Skip to main content

System ERP w handlu: 12 najpopularniejszych funkcji abas ERP

ERP Software im Handel

Czy towar, którym interesuje się klient, można dostarczyć w ciągu 48 godzin? Jeśli nie, kiedy zostanie uzupełniony? Który dostawca oferuje obecnie dany artykuł w najatrakcyjniejszej cenie i jaki poziom cen jest stosowany dla danego klienta? Przedsiębiorstwa handlowe muszą szybko odpowiadać na najróżniejsze pytania i sprawnie reagować na życzenia klientów. Firmy handlowe stawiają czoła wielkim wyzwaniom — cyfryzacja, spadające marże oraz rosnące wymagania w zakresie jakości i terminów dostaw sprawiają, że automatyzacja procesów staje się kluczowym elementem opłacalnej działalności. Dlatego firmy handlowe w coraz większym stopniu korzystają z systemów ERP do profesjonalnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które umożliwiają im osiągnięcie maksymalnej transparentności danych i trwałego sukcesu.

 

Właściwy system ERP dla firm handlowych

Które funkcje systemu ERP są jednak dla firm handlowych niezbędne, a które opcjonalne? Na to pytanie nie da się odpowiedzieć definitywnie, ponieważ mimo wielu cech wspólnych, procesy w przedsiębiorstwach handlowych bywają bardzo zróżnicowane. Przykładowo, hurtownie mają wyższe wymagania w zakresie elektronicznych standardów przetwarzania danych niż sklepy detaliczne, a gospodarka materiałowa w handlu wysyłkowym zdecydowanie różni się od tej w handlu stacjonarnym. Najlepszym oprogramowaniem klasy ERP dla handlu będzie więc system, który można optymalnie i najbardziej ekonomicznie dopasować do indywidualnych procesów danej firmy.

Poniżej zebraliśmy 12 najpopularniejszych funkcji systemu abas ERP wykorzystywanych w firmach handlowych – od automatycznych propozycji zamówień po obsługę odpraw celnych.

#1: Automatyczne propozycje zamówień

System abas ERP wykrywa zapotrzebowanie na podstawie list kompletacyjnych produktów i automatycznie generuje propozycje zamówień, uwzględniając przy tym liczbę i wymagane terminy dostaw. Automatyczne propozycje zamówień wspomagają pracowników zajmujących się gospodarką materiałową również w przypadku spadku stanów magazynowych poniżej zdefiniowanych minimalnych poziomów zapasów. Wystarczy nacisnąć odpowiedni przycisk, aby otwartą propozycję zmienić w zamówienie, co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów. Sprytnym rozwiązaniem jest integracja z funkcjami do zarządzania ofertami – dzięki temu w związku z każdą propozycją zamówienia można przesłać zapytania do dostawców i porównać otrzymane oferty.

#2: Zarządzanie numerami partii i serii

Narzędzia do zarządzania numerami partii i serii w oprogramowaniu ERP umożliwiają pełne monitorowanie każdego egzemplarza produktu od dostawcy aż po klienta. Dzięki temu w przypadku roszczeń z tytułu gwarancji i reklamacji można jednoznacznie zidentyfikować każdy produkt i każdą część zamienną, co w wielu przedsiębiorstwach handlowych jest po prostu niezbędne. Wszelkie informacje dotyczące ruchów poszczególnych partii produktów są dokumentowane w dzienniku ruchów magazynowych zgodnie z międzynarodowymi standardami certyfikacyjnymi.

#3: CRM

Firmy handlowe muszą znać oczekiwania klienta, więc w pełni zintegrowane funkcje do zarządzania kontaktami z klientem (CRM) są nieodzownym elementem systemu ERP dla tej branży. Dane klientów, notatki, terminy, otwarte zadania, zarchiwizowane dokumenty itp. – kartoteka klienta w systemie abas ERP zapewnia pełny przegląd informacji na temat każdego kontaktu. Lejek sprzedaży prezentuje natomiast potencjał sprzedaży oraz status wszystkich projektów handlowych.

#4: EDI

Elektroniczna wymiana danych (EDI) bez użycia dokumentów papierowych jest dziś niezbędna nie tylko w branży motoryzacyjnej, lecz także coraz częściej w sieciach handlowych i dystrybucyjnych. System abas ERP uwzględnia międzynarodowe standardy elektronicznej wymiany danych i zapewnia maksymalną przejrzystość przepływu towarów, danych i środków pieniężnych. Narzędzia EDI automatyzują i znacznie przyspieszają przetwarzanie zamówień, dostaw, faktur i płatności w obrębie sieci partnerów, ograniczają też prace wykonywane ręcznie i eliminują źródła błędów. Wykorzystanie EDI upraszcza także zarządzanie krytycznymi dostawami na żądanie, np. odnoszącymi się do zaległości lub mającymi pokryć natychmiastowe zapotrzebowanie – specjalne zestawienie w systemie abas ERP zapewnia pełną przejrzystość w tym obszarze. 

#5: Przegląd zakupów

Przegląd zakupów w systemie abas ERP łączy wszystkie istotne procesy w centrum informacji dostosowanym do roli użytkownika. Specjalista ds. zakupów może więc szybko przejrzeć przypisane do siebie kontrakty ramowe, zapytania, zamówienia, dowody dostawy i faktury oraz za pomocą kilku kliknięć filtrować je, analizować i przetwarzać, aby przekształcić np. propozycje zamówień w zlecenia.

#6: Systemu wskaźników

Które artykuły przyczyniają się do sukcesu przedsiębiorstwa, a które mało popularne towary podnoszą tylko koszty magazynowania? Którzy dostawcy są najbardziej niezawodni? Narzędzia do analizy danych biznesowych zmieniają dane w informacje przydatne przy podejmowaniu decyzji. System abas ERP integruje raporty analityczne bezpośrednio z konsolami pracowników, przy czym warto zaznaczyć, że raporty te są dostosowane do ról i uprawnień użytkowników. Wystarczy więc nacisnąć jeden przycisk, aby wyświetlić np. w kokpicie finansowym ważne dla kadry kierowniczej aktualne wskaźniki dotyczące obrotów, nadwyżek, rentowności i płynności finansowej.

ERP Software im Handle

#7: Lista minimalnych poziomów zapasów

Ta niepozorna, lecz istotna funkcja pozwala zapisać minimalne poziomy zapasów w danych podstawowych dotyczących artykułów, aby zapewnić terminowe uzupełnianie stanów magazynowych. System abas ERP informuje wówczas o produktach, których stany magazynowe spadły poniżej zdefiniowanego poziomu, i generuje automatyczne propozycje zamówień.

#8: Aplikacje mobilne 

Mobile Sales, Mobile Service, Mobile Purchase, Mobile Warehouse – aplikacje mobilne nie są wprawdzie przeznaczone wyłącznie dla branży handlowej, ale mobilny dostęp do danych w systemie ERP staje się coraz ważniejszy również w tym sektorze. Dzięki rozwiązaniom mobilnym wystarczy kilka kliknięć, aby za pośrednictwem smartfona lub tabletu uzyskać dostęp do danych dotyczących klienta, zapoznać się z planami pracy techników serwisowych lub wygenerować zamówienia dla dostawców. Aplikacje mobilne są̨ też coraz częściej używane do nowoczesnego zarządzania magazynem, ponieważ pozwalają monitorować zapasy spoza biura i przenosić artykuły między magazynami.

#9: Ustalanie cen

Czas reakcji na zapytania to element odgrywający dużą rolę przy decyzji o zakupie. Kalkulacje muszą więc być przeprowadzane coraz szybciej, a cena powinna być na tyle niska, aby klient uznał ją za atrakcyjną i na tyle wysoka, aby firma osiągnęła zysk. Informacje o cenie dostępne w systemie abas ERP pozwalają jednym kliknięciem wyświetlić wiarygodne dane dotyczące poziomów rabatów, indywidualnych porozumień cenowych zawartych z klientem oraz historii cen. Dzięki temu użytkownik ma do dyspozycji przejrzyste zestawienie wszelkich informacji związanych z ofertami i zamówieniami.

#10: Kontrola dostępności

Znajomość stanów magazynowych jest niezwykle istotna, a w systemie abas ERP można w każdej chwili sprawdzić dostępność poszczególnych artykułów, nawet w przypadku wirtualnych produktów bez własnego miejsca składowania. W ten sposób użytkownicy mogą szybko weryfikować możliwość dostawy i planować realizację zleceń. Oprogramowanie abas ERP uwzględnia przy tym zarówno zamówienia, jak i rezerwacje. Wyświetla też dostępne ilości częściowe na potrzeby podziałów zleceń.

#11: Sklep internetowy

Rozwiązania do obsługi handlu elektronicznego w segmentach B2B i B2C są dla firm z branży handlowej coraz ważniejsze. Z systemem abas ERP bezpośrednio zintegrowane są profesjonalne sklepy B2B z wielojęzycznym interfejsem, w których klienci przedsiębiorstwa mogą szukać produktów, sprawdzać dostępność oraz indywidualne ceny i rabaty, a także składać zamówienia – w dowolnym miejscu i czasie. Wygląd portalu można dopasować za pomocą kilku kliknięć do wizerunku przedsiębiorstwa, a funkcje SEO pomagają w optymalnym pozycjonowaniu sklepu w wyszukiwarce Google. Sklepy internetowe B2C są powiązane z systemem za pomocą standardowych interfejsów XML openTrans lub BMEcat, dzięki czemu zamówienia ze sklepu internetowego są̨ w prosty sposób przekazywane do systemu abas ERP i importowane jako zlecenia internetowe.

#12: Obsługa eksportu

System abas ERP wspiera również obsługę eksportu. Zastępuje tym samym ręczne rejestrowanie dokumentów papierowych elektronicznymi komunikatami w formacie EDIFACT. Niezbędne dane są edytowane w systemie ERP. Konwersja komunikatów, elektroniczna przesyłka danych i archiwizacja zgłoszeń wywozowych realizowana jest następnie przez operatorów EDI.

Różne firmy, różne priorytety

Przy wyborze systemu ERP dla firmy handlowej istotne mogą być również inne indywidualne procesy biznesowe lub specjalne wymagania, jak choćby możliwość zarządzania dokumentami z pomocą modułu DMS czy obsługa wielu lokalizacji. Dlatego przy wyborze nowego oprogramowania warto się upewnić, czy analizowany dostawca ma w ofercie niezbędne w danym przypadku funkcje.

Z systemu abas ERP z powodzeniem korzysta już ponad 3300 przedsiębiorstw na całym świecie. W gronie użytkowników, oprócz przedsiębiorstw produkcyjnych, jest coraz więcej firm handlowych.

Źródło: Logistyka a Jakość | nr 1 | styczeń-luty 2017 | s. 70-71.

Kontakt

The information contained here is strictly confidential and will only be used by abas Software AG and the abas software partners in accordance with our data protection policy.

Wir versichern Ihnen, dass die Angaben streng vertraulich und nur von der abas Software AG sowie den abas Software Partnern genutzt werden gemäß unserer Datenschutzerklärung.