ERP-Auswahl: So finden Sie das passende ERP-System

Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Auswirkungen auf Prozesse, Daten und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Einkauf, Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktion, Lager, Rechnungswesen und Controlling greifen im ERP-System ineinander. Passt die Lösung nicht zu den tatsächlichen Anforderungen, entstehen ungeeignete Prozesse, zusätzliche Anpassungen und neue Insellösungen.

Der ERP-Markt bietet eine große Bandbreite an Standard-, Branchen- und Speziallösungen. Ein direkter Vergleich anhand von Funktionslisten reicht deshalb nicht aus. Entscheidend ist, welches System die unternehmenskritischen Abläufe zuverlässig unterstützt, sich in die vorhandene IT-Landschaft integrieren lässt und zukünftige Entwicklungen mittragen kann.

Eine strukturierte ERP-Auswahl beginnt nicht mit Produktpräsentationen. Zuerst müssen Unternehmen ihre Ziele, Prozesse und Anforderungen verstehen. Erst danach lassen sich geeignete Systeme identifizieren, Anbieter objektiv vergleichen und belastbare Entscheidungen treffen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie ein systematischer ERP-Auswahlprozess aufgebaut ist, welche Kriterien wichtig sind und wie Unternehmen typische Fehlentscheidungen vermeiden.

Was bedeutet ERP-Auswahl?

Die ERP-Auswahl ist der strukturierte Prozess, mit dem ein Unternehmen eine geeignete Enterprise-Resource-Planning-Lösung und einen passenden Implementierungspartner identifiziert.

Der Auswahlprozess umfasst typischerweise:

• strategische Ziele festlegen
• Projektorganisation aufbauen
• bestehende Prozesse analysieren
• zukünftige Soll-Prozesse beschreiben
• funktionale und technische Anforderungen erfassen
• Anforderungen priorisieren
• geeignete ERP-Systeme recherchieren
• Anbieter strukturiert vorauswählen
• kritische Prozesse im System prüfen
• Lösung und Anbieter bewerten
• Gesamtkosten untersuchen
• Risiken und Vertragsbedingungen prüfen
• Entscheidung dokumentieren
• Einführung vorbereiten

Dabei wird nicht nur die Software bewertet. Auch Implementierungsmethode, Beratung, Branchenwissen, Support, Produktstrategie und Zusammenarbeit mit dem Anbieter beeinflussen den späteren Projekterfolg.

Warum ist eine strukturierte ERP-Auswahl wichtig?

Ein ERP-System verbindet zentrale Unternehmensprozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis. Entscheidungen bei seiner Auswahl wirken sich deshalb auf zahlreiche Bereiche aus.

Eine unzureichend vorbereitete Auswahl kann dazu führen, dass:

• zentrale Geschäftsprozesse nicht vollständig unterstützt werden
• wichtige Funktionen erst nachträglich erkannt werden
• unerwartet viele Anpassungen erforderlich sind
• Schnittstellen nicht ausreichend berücksichtigt wurden
• die Datenmigration unterschätzt wird
• Anwender die Lösung nur eingeschränkt akzeptieren
• Einführungsaufwand und Betriebskosten höher ausfallen als erwartet
• neue Insellösungen entstehen
• zukünftige Geschäftsmodelle nicht abgebildet werden können
• das Unternehmen stark von individuellen Sonderentwicklungen abhängig wird

Ein systematisches Auswahlverfahren schafft eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Es verhindert nicht jedes Projektrisiko, macht Anforderungen, Annahmen und Zielkonflikte aber transparent.

Wann sollten Unternehmen ein neues ERP-System auswählen?

Eine ERP-Auswahl kann Teil einer Ersteinführung oder eines ERP-Wechsels sein.

Typische Auslöser sind:

• das bestehende ERP wird nicht mehr unterstützt
• wichtige Funktionen fehlen
• Geschäftsprozesse laufen außerhalb des Systems
• zahlreiche Tabellen und Insellösungen sind im Einsatz
• Daten müssen mehrfach erfasst werden
• Schnittstellen lassen sich nur schwer realisieren
• Systemleistung oder Verfügbarkeit reichen nicht aus
• neue Standorte oder Gesellschaften sollen integriert werden
• das Unternehmen internationalisiert sich
• gesetzliche oder branchenspezifische Anforderungen können nicht zuverlässig erfüllt werden
• Wartungs- und Betriebsaufwand steigen
• mobile Prozesse werden nicht ausreichend unterstützt
• aktuelle Unternehmensdaten sind nur mit hohem Aufwand verfügbar
• ein neues Geschäftsmodell erfordert andere Prozesse
• die vorhandene Lösung kann mit dem Unternehmen nicht ausreichend wachsen

Vor einer vollständigen Ablösung sollte geprüft werden, ob die Probleme durch Prozessverbesserungen, zusätzliche Module oder ein Upgrade gelöst werden können. Bestehen jedoch grundlegende funktionale, technische und strategische Einschränkungen, ist eine neue ERP-Auswahl sinnvoll.

ERP-Auswahl beginnt mit den Unternehmenszielen

Der Auswahlprozess sollte mit der Frage beginnen, welche betrieblichen Verbesserungen erreicht werden sollen.

Mögliche Ziele sind:

• Medienbrüche reduzieren
• doppelte Datenerfassung vermeiden
• Prozesse standardisieren
• Produktionsplanung verbessern
• Materialbestände transparenter steuern
• Liefertermine zuverlässiger bestimmen
• Unternehmensbereiche enger verbinden
• mehrere Standorte integrieren
• manuelle Auswertungen reduzieren
• aktuelle Kennzahlen bereitstellen
• mobile Prozesse ermöglichen
• den Betrieb der IT-Landschaft vereinfachen
• neue Geschäftsmodelle unterstützen
• gesetzliche Anforderungen zuverlässiger abbilden
• bestehende Insellösungen ablösen

Die Ziele sollten so konkret formuliert werden, dass ihr Erreichen später überprüft werden kann.

Statt:

Das Unternehmen soll digitaler werden.

besser:

Kundenaufträge sollen ohne manuelle Übertragung in Materialplanung, Fertigung und Auslieferung einfließen.

Oder:

Der aktuelle Auftragsstatus soll für Vertrieb, Produktion und Logistik auf einer gemeinsamen Datenbasis verfügbar sein.

Konkrete Ziele helfen dabei, Anforderungen zu priorisieren und Produktpräsentationen auf relevante Prozesse auszurichten.

Das ERP-Auswahlteam zusammenstellen

Die ERP-Auswahl sollte nicht allein von der IT oder Geschäftsleitung durchgeführt werden. Das System wird später von unterschiedlichen Bereichen genutzt und muss ihre Prozesse miteinander verbinden.

Ein interdisziplinäres Auswahlteam kann folgende Rollen umfassen:

• Projektsponsor aus der Geschäftsleitung
• interne Projektleitung
• IT
• Einkauf
• Vertrieb
• Materialwirtschaft
• Produktion
• Lager und Logistik
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Service
• Rechnungswesen
• Controlling
• Key User
• Datenschutz und Informationssicherheit

Nicht jeder Bereich muss an jeder Entscheidung beteiligt sein. Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse sollten jedoch zu Beginn geklärt werden.

Welche Aufgaben hat das ERP-Auswahlteam?

Das Auswahlteam übernimmt unter anderem:

• Projektziele abstimmen
• Auswahlprozess planen
• Ist-Prozesse erfassen
• Anforderungen konsolidieren
• Prioritäten festlegen
• Anbieterinformationen bewerten
• Prozessdemos vorbereiten
• Bewertungsergebnisse dokumentieren
• Zielkonflikte sichtbar machen
• Entscheidungsvorlage erstellen
• Einführung vorbereiten

Das Tagesgeschäft der Beteiligten muss bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Eine ERP-Auswahl erfordert Workshops, Dokumentation, Produktbewertungen und interne Abstimmungen.

ERP-Auswahl in acht Schritten

1. Projektauftrag und Auswahlrahmen definieren

Zu Beginn werden Ziel, Umfang und Organisation des Auswahlprojekts festgelegt.

Der Projektauftrag sollte mindestens beschreiben:

• Ausgangssituation
• Gründe für die ERP-Auswahl
• strategische Ziele
• betroffene Unternehmensbereiche
• einbezogene Standorte und Gesellschaften
• geplantes Betriebsmodell
• Projektorganisation
• Entscheidungswege
• Budgetrahmen
• grundlegende Terminziele
• Abgrenzung zu anderen Projekten
• erwartete Ergebnisse des Auswahlprozesses

Schon in dieser Phase sollte geklärt werden, ob ausschließlich ein ERP-System oder eine umfassendere Systemlandschaft betrachtet wird.

2. Ist-Prozesse und Systemlandschaft analysieren

Vor der Bewertung neuer Software muss das Unternehmen verstehen, wie seine Abläufe heute funktionieren.

Die Analyse umfasst unter anderem:

• Kernprozesse
• wertschöpfende Abläufe
• manuelle Tätigkeiten
• Medienbrüche
• Mehrfacherfassungen
• Schnittstellen
• verwendete Anwendungen
• Tabellen und individuelle Hilfslösungen
• Datenquellen
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Berichte und Kennzahlen
• vorhandene Anpassungen
• bekannte Probleme
• seltene, aber geschäftskritische Sonderfälle

Es reicht nicht, nur vorhandene Prozessdokumentationen zu übernehmen. Entscheidend ist, wie die Arbeit tatsächlich durchgeführt wird.

Typische Kernprozesse

Je nach Unternehmen können beispielsweise folgende End-to-End-Prozesse relevant sein:

• Kundenanfrage bis Zahlung
• Bedarf bis Lieferantenrechnung
• Kundenauftrag bis Produktion und Lieferung
• Produktentwicklung bis Serienfertigung
• Projektauftrag bis Abrechnung
• Reklamation bis Gutschrift
• Serviceeinsatz bis Fakturierung
• Monatsabschluss bis Berichtswesen

End-to-End-Prozesse machen Schnittstellen zwischen Abteilungen sichtbar und verhindern, dass Funktionen nur isoliert bewertet werden.

3. Soll-Prozesse und Anforderungen entwickeln

Die neue ERP-Lösung sollte nicht lediglich das Altsystem nachbilden. Der Auswahlprozess bietet die Möglichkeit, unnötige Schritte, Medienbrüche und überholte Sonderlösungen zu hinterfragen.

Für jeden relevanten Prozess sollte geklärt werden:

• Wie soll der Prozess künftig ablaufen?
• Welche Informationen werden benötigt?
• Wer erfasst und pflegt die Daten?
• Welche Freigaben sind erforderlich?
• Welche Schritte lassen sich automatisieren?
• Welche Ausnahmen müssen unterstützt werden?
• Welche Bereiche benötigen dieselben Informationen?
• Welche Kennzahlen sollen entstehen?
• Welche Systeme müssen angebunden werden?
• Welche rechtlichen oder branchenspezifischen Anforderungen gelten?

Aus diesen Soll-Prozessen entsteht der Anforderungskatalog.

Funktionale und nicht funktionale Anforderungen unterscheiden

Funktionale Anforderungen

Funktionale Anforderungen beschreiben, welche fachlichen Aufgaben die Software unterstützen muss.

Beispiele:

• Angebote und Aufträge verwalten
• Materialbedarfe ermitteln
• Fertigungsaufträge planen
• Stücklisten und Arbeitspläne verwalten
• Lagerbewegungen buchen
• Bestände reservieren
• Qualitätsprüfungen dokumentieren
• Projekte kalkulieren und abrechnen
• Rechnungen erzeugen
• Kennzahlen bereitstellen

Nicht funktionale Anforderungen

Nicht funktionale Anforderungen beschreiben Eigenschaften und Rahmenbedingungen des Systems.

Dazu gehören:

• Benutzerfreundlichkeit
• Performance
• Verfügbarkeit
• Skalierbarkeit
• IT-Sicherheit
• Datenschutz
• Berechtigungskonzept
• Integrationsfähigkeit
• mobile Nutzung
• Mehrsprachigkeit
• Mandantenfähigkeit
• Wartbarkeit
• Barrierefreiheit
• Betriebsmodell
• Datenexport
• Support

Ein System kann fachlich viele Funktionen bieten und trotzdem ungeeignet sein, wenn technische oder organisatorische Anforderungen nicht erfüllt werden.

Anforderungen priorisieren

Nicht jede Anforderung besitzt dieselbe Bedeutung.

Eine mögliche Priorisierung ist:

• Muss: Ohne Erfüllung ist das System nicht geeignet.
• Soll: Die Anforderung ist wichtig, eine vertretbare Alternative kann geprüft werden.
• Kann: Die Funktion bietet zusätzlichen Nutzen, ist aber nicht entscheidend.

Muss-Anforderungen sollten tatsächlich geschäftskritisch sein. Wird nahezu jede Anforderung als Muss markiert, verliert die Priorisierung ihren Nutzen.

Zusätzlich kann dokumentiert werden:

• betroffener Prozess
• verantwortlicher Fachbereich
• erwarteter Nutzen
• Häufigkeit der Nutzung
• Risiko bei Nichterfüllung
• gewünschter Umsetzungszeitpunkt
• benötigte Schnittstellen
• geeigneter Testfall

4. Lastenheft oder strukturierte Ausschreibungsunterlage erstellen

Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Unternehmens, welche Ziele, Prozesse und Anforderungen die neue ERP-Lösung erfüllen soll.

Es kann folgende Inhalte enthalten:

• Unternehmensprofil
• Branche und Geschäftsmodell
• Standorte und Gesellschaften
• Projektziele
• Projektumfang
• heutige Systemlandschaft
• Kernprozesse
• funktionale Anforderungen
• nicht funktionale Anforderungen
• Integrationen
• Datenmigration
• Berichte und Kennzahlen
• Benutzer- und Mengengerüste
• Betriebsmodell
• Supportanforderungen
• Einführungsbedingungen
• erwartete Anbieterleistungen
• Bewertungsverfahren

Ein Lastenheft sollte ausreichend konkret sein, um Anbieter vergleichbar zu befragen. Eine unstrukturierte Sammlung vieler Einzelwünsche erschwert dagegen die Bewertung.

Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft

Das Lastenheft beschreibt, was das Unternehmen benötigt und welche Ziele erreicht werden sollen.

Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Anbieter die Anforderungen umsetzen möchte.

In der Praxis können Bezeichnungen und Dokumentstrukturen variieren. Entscheidend ist eine klare Trennung zwischen den geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens und dem geplanten Lösungskonzept des Anbieters.

5. ERP-Markt analysieren und Longlist erstellen

Auf Grundlage der priorisierten Anforderungen werden grundsätzlich geeignete Lösungen und Anbieter identifiziert.

Die Vorauswahl kann sich an folgenden Kriterien orientieren:

• Zielgruppe des Systems
• Brancheneignung
• Unternehmensgröße
• unterstützte Fertigungsarten
• erforderlicher Funktionsumfang
• Betriebsmodell
• Internationalisierung
• technische Architektur
• Integrationsmöglichkeiten
• regionaler Support
• Implementierungspartner
• Produktstrategie
• Verfügbarkeit relevanter Referenzen

Die Longlist sollte nur Systeme enthalten, die zentrale Muss-Kriterien grundsätzlich erfüllen können. Eine sehr große Anbieterliste erhöht den Bewertungsaufwand, ohne automatisch die Qualität der Entscheidung zu verbessern.

6. Shortlist durch strukturierte Vorbewertung bilden

Die Anbieter der Longlist erhalten einheitliche Informationen und Fragestellungen. Ihre Antworten werden anhand derselben Kriterien bewertet.

Mögliche Vorbewertungskriterien sind:

• Abdeckung der Kernprozesse
• Branchenerfahrung
• technische Eignung
• Integrationsfähigkeit
• Betriebsmodell
• Internationalisierung
• Implementierungsansatz
• Supportmodell
• grundsätzliche Kostenstruktur
• Umgang mit Datenmigration
• Bereitschaft zur Prozessdemonstration

Auf Basis der Ergebnisse entsteht eine überschaubare Shortlist für vertiefende Workshops und Systemdemonstrationen.

7. Anbieterworkshops und Prozessdemos durchführen

Eine allgemeine Produktpräsentation zeigt häufig nur attraktive Standardfunktionen. Für eine belastbare ERP-Auswahl sollten Anbieter konkrete Prozesse des Unternehmens im System demonstrieren.

Geeignete Prozessszenarien sind beispielsweise:

• variantenreichen Kundenauftrag erfassen
• Materialbedarf ermitteln
• Fertigungsauftrag erzeugen
• Liefertermin prüfen
• Arbeitsgänge planen
• Material entnehmen
• Produktionsfortschritt zurückmelden
• Qualitätsabweichung dokumentieren
• Auftrag nachkalkulieren
• Rechnung erzeugen

Jeder Anbieter sollte möglichst dieselben Szenarien mit vergleichbaren Ausgangsdaten bearbeiten.

Was sollte während einer ERP-Demo geprüft werden?

• Wird der gesamte Prozess gezeigt?
• Welche Schritte gehören zum Standard?
• Wo ist Konfiguration notwendig?
• Wo wäre individuelle Entwicklung erforderlich?
• Wie viele manuelle Eingaben sind erforderlich?
• Wie werden Ausnahmen behandelt?
• Welche Daten entstehen automatisch?
• Wie werden Rollen und Berechtigungen berücksichtigt?
• Wie sehen Auswertungen und Rückverfolgung aus?
• Welche Schnittstellen werden benötigt?
• Wie funktioniert der Prozess auf mobilen Geräten?
• Welche Schritte kann der Fachbereich selbst anpassen?

Kritische Aussagen sollten dokumentiert und gegebenenfalls im späteren Vertrag eindeutig beschrieben werden.

Proof of Concept für kritische Anforderungen

Bei besonders wichtigen oder technisch unsicheren Anforderungen kann ein Proof of Concept sinnvoll sein.

Dabei wird ein begrenzter Anwendungsfall unter realistischen Bedingungen geprüft.

Mögliche Themen sind:

• komplexe Variantenkonfiguration
• besondere Fertigungslogik
• CAD- oder PDM-Integration
• Maschinendatenanbindung
• anspruchsvolle Preisfindung
• internationale Buchungsanforderungen
• große Datenmengen
• individuelle Schnittstellen
• mobile Lagerprozesse

Ein Proof of Concept sollte klare Erfolgskriterien besitzen. Andernfalls entsteht lediglich eine weitere Präsentation ohne belastbares Ergebnis.

8. Anbieter, Lösung, Kosten und Vertrag bewerten

Am Ende werden Software, Implementierungspartner, Gesamtkosten und Risiken zusammengeführt.

Die Entscheidung sollte nicht ausschließlich auf einem Gesamtpunktwert beruhen. Eine Bewertungsmatrix unterstützt den Vergleich, ersetzt aber keine fachliche Beurteilung geschäftskritischer Unterschiede.

Die wichtigsten ERP-Auswahlkriterien

1. Abdeckung der Geschäftsprozesse

Das ERP-System muss die zentralen Prozesse zuverlässig unterstützen.

Besonders wichtig ist:

• Abdeckung im Standard
• Konfigurierbarkeit
• Umgang mit Prozessvarianten
• Unterstützung von Ausnahmen
• End-to-End-Integration
• Nachvollziehbarkeit
• Automatisierung
• Rollen- und Berechtigungslogik

Eine hohe Anzahl verfügbarer Funktionen ist nicht automatisch ein Vorteil. Entscheidend ist, ob die benötigten Prozesse verständlich, stabil und wirtschaftlich abgebildet werden können.

2. Brancheneignung

Branchenspezifische Anforderungen beeinflussen die ERP-Auswahl erheblich.

Für Fertigungsunternehmen können unter anderem relevant sein:

• Stücklisten
• Arbeitspläne
• Varianten
• Fremdfertigung
• Produktionsplanung
• Kapazitätsplanung
• Betriebsdatenerfassung
• Maschinendatenerfassung
• Qualitätsmanagement
• Chargen und Seriennummern
• Rückverfolgbarkeit
• Nachkalkulation
• Projektfertigung
• Einzel-, Serien- oder Variantenfertigung
• international verteilte Produktion

Branchenerfahrung sollte anhand konkreter Prozesse und Referenzsituationen geprüft werden, nicht nur anhand einer Branchenbezeichnung im Marketing.

3. Standardnähe und Anpassbarkeit

Ein geeignetes ERP-System sollte Standardprozesse unterstützen und gleichzeitig dort flexibel sein, wo das Unternehmen tatsächlich differenzierende Anforderungen besitzt.

Zu viele individuelle Anpassungen können:

• Einführungsaufwand erhöhen
• Tests erschweren
• Updates aufwendiger machen
• Know-how-Abhängigkeiten schaffen
• spätere Änderungen verteuern

Eine rein starre Standardisierung kann dagegen wichtige Geschäftsanforderungen unzureichend abbilden.

Für jede Abweichung sollte deshalb geprüft werden:

• Ist die Anforderung geschäftskritisch?
• Kann der Prozess sinnvoll verändert werden?
• Ist Konfiguration ausreichend?
• Wird eine Erweiterung benötigt?
• Welche Folgen entstehen für Betrieb und Updates?

4. Integrationsfähigkeit

Ein ERP-System arbeitet selten vollständig isoliert.

Mögliche Integrationen bestehen zu:

• CRM
• E-Commerce
• Dokumentenmanagement
• CAD und PDM
• Maschinen und Anlagen
• Lagertechnik
• Qualitätssystemen
• Versanddienstleistern
• Banken
• EDI
• Business Intelligence
• Zeiterfassung
• HR-Systemen
• Lieferanten- und Kundenportalen

Zu prüfen sind:

• verfügbare Schnittstellen
• dokumentierte APIs
• Übertragungsrichtung
• Datenfrequenz
• Fehlerbehandlung
• Monitoring
• Verantwortlichkeiten
• Sicherheitskonzept
• Kosten für Integration und Betrieb

5. Datenmigration

Die Qualität der Datenmigration beeinflusst den späteren Systemstart wesentlich.

Schon während der ERP-Auswahl sollte geklärt werden:

• Welche Stammdaten werden übernommen?
• Welche Bewegungsdaten sind erforderlich?
• Wie werden offene Vorgänge behandelt?
• Welche historischen Daten werden migriert?
• Welche Daten werden archiviert?
• Wie erfolgt die Bereinigung?
• Wer trägt die fachliche Verantwortung?
• Welche Werkzeuge stellt der Anbieter bereit?
• Wie werden Testmigrationen durchgeführt?
• Wie wird die Vollständigkeit geprüft?

Ein Anbieter sollte nicht nur bestätigen, dass Datenmigration möglich ist, sondern sein Vorgehen nachvollziehbar erläutern.

6. Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit sollte von den späteren Anwendern und anhand konkreter Aufgaben bewertet werden.

Relevant sind:

• verständliche Navigation
• rollenbezogene Oberflächen
• Suchmöglichkeiten
• Anzahl notwendiger Arbeitsschritte
• mobile Nutzung
• Personalisierung
• Fehlerhinweise
• Hilfefunktionen
• barrierearme Bedienung
• Lernaufwand

Eine moderne Oberfläche allein sagt wenig über die tatsächliche Effizienz komplexer Geschäftsprozesse aus.

7. Skalierbarkeit und Internationalisierung

Das ERP-System sollte nicht nur die heutige Organisation unterstützen.

Mögliche zukünftige Anforderungen sind:

• zusätzliche Nutzer
• weitere Standorte
• neue Gesellschaften
• wachsende Datenmengen
• weitere Produktlinien
• neue Geschäftsmodelle
• zusätzliche Module
• mehrere Sprachen
• unterschiedliche Währungen
• lokale steuerliche und gesetzliche Anforderungen
• standortübergreifende Prozesse

Nicht jede denkbare Entwicklung muss sofort umgesetzt werden. Die Architektur sollte jedoch realistische Wachstums- und Veränderungsszenarien unterstützen.

8. Technische Architektur und Betrieb

Zu den technischen Auswahlkriterien gehören:

• Cloud, On-Premise oder hybrider Betrieb
• Systemarchitektur
• Datenbank
• Performance
• Verfügbarkeit
• Datensicherung
• Wiederherstellung
• IT-Sicherheit
• Updates
• Releasewechsel
• Testumgebungen
• Monitoring
• Schnittstellen
• Browser- und Geräteunterstützung

Die Bewertung sollte gemeinsam mit der IT erfolgen und die vorhandenen internen Ressourcen berücksichtigen.

9. Datenschutz und Informationssicherheit

Zu prüfen sind unter anderem:

• Datenstandort
• Zugriffs- und Berechtigungskonzept
• Verschlüsselung
• Protokollierung
• Datensicherung
• Wiederanlauf
• Sicherheitsupdates
• Umgang mit Unterauftragnehmern
• Löschung und Datenexport
• Anforderungen an personenbezogene Daten
• vertragliche Verantwortlichkeiten

Welche Anforderungen gelten, hängt von Unternehmen, Branche, Datenarten und Betriebsmodell ab.

10. Implementierungspartner

Ein geeignetes ERP-System allein garantiert keine erfolgreiche ERP-Einführung.

Der Implementierungspartner sollte bewertet werden nach:

• Branchen- und Prozessverständnis
• Einführungsmethode
• Zusammensetzung des Projektteams
• Verfügbarkeit
• Kommunikationswege
• Eskalationsverfahren
• Erfahrungen mit Datenmigration
• Schnittstellenkompetenz
• Schulungskonzept
• Qualitätssicherung
• Unterstützung nach dem Go-live

Das Unternehmen sollte möglichst früh kennenlernen, wer das konkrete Projekt tatsächlich betreuen soll.

11. Support und Weiterentwicklung

Zu klären sind:

• Supportzeiten
• Kontaktwege
• Reaktions- und Bearbeitungsmodelle
• Eskalationswege
• verfügbare Partner
• Release- und Updateprozess
• Dokumentation
• Schulungsangebote
• Community oder Anwendergruppen
• Produktstrategie
• Umgang mit individuellen Erweiterungen

Supportbedingungen sollten vertraglich eindeutig beschrieben werden.

12. Total Cost of Ownership

Der Anschaffungspreis allein bildet die wirtschaftliche Belastung eines ERP-Systems nicht vollständig ab.

Zur Gesamtbetrachtung können gehören:

• Softwarelizenzen oder Abonnements
• Implementierung
• Beratung
• Projektmanagement
• Datenmigration
• Schnittstellen
• Anpassungen
• Tests
• Schulungen
• interne Projektaufwände
• Hardware oder Cloud-Betrieb
• Wartung und Support
• Updates
• Administration
• spätere Erweiterungen
• Abschaltung und Archivierung des Altsystems

Die Kosten sollten über einen einheitlichen Betrachtungszeitraum und mit denselben Annahmen verglichen werden. Es sollten jedoch keine pauschalen Marktpreise oder vermeintlich typischen ERP-Kosten angesetzt werden.

Cloud ERP oder On-Premise?

Die ERP-Auswahl umfasst häufig auch die Entscheidung über das Betriebsmodell.

Cloud ERP prüfen

Zu bewerten sind:

• Vertragsmodell
• Datenstandort
• Verfügbarkeit
• Aktualisierungsverfahren
• Anpassbarkeit
• Integration
• Sicherheitskonzept
• Datenexport
• Exit-Szenario
• wiederkehrende Kosten
• Abhängigkeit von Internetverbindungen

On-Premise ERP prüfen

Zu bewerten sind:

• interne IT-Kapazitäten
• erforderliche Infrastruktur
• Wartung
• Updates
• Datensicherung
• IT-Sicherheit
• Verfügbarkeit
• Remote-Zugriff
• Investitions- und Betriebskosten

Keines der Modelle ist pauschal für jedes Unternehmen besser. Die Entscheidung muss zu Prozessen, Sicherheitsanforderungen, internen Fähigkeiten und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen passen.

ERP-Bewertungsmatrix erstellen

Eine Bewertungsmatrix ermöglicht einen strukturierten Vergleich.

Ein mögliches Grundschema:

Gewichtungen sollten nicht pauschal übernommen werden. Ein projektorientierter Maschinenbauer kann andere Prioritäten haben als ein Serienfertiger oder Handelsunternehmen.

Jede Bewertung sollte durch eine kurze Begründung, einen Nachweis oder eine offene Frage ergänzt werden.

Referenzen richtig prüfen

Referenzkunden können Hinweise auf Branchenkenntnis, Implementierung und Systembetrieb geben.

Sinnvolle Fragen sind:

• Welche Ausgangslage bestand?
• Welche Bereiche wurden eingeführt?
• Welche Anforderungen waren besonders kritisch?
• Wie verlief die Zusammenarbeit?
• Wie wurde mit Änderungen umgegangen?
• Welche internen Ressourcen waren erforderlich?
• Wie funktionierten Datenmigration und Tests?
• Welche Anpassungen waren notwendig?
• Wie wird das System heute unterstützt?
• Was würde das Referenzunternehmen anders machen?

Referenzen sind wertvolle Erfahrungsberichte, ersetzen aber nicht die Prüfung der eigenen Anforderungen.

Vertrag und Leistungsumfang prüfen

Vor der Entscheidung müssen zugesagte Leistungen eindeutig dokumentiert werden.

Zu prüfen sind:

• Projektumfang
• Leistungsabgrenzung
• Standard, Konfiguration und Individualentwicklung
• Mitwirkungspflichten
• Projektrollen
• Datenmigration
• Schnittstellen
• Test und Abnahme
• Schulung
• Dokumentation
• Support
• Servicebedingungen
• Vergütungsmodell
• Änderungsverfahren
• Nutzungsrechte
• Datenexport
• Kündigung und Exit
• Umgang mit Verzögerungen
• Verantwortlichkeiten für Drittanbieter

Aussagen aus Präsentationen sollten nicht automatisch als vertraglich zugesichert betrachtet werden.

Häufige Fehler bei der ERP-Auswahl

Zu früh mit Produktdemos beginnen

Ohne klare Anforderungen bestimmen die Anbieter, welche Themen gezeigt werden.

Das Altsystem unverändert nachbauen

Historisch gewachsene Sonderlösungen sollten nicht automatisch übernommen werden.

Nur Funktionen vergleichen

Technologie, Implementierung, Support, Datenmigration und Zusammenarbeit sind ebenso relevant.

Anforderungen nicht priorisieren

Eine ungeordnete Wunschliste verhindert eine klare Entscheidung.

Fachbereiche zu spät einbinden

Dadurch werden wichtige Abläufe und Ausnahmen häufig erst während der Einführung erkannt.

Benutzerfreundlichkeit nur durch die Projektleitung bewerten

Spätere Anwender sollten typische Aufgaben selbst beurteilen.

Gesamtkosten unvollständig betrachten

Schnittstellen, Migration, interne Arbeit und laufender Betrieb können wesentliche Kosten verursachen.

Anpassungen unterschätzen

Sonderentwicklungen beeinflussen Einführung, Tests, Updates und spätere Änderungen.

Anbieter und Implementierungspartner gleichsetzen

Hersteller, Vertriebspartner und tatsächliches Projektteam können unterschiedliche Rollen haben.

Datenmigration zu spät untersuchen

Schlechte Datenqualität wird durch die neue Software nicht automatisch behoben.

Vertrag nur kaufmännisch prüfen

Fachliche Zusagen und technische Abhängigkeiten müssen ebenfalls eindeutig beschrieben sein.

Change Management erst nach der Auswahl beginnen

Mitarbeitende und Führungskräfte sollten bereits während Analyse und Auswahl eingebunden werden.

ERP-Auswahl für Fertigungsunternehmen

Fertigungsunternehmen benötigen neben allgemeinen kaufmännischen Funktionen eine tiefe Verbindung von Materialwirtschaft, Planung und operativer Produktion.

Besonders zu prüfen sind:

• unterstützte Fertigungsarten
• mehrstufige Stücklisten
• Varianten
• Arbeitspläne
• Materialbedarfsplanung
• Termin- und Kapazitätsplanung
• Fertigungssteuerung
• Feinplanung
• Fremdfertigung
• Betriebsdatenerfassung
• Maschinendatenerfassung
• Qualitätsmanagement
• Chargen und Seriennummern
• Rückverfolgbarkeit
• Nachkalkulation
• Änderungsstände
• CAD- und PDM-Integration
• Lager und Logistik
• Projektfertigung
• mobile Shopfloor-Prozesse

Diese Anforderungen sollten in zusammenhängenden Produktionsszenarien demonstriert werden. Eine isolierte Stücklistenmaske zeigt noch nicht, ob Kundenauftrag, Materialbedarf, Fertigung, Qualität, Lager und Nachkalkulation durchgängig zusammenspielen.

ERP-Auswahl mit Abas ERP

Abas ERP richtet sich an mittelständische Fertigungsunternehmen und verbindet zentrale Geschäftsprozesse in einem integrierten System.

Dazu gehören unter anderem:

• Vertrieb
• Einkauf
• Materialwirtschaft
• Fertigung
• Lager
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Rechnungswesen
• Controlling

Bei der ERP-Auswahl sollte geprüft werden, wie sich die individuellen Fertigungs- und Geschäftsprozesse im System abbilden lassen. Entscheidend sind nicht nur einzelne Funktionen, sondern ihr Zusammenspiel entlang der gesamten Auftragsabwicklung.

Abas ERP unterstützt unterschiedliche Fertigungsstrukturen und kann durch Funktionen für Feinplanung, Betriebsdatenerfassung, mobile Anwendungen und Production Intelligence ergänzt werden. Welche Funktionen und Integrationen für ein konkretes Unternehmen erforderlich sind, ergibt sich aus der Prozess- und Anforderungsanalyse.

ERP-Auswahl Checkliste

Projektvorbereitung

• Sind die Gründe für die ERP-Auswahl dokumentiert?
• Gibt es konkrete Geschäftsziele?
• Ist der Projektumfang definiert?
• Sind Standorte und Gesellschaften berücksichtigt?
• Gibt es einen Projektsponsor?
• Ist ein interdisziplinäres Auswahlteam benannt?
• Sind Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege geklärt?
• Sind Budgetrahmen und interne Ressourcen berücksichtigt?

Ist-Analyse

• Sind die Kernprozesse dokumentiert?
• Wurden tatsächliche Abläufe betrachtet?
• Sind Medienbrüche und Doppelerfassungen bekannt?
• Ist die Systemlandschaft vollständig erfasst?
• Sind alle Schnittstellen dokumentiert?
• Sind kritische Tabellen und Insellösungen bekannt?
• Wurde die Datenqualität bewertet?
• Sind seltene, aber kritische Prozesse erfasst?

Anforderungen

• Gibt es definierte Soll-Prozesse?
• Sind funktionale Anforderungen dokumentiert?
• Sind technische Anforderungen enthalten?
• Sind Sicherheits- und Datenschutzanforderungen berücksichtigt?
• Sind Branchenanforderungen beschrieben?
• Sind Integrationen dokumentiert?
• Ist der Migrationsbedarf erfasst?
• Sind Anforderungen priorisiert?
• Sind klare Testfälle vorhanden?

Marktrecherche und Vorauswahl

• Sind Zielgruppe und Brancheneignung geprüft?
• Entsprechen die Systeme dem benötigten Betriebsmodell?
• Sind zentrale Muss-Anforderungen grundsätzlich erfüllbar?
• Ist die technologische Architektur geeignet?
• Sind Support und regionale Betreuung geklärt?
• Gibt es relevante Referenzsituationen?
• Ist die Produktstrategie nachvollziehbar?

Anbieterworkshops

• Erhalten alle Anbieter dieselben Szenarien?
• Werden End-to-End-Prozesse gezeigt?
• Werden Ausnahmefälle demonstriert?
• Ist erkennbar, was Standard und was Anpassung ist?
• Werden Schnittstellen konkret behandelt?
• Wird die Datenmigration erläutert?
• Können spätere Anwender die Bedienung bewerten?
• Werden offene Punkte dokumentiert?

Wirtschaftlichkeit und Vertrag

• Sind sämtliche Kostenbestandteile erfasst?
• Werden Annahmen einheitlich verglichen?
• Sind interne Projektaufwände berücksichtigt?
• Sind Support- und Betriebskosten enthalten?
• Sind Anpassungen und Schnittstellen beschrieben?
• Sind Mitwirkungspflichten eindeutig?
• Sind Test und Abnahme geregelt?
• Ist der Datenexport sichergestellt?
• Gibt es ein klares Exit-Szenario?
• Sind Präsentationszusagen vertraglich dokumentiert?

Vorbereitung der Einführung

• Ist das Implementierungsteam bekannt?
• Gibt es ein Einführungskonzept?
• Sind Key User benannt?
• Ist die Datenmigration vorbereitet?
• Gibt es ein Testkonzept?
• Ist Change Management eingeplant?
• Sind Schulungen vorgesehen?
• Ist der Umgang mit dem Altsystem geklärt?

Fazit: Die ERP-Auswahl muss bei den Prozessen beginnen

Die passende ERP-Lösung lässt sich nicht anhand einer allgemeinen Bestenliste identifizieren. Entscheidend sind die individuellen Geschäftsprozesse, Branchenanforderungen, Integrationen und Entwicklungsziele des Unternehmens.

Eine fundierte ERP-Auswahl beginnt deshalb mit klaren Zielen, einer ehrlichen Ist-Analyse und priorisierten Anforderungen. Erst danach sollten Systeme und Anbieter verglichen werden.

Besonders aussagekräftig sind strukturierte Anbieterworkshops, in denen kritische End-to-End-Prozesse mit realistischen Daten demonstriert werden. Dabei muss klar erkennbar sein, welche Anforderungen im Standard unterstützt werden, welche Konfigurationen notwendig sind und wo individuelle Erweiterungen entstehen.

Neben Funktionalität gehören technische Architektur, Datenmigration, Benutzerfreundlichkeit, Implementierungspartner, Support, Informationssicherheit und Gesamtkosten in die Bewertung. Ebenso wichtig sind klare Vertragsbedingungen und eine kontrollierte Exit-Möglichkeit.

Für Fertigungsunternehmen kommt es insbesondere auf das durchgängige Zusammenspiel von Kundenauftrag, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Fertigungssteuerung, Qualität, Lager und Nachkalkulation an.

Eine sorgfältige ERP-Auswahl schafft damit nicht nur die Grundlage für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Sie bietet die Gelegenheit, Prozesse zu vereinfachen, Daten zusammenzuführen und die Systemlandschaft langfristig auf die Entwicklung des Unternehmens auszurichten.