifika des jeweiligen Wirtschaftszweiges und sollten im Auswahlprozess daher bevorzugt behandelt werden. 

Doch auch bei Branchenlösungen ist noch nicht sichergestellt, dass alle Anforderungen eines Unternehmens erfüllt werden können. Deshalb ist ein detaillierter Abgleich der benötigten Prozesse und Funktionen mit dem Portfolio der jeweiligen ERP-Anbieter notwendig. Hier spielt das Lastenheft eine wichtige Rolle, welches in diesem Artikel an späterer Stelle noch genauer beschrieben wird. 

Darüber hinaus ist das Betriebsmodell zu einem wichtigen Auswahlkriterium geworden. Hier stellt sich konkret die Frage, ob eine On-Premise-Lösung (Installation vor Ort) oder ein Cloud-ERP (Betrieb durch den Anbieter) bevorzugt wird. Beide Modelle haben spezifische Vor- und Nachteile. Während On-Premise-Systeme vor allem mit voller Datenkontrolle und vielen Individualisierungsmöglichkeiten punkten, sorgen Cloud-Lösungen für eine deutliche Reduzierung des internen IT-Aufwands – sowohl personell als auch im Hinblick auf die benötigte Hardware. 

Verfügbare Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen 

Ein ERP-System sollte sich stets reibungslos in die bestehende Systemumgebung einfügen. Hierfür sind Integrationen beziehungsweise Schnittstellen von Bedeutung. Sie sorgen dafür, dass Daten aus dem ERP in Drittsysteme und umgekehrt auch wieder zurück fließen können. Dies reduziert den Aufwand und die Fehler, welche durch eine manuelle Datenübernahme entstehen. 

Auch die verfügbaren Erweiterungen sollten geprüft werden. Denn im Laufe der Zeit wächst und entwickelt sich ein Unternehmen. Dadurch kann ein Bedarf an zusätzlichen Funktionen entstehen. Im Vorteil sind in dieser Hinsicht ERP-Anbieter, die weitere Module oder Add-ons zur Verfügung stellen können. 

Tipp: Besonders flexibel sind Systeme, die sich mithilfe von Low-Code-Tools an veränderte Bedürfnisse anpassen lassen. Auch ohne spezifische Programmierkenntnisse ist es dank solcher Werkzeuge möglich, ein ERP-System zu individualisieren, und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. 

Skalierbarkeit

Jedes Unternehmen ist auf Wachstum ausgelegt. Entsprechend sollte auch das eingesetzte ERP-System in der Lage sein, mit diesem Wachstum Schritt zu halten. Die hierfür notwendige Eigenschaft ist Skalierbarkeit. Sie bezieht sich einerseits auf technische Aspekte wie Speicherplatz und Rechenleistung, andererseits auch auf organisatorische Punkte wie die Anzahl der Standorte und Benutzer. All diese Kriterien sollten sich bei Bedarf möglichst schnell anpassen lassen, sodass auch Vorkommnisse wie die Eröffnung eines neuen Standorts oder die Übernahme eines Unternehmens abbildbar sind. Im Übrigen hat Skalierbarkeit immer zwei Richtungen: nach oben und nach unten. Auch letztere Variante sollte der ERP-Anbieter ermöglichen können. 

Unternehmensgröße

Die Unternehmensgröße des ERP-Anbieters und des ERP-Kunden sollten möglichst deckungsgleich sein. Der Hintergrund ist simpel: Während große ERP-Hersteller vor allem die Bedürfnisse von Konzernen kennen, sind mittelständische ERP-Software-Anbieter in aller Regel mit den Anforderungen des Mittelstands vertraut. Auch die Unternehmenskultur ist in solchen Fällen häufig ähnlich. Dies ermöglicht eine Begegnung auf Augenhöhe und eine gute Zusammenarbeit. 

Persönliche Kompatibilität 

Neben der Übereinstimmung von Unternehmensgröße und -kultur ist auch die menschliche Kompatibilität einzelner Personen wichtig für den Erfolg von ERP-Projekten. Zwischen dem ERP-Projektteam des Anwenderunternehmens und den Mitarbeitern des ERP-Anbieters sollte daher eine partnerschaftliche, vertrauensvolle Atmosphäre herrschen. Evaluieren lässt sich dieser Punkt sehr gut in persönlichen Gesprächen und gemeinsamen Workshops. 

Räumliche Faktoren und internationale Einsatzfähigkeit

Dieser Punkt umfasst mehrere Kriterien. Zunächst ist die örtliche Nähe vom ERP-Anbieter zum Kunden gemeint. Befinden sich beide Unternehmen in derselben Region, vereinfacht dies die Zusammenarbeit und hat oft auch kulturelle Vorteile. Möchte das Anwenderunternehmen mehrere Standorte mit der ERP-Software versorgen, ist es zudem vorteilhaft, wenn auch der ERP-Anbieter über Niederlassungen in den entsprechenden Gebieten verfügt. Besonders relevant ist dieser Punkt bei internationalen Roll-outs.

Apropos Internationalisierung: Auch die Software sollte im Fall eines internationalen Einsatzes natürlich in der Lage sein, die entsprechenden Besonderheiten abzubilden. Wichtige Eigenschaften sind in diesem Zusammenhang vor allem die Mehrsprachen- und Mehrwährungsfähigkeit. 

Erfahrung und Branchenexpertise 

Im Idealfall entscheiden sich Unternehmen für einen ERP-Anbieter, der über umfangreiche Erfahrung verfügt. An dieser Stelle ist die Bandbreite groß. Es gibt zahlreiche junge ERP-Software-Anbieter, aber auch solche, die bereits 20, 30 oder gar über 40 Jahre auf dem Markt agieren. Gerade bei den langjährigen Software-Anbietern ist davon auszugehen, dass die Nutzer mit den Lösungen zufrieden sind und eine kontinuierliche, bedarfsgerechte Weiterentwicklung erfolgt. 

Neben allgemeiner ERP-Erfahrung ist auch das Branchen-Know-how des Anbieters von Bedeutung. Denn diese Eigenschaft gewährleistet, dass die ERP-Software den Erfordernissen eines Wirtschaftszweigs entspricht. Gerade bei langjähriger Branchenerfahrung eines Anbieters weisen dessen Systeme unzählige Best Practices und branchentypische Integrationen auf, von denen Unternehmen klar profitieren. 

Wirtschaftliche Stabilität und Zukunftssicherheit 

Die wirtschaftliche Stabilität eines ERP-System-Anbieters ist ebenfalls ein wichtiges Auswahlkriterium. Denn die Entscheidung für eine ERP-Software ist gleichbedeutend mit einer langjährigen Partnerschaft, die nicht ohne Weiteres wieder aufgelöst werden kann. Insofern sollte sichergestellt sein, dass der ERP-Hersteller auch in Zukunft auf dem Markt existiert. Dies ist vor allem bei renommierten Anbietern mit solider Kundenbasis der Fall. Doch auch die kontinuierliche technische Weiterentwicklung – siehe nächster Punkt – nimmt Einfluss auf die langfristige Wettbewerbsfähigkeit. 

Technologische Ausrichtung und Digitalisierungs-Readiness

Nicht zuletzt sollte der ERP-Anbieter seine Systeme technologisch stets auf einem aktuellen Stand halten und wichtige Trends mitgehen. Wichtige Stichpunkte sind in diesem Zusammenhang: 

• Moderne Basis: leistungsstarke Datenbanktechnologie zur Bewältigung großer Datenmengen 
• Offene Architektur und Konnektivität: Möglichkeiten zum Datenaustausch mit Drittsystemen 
• IoT-Readiness: Optionen zum Anbinden von IoT-Datenquellen (zum Beispiel Produktionsmaschinen) 
• Künstliche Intelligenz: Tools zum Automatisieren von Prozessen und zur Analyse von Daten  

ERP-Anbieter finden: Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess

Im ersten Teil dieses Ratgebers haben wir uns ausführlich mit den Kriterien zur Auswahl eines ERP-Anbieters beschäftigt. Im zweiten Teil wird es nun um den Auswahlprozess gehen. Wer hier systematisch vorgeht, vermeidet Fehler und stellt sicher, am Ende den besten ERP-Hersteller unter Vertrag zu nehmen. Im Allgemeinen hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

• Schritt 1: Projekt initiieren
• Schritt 2: Projektteam zusammenstellen
• Schritt 3: Bedarfs- und Anforderungsanalyse, Zieldefinition
• Schritt 4: Lastenheft erstellen
• Schritt 5: Anbieterrecherche
• Schritt 6: Longlist erstellen
• Schritt 7: Longlist filtern und Shortlist erstellen
• Schritt 8: Detaillierte Betrachtung der besten ERP-Anbieter
• Schritt 9: Entscheidung treffen und Vertrag abschließen 

Schritt 1: Projekt initieren

Ein Projekt in der Größenordnung einer ERP-Einführung sollte offiziell aufgesetzt werden. Das heißt auch, dass sich die Geschäftsleitung klar zu der Maßnahme bekennt, einen Projektleiter bestimmt, diesem die notwendigen Entscheidungskompetenzen einräumt und ihm den Rücken stärkt. 

Schritt 2: Projektteam zusammenstellen 

Neben einem Projektleiter sind einige weitere Personen erforderlich, um ein ERP-Projekt durchzuführen. Hierzu zählen einerseits Mitarbeiter aus dem IT-Bereich, andererseits die sogenannten Key User. Letztere sind Experten aus den Fachbereichen des Unternehmens, welche die Prozesse in ihrer Abteilung im Detail kennen. Jeder Fachbereich sollte im Projektteam repräsentiert sein.

Schritt 3: Bedarfs- und Anforderungsanalyse, Zieldefinition 

Um einen passenden ERP-Anbieter zu finden, muss sich ein Unternehmen seiner Anforderungen bewusst werden. Hierfür bietet sich zunächst eine Bestandsaufnahme an. Dabei sollte es das Ziel sein, gemeinsam mit den Fachabteilungen die derzeitigen Geschäftsprozesse aufzunehmen und zu visualisieren. Weiterhin sollte analysiert werden, an welchen Stellen die Prozesse Verbesserungsbedarf aufweisen. Hinzu kommen eine Reihe weiterer, nicht-funktionaler Anforderungen wie Skalierbarkeit, Internationalisierbarkeit und das Betriebsmodell. Diese Aspekte wurden bereits im ersten Teil des Ratgebers ausführlich behandelt.

Weiterhin benötigt jedes ERP-Projekt klare Ziele. Einige klassische Beispiele sind an dieser Stelle Prozessoptimierungen, Entlastung der Mitarbeiter, Informationstransparenz, Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen, digitale Transformation, höhere Flexibilität, mobile Arbeitsweise und besserer Kundenservice.

Zudem sollten bereits im Vorfeld die angestrebte Terminschiene und das Budget für die ERP-Software festgelegt werden. Gerade der letztere Punkt ist für die Auswahl eines ERP-Anbieters von hoher Relevanz.

Leitfaden

10 Fragen, die sich Fertigungsbetrieb bei der ERP-Auswahl stellen sollten

Welche Eigenschaften muss ein modernes ERP-System besitzen? Welche Funktionalitäten sind für effiziente Produktionsabläufe relevant? Auf diese und weitere Fragen finden Sie in diesem Leitfaden Antworten.

Schritt 4: Lastenheft erstellen 

Je nach Projektgröße bietet es sich an, die bislang noch „lose“ Anforderungssammlung in ein strukturiertes Dokument – das ERP-Lastenheft – zu überführen. Dieses beinhaltet zunächst einige allgemeine Informationen zum Unternehmen und zu den Zielen des Projekts. Weiterhin listet es alle prozessualen Anforderungen des Unternehmens auf. Hierdurch erlaubt es einen detaillierten Abgleich mit den Möglichkeiten verschiedener ERP-Lösungen. 

Schritt 5: Anbieterrecherche

Nun gilt es, sich einen Überblick über den ERP-Markt zu verschaffen. Dies ist nicht trivial, da sich hier mittlerweile unzählige ERP-Systeme-Anbieter tummeln. Um keinen potenziell geeigneten ERP-Partner zu übersehen, empfiehlt sich an dieser Stelle eine umfassende Recherche. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten und Informationsquellen:

• Allgemeine Internetrecherche via Suchmaschine
• Recherche in Business-Netzwerken wie LinkedIn und XING
• Nutzung von ERP-Vergleichsportalen (teils mit hilfreichen Filterfunktionen)
• Fachliteratur
• Messen und Konferenzen
• Fachverbände (z.B. Bitkom, VDMA etc.)

Alternativ kann auch ein externer ERP-Auswahlberater beauftragt werden. Wichtig ist dabei aber, dass es sich um einen erfahrenen und wirklich neutralen Consultant handelt, der einen guten Marktüberblick besitzt.

Für diese erste Recherche reicht es aus, einen Abgleich mit den wichtigsten Anforderungen (Branchenausrichtung, wichtigste Funktionen, Betriebsmodell) durchzuführen. 

Schritt 6: Longlist erstellen 

Das Ergebnis der Anbieterrecherche sollte eine Liste sein, die etwa 10 bis 20 potenziell geeignete ERP-Anbieter beinhaltet. Die ERP-Hersteller auf dieser sogenannten Longlist können nun näher untersucht werden. 

Schritt 7: Longlist filtern und Shortlist erstellen

Um sich auf die vielversprechendsten ERP-Software-Anbieter fokussieren zu können, muss die Longlist gekürzt werden. Hierzu bietet es sich an, das Lastenheft an alle Longlist-Anbieter zu versenden und um Rückmeldung zu bitten. Anhand der Antworten sollte sich beurteilen lassen, welche Funktionen die einzelnen ERP-Systeme bieten und wo ihre Stärken oder Schwächen liegen. Außerdem lassen Antwortgeschwindigkeit und die Antwortqualität erste Rückschlüsse zu, ob sich ein ERP-Hersteller für die Zusammenarbeit interessiert.

Je nach Projekt und bei Unsicherheiten kann es nun noch sinnvoll sein, sich Kurzpräsentationen beziehungsweise Live-Demos bestimmter Anbieter anzusehen und sich persönlich kennenzulernen. So zeigt sich auch, ob die zwischenmenschliche Ebene stimmt.

Am Ende dieses Filterprozesses steht die sogenannte Shortlist. Sie enthält idealerweise maximal fünf ERP-Software-Anbieter, die nun noch genauer analysiert werden. 

Schritt 8: Detaillierte Betrachtung der besten ERP-Anbieter 

Um mehr über die Shortlist-Anbieter zu erfahren, werden in der Praxis meist gemeinsame Workshops durchgeführt. Diese geben den potenziellen Partnern die Möglichkeit, im Detail zu präsentieren, wie sie mit ihrer Software die Anforderungen aus dem Lastenheft lösen möchten. Darüber hinaus kann die Sichtung von Referenzen oder der Besuch von Referenzkunden hilfreich sein, um letzte Unsicherheiten zu minimieren.

Weiterhin muss in dieser Phase natürlich auch der finanzielle Aspekt bewertet werden. Hierzu sind konkrete Angebote der ERP-Hersteller notwendig, aus denen die initialen und späteren (laufenden) Kosten des ERP-Systems hervorgehen.

Letztlich sollten die verbliebenen Anbieter systematisch gegenübergestellt werden, um einen Gesamtüberblick zu erhalten und eine faktenbasierte Entscheidung treffen zu können. 

Schritt 9: Entscheidung treffen und Vertrag abschließen 

Nun ist es so weit: Der Prozess der ERP-Anbieter-Auswahl ist abgeschlossen und es fällt die finale Entscheidung. Es folgen weitere Meetings, in denen das Lastenheft noch detaillierter besprochen wird. Im Anschluss erstellt der ERP-Hersteller das sogenannte Pflichtenheft, in dem er darlegt, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch lösen wird. Nach letzten Verhandlungen über die Konditionen kann der Vertrag mit dem neuen ERP-Partner abgeschlossen werden. Die Zusammenarbeit beginnt und es folgt die Phase der ERP-Implementierung. 

Fazit: Mit Sorgfalt und System zum Ziel 

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden, ist zwar eine komplexe, aber durchaus zu bewältigende Aufgabe. Denn wer die wichtigsten Auswahlkriterien kennt und zudem auf einen strukturierten Auswahlprozess setzt, minimiert das Risiko von Fehlentscheidungen und verfügt am Ende über ein System, das über viele Jahre einen maximalen Mehrwert für das Unternehmen generiert. Insofern lohnt es sich, die Tipps aus diesem Ratgeber zu berücksichtigen, Zeit in die Anbieterselektion zu investieren und mit Sorgfalt vorzugehen.